Инструкция по делопроизводству в нгу г. Новосибирск, 2011
Скачать 1.42 Mb.
|
5.5.3.6. Датой протокола является дата заседания. 5.5.3.7. Принятые на заседаниях коллегиальных органов решения доводятся до исполнителей и заинтересованных сторон выписками из протокола. Выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов НГУ оформляются на общем бланке НГУ с добавлением наименования вида документа («Выписка из протокола…»). Выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов структурных подразделений НГУ - на утвержденном бланке структурного подразделения с добавлением наименования вида документа или общем бланке НГУ с добавлением наименования структурного подразделения и наименования вида документа. 5.5.4. Служебное письмо Служебные письма, как правило, оформляются при необходимости решения текущих вопросов в различных направлениях деятельности НГУ, требующих взаимодействия со сторонними организациями. 5.5.4.1. Ведение переписки с вышестоящими организациями, другими юридическими и физическими лицами от имени НГУ осуществляется ректором, проректорами или другими должностными лицами в соответствии с приказом «О распределении основных обязанностей по руководству деятельностью НГУ» и доверенностью на совершение действий, связанных с деятельностью НГУ. Ведение переписки с юридическими или физическими лицами от имени структурного подразделения осуществляется руководителем структурного подразделения в пределах его прав и должностных обязанностей, установленных Положением о структурном подразделении и Должностной инструкцией. Запрещается ведение переписки от лица структурного подразделения по вопросам, требующим финансового обеспечения (в том числе трудоустройства) и касающимся движения материальных ценностей. 5.5.4.2. Проекты писем от лица НГУ готовят и вносят подразделения НГУ на основании поручений ректора или проректоров НГУ либо в инициативном порядке. Подготовка писем от лица структурного подразделения осуществляется руководителем подразделения или работниками подразделения по поручению руководителя. 5.5.4.3. Служебные письма от имени НГУ оформляются на утвержденном бланке письма установленной формы (Приложение 3). Письма от лица структурного подразделения оформляются на бланке письма структурного подразделения (реквизиты и порядок утверждения – п. 5.2.6.). 5.5.4.4. При подготовке проекта письма заполняются следующие реквизиты: «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «адресат», «заголовок к тексту», «текст документа», «отметка о наличии приложения» (при наличии приложений к письму), «подпись», «отметка об исполнителе». 5.5.4.5. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется при подготовке ответа на письма, поступившие в НГУ. 5.5.4.6. Текст письма отделяется от реквизита «заголовок к тексту» 2-3 межстрочными интервалами и состоит, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты и документы. Во второй (заключительной) излагаются решения, выводы, просьбы, отказ, предложения, рекомендации. Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата. 5.5.4.7. Письмо оформляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отправляется адресату, второй подшивается в дело. 5.5.5. Докладная, служебная и объяснительная записки Докладная, служебная и объяснительная записки являются основными видами документов внутренней деловой переписки. 5.5.5.1. Докладная записка оформляется, как правило, при необходимости письменно донести до сведения руководителя определенную информацию. 5.5.5.2. Служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями, не находящимися в прямом подчинении. Оформляется при необходимости решения вопросов, касающихся работы одного структурного подразделения, осуществление которых зависит от выполнения своих функций другим структурным подразделением. 5.5.5.3. Объяснительная записка оформляется при необходимости письменно объяснить непосредственному руководителю причины невыполнения каких – либо поручений, должностных обязанностей или трудовой дисциплины. 5.5.5.4. Докладная, служебная и объяснительная записки составляются на общем бланке структурного подразделения с добавлением наименования вида документа. Допускается составление докладной, служебной и объяснительной записок рукописным способом на листе бумаги форматом А4 или А5. 5.5.5.5. При подготовке записок оформляются следующие реквизиты: «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер» (для докладных и служебных записок), «адресат», «заголовок к тексту», «текст документа», «отметка о наличии приложения» (при наличии приложения), «подпись», «отметка об исполнителе» (для докладных и служебных записок). 5.5.6. Положения, правила, порядки, инструкции Положение – документ, регламентирующий организацию работы структурных подразделений НГУ, его коллегиальных органов (советы, комиссии) или отдельных видов деятельности. Инструкция, правила, порядок – документы, устанавливающие требования к последовательности и условиям осуществления различных сторон деятельности учреждения. 5.5.6.1. Инициатива создания организационно-правовых документов НГУ принадлежит ректору, проректорам, другим должностным лицам в соответствии с их правами, установленными приказом «О распределении основных обязанностей по руководству деятельностью НГУ», доверенностью на совершение действий, связанных с деятельностью НГУ, Положениями о структурных подразделениях и Должностными инструкциями. 5.5.6.2. Проекты документов готовят подразделения НГУ на основании поручений должностных лиц, указанных в п. 5.5.6.1, либо в инициативном порядке в соответствии с функциями, установленными Положениями о структурных подразделениях. Обеспечение качества и контроль за сроками подготовки и правильностью оформления проектов документов возлагаются на руководителей подразделений, готовящих эти проекты. 5.5.6.3. Проекты документов визируются руководителем подразделения (руководителями подразделений) готовившего проект документа; руководителями подразделений, область интересов которых затрагивается в документе; начальником Юридического управления и (или) начальником Управления кадров, проректорами (в соответствии с распределением их обязанностей по руководству деятельностью НГУ). Проекты документов, затрагивающие вопросы финансового обеспечения, дополнительно визируются у ответственных лиц финансовых служб и (или) главного бухгалтера. Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному визированию. 5.5.6.4. Локальные организационно-правовые документы НГУ, за исключением документов, утверждаемых Ученым советом НГУ, утверждаются ректором НГУ или другим, уполномоченным на то, должностным лицом. Локальные организационно-правовые документы НГУ, утвержденные Ученым советом НГУ, вводятся в действие в порядке, предусмотренном Уставом НГУ. 5.5.6.5. Изменения в ранее изданный документ вносятся приказом, согласуются и утверждаются в том же порядке, что и сам документ. 5.5.6.6. Локальные организационно-правовые документы, за исключением документов, издаваемых совместно со сторонними организациями, оформляются на общем бланке НГУ (Приложение 2). 5.5.6.7. При подготовке проекта документа заполняются следующие реквизиты: «наименование вида документа», «гриф утверждения документа», «текст документа», «отметка о наличии приложения» (при наличии приложений), «гриф согласования документа» (при необходимости согласования с внешними организациями), «визы согласования документа». 5.6. Порядок выдачи и свидетельствования (заверения) копий (ксерокопий) документов 5.6.1. Выдача копий (ксерокопий) документов производится с разрешения руководства НГУ или руководителей структурных подразделений НГУ. Руководитель структурного подразделения может дать разрешение только на выдачу копий (ксерокопий) документов, касающихся служебной деятельности возглавляемого им подразделения или документов, необходимых для исполнения деятельности подразделения. 5.6.2. Копии могут выдаваться с документов: - изданных в НГУ и не имеющих ограничений на распространение, - изданных другими организациями и находящихся в законном распоряжении НГУ, в том числе адресованные и доставленные в НГУ способом, подтверждающим факт доставки корреспонденции. 5.6.3. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (реквизиты бланка, номер, дата, содержание и т.д.) или делается ксерокопия. В правом верхнем углу пишется слово «Копия», при выдаче копии с копии - «Копия с копии». 5.6.4. Соответствие копии (ксерокопии) документа подлиннику удостоверяется реквизитом «отметка о заверении копии» и оттиском печати (п. 5.4.5 настоящей Инструкции). 5.6.5. Выдача и свидетельствование копий (ксерокопий) документов, касающихся прав граждан осуществляются в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г. № 9779-Х. 6. Организация документооборота и исполнения документов Организация работы с документами в НГУ регламентируется настоящей Инструкцией, Положениями о структурных подразделениях, Должностными инструкциями. 6.1. Организация доставки входящих документов 6.1.1. Доставка документов в НГУ осуществляется средствами почтовой и электрической связи (факсимильная связь, электронная почта). Факсимильная связь и электронная почта используются в НГУ с целью оперативного получения (передачи) информации, в том числе документов, отправляемых по почте. Корреспонденция может доставляться в НГУ нарочным. 6.1.2. Почтовая доставка документов осуществляется на основании договора, заключенного с оператором почтовой связи. Оператором почтовой связи через шкаф опорного пункта НГУ или непосредственно в ОТДиК доставляются: письменная корреспонденция в виде простых писем и почтовых карточек; заказные письма; простые бандероли. Корреспонденция, выдаваемая по месту нахождения оператора почтовой связи, доставляется работником ОТДиК - письма с объявленной ценностью; бандероли заказные и с объявленной ценностью. 6.1.3. По каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Прием факсограмм в адрес НГУ осуществляется по номерам факсов приемной ректора, проректоров и ОТДиК, в адрес структурных подразделений НГУ - по номерам факсов структурных подразделений. Телефонограммы в адрес НГУ принимаются по номеру телефона ОТДиК. Сообщения, поступающие в адрес НГУ по электронной почте, принимаются по электронным адресам ректора, проректоров и секретаря ученого совета НГУ, в адрес структурных подразделений НГУ - по официальным электронным адресам структурных подразделений. 6.2. Прием, обработка и распределение входящих документов 6.2.1. Документы, поступающие в НГУ, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. 6.2.2. Вся корреспонденция, поступающая в НГУ, принимается сотрудниками ОТДиК в соответствии с графиком, утвержденным начальником Организационного управления. При приеме корреспонденции проверяется правильность адреса. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или возвращается оператору почтовой связи. Вся корреспонденция, за исключением документов личного происхождения (имеющих гриф «лично») и корреспонденции физических лиц в адрес Заочной гуманитарной школы и Заочной экономической школы, вскрывается. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется целостность конверта (упаковки), наличие вложенных документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения по времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. В случае получения судебных документов конверт прилагается обязательно. 6.2.3. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа и всех приложениях к нему ставится регистрационный штамп и вносится дата поступления документа. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. 6.2.4. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню документов, не подлежащих регистрации (Приложение 7). Подлежащие регистрации документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 8) и регистрационный номер вносится в регистрационный штамп на документе или конверте документа, не подлежащего вскрытию. Отдельно регистрируются бандероли и корреспонденция, полученная под расписку (с нарочным, заказная и т.п.). Подлежащие регистрации документы, поступившие с нарочным в структурное подразделение минуя ОТДиК, должны быть представлены работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, в ОТДиК для регистрации. 6.2.5. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения. Документы, адресованные руководству НГУ, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, проходят предварительное рассмотрение с целью установления должностного лица или подразделения, которому следует передать на исполнение поступивший документ. Предварительное рассмотрение документов осуществляется работником ОТДиК, имеющим необходимую квалификацию и полномочия. По результатам предварительного рассмотрения документы направляются на исполнение должностным лицам и структурным подразделениям или на рассмотрение руководством. Документы, требующие рассмотрения руководством, направляются руководству в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Рассмотренные руководством документы возвращаются в ОТДиК для внесения резолюций в Журнал регистрации входящих документов и дальнейшего направления их на исполнение. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, а остальным исполнителям передаются копии документа. 6.2.6. Передача входящих документов на исполнение должностным лицам и структурным подразделениям осуществляется ОТДиК в день поступления документов через адресные ячейки структурных подразделений. Выемка корреспонденции из адресной ячейки производится лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в соответствии с графиком, утвержденным начальником Организационного управления. Передача документа, поступившего на исполнение, из одного структурного подразделения в другое осуществляется через ОТДиК. Передача документа, поступившего на исполнение на основании резолюции руководства, производится на основании дополнительной резолюции руководства. Факт передачи документа фиксируется работником ОТДиК в Журнале регистрации входящих документов. Передача поступившего на исполнение документа от одного исполнителя другому внутри структурного подразделения осуществляется на основании распоряжения руководителя подразделения через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. |
Похожие:
 | Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения документа | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | М. Н. Вольф (Новосибирск), В. П. Горан (Новосибирск), Джон Диллон (Дублин), С. В. Месяц (Москва), Е. В. Орлов (Новосибирск), В. Б.... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |