3.5. Печать документов 3.5.1. Печать документов государственного образца
Для печати документов (вкладыша, выписки и академической справки) необходимо, чтобы были заполнены сведения об учебном заведении (Сервис/Параметры), а также заполнены были все справочники, так как данные в документы проставляются практически из всех имеющихся в программе справочников.
Откройте справочник Итоговые оценки, либо справочник Студенты, выберите нужную группу, выберите нужного студента, нажмите на кнопку  (Печать выписки). На экран будет выведено окно диалога «Параметры печати»:
Окно диалога «Параметры печати».
В окне диалога необходимо выбрать тип документа, который будет распечатан:
Титул диплома,
Приложение к диплому,
Академическая справка,
Дугой документ.
Нажмите кнопку Ok, после чего в программе Word будет сформирован нужный документ.
По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите Ok и активным станет окно программы Microsoft Word, в котором Вы можете редактировать документ и распечатать его на бумаге, нажав (в окне Word) кнопку  (Печать).
По завершении печати сформированный отчет автоматически сохраняется в программе Word. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (c:\Program Files\Диплом-стандарт\Документы). Тип всех файлов – документ Word (расширение файла *.doc).
Имена файлов разным типам документов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив документ вручную. Имя файла составляется из имени файла шаблона и фамилии, имени, отчества выпускника. Если один и тот же документ был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Вкладыш Буракова Юлия Андреевна (1).doc.
3.5.2. Печать других документов
Вы можете создавать свои собственные шаблоны и распечатывать документы по другим шаблонам (не только по предусмотренным в программе).
Для печати документа по любому другому шаблону выполните следующее:
в окне диалога выберите «Прочее»,
в открывающемся списке выберите шаблон,
нажмите Ok.
В открывающемся списке будут присутствовать шаблоны, находящиеся в подпапке Шаблоны папки программы. Если шаблон находится не в этой папке, то его можно найти и выбрать с помощью кнопки «…» рядом со списком.
3.5.3. Решение проблем с печатью документов
Документы государственного образца тиражируются в различных типографиях: г.Москва – Гознак, КонцернЗнак, г.Пермь, г.Кострома и другие. Для печати в типографиях используются собственные макеты, поэтому расположение реквизитов различное на разных бланках.
По умолчанию в программе используются шаблоны для наиболее распространенных бланков, но также можно печатать и на любых других бланках. Для этого в программе предусмотрены другие шаблоны, перечень которых пополняется в новых версиях. Для выбора шаблона в окне «Параметры печати» выберите Прочее, а затем в открывающемся списке выберите шаблон, например, «Приложение Москва КонцернЗнак».
Если нет шаблона для Ваших бланков, то Вы можете отсканировать бланк и выслать разработчику по электронной почте, для Вас будет выполнен индивидуальный шаблон. Также Вы можете создать шаблон самостоятельно, для этого смотрите следующий раздел.
3.6. Шаблоны документов Word 3.6.1. Назначение и принципы шаблонов
В программе «Диплом-стандарт» документы государственного образца и другие документы печатаются по шаблонам. Используются шаблоны документов программы Microsoft Word – это файлы с расширением *.dot.
Преимущества печати с использованием шаблона очевидны, Вы можете отредактировать шаблон так, как Вам необходимо, а затем получать документы, полностью соответствующие Вашим требованиям.
В шаблон можно добавлять или удалять из него любой текст, менять его оформление (формат). Весь содержащийся текст, таблицы, автофигуры будут включены в сформированный документ полностью и без изменений.
3.6.2. Открытие файлов шаблонов
Если требуется внести изменения в шаблон, то выберите его с помощью переключателей в окне диалога «Параметры печати» (см. 3.5.2. Печать других документов), либо из открывающегося списка и нажмите кнопку Открыть шаблон. После сохранения изменений в шаблоне все документы, формируемые с применением этого шаблона, будут выглядеть иначе. Поэтому будьте осторожны при редактировании, рекомендуется сделать резервную копию исходного файла шаблона. Правила редактирования шаблонов и состав заполняемых полей описаны ниже.
Примечание: если Вы будете открывать файл шаблона из Проводника Windows, либо из любого файлового менеджера (Total Commander), то нужно щелкнуть по файлу шаблона правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать Открыть. Если Вы дважды щелкните на файле шаблона, то будет создан новый документ по шаблону (это будет копия шаблона).
3.6.3. Заполняемые поля (закладки)
Серыми небольшими прямоугольниками в шаблоне обозначены поля (закладки), в которые при формировании отчета будут подставлены соответствующие значения. Если дважды щелкнуть по полю, то можно узнать параметры поля: текст, размещаемый в нем по умолчанию и имя закладки, то есть наименование элемента данных, которые будут отображены в поле.
Для создания нового поля выполните:
поставьте курсор в то месте, где должно разместиться текстовое поле,
выполните Вид/Панели инструментов/Формы.
В появившейся панели инструментов щелкните по 1-й кнопке с названием Текстовое поле.
На экране появится серый прямоугольник – щелкните по нему дважды, впишите текст по умолчанию (не обязательно) и имя закладки, которое должно содержать одно из указанных ниже в таблице слов, после которых без пробела ставится номер такого поля в шаблоне, например: Фамилия, Фамилия1, Фамилия2, Имя, Имя1, Имя2. Номера должны быть уникальны с одним именем закладки (например, если Фамилия1 уже есть в шаблоне, то в другом поле этого шаблона нужно указывать Фамилия2, если имя другое, то можно использовать номера снова с цифры 1, либо без цифры вообще: Имя1, Имя2).
При формировании документов серые прямоугольники полей заполняются данными, и серый фон исчезает, а вставленный текст ничем не отличается от другого текста. Формат вставленного текста (размер, шрифт) будет таким, какой в шаблоне был присвоен заполняемому полю (нужно выделить поле и выбрать параметры шрифта или абзаца).
3.6.4. Наименования закладок
В именах закладок необходимо указывать наименования из этой таблицы, а если одинаковых полей несколько, то указывается наименование и без пробела уникальный номер (любой). Регистр букв (заглавные или строчные) может быть любым. Пробелы запрещены, а орфографические ошибки недопустимы. При допущенной ошибке в наименовании закладки, в сформированном документе поле останется в виде серого прямоугольника и не будет заполнено.
Наименование
|
Описание поля
|
Док.*
|
Фамилия
|
Фамилия, имя, отчество студента в именительном падеже. Вписывается из справочника «Студенты».
|
С
|
Имя
|
С
|
Отчество
|
С
|
ФамилияДП
|
Фамилия, имя, отчество студента в дательном падеже. Вписывается из справочника «Студенты».
|
ДП
|
ИмяДП
|
ДП
|
ОтчествоДП
|
ДП
|
ОУ
|
Полное наименование образовательного учреждения и его местонахождение (Справочники – Учреждение).
|
ДП
|
РегНомер
|
Регистрационный номер диплома по специальной книге (книге регистрации). Вписывается из справочника студентов из поля «Регистрационный номер».
|
ДП
|
КодСерияНомер
|
Номер бланка диплома: код региона (2 цифры), серия (3 буквы), номер (7 цифр). Вписывается из справочника «Студенты», реквизит: «Код, серия, номер бланка».
|
П
|
ДатаВыдачи
|
Дата выдачи диплома в формате: 30.06.2010. Ниже представлены варианты, представляющие дату по-другому. Дата заполняется из справочника «Учебные группы», т.к. практически дипломы выдаются всем студентам группы в один день, и нет необходимости вводить дату у каждого выпускника.
|
|
ДатаПропВыдачи
|
Дата выдачи диплома, в которой месяц указан прописью, например, «30 июня 2010».
|
|
ДеньВыдачи
|
День выдачи диплома (только 2 цифры, например, 30).
|
Д
|
МесяцВыдачи
|
Месяц выдачи диплома цифрами, например, 06.
|
|
МесяцПропВыдачи
|
Месяц выдачи диплома прописью, например, июня.
|
Д
|
ГодВыдачи
|
Год выдачи диплома (последние 2 цифры, например, 10).
|
|
ВекГодВыдачи
|
Год выдачи диплома (все 4 цифры, например, 2010).
|
Д
|
ДатаСпр
|
Дата выдачи академической справки в формате: 30.06.2010. Ниже представлены варианты, представляющие дату по-другому. Заполняется из справочника «Студенты», т.к. справку выдают индивидуально.
|
|
ДатаПропСпр
|
Дата выдачи академической справки, в которой месяц указан прописью, например, «30 июня 2010».
|
|
ДеньСпр
|
День выдачи академической справки (только 2 цифры, например, 30).
|
С
|
МесяцСпр
|
Месяц выдачи академической справки цифрами, например, 06.
|
|
МесяцПропСпр
|
Месяц выдачи академической справки прописью, например, июня.
|
С
|
ГодСпр
|
Год выдачи академической справки (последние 2 цифры, например, 10).
|
|
ВекГодСпр
|
Год выдачи академической справки (все 4 цифры, например, 2010).
|
С
|
ДатаГАК
|
Дата решения Государственной аттестационной комиссии, например, 30.06.2010. Дата заполняется из справочника «Учебные группы», т.к. практически дипломы выдаются всем студентам группы в один день, и нет необходимости вводить дату у каждого выпускника.
|
|
ДатаПропГАК
|
Дата решения ГАК, в которой месяц указан прописью, например, «30 июня 2010».
|
|
ДеньГАК
|
День месяца решения ГАК (только 2 цифры, например, 30).
|
ДП
|
МесяцГАК
|
Месяц решения ГАК цифрами, например, 06.
|
|
МесяцПропГАК
|
Месяц решения ГАК прописью, например, июня.
|
ДП
|
ГодГАК
|
Год решения ГАК (последние 2 цифры, например, 10).
|
|
ВекГодГАК
|
Год решения ГАК (все 4 цифры, например, 2010).
|
ДП
|
ДатаРожд
|
Дата рождения выпускника, например, 30.06.2010.
|
|
ДатаПропРожд
|
Дата рождения выпускника, в которой месяц указан прописью, например, «30 июня 1990».
|
|
ДеньРожд
|
День месяца рождения (только 2 цифры, например, 30).
|
ПС
|
МесяцРожд
|
Месяц рождения цифрами, например, 06.
|
|
МесяцПропРожд
|
Месяц рождения прописью, например, июня.
|
ПС
|
ГодРожд
|
Год рождения (последние 2 цифры, например, 90).
|
|
ВекГодРожд
|
Год рождения (все 4 цифры, например, 1990).
|
ПС
|
МестоРожд
|
Место рождения выпускника (из справочника «Студенты»).
|
ПС
|
ФИОРукОУ
|
Фамилия и инициалы руководителя образовательного учреждения в формате: И.О. Фамилия (проставляется из Справочники – Учреждение без изменений).
|
ДПС
|
ФИОПредГАК
|
Фамилия и инициалы председателя Государственной аттестационной комиссии (проставляется из справочника «Учебные группы»).
|
ДП
|
ФИОСекретарь
|
Фамилия и инициалы секретаря (проставляется из справочника «Учебные группы»).
|
ПС
|
Квалификация
|
Квалификация – заполняется из справочника «Учебные группы».
|
ДП
|
КвалификацияСп
|
Квалификация – заполняется из справочника «Специальности».
|
|
Специальность
|
Специальность – заполняется из справочника «Учебные группы».
|
ДПС
|
СпециальностьСп
|
Специальность – заполняется из справочника «Специальности».
|
|
НормСрок
|
Нормативный срок обучения по очной форме обучения из справочника «Учебные группы».
|
П
|
НормСрокСп
|
Нормативный срок обучения по очной форме обучения из справочника «Специальности».
|
|
УровеньПодг
|
Освоена основная профессиональная образовательная программа среднего профессионального образования ___ подготовки. Вписывается из справочника «Учебные группы», варианты задаются в справочнике «Уровни подготовки».
|
ПС
|
ДокГод
|
Предыдущий документ об образовании – год окончания предыдущего учебного заведения (справочник «Студенты»).
|
ПС
|
ДокСерия
|
Серия предыдущего документа об образовании.
|
ПС
|
ДокНомер
|
Номер предыдущего документа об образовании.
|
ПС
|
ДокВид
|
Наименование предыдущего документа об образовании. Вписывается из справочника «Студенты», перечень документов содержится в справочнике Справочники – Общие справочники – Виды документов.
|
ПС
|
Таблица
|
Идентификатор первой строки таблицы. В таблицу информация вставляется путем добавления строк из справочника «Итоговые оценки» в графы: «Наименование дисциплин» – вписывается наименование дисциплины и через пробел дополнительный текст (например, тема курсовой работы), если дисциплина преподавалась в другом учебном заведении, то здесь ставится пометка *, «Общее количество часов», «Итоговая оценка» – указывается представление оценки из справочника «Виды оценок».
|
ПС
|
Дополнительно
|
Дополнительный реквизит справочника «Студенты» для вписывания информации после таблицы.
|
ПС
|
ДополнГруппа
|
Дополнительный реквизит справочника «Учебные группы» для вписывания информации после таблицы.
|
ПС
|
Примечание
|
Вписывается примечание из справочника «Студенты».
|
|
ПримечаниеГруппа
|
Вписывается примечание из справочника «Учебные группы».
|
|
Переименование
|
Переименование учебного заведения – вписывается из параметров учебного заведения.
|
ПС
|
Учреждения
|
После таблицы итоговых оценок добавляется в качестве сноски список образовательных учреждений, в которых были получены итоговые оценки, учреждения помечены символами *.
|
ПС
|
ФормаОбр
|
Форма получения образования (справочник «Учебные группы»), перечень форм содержится в справочнике «Формы получения образования».
|
С
|
ПоступилГод
|
Год поступления в образовательное учреждение для академической справки (справочник «Студенты»).
|
С
|
ПоступилОУ
|
Наименование образовательного учреждения, в которое поступил студент согласно академической справки (справочник «Студенты», учреждения должны быть добавлены в справочник «Образовательные учреждения»).
|
С
|
ЗавершилГод
|
Год завершения обучения для академической справки (справочник «Студенты»).
|
С
|
ЗавершилОУ
|
Наименование образовательного учреждения, обучение в котором завершил студент согласно академической справки (справочник «Студенты», учреждения должны быть добавлены в справочник «Образовательные учреждения»).
|
С
|
ПротоколГАК
|
Номер (и дата) протокола Государственной аттестационной комиссии (для книги регистрации выдачи дипломов), содержится в справочнике «Учебные группы».
|
|
ПриказОтч
|
Приказ об отчислении студента (номер и дата), содержится в справочнике «Студенты» (необходимо для книги регистрации дипломов).
|
|
Профессия
ПрофессияПр
КвалификацияПр
|
Для НПО.
|
|
* Документы, в которых используются поля: Д – титул диплома, П – приложение к диплому, С – академическая справка.
3.6.5. Рекомендации по подгонке шаблонов
Если при распечатке реквизиты документов печатаются не в тех местах, где это предусмотрено на бланке, то Вы можете «подогнать» шаблон под используемый Вами бланк документа.
Для настройки Вам потребуется отсканированный графический файл бланка документа, поэтому сначала отсканируйте бланк (см. руководство по сканеру).
Откройте шаблон: выберите тип шаблона – Вкладыши или Приложение, нажмите кнопку Открыть в окне «Параметры печати».
Для приложения выполните Сервис – Параметры печати – Источник бумаги – Различать колонтитулы: четных и нечетных страниц.
Выполните Вид – Колонтитул, далее Вставка – Рисунок – Из файла, выберите отсканированный файл, вставьте его в документ.
Выделите рисунок, в панели инструментов «Настройка изображения» нажмите кнопку Обтекание текстом – За текстом. Подберите размеры изображения по размеру страницы.
В приложении перейдите на вторую страницу и также в колонтитул вставьте графическое изображение 2-й страницы.
Закройте колонтитул кнопкой Закрыть.
Далее отрегулируйте расположение заполняемых полей (серых прямоугольников) в шаблоне, чтобы они совпадали с отсканированным бланком.
После завершения откройте колонтитул и удалите графическое изображение и сохраните шаблон.
|
