Учебно-методический комплекс дисциплины «Документирование управленческой деятельности»
Скачать 2.06 Mb.
|
Всероссийский научно-исследовательскийинститут документоведения и архивного дела (3) (ВНИИДАД) (4) Заместитель директора (5) (Примечание: в скобках даны номера составляющих элементов.) При оформлении реквизитов 09 – справочные данные об организации и 15 – адресат, элементы почтового адреса, входящего в их состав, необходимо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
Реквизит 15 – адресат. Указывается в письмах. Может состоять из следующих составных частей:
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала. При адресовании документа лицам, имеющим звания (военным или учёным), эти звания указываются перед фамилией. Например: Российский государственный гуманитарный университет Историко-архивный институт Зав. кафедрой археологии Проф. А.Д. Степанскому Реквизит «адресат» может иметь в составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают её наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес. Реквизит 16 – гриф утверждения документа. При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем или коллегиальным органом, в грифе утверждения указываются наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер. При этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже. Например, (Инструкция) УТВЕРЖДЕНА общим собранием акционеров (протокол от 15.01.2006 № 1) (Положение) УТВЕРЖДЕНО Приказом председателя Правления банка от 30.04.2006 № 82 При оформлении документов с реквизитами «адресат» и «гриф утверждения документа» (письма, служебные записки, справки, утверждаемые акты и т.п.), как правило, используют угловой вариант бланка (с флаговым или центрованным способом расположения реквизитов), остальные документы оформляют с использованием продольного варианта бланка. Формуляр-образец дан в приложении к данному пособию. Для выполнения второй части задания необходимо знать структуру, правила оформления и особенности содержания организационно-правовых и коммерческих документов. В этой части задания необходимо оформить не документ конкретной организации, а макет данного вида документов для любой организации. Т.е., оформляя заголовочную часть документа, вписывать не реквизиты конкретной организации, а наименования реквизитов, например: наименование организации, заголовок к тексту, место издания документа и т.п. Структуру текста данного документа представить более подробно, т.е. указать разделы и краткое их содержание. Оформить также подписи и другие удостоверяющие реквизиты. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру ут верждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, со ветом директоров и др.), руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непо средственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа. Обя зательными реквизитами этих документов являются: наименование орга низации - автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголо вок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих соб ственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке про ходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации. Пример оформления макета организационно-правового документа представлен в приложении. При выполнении третьей части задания, кроме реквизитов, составляющих бланк документа, необходимо знать структуру текста оформляемого документа. Так, текст распорядительных документов состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:
При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным ли цом) и когда утвержден документ: Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нужда ются в разъяснении. Распорядительная часть начинается ключевым словом (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ), которое печатает ся прописными буквами без разрядки с новой строки от края левого поля. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части содержит только одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части не указывается в тех случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного документа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Не указываются исполнители и сроки исполнения в распорядительной части документа, если действия носят организационный характер. Если распорядительный документ отменяет полностью или частично ранее изданные распорядительные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте издаваемого документа необходимо их перечислить. Последний пункт распорядительного документа – пункт о контроле, в нем указываются наименование должностного лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. Пункты и подпункты распорядительной части документа нумеруются арабскими цифрами. Текст акта состоит из вводной, основной и заключительной части. Вводная часть текста строится по схеме: - основание (ссылка на распорядительный документ, устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события); - состав комиссии (указываются полные должности, инициалы и фамилии председателя и членов комиссии. При этом членов комиссии нумеруют арабскими цифрами и оформляют в алфавитном порядке); могут быть указаны присутствующие (таким же образом, как и члены комиссии). Основная часть текста акта содержит цели, задачи, сущность и характер проведенной работы, указываются документы, на основании которых эта работа проводилась, фиксируются установленные факты. Эта часть текста может быть оформлена в виде таблицы. В заключительной части текста комиссия делает выводы, вносит предложения или даёт рекомендации. В конце текста указывается количество и местонахождение экземпляров акта; количество экземпляров определяется нормативными документами или практической необходимостью. Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части содержатся сведения о присутствующих на собрании, его председателе и секретаре, указывается также повестка дня. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ –ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются при чины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссыл ки на другие документы. Во второй части письма (заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, мо гут состоять из одной заключительной части. Все чаще письма начинают с существа вопроса, помещая обоснования во вторую часть письма. Текст докладной записки состоит из 2 частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки. Во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами. Макеты основных документов даны в приложении к данному пособию. Государственный Герб Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации Наименование организации Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Основной государственный регистрационный номер Код организации Ссылка на регистрационный номер и дату документа Дата документа Заголовок к тексту Место составления или издания документа Гриф утверждения документа Справочные данные об организации Адресат Отметка о контроле Код формы документа Наименование вида документа ИНН/КПП Резолюция Текст документа Регистрационный номер документа Оттиск печати Подпись Визы согласования документа Отметка о заверении копии Идентификатор электронной копии документа Отметка о поступлении документа в организацию Гриф согласования документа Отметка о наличии приложения Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнителе 01 02 03 16 19 15 17 08 04 09 10 05 06 07 12 11 13 14 18 20 21 22 25 26 23 24 27 28 30 29 20 73 19 88 10 297 210 18 22 51 3 17 20 40 20 16 Рис. 1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. Приложение № 1 Расположение реквизитов документов на бланке формата А4 (угловой вариант) (01,02) (03) Герб (Государственный, субъекта Российской Федерации или муниципального образования) Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Не менее 20 мм (19) Отметка о контроле (08) (09) (10) (04) (05) (06) (07) Наименование организации Справочные данные об организации Наименование вида документа Код организации Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ИНН/КПП Код формы документа (16) Гриф утверждения (15) Адресат (11) (13) (14) Дата документа (12) Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату Место составления или издания документа (18) Заголовок к тексту (17) Резолюция Не менее 20 мм (20) Текст Не менее10 мм (21) (22) Отметка о наличии приложения Подпись (25) Оттиск печати (23) Гриф согласования документа (24) Визы согласования документа (26) Отметка о заверении копии (27) Отметка об исполнителе (28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30) Идентификатор электронной копии документа (29) Отметка о поступлении документа Не менее 20 мм Приложение № 2 Расположение реквизитов документов на бланке формата А4 (продольный вариант)
Приложение № 3 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | «Экономика и управление на предприятии», утвержденного приказом Министерства образования РФ от 17. 03. 2000 г. №238 эк/сп |
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... |
| Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |