3.4. Заполнение справочников 3.4.1. Виды оценок
В справочнике указываются виды оценок, выставляемые в приложении к диплому, в академической справке. Этот справочник необходим для того, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, например, «удовлетворительно», а просто выбирали его из списка – так будет быстрее. В соответствии с инструкцией по заполнению оценки должны быть указаны прописью.
Примечание: При создании базы данных можно заполнить этот справочник автоматически и не заполнять вручную. В демонстрационном примере он также заполнен.
Справочник открывается:
Справочники/Виды оценок
Окно справочника «Виды оценок».
Справочник содержит графы:
Балл – записывается числовое представление оценки (используется только при вводе данных в программе).
Представление – указывается наименование оценки прописью – оно будет проставляться в приложении к диплому (максимум 25 символов).
3.4.2. Дисциплины
Справочник содержит перечень дисциплин по всем специальностям. Этот справочник необходим для дальнейшего ввода учебного плана и ввода итоговых оценок.
Справочник открывается:
1 вариант: Справочники/Дисциплины
2 вариант:  (Дисциплины).
Окно справочника «Дисциплины».
Справочник содержит одну графу:
Наименование – (обязательное поле) записывается название дисциплины, которое будет отображаться в распечатке приложения к диплому и на экране при вводе данных (максимум 100 символов).
3.4.3. Специальности
В справочнике указываются специальности, имеющиеся в учебном заведении.
Справочник открывается:
1 вариант: Справочники/ Специальности
2 вариант:  (Специальности).
Окно справочника «Специальности».
Справочник содержит графы:
Код специальности – записывается 6-ти значный цифровой код специальности в соответствии с государственным классификатором. (максимум 6 символов, обязательное и уникальное поле).
Наименование – записывается полное название специальности, здесь указывается общее название специальности (максимум 255 символов).
Уточненное наименование – записывается полное название специальности, например, если указано «по отраслям», то здесь указывается, по какой конкретно отрасли (максимум 255 символов).
Сокращение – записывается несколько символов, которые будут идентифицировать специальность (не используется).
Квалификация – присваиваемая квалификация выпускнику в соответствии с государственным стандартом.
Нормативный срок обучения – срок обучения.
3.4.4. Учебные группы
Этот справочник содержит список учебных выпускных групп. Он необходим для группировки студентов по группам, так как в одной группе реквизиты выпускных документов во многом похожи, перечень дисциплин также одинаков, но он разнится в разных группах.
Справочник не только позволяет группировать студентов, но и содержит «шаблоны» для заполнения справочника студентов. То есть, Вы заполняете поля наиболее часто встречающимися данными, либо абсолютно одинаковыми у студентов одной группы, а впоследствии эти данные будут копироваться при вводе нового студента в справочник студентов, но у каждого студента эти данные можно будет дополнить или изменить.
Справочник открывается:
1 вариант: Справочники/ Учебные группы
2 вариант:  (Учебные группы).
Окно ввода данных справочника «Учебные группы».
Справочник содержит графы:
Группа – наименование учебной группы (уникальное поле).
Специальность – выбирается из списка специальностей (внесенных в справочник «Специальности».
Документ об образовании и год – вписывается информация, следующего вида «Аттестат об основном общем образовании, Аттестат о среднем (полном) общем образовании, Диплом о начальном профессиональном образовании или Диплом о среднем профессиональном образовании, выданный в 200х году». В этом справочнике рекомендуется указать наиболее часто встречающийся вариант, чтобы затем он копировался в справочник студентов. Информацию здесь можно выбирать из списка, но также возможно набирать (исправлять) с клавиатуры.
Вступительные испытания – указывается «не предусмотрены» либо «прошел», «прошел». Поле имеет смысл заполнять только в тех группах, где вступительные испытания не предусмотрены. Если поле останется незаполненным, то в справочнике студентов будет автоматически вписываться «прошел» или «прошла» в зависимости по указанного пола студента.
Дата приема – дата поступления в учебное заведение, из даты будет взят только год, чтобы приписать его к наименованию учебного заведения после слов «Поступил(а) в» приложения к диплому .
Дата выпуска – дата завершения обучения, из даты будет взят только год, чтобы приписать его к наименованию учебного заведения после слов «Завершил(а) обучение в» приложения к диплому.
Дата выдачи диплома – вписывается в бланк вкладыша диплома, а также в приложение к диплому.
Дата решения ГАК – дата решения Государственной аттестационной комиссии, указывается во вкладыше, а также в приложении к диплому.
Специализация – указывается специализация.
Курсовые работы – пишется без кавычек тема курсовых работ и (или) курсовых проектов и через запятую проставляется оценка. Это поле имеет смысл заполнять, если у студентов группы похожие темы (либо одна и та же), так как эта информация будет копироваться в справочник студентов.
Приведены на обороте – ставится галочка, если курсовые работы необходимо вывести на обратную сторону приложения к диплому (эта галочка будет копироваться каждому студенту группы, поэтому нужно указать наиболее часто встречающийся вариант).
Практики – указываются без кавычек наименования практик, их продолжительность в неделях, и через запятую проставляется оценка. Оценку здесь не имеет смысл записывать, а наименования практик удобно записать для последующего копирования в справочник студентов.
Приведены на обороте – поставьте галочку, если у большинства студентов практики должны быть приведены на обратной стороне приложения к диплому.
Тема диплома – это поле в этом справочнике имеет смысл заполнять словами «не предусмотрено», если выпускная квалификационная работа не предусмотрена учебным планом.
Защита диплома – здесь имеет смысл указать «не предусмотрено», если учебным планом не предусмотрена выпускная квалификационная работа.
Итоговый экзамен по специальности – здесь имеет смысл указать «не предусмотрено», если учебным планом не предусмотрен итоговый междисциплинарный экзамен по специальности.
Итоговый экзамен по дисциплинам – здесь имеет смысл указать «не предусмотрено», если учебным планом не предусмотрен итоговый экзамен по отдельным дисциплинам, либо указать наименования экзаменов без кавычек для последующего копирования в справочник студентов.
Форма обучения – указывается форма обучения (выбирается из списка, либо можно вписать вручную): очная форма, очно-заочная (вечерняя) форма, заочная форма, экстернат.
Всего, час. – указывается итог часов по приложению к диплому.
В т.ч. аудиторных, час. – указывается количество аудиторных часов для печати на оборотной стороне приложения к диплому.
Примечание – дополнительное поле, информация не вносится в документы, Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным.
3.4.5. Учебный план
Данный справочник необходим для того, чтобы его данные послужили основой для заполнения оборотной стороны приложения к диплому. Здесь указывается перечень дисциплин по каждой группе. Этот перечень вместе с указанным общим количеством часов будет копироваться в справочник итоговых оценок по каждому студенту.
Справочник открывается:
1 вариант: Справочники/Учебный план
2 вариант:  (Учебный план).
Окно справочника «Учебный план».
В начале работы со справочником выберите нужную группу.
Справочник содержит графы:
Группа – указывается учебная группа (выбирается из списка).
Дисциплина – указывается наименование учебной дисциплины в соответствии с учебным планом (выбирается из списка, из справочника учебных дисциплин).
Количество часов – общее количество часов по каждой дисциплине.
3.4.6. Студенты
Справочник содержит списки студентов по учебным группам. Здесь же вносятся многие данные для заполнения вкладыша и приложения к диплому (а также академической справки), кроме списка дисциплин с оценками.
Справочник открывается:
1 вариант: Справочники/Студенты
2 вариант:  (Студенты)
Принцип заполнения данных таков, что при вводе нового студента, поля автоматически заполняются данными из справочника учебных групп из одноименных полей из соответствующей студенту группы. Также можно заполнить поля кнопкой «Заполнить» в нижней части окна ввода, при этом данные копируются из справочника групп в данное окно, но если реквизиты пусты, для копирования дат будет выдано подтверждение. Если поле не пусто, то копирование не происходит, чтобы не удалить нужные данные.
Предусмотрено также после заполнения некоторых полей автоматическое заполнение связанных с ними. Например, после заполнения полей фамилии, имени, отчества студента, автоматически заполняется поле ФИО в дательном падеже; после заполнения поля «Пол», заполняется поле «Вступительные испытания» словами «прошел» или «прошла» (если в справочнике групп одноименное поле пусто).
Окно ввода данных справочника «Студенты».
В начале работы со справочником выберите нужную группу.
Справочник содержит графы:
Группа – указывается учебная группа (выбирается из списка).
Фамилия – фамилия выпускника в именительном падеже.
Имя – имя выпускника в именительном падеже.
Отчество – отчество выпускника в именительном падеже.
ФИО в дат. падеже – фамилия имя отчество в дательном падеже.
Пол – выбирает нужный пол.
Дата рождения – указывается дата рождения.
Документ об образовании и год – (копируется из справочника групп, а затем корректируется), вписывается информация, следующего вида «Аттестат об основном общем образовании, Аттестат о среднем (полном) общем образовании, Диплом о начальном профессиональном образовании или Диплом о среднем профессиональном образовании, выданный в 200х году». Информацию здесь можно выбирать из списка, но также возможно набирать (исправлять) с клавиатуры.
Вступительные испытания – указывается «не предусмотрены» либо «прошел», «прошел». Если поле в справочнике групп не заполнено, то в справочнике студентов будет автоматически вписываться «прошел» или «прошла» в зависимости по указанного пола студента, если заполнено, то будет копироваться слово «не предусмотрены».
Дата приема – (копируется из справочника групп) дата поступления в учебное заведение, из даты будет взят только год, чтобы приписать его к наименованию учебного заведения после слов «Поступил(а) в» приложения к диплому.
Дата выпуска – (копируется из справочника групп) дата завершения обучения, из даты будет взят только год, чтобы приписать его к наименованию учебного заведения после слов «Завершил(а) обучение в» приложения к диплому.
Специализация – (копируется из справочника групп) указывается специализация.
Курсовые работы – пишется без кавычек тема курсовых работ и (или) курсовых проектов и через запятую проставляется оценка. Темы курсовых работ копируются из справочника групп, а оценки «дописываются» здесь у каждого студента индивидуально.
Приведены на обороте – (копируется из справочника групп) ставится галочка, если курсовые работы необходимо вывести на обратную сторону приложения к диплому.
Практики – указываются без кавычек наименования практик, их продолжительность в неделях, и через запятую проставляется оценка. Наименования практик копируются из справочника групп, а оценки вводятся здесь в тексте индивидуально.
Приведены на обороте – (копируется из справочника групп) ставится галочка, если практики необходимо вывести на обратную сторону приложения к диплому.
Тема диплома – поле заполняется словами «не предусмотрено» автоматически, если это указано в справочнике групп, если выпускная квалификационная работа предусмотрена учебным планом, то здесь вписывается тема.
Защита диплома – вписывается оценка прописью вручную, либо «не предусмотрено» – эти слова копируются из справочника групп.
Итоговый экзамен по специальности – вписывается оценка прописью вручную, либо «не предусмотрено» – эти слова копируются из справочника групп.
Итоговый экзамен по дисциплинам – здесь указывается «не предусмотрено», если учебным планом не предусмотрен итоговый экзамен по отдельным дисциплинам (копируется из справочника групп), либо указываются наименования экзаменов без кавычек (копируются из справочника групп), а через запятую оценка прописью – вводится здесь вручную.
Номер диплома – серия и номер бланка диплома.
Рег. № диплома – регистрационный номер диплома по специальной книге (книге регистрации)
Дата выдачи диплома – (копируется из справочника групп) вписывается в бланк вкладыша диплома, а также в приложение к диплому.
Дата решения ГАК – (копируется из справочника групп) дата решения Государственной аттестационной комиссии, указывается во вкладыше), а также в приложении к диплому.
Форма обучения (поступил) – копируется из поля «Форма обучения» справочника групп (очная форма, очно-заочная (вечерняя) форма, заочная форма, экстернат), но можно внести исправления вручную).
Форма обучения (завершил) – копируется из поля «Форма обучения» справочника групп (очная форма, очно-заочная (вечерняя) форма, заочная форма, экстернат), но можно внести исправления вручную.
Всего, час. – (копируется из справочника групп) указывается итог часов по приложению к диплому.
В т.ч. аудиторных, час. – (копируется из справочника групп) указывается количество аудиторных часов для печати на оборотной стороне приложения к диплому.
Примечание – дополнительное поле, информация не вносится в документы, Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным.
3.4.7. Итоговые оценки
Этот справочник содержит именно те данные, которые будут распечатаны на оборотной стороне приложения к диплому в разделе «За время обучения сдал(а) зачеты, промежуточные и итоговые экзамены по следующим дисциплинам».
Справочник открывается:
1 вариант: Справочники/Итоговые оценки
2 вариант:  (Итоговые оценки).
Окно справочника «Итоговые оценки».
Справочник состоит из двух частей. В верхней части выбирается студент, а в нижней части отображаются его учебные результаты (дисциплины и оценки). Кнопки панели инструментов и клавиши клавиатуры управляют только нижней частью справочника, то есть можно, например, добавить оценку, но нельзя добавить студента (студент добавляется в справочнике студентов).
В начале работы со справочником выберите нужную группу.
Справочник содержит графы:
Дисциплина – указывается наименование учебной дисциплины в соответствии с учебным планом (выбирается из списка, из справочника учебных дисциплин).
Количество часов – общее количество часов по каждой дисциплине.
Оценка и Представление оценки – оценка студента по дисциплине, выбирается из списка из справочника «Виды оценок».
Принцип работы:
Выберите группу в панели инструментов справочника.
Выберите студента в верхней таблице справочника.
Нажмите кнопку  (Скопировать из учебного плана) для копирования перечня дисциплин из справочника «Учебный план» (из соответствующей группы) в карточку данного студента.
Примечание: копирование будет выполнено, если список дисциплин у студента пуст.
Выберите строку в нижней таблице справочника и дважды щелкните по ней мышью (можно использовать клавишу Enter, либо кнопку  (Изменить) в панели инструментов справочника).
В окне диалога выберите оценку и нажмите Ok.
Повторите операцию для всех строк с наименованиями дисциплин.
«Лишние» дисциплины можно удалить, а если студент изучал, например, факультативные дисциплины, то здесь можно дополнительно ввести строки с дисциплинами, не указанными в справочнике «Учебный план» (но наименования дисциплин обязательно сначала нужно внести в справочник «Дисциплины»).
Окно ввода оценки.
|
