Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Постановление Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009г. №477
Скачать 1.88 Mb.
|
3.10. Учет и хранение печатей, штампов и бланковОбязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки вуза, удостоверения личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в вузе, ведется в специальном журнале структурных подразделений. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах, бланки – в запираемых шкафах и столах. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут лица ответственные за ведение делопроизводства или ответственные за делопроизводство ДСП. Уничтожение бланков, указанных в подпункте п.1., производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета. Печати и штампы уничтожаются по акту. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. Порядок хранения и применения печатей и бланков в ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» (приложение 20). IV. Поисковая система по документам 4.1. Регистрация документов 4.1.1. Основой построения поисковой системы является регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций, физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. 4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного управления в другое новый регистрационный номер не документе не проставляется 4.1.4. Регистрация документов в университете осуществляется децентрализовано: в отделе делопроизводства регистрируется - входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, - документы, адресованные в университет без указания конкретного адресата, - входящая правительственная корреспонденция, - входящая заказная корреспонденция (включая отправления 1-го класса), - входящая ценная корреспонденция, - телеграммы, - исходящая от имени руководства ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» документация, - все приказы, - все распоряжения, - служебные и докладные записки (не связанные с кадровыми вопросами). в отделе кадров регистрируются заявления по личному составу (заявления на зачисление на работу, на увольнение, на предоставление материальной помощи, о командировании, о поощрении, о награждении и т.д.) в аппарате ректора регистрируются документы, поступающие по каналам электрической связи: факсограммы, телефонограммы, электронные документы. Протоколы совещаний у проректоров университета регистрируются и хранятся в секретариатах проректоров университета. Протоколы и документы к заседанию Ученого совета регистрируются и хранятся в секретариате Ученого совета. 4.1.5. Заказная входящая корреспонденция регистрируется в соответствующих журналах в порядке поступления в университет. 4.1.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера в пределах календарного года и даты регистрации. 4.1.7. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера бланка, цифрового делопроизводственного индекса структурного подразделения, порядкового номера бланка по подразделению, порядкового номера в пределах календарного года (исходящий) и даты регистрации. Все номера пишутся через дефис. Исходящий номер отделяется косой чертой. 4.1.8. Каждому структурному подразделению университета присваиваются цифровые индексы (приложение 21). 4.1.9. Приказы по общим вопросам и административно-хозяйственным вопросам регистрируются путем проставления порядкового номера в пределах календарного года, с простановкой соответствующего буквенного индекса и даты регистрации. 4.1.10. Приказы по личному составу регистрируются путем проставления порядкового номера в пределах календарного года, с простановкой соответствующего буквенного индекса и даты регистрации. 4.1.11. Распоряжения регистрируются путем проставления порядкового номера в пределах календарного года, с простановкой соответствующего буквенного индекса и даты регистрации. 4.1.12. Служебные и докладные записки регистрируются путем проставления порядкового номера в пределах месяца и даты регистрации. 4.1.13. Для создания поисковой системы и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и номер поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа. 4.1.14. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 4.2. Организация поисковой системы по документам 4.2.1. В отделе делопроизводства университета и других структурных подразделениях справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции. 4.2.2. Справочные журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора университета и (или) в адрес ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ». 4.2.3. Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов. 4.2.4. Справочные журналы ведутся по каждому виду документов и строятся по корреспондентскому признаку. V. Контроль исполнения документов 5.1. Контроль исполнения документов Контроль за исполнением документов и приятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений университета. В контроле исполнения документов можно выделить: контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания. Основным задачами контроля являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний ректора; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений ректора университета в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документа с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения обеспечивает отдел делопроизводства управления кадров и делопроизводства. Управление кадров делопроизводства еженедельно представляет ректору университета информацию, о находящихся на контроле документах по форме, указанной в приложении 22. Основание для снятия с контроля документов с поручениями руководства университета является документ – ответ, подписанный ректором. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов ректору. Передача документов на исполнение другим сотрудникам, не указанным в резолюции, не является основанием для снятия их с контроля или переноса срока исполнения. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа, ректор университета (внутренние). 5.2. Срок исполнения документа. Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения: Поручения содержащие указания «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3-х рабочих дней, с даты получения поручения; Для всех остальных поручений предусматривается 7-дневный срок исполнения поручения. Указанный срок исполнения является окончательным для всех исполнителей и структурных подразделений. Для продления срока исполнения необходимо обратиться в письменной форме к ректору с просьбой о продлении сроков исполнения поручения (с предоставлением мотивированной причины продления сроков исполнения). Сроки исполнения поручений, на поступающие из других организаций, исчисляются в календарных днях с даты их поступления. 5.3. Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан В соответствии с Федеральным Законом от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» все поступающие в ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» обращения граждан (письма, заявления и жалобы) принимаются и регистрируются в отделе делопроизводства управления кадров и делопроизводства. Вскрытые конверты не уничтожаются, а подкалываются к содержавшимся в них письмам, когда только по ним можно установить адрес отправителя или почтовый штамп на нем может являться доказательством даты отправки и получения документа. В правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп, содержащий входящий номер и дату поступления. Для заявлений и жалоб граждан, поданных в письменной форме, срок исполнения – 1 месяц со дня поступления и регистрации. Если обращение поставлено на контроль, срок исполнения поручения по нему исчисляется от даты регистрации документа и составляет 1 месяц, если в резолюции не указан другой срок исполнения. Заявления и жалобы военнослужащих рассматриваются в течение 15 дней со дня поступления. В случаях, когда разрешение предложений, жалоб, заявлений требует длительного рассмотрения сроки работы могут быть продлены не более, чем на месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление. Ответ члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы РФ, должен быть направлен не позднее 30 дней со дня регистрации обращения. Парламентский запрос рассматривается в течение 15 дней со дня получения. Ответ на депутатский запрос депутата Московской городской Думы должен быть дан не позднее, чем через 15 дней после поступления запроса. VI. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив университета в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Университета и других федеральных органов исполнительной власти. 6.1. Составление номенклатуры дел 6.1.1. Номенклатура дел университета – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел университета следует руководствоваться Уставом ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ», положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности университета, их виды, состав и содержание. 6.1.3. В университете составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 23) и сводная номенклатура дел университета (приложение 24). 6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником структурного подразделения ответственным за делопроизводство, согласовывается с управлением кадров и делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и передается в отдел делопроизводства управления кадров и делопроизводства. 6.1.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в отдел делопроизводства управления кадров и делопроизводства. 6.1.6. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства управления кадров и делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений. 6.1.7. Номенклатура дел университета, предварительно подписанная начальником управления кадров и делопроизводства и согласованная с экспертной комиссией ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» (ЭК), согласовывается с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главархива Москвы и после чего утверждается ректором университета не позднее конца текущего года. Номенклатура дел согласовывается с Главархивом Москвы не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» разрабатывается новая номенклатура дел. 6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения университета получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства управления кадров и делопроизводства. Второй экземпляр используется в отделе делопроизводства управления кадров и делопроизводства в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архиве. Четвертый - в Главархив Москвы, с которым согласовывалась номенклатура дел. 6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается ректором и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 6.1.10. В номенклатуру дел университета включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ», различного рода карточки и т.д. 6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел университета являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. 6.1.12. Графы номенклатуры дел университета, его структурных подразделений заполняются следующим образом: В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в университете цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графе 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью с систематизацией документов внутри дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывается основные разновидности документов, которые должны быть в деле. например: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. например: «Документы к протоколам заседания ректората». Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел университета следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дел, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончанию года. В графе 4 указывается срок хранения дел, номера статей по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М 2010). В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др. 6.1.13. По окончанию делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (приложение 25). |
Похожие:
 | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... | | Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... |
 | Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |
| Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... | | Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... |
| Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, с учетом положений Правил... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
| В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 19. 01. 2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов... |