Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Скачать 1.86 Mb.
|
6.1. Движение документов в Университете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот Университета.6.1.1. Организация документооборота в Университете основывается на следующих принципах: централизации операций по приему и отправке документов; организации предварительного рассмотрения поступивших документов; исключении необоснованных возвратных движений при прохождении документа; однократности регистрации поступивших и отправляемых документов; устранении необоснованных согласований проектов документов, организации параллельного согласования, сокращении времени на согласование; регламентации операций по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов. 6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Университете, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. 6.1.3. В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: - поступающая документация (входящая); - отправляемая документация (исходящая); - внутренняя документация. 6.1.4. В составе входящей и исходящей документации выделяются следующие группы документов: документы, поступившие из Министерства образования и науки Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки и других федеральных органов исполнительных и законодательной власти Российской Федерации; документы, поступившие из органов местного самоуправления, территориальных федеральных органов исполнительной власти; документы, поступившие из исполнительных и законодательных органов государственной власти Архангельской области; документы, поступившие из общественных организаций; документы, поступившие из органов УВД, суда, прокуратуры; документы, поступившие из научно-исследовательских учреждений; документы, поступившие из государственных и негосударственных организаций; документы, поступившие из зарубежных организаций; обращения и заявления граждан; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, Архангельского областного Собрания депутатов и органов местного самоуправления; другие группы документов. 6.1.5.Организация документооборота включает следующие операции: - прием и первичную обработку поступающих документов; - предварительное рассмотрение; - распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые; - регистрацию поступающих документов; - рассмотрение документов руководством Университета и вынесение резолюций; - передачу документов исполнителям (доведение документов до исполнителей); - организацию обработки и передачи отправляемых документов; - регистрацию и прохождение внутренних документов; - учет и анализ объемов документооборота. 6.2. Организация доставки документов 6.2.1. Доставка документов в Университет осуществляется средствами почтовой, электросвязи, электронной и курьерской связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания и телеграммы. 6.2.2. По каналам электросвязи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 6.3. Прием, обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов 6.3.1. Документы, поступающие в Университет, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.6.3.2. Вся корреспонденция, поступающая в Университет, принимается и регистрируется работниками Управления: с 8.00 до 16.00, в предвыходные дни – с 8.00 до 15.30; в предпраздничные дни – с 8.00 до 14.30. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования, а также проставляется дата поступления в Университет. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. Вся корреспонденция, получаемая Управлением, в том числе из вышестоящих органов (с нарочным, ценная, заказная и т.п.), записывается в журнале регистрации входящей корреспонденции. Передача корреспонденции в структурные подразделения Университета производится под подпись. 6.3.3. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (см. приложение № 5). 6.3.4. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются, учитываются и регистрируются должностными лицами, на которых возложены указанные функции в структурных подразделениях. Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурном подразделении, утверждается руководителем структурного подразделения по согласованию с Управлением. 6.3.5. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов. При обнаружении повреждения, отсутствии документа или приложения к нему составляется акт по форме, приведенной в приложении № 4 в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам когда адрес отправителя указан только на конверте, дата документа и дата его отправки (согласно почтовому штемпелю) имеют большие расхождения во времени, конверт необходим в качестве оправдательного, подтверждающего документа. 6.3.6. Корреспонденция и документы для структурных подразделений забираются в Управлении два раза в день (с 9.00 до 11.00 и с 14.00 до 15.00) работниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении. Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются работниками Управления адресатам немедленно с указанием даты и времени получения. 6.3.7. Вся корреспонденция (письма и бандероли), за исключением писем и бандеролей с пометкой «Лично», вскрываются. Документы, адресованные руководству Университета, а также документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются Управлением, затем направляются руководству или в структурное подразделение. Предварительный просмотр документов производится в целях распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством Университета, и направляются непосредственно в структурные подразделения, ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям. Конверты с пометкой «Лично» передаются адресатам без вскрытия. 6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 6.4.1. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Управлением в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04. 2005 № 221. Документы для отправки передаются в Управление полностью оформленные, зарегистрированные, с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Для отправляемой корреспонденции (письма, бандероли и мелкие пакеты) работниками Университета составляются списки отправления простой корреспонденции, заказной и ценной корреспонденции (список ф. 103). Форма и образец заполнения списка для простой и заказной корреспонденции приведены в приложении № 5. 6.4.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 6.4.3. Телеграммы, направляемые в организации, принимаются работниками Управления завизированными, подписанными и с отметкой о категории и виде отправления. Тексты телеграмм печатаются по установленной форме (приложение № 5). Текст телеграммы не должен превышать одного листа формата А4. Текст должен излагаться кратко, четко, по возможности, без предлогов, союзов и местоимений. Знаки препинания обозначаются «ЗПТ», «ТЧК», «ДВТЧ», «КВЧ», «СКВ», « НР», «ТИРЕ» и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Конец телеграммы заканчивается «ТЧК». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Телеграмма печатается без переноса слов, абзацев, исправлений в двух экземплярах, из которых первый передается на телеграф почтовой связи, а второй подшивается в дело структурного подразделения. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица. Проект телеграммы визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего телеграмму. 6.4.4. Отправка документов из Университета осуществляется средствами почтовой, электросвязи и курьерской связи. 6.5. Регистрация поступающих документов 6.5.1. Регистрация документов, поступающих в Университет, осуществляется в системе «DocsVision» путем заполнения электронной регистрационной карточки (далее – ЭРК). На всех входящих документах, как правило, в правом нижнем углу свободного поля ставится штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера. Образцы формы регистрационных штампов приведены в приложении № 5. 6.5.2. Адресованные структурным подразделениям документы и письма регистрируются в обязательном порядке в структурных подразделениях. 6.5.3. Правительственная корреспонденция принимается и регистрируется в Управлении. 6.5.4. Прием и оперативная передача текстов факсограмм осуществляется в приемной ректора Университета. Факсограммы, поступающие в приемную ректора, передаются для регистрации в Управление и вручаются адресатам в день приема, срочные – немедленно. 6.5.5. При приеме и отправке факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: документ должен быть завизирован исполнителем, проректором в соответствии с делегированием отдельных полномочий, помощником ректора – руководителем секретариата и/или руководителем структурного подразделения; ответственность за содержание передаваемой информации несут проректор в соответствии с делегированием отдельных полномочий, помощник ректора – руководитель секретариата и/или руководитель структурного подразделения; факсограммы на иностранном языке отправляются при наличии перевода, заверенного в установленном порядке; запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования»; подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю без повторной регистрации (в регистрационной карточке делается соответствующая отметка с указанием даты поступления подлинника). 6.5.6. Контроль за использованием факсимильной техники возлагается на приемные и секретариаты должностных лиц, руководителей структурных подразделений Университета. 6.5.7. Прием и регистрация заявлений, обращений и жалоб граждан, поступающих в адрес Университета, производится в управлении делопроизводства и контроля с использованием системы «DocsVision». 6.5.8. Прием и регистрация заявлений, обращений и жалоб граждан, поступающих в адрес структурного подразделения, производится ответственным за эту работу работником структурного подразделения. 6.5.9. Прием и регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется первым отделом. 6.6. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения их до исполнителей 6.6.1. Документы передаются руководству в день их регистрации, документы, имеющие пометку «Срочно» или «Вручить немедленно» – передаются немедленно. 6.6.2. Входящие документы, адресованные ректору, после регистрации в Управлении направляются в секретариат. Входящие документы, адресованные ректору, но относящиеся к компетенции проректоров и не требующие доклада ректору, после регистрации направляются Управлением проректорам. 6.6.3. Рассмотрение документов производится руководством в день их поступления (документы, поступившие с 10:00 до 16:00, рассматриваются, как правило, в тот же день, поступившие после 16:00 – на следующий день до 10:00). После наложения резолюции руководителя (подписания, поручения) документы передаются в Управление для передачи исполнителям, в ЭРК документа вносятся соответствующие отметки. Документы, поступившие непосредственно в приемную ректора, проректорам или в структурные подразделения Университета, не имеющие права самостоятельной регистрации, подлежат обязательной передаче на регистрацию в Управление. 6.7. Учет и анализ объемов документооборота 6.7.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Университет и созданных за определенный период времени (месяц, год). 6.7.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным издательства Университета для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. 6.7.3. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. 6.7.4. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Университет и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Управлением и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ «DOCS VISION» 7.1. На базе компьютерной сети Университета функционирует система «DocsVision», которая позволяет: осуществлять регистрацию поступивших в Университет документов, содержащих информацию открытого характера; осуществлять регистрацию внутренних документов; осуществлять автоматизированный поиск документов по различным критериям; организовать контроль за своевременным исполнением поручений, получать статистические справки (отчеты) о документообороте. 7.2. В системе «DocsVision» разрешается регистрировать документы ограниченного распространения (для служебного пользования, с пометкой ДСП) и обращения граждан. Ввод текстов таких документов и обращений граждан, их сканирование и распечатка в системе «Docs Vision» запрещены. 7.3. Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. 7.4. Отдел технической поддержки пользователей управления информационных технологий осуществляет установку программного обеспечения на рабочие места пользователей. 7.5. Для организации работы в системе «DocsVision» назначается администратор системы, который: выполняет работы по настройке системы в соответствии с изменениями в документообороте и структуре Университета; осуществляет актуализацию и проверку общих справочников системы, консультирует пользователей системы «DocsVision»; обеспечивает регистрацию пользователей в системе. 7.6. Организационно-методическое руководство по использованию системы «DocsVision» осуществляет Управление. 7.7. В число пользователей системы «DocsVision» после прохождения обучения включаются руководители структурных подразделений и работники Университета, назначенные приказом ректора ответственными за делопроизводство в структурном подразделении. 7.8. Пользователям системы «DocsVision» запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. 7.9. Ответственность за организацию использования системы «DocsVision» в Университете возлагается на начальника Управления, а также на руководителей структурных подразделений. 7.10. Основной единицей хранения информации в системе «DocsVision» является регистрационная карточка документа (далее - РК документа). Существует три типа РК документов: РК входящих документов; РК исходящих; РК внутренних документов. Каждая РК документа содержит заранее определенный набор реквизитов. 7.11. Совокупность РК документов образует картотеку. В системе «DocsVision» созданы основная картотека документов Управления и картотеки документов каждого структурного подразделения. 7.12. Документы регистрируются в единой базе данных системы «DocsVision» только один раз. При этом РК документа одновременно доступна для работы пользователей, наделенных правом выполнять конкретные функции как в папке, где документ был зарегистрирован, так и в тех папках, куда он был направлен для исполнения или ознакомления. 7.13. Регистрация входящих документов, поступивших в Университет, осуществляется в основной картотеке управления делопроизводства и контроля. Входящие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются в структурных подразделениях. 7.14. Во время регистрации производится прикрепление к РК документа соответствующего электронного образа (файла), а также, при необходимости, заверение его электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП). 7.15. В системе «DocsVision» регистрация осуществляется: - в управлении делопроизводства и контроля: нормативных документов (положения, инструкции и др.) приказов по основной деятельности; распоряжений, подписанных ректором и/или проректором в соответствии с делегированием отдельных полномочий; информационных сообщений; служебных, докладных записок, адресованных на имя ректора и проректоров; исходящей корреспонденции (письма), подписанной ректором, проректорами и помощниками ректора; входящей корреспонденции; - в управлении кадров – приказов по личному составу работников; - в управление организационно-методического обеспечения образовательного процесса – приказов по личному составу студентов; - в учебных структурных подразделениях (институты, колледжи, отделения, филиалы): распоряжений, подписанных директором института, колледжа, отделения, филиала; входящей корреспонденции; исходящей корреспонденции; - в структурных подразделениях (кафедры, департаменты, управления, отделы): - входящей и исходящей корреспонденции. 7.16. Снятие с контроля документов осуществляется работником Управления после исполнения контрольного поручения ответственным исполнителем путем проставления в поручении РК документа фактической даты исполнения и заполнения поля «Решение». 7.17. В системе «DocsVision» обеспечивается сканирование документа на бумажном носителе для получения его электронного образа (файла) и размещения его в базе данных системы. Сканирование осуществляется при регистрации документа на любом рабочем месте, оснащенном сканером. Файл, содержащий электронный образ документа, прикрепляется к РК соответствующего зарегистрированного документа. 7.18. Сканирование входящих, исходящих и внутренних документов центральной картотеки осуществляется в Управлении при регистрации в системе «DocsVision». 7.19. При наличии электронного образа документа в базе данных системы «DocsVision» вариант документа на бумажном носителе исполнителям не рассылается, за исключением случаев, предусмотренных п.4.2.11. настоящей Инструкции. 7.20. Резолюции (поручения) ректора, проректора в соответствии с делегированием отдельных полномочий, вводятся в РК документа основной картотеки работниками управления делопроизводства и контроля. 7.21. Документ с поручением, поставленный на контроль (контрольный документ), оформляется в системе «DocsVision» при вводе резолюции соответствующего должностного лица путем занесения в поле «дата контроля» его исполнителя и контролёра. РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета «К». 7.22. В системе «DocsVision» реализуется процедура предварительного согласования проектов документов (приказы, распоряжения). 7.23. Регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД) создается работником Управления и/или работником структурного подразделения с последующей передачей на «регистрацию». К РКПД обязательно прикрепляется электронный образ документа (файл). Срок согласования (визирования) проставляется исполнителем с учетом выходных дней (например, если исполнитель создал РКПД в пятницу и определил срок согласования 3 рабочих дня, то в РКПД необходимо указать 5 календарных дней). РКПД отправляется на предварительное согласование сразу всем должностным лицам по списку, введенному при регистрации. При наличии замечаний в ходе предварительного согласования к РКПД прикрепляется соответствующий файл (замечания оформляются в электронном виде). Ответственный работник Управления готовит итоговые документы, а при необходимости отправляет документ на повторное согласование. После согласования проекта, документ (приказ, распоряжение) визируется на бумажном носителе в установленном порядке. 7.24. Справочники системы «DocsVision» обеспечивают функционирование системы в соответствии с организационной структурой и правилами делопроизводства. Справочники облегчают поиск информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. «Справочник пользователей» задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя. Структуру справочников определяет администратор системы «DocsVision». Администратор осуществляет ведение всех справочников системы «DocsVision» и проверяет правильность их заполнения. Дополнение записей в «Справочник контрагентов» выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК документа, если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике. 7.25. Ответственные работники управления кадров обязаны предоставлять информацию о кадровых изменениях для корректировки справочников администратору системы «DocsVision». 7.27. Правила работы с электронными документами в системе «DocsVision» приведены в приложении № 6. |
Похожие:
 | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального... |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |  | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
| Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |