Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Скачать 1.86 Mb.
|
заседания ученого совета университета 30.03.2011 г. № 3 г. Архангельск Председатель – Фамилия И.О. Секретарь – Фамилия И.О. Присутствовали: 40 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ:
Докладчик – должность и ФАМИЛИЯ И.О.
Докладчик – должность и ФАМИЛИЯ И.О. 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О., директор инновационного центра – сообщила о проделанной работе (презентация доклада прилагается). Ученый совет отмечает, что в 2009/2010 учебном году профориентационная работа в университете являлась одним из приоритетных направлений и велась в соответствии с утвержденным планом. Вся профориентационная работа нацелена ……….. ВЫСТУПИЛИ: ФАМИЛИЯ И.О. – должность. ВОПРОСЫ: 1.1. Фамилия И.О., председатель: Как коррелируют две цифры 40% желающих поступить в университет и 20 % желающих сдать физику? Докладчик – В последнее время школы …….. 1.2. Фамилия И.О,. проректор по учебной работе – Какова причина отъезда более 40 % будущих абитуриентов в другие города России? Может что-то поменять в направлениях, специальностях институтов? Докладчик – Недостаточная рекламная кампания работодателей. 1.3. Фамилия И.О., зам.директора института – Есть ли прогноз притока абитуриентов из других регионов России? Докладчик – Пока нет, но попробуем сделать в следующем году. ПОСТАНОВИЛИ/РЕШИЛИ: 1.1. Информацию о профориентационной работе в университете принять к сведению. 1.2. Обсудить на ученых советах институтов планы профориентационной работы на 2010/2011 учебный год. Планы представить в центр дополнительного образования в срок до 30.09.2010. 1.3. Доработать и обновить информацию, размещенную на сайтах факультетов и институтов в срок 11.06.2010. 1.4. Контроль за исполнением решения ученого совета возложить на директора Фамилия И.О. 2. СЛУШАЛИ: И.О., проректор по научной работе – информировал об утверждении тем диссертаций соискателей и аспирантов (список прилагается). ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить темы диссертаций соискателей и аспирантов. Председатель ученого совета, ректор И.О. Фамилия Ученый секретарь И.О. Фамилия Образец оформления краткого протокола МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» ПРОТОКОЛ совещания у проректора по строительству (Фамилия И.О.) 25 сентября 2010 г. № ______ г. Архангельск Присутствовали:
О реконструкции здания по ул.Северодвинской,14 ______________________________________________________________ (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
Проректор по строительству Подпись И.О. Фамилия Образец оформления выписки из протокола МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ученого совета университета 30 марта 2010 г. № 3 г. Архангельск Председательствующий – Фамилия И.О. Секретарь – Фамилия И.О. Присутствовали: 40 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 2. Об утверждении Положения…… Выступление (указывается должность и наименование подразделения) Фамилия И.О. прокомментировал, что Положение обсуждалось на заседании…., прошло все необходимые согласования в структурных подразделениях университета. Замечания приняты и исправлены. 2. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. – в своем выступлении прокомментировал, что Положение обсуждалось на заседании…., прошло все необходимые согласования в структурных подразделениях университета. Замечания приняты и исправлены. ПОСТАНОВИЛИ: 2. Утвердить Положение о ……… Голосовали: единогласно. Председательствующий И.О. Фамилия Секретарь И.О. Фамилия Верно Секретарь Подпись И.О. Фамилия Акт Акт в большинстве случаев нуждается в утверждении, поэтому предпочтительнее использовать бланк с угловым расположением реквизитов. Наименование организации-автора должно соответствовать государственной регистрации, учредительным документам, положению об организации. Наименование вида документа (АКТ) отделяется от предыдущего текста 2–3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, (допускается печатать вразрядку), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Датой акта является дата его составления, а время события или факта, отражаемого в документе, оговаривается в тексте. Акт вступает в силу с даты утверждения. Регистрационный номер состоит из порядкового номера акта и может дополняться сведениями, установленными в организации (индексом дела по номенклатуре, буквенным обозначением и др.). Место издания должно соответствовать месту актируемого события. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт» (например: акт проверки, акт списания), но иногда начинается с предлога «О» («Об), например: акт о выделении к уничтожению документов, о завершении работ. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается без абзаца от левого поля документа через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Текст акта отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Вводная часть текста акта начинается словом «Основание», после которого указывается наименование распорядительного документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например: Основание: приказ ректора университета от 25.03.2010 № 39 «О проведении инвентаризации вычислительной и организационной техники». С новой строки от левой границы текстового поля печатается слово «Составлен», ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей или состав членов комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов в именительном падеже. Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Если кроме членов комиссии присутствуют другие участники, их перечисляют в алфавитном порядке с новой строки. Слова «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля. Основная (констатирующая) часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, а также выводы и заключения. Текст основной части при необходимости может быть разбит на пункты. В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта, например: Составлен в 2 экземплярах: 1-й экземпляр – проректор по экономическим и финансовым вопросам, 2-й экземпляр – управление бухгалтерского учета. Подписи отделяются от текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Акт подписывается председателем комиссии и всеми членами комиссии. Подписи располагаются в той же последовательности, как и вводной части, но без указания должности. Член комиссии, не согласный с выводами комиссии, также должен подписать акт с пометкой «Замечания прилагаются». Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. С актами проверок, ревизий знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей членов комиссии ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты». Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта и оформляется в соответствии с установленными правилами. Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Образцы оформления актов прилагаются. Образец оформления актов
г. Архангельск проверки сохранности документов в архиве университета Основание: приказ ректора университета от 01.07.2010 № 14 «О проведении проверки сохранности документов в архиве университета». Составлен комиссией: Фамилия И.О. - помощник ректора, курирующий вопросы делопроизводства и документационного обеспечения управления, председатель. Фамилия И.О. - начальник отдела; Фамилия И.О. - ведущий специалист. Присутствовали: старший специалист 1 категории Селезнёва Е.В. 10 июля 2010 года комиссия провела проверку организации и условий хранения документов в архиве университета. В ходе проверки было выявлено: 1. Документы в архиве хранятся на стеллажах, в делах, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. 2. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Таким образом, фактов, свидетельствующих о нарушении действующих нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления, не выявлено. Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами. Акт составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. – общий отдел; 2-й экз. – архив университета; 3-й экз. – в дело № 03-08. Председатель комиссии: Подпись Н.В. Титов Члены комиссии: Подпись Т.И. Смирнова Подпись Е.Л. Конева С актом ознакомлены:
Комиссия в составе начальника управления делопроизводства и контроля И.О. Петровой, документоведа 1 категории И.И. Ивановой 05 июня 2010 года при вскрытии пакета (конверта) ________________________________________________________________ (наименование организации) установила (обнаружила), что в нем не оказалось (отсутствуют листы № ____, приложения) _______________________________________________.
Настоящий акт составлен в трех экземплярах: 1-й экз. – организации-отправителю; 2-й экз. – директору департамента; 3-й экз. – в дело. _________________ Оформление записок (служебная, объяснительная, докладная) Обязательными реквизитами записок (докладная, объяснительная, пояснительная, служебная записки) являются: наименование структурного подразделения – автора документа, вид документа, дата документа, регистрационный номер (если в структурном подразделении ведется учет внутренних информационно-справочных документов), название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк, адресат, подпись. До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. Предпочтительнее при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов. Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через два-три межстрочных интервала после наименования структурного подразделения. Дата и регистрационный номер записки пишутся в одной строчке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 24.03.2010 (регистрация записок ведется отдельно от других документов, если в структурном подразделении ведется учет внутренних информационно-справочных документов). Адресат оформляется в правом верхнем углу. Заголовок к записке должен кратко отвечать на вопрос «О чем?». Образцы оформления записок прилагаются. Образец оформления докладной записки
Заголовок («О» или «Об») Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель. Должность Подпись И.О. Фамилия Образец оформления служебной записки
Заголовок («О» или «Об») Текст (например, информирование об увеличении документооборота, анализ причин, предложения по решению проблемы и т.д.). |
Похожие:
 | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального... |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |  | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
| Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |