3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ 3.1. Порядок работы с программой
Чтобы быстрее освоить программу, рекомендуется ее внимательно изучить в демонстрационном режиме (см. 2.7. Знакомство с программой в демонстрационном режиме), либо, если программа уже зарегистрирована, создать новую базу данных, заполненную демонстрационными данными (см. 4.1. Создать новую базу данных). Это позволит Вам в дальнейшем эффективнее использовать программу и избежать ошибок ввода данных.
Затем Вы создаете новую (чистую) базу данных и ведете работу по тому алгоритму, который указан ниже.
Примечание: после регистрации программы чистая база данных создается автоматически (файл ds.mdb).
Этапы работы с программой:
Создание новой (чистой) базы данных (см. 4.1. Создать новую базу данных)
Ввод сведений об образовательном учреждении.
Проверка заполнения общих справочников: «Виды оценок» (см. 3.4.1. Виды оценок), «Формы получения образования», «Уровни обучения», «Виды документов», «Типографии».
Заполнение справочника «Дисциплины» (см. 3.4.2. Дисциплины).
Заполнение справочника «Специальности» (см. 3.4.3. Специальности).
Заполнение справочника «Учебные группы» (см. 3.4.4. Учебные группы).
Заполнение справочника «Учебный план» (см. 3.4.5. Учебный план).
Заполнение справочника «Студенты» (см. 3.4.6. Студенты).
Заполнение справочника «Образовательные учреждения».
Ввод итоговых оценок в справочник «Итоговые оценки» (см. 3.4.7. Итоговые оценки).
Распечатка документов: титульного листа, приложения к диплому, академической справки (см. 3.5.1. Печать документов государственного образца).
Распечатка Книги регистрации выдаваемых документов.
Создание архивных копий базы данных (см. 4. Работа с базой данных).
3.2. Сведения об образовательном учреждении
Здесь указываются данные об учебном заведении, общие для всех распечатываемых документов. Чтобы открыть окно:
1 вариант: Справочники/Учреждение;
2 вариант: в панели инструментов нажмите кнопку  (Учреждение).
Для ввода данных выделите нужное поле (щелкните мышью в него), введите текст с клавиатуры. Перемещаться в очередное поле можно с помощью клавиши Tab.
Для сохранения выбранных параметров необходимо нажать Ok (или комбинацию клавиш Ctrl+Enter). Для закрытия окна без сохранения данных нажмите кнопку Отмена, либо просто закройте окно.
Введите следующие сведения:
Окно «Параметры учреждения».
Полное наименование – полное официальное наименование учебного заведения и его местонахождение. Наименование можно разделить на несколько строк, чтобы и в документах, например, город выводился на следующей строке. Пробелы слева вводить не нужно, но выравнивание строк при распечатке будет по центру, т.к. это зависит от шаблона.
Переименование образовательного учреждения (если было) - указывается старое и новое наименование учреждения и год переименования, если это произошло в период обучения студента. Если переименования не было, то поле можно оставить пустым. Данные поля печатаются на обратной стороне приложения.
Директор – указываются инициалы и фамилия руководителя учреждения в формате: «И.О. Фамилия».
Типография – выберите из выпадающего списка наименование типографии, в которой отпечатаны Ваши бланки выпускных документов. Наименование типографии указывается в нижней части бланка мелким шрифтом. Важно правильно указать типографию, т.к. размеры и расположение реквизитов документов на бланках разных типографий различно. Если типографии нет в списке, добавьте ее в справочнике «Типографии».
|
