Инструкция по делопроизводству в нгу г. Новосибирск, 2011
Скачать 1.42 Mb.
|
7.3.3. При введении автоматизированной регистрации документов реквизиты, по которым может осуществляться поиск, определяются дополнительно. 8. Контроль исполнения документов 8.1. Контроль исполнения документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины. Контролю подлежат зарегистрированные документы: входящие – требующие ответа или исполнения, внутренние - требующие исполнения. Контролю также могут подлежать исходящие документы, при необходимости проконтролировать получение ответа на документ, и поручения руководства, отданные в устной форме. 8.2. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, учет и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства НГУ о ходе исполнения документов и о результатах анализа исполнительской дисциплины. 8.3. Постановка на контроль, предварительная проверка и регулирование хода исполнения документа осуществляются: а) входящих документов, не подлежащих рассмотрению руководством – работником ОТДиК; б) входящих документов, подлежащих рассмотрению руководством – работником ОТДиК на основании резолюции руководителя, рассмотревшего документы; в) внутренних документов:
Контроль исполнения поручений руководителей (ректора, проректоров), отданных в устной форме, осуществляют секретари (ректора, проректоров) по указанию этих руководителей. 8.4. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле (см. п. 5.4.4 настоящей Инструкции). Отметка проставляется лицом, осуществляющим постановку документа на контроль. При постановке на контроль решений, вынесенных коллегиальными органами, отметка о контроле на протоколе заседания коллегиального органа не делается. 8.5. Контроль за исполнением документов ведется на контрольных (регистрационных) карточках, заполняемых при постановке документов на контроль (Приложение 17). Карточки заполняются лицами, осуществляющими постановку документа на контроль. Контроль исполнения устных поручений руководителя также ведется на контрольных карточках. Контрольные карточки группируются в контрольной картотеке по срокам исполнения. Предварительный контроль и проверка хода исполнения документа (поручения) осуществляются до истечения срока исполнения документа. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или иным способом, фиксируются в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки. При незначительном количестве документов, требующих контроля исполнения, допускается ведение контроля в журналах регистрации соответствующих документов. 8.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным сторонам и лицам. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное его исполнение не являются основанием для признания документа исполненным. Документ снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. Основанием для снятия с контроля документов, контролируемых по поручению руководства НГУ, как правило, является документ-ответ, подписанный ректором или проректором НГУ. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку. На исполненном документе проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (см.п.5.4.6 настоящей Инструкции). 8.7. Лица, осуществляющие постановку на контроль документов, решений коллегиальных органов и устных поручений руководителей готовят аналитические отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в НГУ: об исполнении документов – по запросу руководства НГУ, об исполнении решений коллегиальных органов – к очередному заседанию соответствующего органа, об исполнении устных поручений руководства – по запросу руководства. 9. Тиражирование документов 9.1. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности НГУ. 9.2. Тиражирование документов производится на множительных аппаратах, имеющихся в распоряжении структурных подразделениях НГУ, либо в Редакционно - издательском центре НГУ. 9.3. Редакционно – издательский центр НГУ осуществляет тиражирование документов в соответствии с установленным порядком. Порядок тиражирования документов в структурном подразделении определяется руководителем подразделения. 10. Учет и хранение печатей и штампов, содержащих наименование университета 10.1. НГУ, согласно Уставу, имеет печать с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации (Гербовая печать), печати и штампы структурных подразделений университета. 10.2. Число Гербовых печатей НГУ, необходимое для организации делопроизводства, определяется ректором. Порядок ввода и использования Гербовых печатей устанавливается приказом или распоряжением ректора. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации на печатях структурных подразделений не допускается. 10.3. Печати и штампы структурных подразделений, применяемые для оформления исходящих и внутренних документов, заверения копий документов, в обязательном порядке должны содержать наименование университета в соответствии с Уставом НГУ и наименование структурного подразделения в соответствии с Положением о его деятельности. Структурные подразделения для фиксации учетных, контрольных и иных отметок, необходимых для осуществления их деятельности, вправе иметь штампы не содержащие наименований университета и структурного подразделения. 10.4. Учет печатей и штампов, содержащих наименование университета, осуществляется в Первом отделе в журнале установленной формы. Учет штампов, применяемых для учетных, контрольных и иных отметок, ведется в структурных подразделениях в порядке, установленном руководителем структурного подразделения. 10.5. Печати и штампы, содержащие наименование университета, должны храниться в сейфах или металлических шкафах у руководителей подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Места хранения Гербовых печатей НГУ устанавливается приказом или распоряжением ректора. 10.6. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Гербовая печать НГУ ставится на документы, подписанные или утвержденные ректором или проректорами НГУ, а также на другие документы согласно перечням, утвержденным приказом или распоряжением ректора На письма за подписью ректора или проректоров НГУ, оформленные на бланке НГУ, за исключением гарантийных писем, гербовая печать не ставится. Печать структурного подразделения ставится на документы, подписанные или утвержденные руководством этого подразделения; копии и выписки из документов, находящихся в распоряжении этого структурного подразделения; справки, выданные подразделением. На справки, копии и выписки из документов, оформленные в структурном подразделении от лица НГУ и подписанные ректором (проректором), ставится Гербовая печать. 10.7. Заказы на изготовление печатей и штампов, содержащих наименование университета, согласовываются с Организационным управлением. 10.8. При изменении наименований университета или структурных подразделений печати и штампы, содержащие эти наименования, сдаются лицами, ответственными за их хранение, в Первый отдел для дальнейшего списания и уничтожения. 11. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Отдел архивной документации НГУ в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу. 11.1. Составление номенклатуры дел 11.1.1. Номенклатура дел в НГУ предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом НГУ, Положениями о структурных подразделениях НГУ, штатным расписанием НГУ, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утв. Госархивом СССР 15.08.1988г.), Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения (утв. Минобразованием РФ 11.05.1999г.). 11.1.3. В НГУ составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение 18) и сводная номенклатура дел НГУ (Приложение 19). 11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения не позднее 15 ноября текущего года составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ОАД, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в ОАД. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить её в ОАД. 11.1.5. Сводная номенклатура дел НГУ составляется работниками ОАД на основе номенклатур дел структурных подразделений, ежегодно уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел НГУ визируется начальником ОАД, согласовывается с Экспертной комиссией (ЭК) НГУ, Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Новосибирской области и утверждается ректором НГУ. Согласование номенклатуры дел с ЭПК при условии отсутствия изменений в структуре НГУ производится не реже одного раза в 5 лет. Сводная номенклатура дел НГУ печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел ОАД. Второй и третий экземпляры используются, соответственно, ОТДиК и ведущим документоведом ПО. Четвертый – передается в Госархив Новосибирской области. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения НГУ получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе. Если в течение года в НГУ возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются дополнительные номера. 11.1.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел НГУ являются названия структурных подразделений. Последовательность расположения разделов должно соответствовать утвержденной структуре НГУ. 11.1.7. В сводную номенклатуру дел НГУ включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы НГУ. 11.1.8. Графы сводной номенклатуры дел НГУ и номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом. В графе 1 проставляются индексы каждого подразделения, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в НГУ цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре этого структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы, переписку и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.). Заголовок дела, как правило, состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации, структурного подразделения или коллегиального органа (автор документа); краткое содержание документов дела; название местности с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сформированы в деле (планы, списки, доклады и т.п.). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Графа 3 заполняется по окончании календарного года, а кафедрами и УМО факультетов УМУ – по окончании учебного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утв. Госархивом СССР 15.08.1988г.). а при отсутствии сроков хранения в вышеуказанном перечне – указывается срок хранения, согласованный с Экспертной комиссией НГУ. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие. 11.2. Формирование дел Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 11.2.1. Дела в НГУ формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. Формирование дел осуществляется, как правило, лицами, ответственными за делопроизводство. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в НГУ осуществляются ОТДиК и лицами, ответственными за ведение дел в структурных подразделениях. 11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года (для кафедр и УМО факультетов, УМУ –учебного года) за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело, как правило, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. 11.2.3. Распорядительные документы группируются в дело по видам (приказы, распоряжения и т.д.) с относящимися к ним приложениям. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют по видам документов (положения, инструкции и т.д.) в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов. Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб граждан по личным вопросам. Переписка группируется за календарный год, документ–ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 11.2.4. Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. 11.3. Оформление дел 11.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел проводится, как правило, сотрудниками структурного подразделения, осуществляющими формирование дела, при методической помощи лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении и под контролем ОАД. 11.3.2. При заведении дела оформляются следующие реквизиты обложки дела: наименование НГУ, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (дата начала дела) (Приложение 20). Реквизиты оформляются следующим образом. Наименование НГУ указывается в соответствии с Уставом НГУ, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой НГУ. Индекс и заголовок дела указываются в соответствии с номенклатурой дел НГУ. При заполнении реквизита «Дата дела» указывается год заведения дела. Датой заведения дела, содержащего распорядительные документы, может являться дата самого раннего документа, включенного в дело. На корешке обложки дела указывается индекс и заголовок дела по номенклатуре. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Госархива России, в который будут передаваться дела. 11.3.3. По завершении года в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: окончательное оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (Приложение 21), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 22), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела, подшивку или переплет дела. 11.3.4. При окончательном оформлении обложки дела указываются реквизиты: дата дела (дата окончания дела), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Реквизиты оформляются следующим образом. Дата дела указывается в случае, когда конечной датой дела является дата самого позднего документа, включенного в дело. Количество листов в деле проставляется в соответствии с листом-заверителем. Срок хранения дела указывается в соответствии с номенклатурой дел НГУ, на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно». Архивный шифр дела указывается работником ОАД. 11.3.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. 11.3.6. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (Приложение 21), который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. 11.3.7. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дел. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 22), подписывается составителем с расшифровкой подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено и подшито, то опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 11.3.8. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок вносятся изменения и дополнения. 11.3.9. Документы, составляющие дело, подшиваются или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 11.4. Организация оперативного хранения документов 11.4.1. С момента заведения и до передачи в ОАД дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 11.4.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для них помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа. 11.4.3. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел сторонним организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения начальника Организационного управления. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Дела выдаются на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (Приложение 23). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и возврате дела. 11.4.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства НГУ с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 12. Порядок передачи документов на хранение в Отдел архивной документации Хранение дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу осуществляется Отделом архивной документации. Подготовка документов к передаче на хранение в ОАД проводится работниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, включает в себя: проведение экспертизы ценности документов, составление описей оформленных дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел и осуществляется при методическом руководстве ОАД. 12.1. Экспертиза ценности документов 12.1.1. Экспертиза ценности документов НГУ проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче на хранение. 12.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в НГУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК НГУ, а также организация её работы определяются положением, которое согласуется с Государственным архивом Новосибирской области и утверждается ректором НГУ. 12.1.3. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях НГУ работниками, ответственными за ведение делопроизводства под непосредственным методическим руководством сотрудников ОАД. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК НГУ. 12.1.4. Отбор документов для постоянного хранения производится в соответствии с номенклатурой дел НГУ, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утв. Госархивом СССР 15.08.1988г.) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. 12.1.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (Приложения 24, 25), а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 26). 12.1.6. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в ОАД. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел НГУ, которую готовит ОАД и по которой он сдает дела на государственное хранение. При составлении описи дел соблюдаются следующие основные требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вноситься в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ОАД; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ОАД и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, два из которых передаются вместе с делами в ОАД, третий остается в структурном подразделении в качестве контрольного. 12.1.7. Составление акта о выделении дел к уничтожению за соответствующий период производится после составления описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Акт о выделении дел к уничтожению составляется в 3-х экземплярах, два из которых передаются в ОАД, третий остается в структурном подразделении. 12.1.8. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК НГУ одновременно. Согласованные ЭК описи и акты утверждаются ректором НГУ. После чего структурное подразделение имеют право уничтожать дела в порядке, установленном ОАД. 12.2. Передача дел в Отдел архивной документации 12.2.1. В архивохранилище Отдела архивной документации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела передаются по описи дел после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 12.2.2. Дела временного (до10 лет включительно) хранения передаче в ОАД, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном ОАД. В исключительных случаях по решению руководства НГУ дела могут быть переданы в ОАД по описям дел или номенклатурам дел. 12.2.3. Передача дел в ОАД осуществляется по графику, составленному и утвержденному начальником ОАД. 12.2.4. Прием каждого дела производится работником ОАД в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в ОАД дел, номера отсутствующих дел, подписи работника ОАД и работника, передавшего дела. Вместе с делами в ОАД передаются регистрационные карточки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой карточки или базы данных включается в опись. 12.2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения НГУ, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ОАД независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описи дел или по номенклатуре дел. Приложение 1 к п. 4.3 |
Похожие:
 | Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения документа | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | М. Н. Вольф (Новосибирск), В. П. Горан (Новосибирск), Джон Диллон (Дублин), С. В. Месяц (Москва), Е. В. Орлов (Новосибирск), В. Б.... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |