Инструкция по делопроизводству в нгу г. Новосибирск, 2011
Скачать 1.42 Mb.
|
| Глава администрации Новосибирской области личная подпись В.А. Толоконский Если согласование производится письмом или документом коллегиального органа (протокол, решение), то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо заместителя руководителя Федерального агентства по образованию от дата № . или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от дата № . Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». 5.3.11. Внутреннее согласование документа. Реквизит «Визы согласования документа». Внутреннее согласование документа осуществляется внутри НГУ (подразделениями и должностными лицами) и проводится при необходимости оценки обоснованности документа; соблюдения интересов подразделений и должностных лиц, затрагиваемых в документе; соответствия документа действующему законодательству, Уставу НГУ и ранее изданным документам. Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, включающей в себя должность визирующего с указанием подразделения, личную подпись, её расшифровку (инициалы, фамилию), дату визирования. При визировании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При наличии замечаний к документу визу оформляют с добавлением записи «Замечания прилагаются». Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Визы согласования располагаются ниже реквизитов «Подпись» и «Гриф согласования документа» (при его наличии) в левом нижнем углу документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. В случае необходимости, по усмотрению руководства НГУ, допускается полистное визирование документа и его приложений. 5.3.12. Реквизит «Оттиск печати». Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати, как правило, должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. Порядок применения печатей НГУ определяется в разделе 10 настоящей Инструкции. 5.3.13. Реквизит «Отметка об исполнителе». Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: А.А. Петров 330 45 67 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 5.4. Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения документа 5.4.1. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа. По установленному в НГУ порядку учета входящих документов, отметка о поступлении документа является регистрационным номером входящего документа. Отметка проставляется работником ОТДиК в соответствии с п 6.2.3 – 6.2.4 и 7.1.5 настоящей Инструкции. 5.4.2. Реквизит «Регистрационный номер документа» Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационные номера проставляются работниками ОТДиК и лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях в соответствии с п 6.3.4, 6.4.3 и 7.1.6, 7.1.7, 7.2 настоящей Инструкции. Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой регистрации документа. Реквизит располагается над заголовком к тексту. 5.4.3. Реквизит «Резолюция» Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом, в её состав входят: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих определенные или типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция, как правило, пишется в верхнем правом углу документа под реквизитом «Адресат». 5.4.4. Реквизит «Отметка о контроле» Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка ставится в правом верхнем углу документа. 5.4.5. Реквизит «Отметка о заверении копии» Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например: Копия верна Начальник Управления кадров личная подпись Л.Ю. Белых Дата Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати, в соответствии с п 5.3.12 настоящей Инструкции. При осуществлении регулярного заверения копий, допускается использование штампа, содержащего все необходимые элементы реквизита, за исключением личной подписи. Факсимиле личной подписи может включаться в штамп при наличии разрешения на его использование, установленное приказом ректора. 5.4.6. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Номер дела определяется по номенклатуре дел структурного подразделения или сводной номенклатуре дел НГУ. 5.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 5.5.1. Приказ Приказом оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы НГУ. 5.5.1.1. Приказ может быть издан ректором, проректорами, другими должностными лицами в соответствии с их правами, установленными приказом «О распределении основных обязанностей по руководству деятельностью НГУ» и доверенностью на совершение действий, связанных с деятельностью НГУ. 5.5.1.2. Проекты приказов готовят подразделения НГУ на основании поручений должностных лиц, указанных в п. 5.5.1.1, либо в инициативном порядке в соответствии с функциями, установленными Положениями о структурных подразделениях. Обеспечение качества и контроль за сроками подготовки и правильностью оформления проектов приказов возлагаются на руководителей подразделений, готовящих эти проекты. 5.5.1.3. Проекты приказов визируются руководителем подразделения (руководителями подразделений) готовившего проект; руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения; начальником Юридического управления или Управления кадров (в зависимости от решаемых в проекте приказа вопросов). Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовых служб и (или) главный бухгалтер. Проекты приказов, представляемые на подпись ректору НГУ, визируются проректорами в соответствии с распределением их обязанностей по руководству деятельностью НГУ. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному визированию. 5.5.1.4. Изменения в ранее изданный приказ вносятся на основании отдельного приказа, за подписью должностных лиц, издавших изменяемый приказ. 5.5.1.5. Приказ оформляется на утвержденном бланке приказа установленной формы (Приложение 4). 5.5.1.6. При подготовке проекта приказа заполняются следующие реквизиты: «адресат», «заголовок к тексту», «текст документа», «отметка о наличии приложения» (при наличии приложений к приказу), «подпись», «визы согласования документа», «отметка об исполнителе». 5.5.1.7. При наличии большого количества адресатов, реквизит «адресат» может не оформляться. В этом случае готовится и прикладывается к проекту приказа лист рассылки приказа, представляющий собой перечень подразделений в которые необходимо разослать приказ. 5.5.1.8. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей и отделяется от реквизита «заголовок к тексту» 2-3 межстрочными интервалами. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование организации – автора документа, его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Констатирующая часть заканчивается словом «приказываю», которое пишется без кавычек прописными буквами. После слова «приказываю» ставится двоеточие. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его наименования, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…» или «Отменить…». Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. 5.5.1.9. Реквизит «подпись» отделяется от текста приказа 2-3 межстрочными интервалами. 5.5.2. Распоряжение Распоряжение оформляется для решения вопросов по оперативному управлению деятельностью университета или структурного подразделения, имеет ограниченный срок действия и касается, как правило, узкого круга должностных лиц. 5.5.2.1. Распоряжение может быть издано ректором, проректорами или руководителями структурных подразделений НГУ. Ректор и проректоры издают распоряжения в соответствии с их правами, установленными приказом «О распределении основных обязанностей по руководству деятельностью НГУ» и доверенностью на совершение действий, связанных с деятельностью НГУ. Руководители структурных подразделений – в соответствии с правами, установленными Положением о подразделении и их должностными инструкциями. 5.5.2.2. Распоряжение, издаваемое ректором или проректорами НГУ, оформляется на утвержденном бланке установленной формы (Приложение 5). Распоряжение, издаваемое руководителем структурного подразделения, оформляется на бланке структурного подразделения (реквизиты и порядок утверждения бланков структурного подразделения - п. 5.2.6). 5.5.2.3. Подготовка и оформление распоряжений проводится аналогично правилам подготовки приказа. Текст распорядительной части распоряжения, как правило, начинается со слов «Обязываю», «Предлагаю». Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. 5.5.3. Протокол Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 5.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время собрания, совещания, конференции или заседания коллегиального органа. Ведение записей и подготовка текста протокола возлагаются на секретарей коллегиальных органов. Оформление протокола должно быть завершено в срок до 1 месяца после окончания работы коллегиального органа, если другие сроки не предусмотрены организационно-нормативными документами НГУ или положениями об этих коллегиальных органах. 5.5.3.2. Протокол оформляется на унифицированном бланке протокола (Приложение 6). 5.5.3.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части оформляются следующие реквизиты протокола: «Председатель» («Председательствующий»), «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня» («Повестка заседания»). В реквизитах «Председатель» и «Секретарь» указываются наименования должностей, инициалы и фамилии председателя и секретаря. В реквизите «Присутствовали» также указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. При количестве присутствующих свыше 15 человек, допускается делать отсылку к прилагаемому списку присутствующих. В реквизит «Повестка дня» («Повестка заседания») вносится перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, их наименование, как правило, начинается с предлога «О» («Об»). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений, с указанием инициалов и фамилий выступающих, помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Документы, утверждаемые коллегиальным органом, также прилагаются к протоколу. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). 5.5.3.4. Допускается издание протокола в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются только инициалы и фамилии лиц, принявших участие в обсуждении. 5.5.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. |
Похожие:
 | Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения документа | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | М. Н. Вольф (Новосибирск), В. П. Горан (Новосибирск), Джон Диллон (Дублин), С. В. Месяц (Москва), Е. В. Орлов (Новосибирск), В. Б.... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |