Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Скачать 1.86 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
страница	2/13
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 13

4.1. Состав документов

4.1.1. В деятельности Университета используются следующие виды организационно-распорядительных документов: распоряжение, приказ, указание, решение, протокол, акт, договор (контракт, соглашение) и др. Служебная переписка включает докладные, объяснительные и служебные записки.

4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний ученого совета, ректората и иных заседаний и совещаний.

4.1.3. Взаимные обязательства (их регулирование) Университета и контрагентов оформляются в виде договора, соглашения, контракта, протокола и др.

4.1.4. В зависимости от конкретных задач Университета создаются другие виды документов: план, прогноз, программа, справка, отчет и др.

4.2. Приказ, распоряжение
4.2.1. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

- наименование учредителя;

- наименование Университета;

- наименование вида документа – приказ (распоряжение);

- дата и номер – располагаются по центру;

- заголовок к тексту (печатается по центру);

- дата приказа (распоряжения) – оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака № и порядкового номера приказа (распоряжения).

4.2.3. Проекты распоряжений, приказов по основной деятельности и приложения к ним готовят структурные подразделения Университета на основании поручений руководства либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление кадров на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов по личному составу студентов готовит управление организационно-методического обеспечения образовательного процесса на основании соответствующих представлений.

4.2.4. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и распоряжений, а также их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей соответствующих структурных подразделений (см.п.4.2.3).

Обеспечение правильности оформления распоряжений и приказов по основной деятельности возлагается на Управление.

Обеспечение правильности оформления приказов по личному составу работников возлагается на управление кадров.

Обеспечение правильности оформления приказов по личному составу студентов возлагается на управление организационно-методического обеспечения образовательного процесса.

4.2.5. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним визируются руководителем структурного подразделения, подготовившим данный проект, помощником ректора – руководителем секретариата, начальником правового управления, заинтересованными руководителями структурных подразделений и проректорами в соответствии с делегированием отдельных полномочий ректора Университета (далее – делегирование отдельных полномочий).

Визы (согласование) проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения). Возможно оформление виз на подлиннике документа при условии оформления приказа (распоряжения) с соблюдением установленных правил и требований.

4.2.6. При необходимости к проекту приказа (распоряжения) прилагается служебная записка, содержащая краткое изложение сути вопроса и обоснование предлагаемых решений.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются на отдельных листах бумаги
и подписываются соответствующим руководителем.

Если в проект приказа (распоряжения) в ходе согласования вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному визированию.

4.2.7. Приказы по основной деятельности и распоряжения после процедуры визирования печатаются на бланках установленной формы работниками управления делопроизводства и контроля.

Внесение изменений в подписанные приказы (распоряжения) не допускается.

4.2.8. Приказы и распоряжения подписываются ректором и/или
проректорами, в соответствии с делегированием отдельных полномочий.

4.2.9. Приказы (распоряжения) регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года. К порядковому номеру при необходимости добавляется буквенная индексация.

Регистрируются отдельно следующие внутренние документы:

- приказы и распоряжения по основной деятельности, а также направление их в структурные подразделения, ведение учета и обеспечение хранения в Управлении;

- приказы по личному составу работников, а также направление их в структурные подразделения, ведение учета и обеспечение хранения в управлении кадров;

- приказы по личному составу студентов, а также направление их в структурные подразделения, ведение учета и обеспечение хранения в управление организационно-методического обеспечения образовательного процесса.

4.2.10. Размещение подписанных копий распоряжений и приказов по основной деятельности на сайте Университета осуществляется управлением информационных технологий по согласованию с помощником ректора – руководителем секретариата, курирующим вопросы делопроизводства, и начальником управления делопроизводства и контроля.

4.2.11. Управление делопроизводства и контроля обеспечивает рассылку копий распоряжений и приказов по основной деятельности в структурные подразделения университета в системе «DocsVision», в правовое управление – дополнительно контрольный экземпляр на бумажном носителе.

4.2.12. Ответственность за подготовку проектов приказов, распоряжений и их согласование несут руководители структурных подразделений, которые подготовили данный проект.

Образцы оформления приказа и распоряжения, листа рассылки, листа согласования приведены в приложении № 4.

4.3. Протокол заседания (совещания)
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.3.2. Ведение записи во время заседания и подготовка текста возлагаются на секретарей совещания, заседания, комиссии и работников подразделений, подготовивших вопросы к обсуждению. Оформление протокола должно быть завершено не позднее, чем через три дня со дня заседания.

Протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса, фиксируется только принятое по нему решение.

4.3.3. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания (заседания), осуществляется структурным подразделением (лицом), ответственным за проведение совещания (заседания), по согласованию с управлением делопроизводства и контроля.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе заседания ректората, ученого совета, осуществляется управлением делопроизводства и контроля.

Копии протоколов при необходимости рассылаются структурным подразделениям и должностным лицам в соответствии с листом рассылки, который составляет исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью структурного подразделения, а в особых случаях гербовой печатью.

4.3.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время выступления, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подписывается один экземпляр протокола. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня, порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.3.6. Протоколы печатаются на бланке протокола или стандартном листе бумаги формата А4.

Образец оформления протокола приведен в приложении № 4.
4.4. Записка (докладная, объяснительная, служебная)
4.4.1. В Университете создаются следующие виды записок, используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками:

докладная записка;

объяснительная записка;

служебная записка.

4.4.2. Докладная записка – документ, адресованный ректору Университета, проректору в соответствии с делегированием отдельных полномочий или руководителю структурного подразделения, содержащий суть какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. По содержанию докладные записки могут подразделяться на инициативные, информационные и отчетные (аналитические).

Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, анализ возникшей ситуации. Во второй части содержатся выводы и предложения автора записки.

4.4.3. Объяснительная записка – письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельства.

4.4.4. Служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями Университета или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

4.4.5. Регистрация записок ведется (при необходимости) управлением делопроизводства и контроля или должностными лицами, на которых возложены указанные полномочия.

Образец оформления докладной, объяснительной и служебной записок приведен в приложении № 4.

4.5. Резолюция (поручение)
4.5.1. Резолюция (поручение) составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов.

К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость, правильный выбор исполнителя.

4.5.2. По своему характеру текст резолюции может содержать решение вопроса ( «Подготовить», «Выделить», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса (кому поручается, что поручается, срок исполнения).

4.5.3. В резолюции указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Начальник правового управления

подпись И.О. Фамилия

дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела Университета, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа (приказы, распоряжения и др.)

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемои в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется мнением должностного лица, например:
Имеются замечания

Согласен с учетом замечаний и др.

Начальник правового управления

подпись И.О. Фамилия

дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

4.5.4. На резолюциях, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

4.5.5. Если резолюция (поручение) дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций непосредственно подчиненным им лицам.

4.5.6. Резолюция переносится в регистрационную карточку и является основанием для постановки документа на контроль. Срок исполнения документа определяется в резолюции.

4.5.7. Резолюция может оформляться на самом документе (в правой верхней части, между адресом и первой строкой текста письма) или на бланке резолюции. Для этих целей используют обычно бланки формата А5, на которых и составляется текст резолюции (поручения).

4.5.8. Проекты резолюций ректора, проректоров оформляются с использованием соответствующих электронных шаблонов работниками секретариатов или приемных.

4.5.9. На внутренних информационно-справочных документах (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Образцы оформления резолюций в виде отдельного документа приведены в приложении № 4.

4.6. Акт
4.6.1. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленного факта, события, действия.

4.6.2. Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (акт), дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Правила оформления акта и образец оформления приведены в приложении № 4.
4.7. Служебная переписка
4.7.1. Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемые для обмена информацией в деятельности Университета, организаций и граждан.

4.7.2. Служебные письма имеют следующие разновидности:

- ответы о выполнении поручений по исполнению заданий Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- ответы об исполнении поручений Министерства образования и науки Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки;

- ответы на обращения федеральных органов исполнительной власти;

- ответы на запросы различных организаций и граждан;

- инициативные письма.

4.7.3. Служебные письма печатаются на бланках в соответствии с Правилами оформления служебных писем.

Служебные письма, подписываемые руководством Университета и руководством сторонней организации, предприятия оформляются на стандартных листах бумаги формата A4, при этом наименования авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Университета (гербовой печатью).

В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

4.7.4. Служебные письма визируются заинтересованными должностными лицами структурных подразделений Университета, а также проректором в соответствии с делегированием отдельных полномочий.

4.7.5. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Университета. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией ректора и/или проректора на основании сроков исполнения поручений, обращений и исчисляются в календарных днях:

с даты подписания (утверждения) – документы, поступившие из вышестоящих органов государственной власти, и внутренние документы;

с даты поступления – документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти, Министерства образования и науки Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, организаций, предприятий, а также обращения граждан.

4.7.6. Датой письма является дата его подписания.

4.7.7. Исходящее служебное письмо, подписанное руководителем, отправляется адресатам, его копия, завизированная исполнителем (исполнителями), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

4.7.8. Документы, направляемые в Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки, Правительство Архангельской области, Архангельское областное Собрание депутатов, Прокуратуру Архангельской области, УВД по Архангельской области, подписываются ректором Университета.

Документы, направляемые в федеральные органы законодательной, исполнительной, судебной власти, организации и подписываются, как правило, ректором, в необходимых случаях проректорами Университета и руководителями структурных подразделений (в пределах их компетенции).

Документы, направляемые гражданам, подписываются проректором и руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

Письма на бланках Университета подписываются ректором, а также проректорами в соответствии с делегированием отдельных полномочий.

4.7.9. Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Правила оформления служебных писем и образцы приведены в приложении № 5.

5. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Работа с документами в Университете организуется:

в управлении делопроизводства и контроля – на основании указаний (резолюций, поручений) ректора Университета, проректора в соответствии с делегированием отдельных полномочий;

в структурном подразделении – на основании указаний (резолюций, поручений) руководителя структурного подразделения.

5.2. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

5.3. В случае исполнения документа несколькими работниками подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

5.4. Специалисты структурных подразделений Университета в процессе исполнения документа осуществляют:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением установленных правил документирования;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

- в необходимых случаях – подготовку листа рассылки;

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

- определение места хранения документа (копии документа), проставление отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

5.5. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) руководитель назначает другого исполнителя и определяет порядок передачи документов, в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы – по акту приема-передачи руководителю подразделения или вновь назначенному сотруднику.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.6. Подготовка документов в Университете осуществляется с использованием программно-технических средств и компьютерной техники с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка, а также требований настоящей Инструкции.

При подготовке документов особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований организаций, иностранных слов и географических названий.

5.7. Тиражирование служебных документов осуществляется на копировально-множительной технике в издательстве Университета и структурных подразделениях.

Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют руководители структурных подразделений Университета, которые несут ответственность за содержание и качество подготовки документов.

На копирование передаются только служебные документы, как правило, первые экземпляры (подлинники) в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Форма и образец оформления заявки приведены в приложении № 5.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 13

	Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного... «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1		Положение о курсовых экзаменах и зачетах федерального государственного... «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального...
	Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
	Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
	Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Инструкция по делопроизводству государственного образовательного... Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный...
	Рабочая программа дисциплины Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования

4.1. Состав документов

Похожие: