Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Скачать 1.86 Mb.
|
13. Слова и словосочетания, не требующие выделения кавычками: звезда ('известный человек, артист') золото ('награда высшей пробы') изюминка ('прелесть, острота') белая зарплата, серая зарплата черное золото, зеленое золото голубое топливо горячая линия класс люкс круглый стол под ключ сильный пол, слабый пол телефон доверия час пик черный ящик. Не заключаются в кавычки слова, следующие за словосочетанием так называемый. Исключение составляют случаи, когда эти слова употреблены в необычном или ироническом значении. 14. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано, например: а) названия единиц измерения (при цифрах, без точек): метр – м миллиметр – мм тонна – т гектар – га килограмм – кг грамм – г центнер – ц секунда – с б) различные обозначения: область – обл. район – р-н (при названии) город – г. поселок – пос. село – с. (при названии) деревня – дер. проспект – просп. площадь – пл. улица – ул. проезд – пр. дом – д. корпус – корп. подъезд – под. этаж – эт. кабинет – каб. комната – к. год, годы – г., гг. (при цифрах) тысяча – тыс. миллион – млн. миллиард – млрд. рубль – руб. железнодорожный – ж.д. страница – с. (при цифрах) таблица – табл. другой (другие) – др. пункт – п. то есть – т.е. (без пробела) и так далее – и т.д. (без пробела) Москва, Санкт-Петербург и города, в названии которых есть слово «город» (Новгород, Волгоград) буква г. не ставится. При склонении названий городов изменяется окончание, например: «совещание в г. Северодвинске», «прибыл в г. Коряжму». 15. Отбор лексики для официально-делового стиля предполагает употребление слов в соответствии с их лексическим значением. Неправильно выбранное слово из ряда разных по значению однокоренных слов может исказить смысл, например: необходимо различать слова представить – в значениях «предъявить», «выдвинуть, предложить», «познакомить» (представить паспорт, отчет, документы, справку, представить факты, представить к ордену, представить нового сотрудника) и предоставить – в значении «дать право осуществить что-либо или обладать чем-либо, а также отдать в чье-то пользование» (предоставить отпуск, слово, льготы, субсидии, транспортные средства, материалы для работы). Следует правильно употреблять слова вносить – выносить. Если необходимо вводить куда-либо, дополнять, изменять содержание, структуру, состав чего-либо, представлять что-либо на рассмотрение, утверждение, ставить на обсуждение, употребляется слово вносить (внести на заседание ректората, вносится на заседание ученого совета). Слова подпись и роспись также различаются по значению. Подпись – собственноручно написанная фамилия (поставить подпись), подпись под чем-либо (подписи под документом). Роспись – орнаментальная или сюжетная живопись (архитектурная роспись, хохломская роспись, роспись по дереву), распределение чего-либо (роспись расходов). Правильно: поставьте подпись, ознакомить под подпись (допускается: под расписку). Не рекомендуется использовать слова, относящиеся к разговорной лексике (договора вместо договоры, нехватка вместо дефицит, переделка вместо преобразование, командировочный вместо командированный). Не следует также злоупотреблять иноязычными словами, например: вместо слова пролонгирован уместно использовать слово продлен; вместо презентовать – представить. При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. Слово «лимит» означает «предельная норма», поэтому лимитируются выделяемые средства, а не расходы. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными. Не рекомендуется: Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное. Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы. Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно. Неправильно: в апреле месяце (названия месяцев говорят сами за себя); польза от использования; совместное сотрудничество; следует учитывать следующие факторы; тематические материалы на тему; спросить вопрос; коррективы и поправки; свободная вакансия; хронометраж времени; незаконное растаскивание имущества (законного растаскивания также не может быть); существующие расценки завышены (несуществующие расценки не могут быть ни занижены, ни завышены) и т.д. 16. Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, который становится причиной для вариативного понимания написанного. Не рекомендуется: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по отраслям экономики (непонятно, показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года). Правильно: Для формирования отчетности показатели по отраслям экономики уточняются в конце года. 17. Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу, например: Учитывая изложенное, просим..., Принимая во внимание сложившуюся ситуацию, считаем целесообразным..., Руководствуясь приказом Минфина России, предлагаем... и т.д. Неправильно: Изучая проблемы организации допризывной подготовки, были получены интересные результаты. Правильно: При изучении проблем организации допризывной подготовки были получены интересные результаты. 18. Предлоги благодаря, согласно, вопреки, навстречу употребляются только с существительными в дательном падеже: согласно протоколу, приказу, распоряжению. Предлог о употребляется с зависимыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах, соглашение о сотрудничестве и т.д. Неправильно: Министр отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность). Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам (это показывает то…). Нет сомнений о том, что проводимая Правительством работа актуальна и важна (нет сомнений в том…). При подготовке документов рекомендуется пользоваться орфографическими, толковыми словарями, сайтом gramota.ru и следующими справочниками: Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник под ред. В.В. Лопатина. – М.: Эксмо, 2006. Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке. – М.: Рольф, 1996. _____________ Приложение № 2 к Инструкции по делопроизводству Утвержденные образцы бланков Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Образец бланка с продольным расположением реквизитов Министерство образования и науки Российской Федерации федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» (САФУ имени М.В. Ломоносова) Тел./факс: 8(8182) 28-76-14 Телефон: 8(8182) 21-89-20 E-mail: public@narfu.ru http://www.narfu.ru наб. Северной Двины, д.17, г. Архангельск, Россия, 163002  _______________№_______ На №__________ от________ Образец бланка с угловым расположением реквизитов должностного лица
Образец бланка с угловым расположением реквизитов структурного подразделения Министерство образования и науки Российской Федерации федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» (САФУ имени М.В. Ломоносова) Управление бухгалтерского учета набережная Северной Двины, д.17, г. Архангельск, Россия, 163002 E-mail: public@narfu.ru http://www.narfu.ru Тел./факс: 8(8182) 28-75-67 Телефон: 8(8182) 21-89-61 ИНН/КПП 2901039102/290101001 ОГРН 1022900517793 _____________________№_______________ На №_______________ от _______________ Образец бланка с продольным расположением реквизитов учебного структурного подразделения МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» И Тел./факс: 8(8182) 28-76-13 Телефон: 8(8182) 21-89-94 Е-mail: ie@narfu.ru http://www.narfu.ru наб. Северной Двины, д.17, г. Архангельск, Россия, 163002 НСТИТУТ ЭКОНОМИКИ _______________№________ На №__________ от_________ Образец бланка приказа МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» ПРИКАЗ _________________ №_________ г. Архангельск Образец бланка распоряжения МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» РАСПОРЯЖЕНИЕ _________________ №_________ г. Архангельск Образец бланка протокола МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» П Р О Т О К О Л заседания ученого совета ___________________ №_______ г. Архангельск Председатель – И.О. Фамилия Секретарь – И. О. Фамилия Присутствовали: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О мерах по реализации……… Докладчик – проректор по учебной работе…… 2. О……… Докладчик ……….. 1.СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия – текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия – краткая запись выступления И.О. Фамилия – краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ:
2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ Председатель ученого совета, ректор Подпись И.О. Фамилия Ученый секретарь Подпись И.О. Фамилия Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству ПРАВИЛА оформления реквизитов при подготовке документов 1. При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с соблюдением правил расположения на формате А4 углового и продольного расположения реквизитов. 2. Логотип организации (03) помещается на бланке Университета в соответствии с Уставом Университета. 3. Код организации (04) проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 6. Код формы документа (07) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 7. Наименование организации (08) – должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. 8. Справочные данные об организации (09) указываются в бланках писем и включают индекс учреждения связи, почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению организации. 9. Наименование вида документа (10) проставляется на всех документах (приказ, постановление, распоряжение, решение, акт и др.). В письме наименование вида и разновидности документа не указывают. Наименование вида документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. 10. Дата документа (11). Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкции, положение, правила, регламент, план, отчет и др.); для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события, зафиксированного в документе. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или управлением делопроизводства и контроля при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно цифровой способ оформления даты (29 сентября 2011 года), а в остальных случаях – цифровой способ написания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 05 января 2010 года следует писать: 05.01.2011 (неправильно: 05.01.11, 05.01.2011 г., 05.01.2011 года). 11. Регистрационный номер документа (12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять, по усмотрению организации, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Университете. Письма, подписанные ректором, проректорами или помощниками ректора, регистрируются в управлении делопроизводства и контроля. Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в заголовочной части документа. 12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма, проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа. 13. Место составления (издания) документа (14) указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает только общепринятые сокращения. 14. Адресат (15) оформляется на письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в органы власти, Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
или
или
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией, например:
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти Архангельской области, Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки, а также постоянным корреспондентам. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, частному лицу – после фамилии. Строки реквизита «Адресат» предпочтительно центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. 15. Гриф утверждения документа (16). На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа специально издаваемым документом (распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
16. Указания по исполнению документа (резолюция) (17) . Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции соответствующим должностным лицом. В состав резолюции входят следующие реквизиты: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата. Например:
На документе не должно быть более четырех резолюций. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым в качестве соисполнителей. Первому лицу, указанному в резолюции, предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы. 17. Наименование документа (заголовок) (18) должен быть кратким, точно передавать смысл текста и содержать ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ, например: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (4–5 строк по 28–30 знаков в строке). Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например: Приказ (о чём?) Об утверждении Положения о защите прав персональных данных работников университета Приказ (о чём ?) Об оказании консультативной помощи Правила (чего ?) внутреннего распорядка. 18. Отметка о контроле документа (19) проставляют на документах, поставленных на контроль, на верхнем поле документа, справа. Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом«Контроль». К контрольному документу обязательно прикладывается контрольная карточка, где указываются исполнители, сроки исполнения и задание. 19. Текст документа (20) должен быть кратким, ясным, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст печатается на расстоянии двух межстрочных интервалов от заголовка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть, если содержание документа не нуждается в пояснении, например: приказы – только распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления – просьбу, без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих листах печатаются только номера этих граф. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты, например: В соответствии с Федеральным законом от 26.05.1997 № 6-ФЗ «О повышении минимального размера оплаты труда» п р и к а з ы в а ю: Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты. В распорядительных документах (приказ, распоряжение), действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «прошу». В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил». В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили». Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «слушали», «выступили», «постановили». В документах, устанавливающих права и обязанности Университета, его структурных подразделений (положение, инструкция) и содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («университет не возражает», «университет считает возможным»). Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 20. Отметка о наличии приложения (21). Используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Справка о …… на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ….. на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. На приложениях справочного характера к правовым актам, правилам, инструкциям, положениям, планам программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже гриф утверждения документа, например: Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом ректора университета от 12.06.2011 № 125 Слово «Приложение» печатают без кавычек. 21. Подпись должностного лица (22). В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности не указывается. Подпись отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы имени и отчества печатаются без пробела). Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, например:
|
Похожие:
 | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального... |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |  | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
| Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |