Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Постановление Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009г. №477
Скачать 1.88 Mb.
|
| Право подписания документов должностными лицами университета представлено: учредительными документами университета (уставом); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности университета; распорядительными документами о делегировании полномочий ректора; доверенностями на выполнение определенных действий от имени университета. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии Личная подпись М.В. Тарасенко Члены комиссии Личная подпись Н.Г. Астахова Личная подпись И.Н. Волченкова Личная подпись Г.А. Пунина Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения». 2.3.19. Реквизит 23 - Согласование документа. Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. Лист согласования может оформляться следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об ……….
Заполненный лист согласования подписывается и датируется исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи, дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра образования Российской Федерации Личная подпись, инициалы, фамилия Дата Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование Коллегиального органа) От 01.01.2005г. № 1 или СОГЛАСОВАНО Письмо Минобразования России От 01.01.2005г. № 06-45-6784-р 2.3.20. Реквизит 24 – Визы согласования документа. Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник управления кадров и делопроизводства Личная подпись Г.А. Пунина Дата Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «замечания прилагаются». Оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник…. Личная подпись И.О. Фамилия Дата Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 2.3.21. Реквизит 25 - Оттиск печати. Университет имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты и на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должностного лица, не захватывал личной подписи. Оттиск проставляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемым. Оттиск печати университета ставится на личную подпись ректора и на подписи лиц, уполномоченных ректором подписывать документы и представлять интересы университета в иных организациях. 2.3.22. Реквизит 26 - Отметка о заверении копии. Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например: Верно Начальник управления кадров и делопроизводства Личная подпись Г.А. Пунина Дата При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью университета или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием управления кадров (отдела делопроизводства, отдела кадров и т.п.). Копии документов заверяются ректором университета или уполномоченными им должностными лицами (проректорами, начальниками управлений). Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). Не следует путать делопроизводственное заверение копий документов и выписок из них с нотариальным заверением (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.). 2.3.23. Реквизит 27 - Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: Е.В. Кострикина (499) 166-53-46 На документе, подготовленном по поручению ректора группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 2.3.24. Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. При отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.3.25. Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в университет, содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. 2.3.26. Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой странице документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в университете. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. 2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.4.1. Устав ФГБОУ ВПО « РГУФКСМиТ» Под Уставом ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» – как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность университета, учащихся, работников и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере высшего образования, хозяйственной или иной деятельности. Устав ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица определено наименование, место нахождение, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом. 2.4.2. Положение о структурном подразделении ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» Положение о структурном подразделении ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений университета. Филиалы являются обособленными подразделениями университета, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом и действуют на основании утвержденных университетом положений. Текст положения о структурном подразделении включает следующие разделы (приложение 4): Общие положения. Основные задачи. Функции. Права и обязанности. Ответственность. Взаимоотношения. В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения. В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения. В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. Положения о структурных подразделениях университета визируются руководителем управления кадров и делопроизводства, юридическим управлением, начальником планово-финансового управления, главным бухгалтером. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, согласовываются с профсоюзной организацией и утверждаются ректором. Положения о подразделениях утверждают приказом. Положение о подразделении оформляется на стандартных листах А4. 2.4.3. Положение о коллегиальном (или совещательном) органе Положение о коллегиальном (или совещательном) органе (положение об Ученом совете) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о коллегиальном (или совещательном) органе. Текст положения может включать следующие разделы: Общие положения. Основные задачи. Функции. Права и обязанности. Ответственность. Взаимоотношения. В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование коллегиального (или совещательного) органа, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует орган, чем он руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется. Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых коллегиальным (или совещательным) органом и определяющих характер и направления его деятельности. В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должен выполнять коллегиальный (или совещательный) орган для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику его деятельности. В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязан осуществлять коллегиальный (или совещательный) орган в лице его председателя для выполнения возложенных на него функций. Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести председатель коллегиального (или совещательного) органа в случае невыполнения органом своих обязанностей. В разделе "Взаимоотношения" регламентируются основные документы, создаваемые коллегиальным (или совещательным) органом; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет; устанавливаются периодичность и сроки представления. Положения о коллегиальном (или совещательном) органе подписываются председателем и утверждаются ректором. Положения о коллегиальном органе могут утверждаться распорядительным документом, если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением. Положение о коллегиальном органе оформляется на стандартных листах А4. 2.4.4. Регламент Существует несколько определений регламента: Регламент – свод правил. Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридическим управлением. Регламенты утверждают приказом ректора или руководителем коллегиального органа. Регламент оформляется на стандартных листах А4. 2.4.5. Штатное расписание Штатное расписание – перечень должностей в ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» с указанием их количества и размеров должностных окладов. Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации, утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. № 1). Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности университета в соответствии с его Уставом и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации. В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным ректором университета или лицом, исполняющие его обязанности. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание". 2.4.6. Инструкция Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности университета (его структурных подразделений), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, дата ввода данной инструкции в действие, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения. По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция по контролю…", "Инструкция по делопроизводству в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Российский государственный университет физической культуры, спорта, молодежи и туризма»". Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается приказом ректора. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридическим управлением. Инструкция оформляется на стандартных листах А4. 2.4.7. Должностная инструкция Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника университета, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях. Должностные инструкции могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65, Типовые должностные инструкции по должностям государственных служащих Росархива, утвержденные приказом Росархива от 5 июня 1996 г. № 25), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции. Должностные инструкции работников ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г. № 37). При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов: Общие положения. Должностные обязанности. Права. Ответственность. Взаимоотношения. |
Похожие:
 | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... | | Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... |
 | Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |
| Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... | | Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... |
| Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, с учетом положений Правил... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
| В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 19. 01. 2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов... |