Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Скачать 1.86 Mb.
|
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего (фиолетового) цвета. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Ректор личная подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер личная подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
При подписании совместного документа руководителями разных организаций первый лист оформляют не на бланке. 22. Гриф согласования документа (23). Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа. Проект документа может быть согласован непосредственно с должностным лицом, например: СОГЛАСОВАНО проректор по строительству Личная подпись И.О. Фамилия 23.04.2010 Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО письмо Российской академии медицинских наук от 30.03.2010 № 451-805 или СОГЛАСОВАНО протокол заседания комиссии по делам ветеранов при Губернаторе Архангельской области от 21.03.2010 № 12 Согласование документа осуществляется со следующими организациями: вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.); Министерством образования и науки Российской Федерации; Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки; с подведомственными организациями; с общественными организациями (при необходимости). Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования (визирования). 23. Визы согласования документа (24). Согласование документа предполагает визу, включающую в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например: Начальник общего отдела Личная подпись А.С. Иванов Дата Наличие визы свидетельствует о том, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Начальник правового управления Личная подпись (расшифровка подписи) дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в Университете (распоряжения, приказы, решения), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа (допускается визы проставлять на отдельном листе). Для документа, подлинник которого отправляется из Университета, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. На внутренних информационно-справочных документах (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего документа под подписью, ближе к нижнему полю. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению руководителя структурного подразделения, полистное визирование документа и его приложений. 24. Оттиск печати (25) является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает помощник ректора –руководитель секретариата по согласованию с начальником управления делопроизводства и контроля. В случае служебной необходимости, по решению помощника ректора –руководителя секретариата, допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Документы заверяют печатью Университета или структурного подразделения. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Оттиск печати с изображением Государственного герба может проставляться на следующих документах, требующих особого удостоверения их подлинности: - организационно-правового характера (положение, штатное расписание); - содержащих разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия, свидетельство); - удостоверяющих права отдельных лиц (доверенность); - подтверждающих сведения персонального характера (справка); - удостоверяющих соглашение двух или нескольких лиц (договор); - определяющих обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо); - фиксирующих факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт). Простые круглые мастичные печати (без изображения Государственного герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Простой печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации. Печать ставится на свободном от текста месте, не должна захватывать личную подпись должностного лица, может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа. Порядок работы по учёту, использованию, хранению печатей и штампов регулируется Положением, утвержденным ректором Университета. 25. Отметка о заверении копии (26). Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте (ниже реквизита «Подпись») оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Верно начальник общего отдела Личная подпись И.О. Фамилия дата М.П. Реквизит «Отметка о заверении копии» может включать указание о месте нахождения подлинника документа, например: Подлинник документа находится в деле (наименование структурного подразделения) № _____ за ____ г. Верно ведущий специалист И.О. Фамилия дата Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются и прошиваются (сброшюровываются), отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ___л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. Копия документа заверяется печатью управления делопроизводства и контроля. Копии документов заверяются: ректором, проректорами (в особых случаях гербовой печатью); начальником управления делопроизводства и контроля (печать структурного подразделения); начальником управления кадров – документы, касающиеся кадровых вопросов; руководителем учебного структурного подразделения – документы, касающиеся учебных вопросов; ученым секретарем – документы, касающиеся научных вопросов (научные труды и др.). 26. Отметка об исполнителе (27) включает инициалы и фамилию (или имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (при этом слово «исполнитель» или «исп.» не печатается), например: Петров Иван Васильевич 8(8182) 24-22-02 На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются фамилия и номер телефона основного исполнителя. 27. Отметка об исполнении документа (28) свидетельствует о том, что работа над документом закончена. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело»; указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения; даты, например: Ответ направлен 05.06.2010 № 01-13/184. В дело 01.1-3. Л.Д. Сомова 06.06.2010 или Рассмотрено на заседании ректората. Протокол от 02.06.2010 № 6. В дело 06-12. И.Н. Лапина 04.06.2010 Отметка об исполнении может быть дополнена ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а при отсутствии такого документа – краткими сведениями об исполнении. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа, ниже отметки об исполнителе. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, номер», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п. 28. Отметка о поступлении документа (29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа в нижнем правом углу первого листа документа. 29. Отметка о конфиденциальности. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. (Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».) В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться номером экземпляра документа. Приложение № 4 к Инструкции по делопроизводству Правила оформления отдельных видов документов Приказ, распоряжение
Наименование учредительной организации. Наименование университета по Уставу. Вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ). Дата – печатается от левой границы текстового поля, оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от предыдущего реквизита, как правило, двумя межстрочными интервалами. Регистрационный номер – оформляется на уровне написания даты, состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, печатается от правой границы тестового поля, например: 15 марта 2010 г. № 35 Место составления (издания) документа – отделяется от предыдущего реквизита одним интервалом, допускается использование размера шрифта № 12. Заголовок к тексту (наименование документа) – должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал, обычно отделяется одним-двумя интервалами, выравнивается по центру, печатается размером шрифта № 12, например: О порядке подготовки и оформления документов в университете Текст – отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта № 14 через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст обычно состоит из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной (в распоряжениях и приказах). В констатирующей части кратко излагаются цель и задачи, факты и события, послужившие основанием или причиной для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «в связи» и др. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается его наименование и наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок. В приказах – слово «п р и к а з ы в а ю:»; в распоряжениях – слова «п р е д п и с ы в а ю:», «п р е д л а г а ю:», «о б я з ы в а ю:» печатаются строчными буквами в разрядку. Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Если документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в нем должна быть ссылка на отменяемый документ или пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть; визы – включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа распоряжения, приказа собственноручно должностным лицом, должности и расшифровка подписей печатается размером шрифта № 12; подпись должностного лица – состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, распоряжения, то есть подлинник, оформленный на соответствующем бланке. Подлинник после регистрации подшивается в дело. 2. Подлинники приказов, распоряжений печатью не заверяются (т.к. они являются внутренними документами). Копии распоряжений, приказов, отправляемые в соответствии с листом рассылки, заверяются начальником отдела делопроизводства. Если копия документа выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии должна быть оформлена соответствующим образом и обязательно заверена печатью. 3. Приложения к распоряжениям (приказам) визируются теми же лицами, что и проект постановления, распоряжения, приказа. 4. Внесение изменений в подписанные приказы, распоряжения не допускается. 5. Совместные распоряжения, приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. В этом случае: наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) располагается центрованным способом; дата совместного документа – единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым исполнительным органом, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне. Образец оформления приказа МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» П Р И К А З _________________ №_________ г. Архангельск Об Инструкции по делопроизводству В целях упорядочения работы с управленческой документацией и приведения ее в соответствие с действующими нормативными актами п р и к а з ы в а ю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Северном (Арктическом) федеральном университете имени М.В. Ломоносова и ввести ее в действие с 01 декабря 2010 года. 2. Всем работникам университета руководствоваться Инструкцией по делопроизводству при подготовке управленческих документов и организации работы с ними. Ответственные – руководители структурных подразделений, срок – постоянно. 3. Издательству университета (И.О.Фамилия) обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству в срок до 20 ноября 2011 года. 4. Управлению делопроизводства и контроля (И.О. Фамилия) обеспечить методическую помощь работникам университета в целях своевременного и правильного применения положений Инструкции. 5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делопроизводства и контроля И. О. Фамилия. Ректор И.О. Фамилия Образец оформления распоряжения МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» РАСПОРЯЖЕНИЕ _________________ №_________ г. Архангельск О списании компьютерной и иной оргтехники Для утилизации списанной компьютерной и иной оргтехники в университете п р е д п и с ы в а ю:
Ректор И.О. Фамилия Форма листа рассылки
| |||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального... |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |  | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
| Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |