Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Скачать 1.86 Mb.
|
8. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Контроль исполнения документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской и исполнительской дисциплины; осуществляется на базе компьютерной сети в системе «DocsVision». 8.2. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля на основании предоставляемого отчета, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 8.3. Все поступающие на имя ректора и в адрес Университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. 8.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов, исполнению приказов, распоряжений и поручений руководства Университета. 8.5. При постановке документа на контроль управлением делопроизводства и контроля в правом верхнем углу документа проставляется штамп «Контроль». 8.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения), а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководством Университета исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных нормативными документами. 8.7. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно» – исполняются в трехдневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в десятидневный срок; без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок; по парламентским запросам, запросам государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращения граждан, – не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Архангельского областного Собрания депутатов (депутатские запросы) – в течение месяца со дня получения; парламентские запросы Архангельского областного Собрания депутатов – в течение пятнадцати дней со дня получения; органов УВД, прокуратуры – в течение 10 дней со дня получения; заявления, обращения граждан – до 30 дней со дня регистрации письменного обращения; по вопросам, связанным с защитой прав потребителей – до 10 дней с регистрации письменного обращения. Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующему нерабочему. Дата исполнения указывается в резолюции руководства Университета и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ). 8.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководства Университета, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее чем за три дня до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения руководителей Архангельской области, Правительства Архангельской области, Архангельского областного Собрания депутатов, Министерства образования и науки Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководство Университета представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в десятидневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель информирует управление делопроизводства и контроля для внесения изменений и РКФ (новый срок, дата изменения, подпись). 8.9. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют: управление делопроизводства и контроля – за выполнением документов, поступивших в Университет, поручений руководства Университета; руководящие работники Университета, на которых возложен контроль за исполнением поручений. Они несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений; секретари руководства Университета – за исполнением поручений, данных в протоколах совещаний руководства Университета; ученый секретарь – за исполнением поручений, внесенных в протоколы ученого совета; ответственные за делопроизводство в структурном подразделении – за исполнением документов, поступивших в структурное подразделение. 8.10. Руководители структурных подразделений обязаны ежедневно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины в отношении работы с документами: поручениями руководства Университета, а также документами, поступившими в адрес структурного подразделения, требующими исполнения и подготовки ответа. 8.11. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 8.12. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным начальником все контролируемые документы. 8.13. При передаче документов в структурные подразделения и филиалы Университета после регистрации и письменного вынесения резолюции ответственного руководителя оформляется регистрационная карточка с указанием исполнителя, даты исполнения и личной подписи. Документ, поставленный на контроль, имеет особую отметку в регистрационной карточке. Регистрационная карточка является внутренним документом и хранится по месту регистрации документа в течение пяти лет. 8.14. Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ. 8.15. Снятие документа с контроля осуществляется Управлением. Делается отметка об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 8.16. Снятие с контроля документа в структурном подразделении осуществляется ответственным за эту работу в данном подразделении. Делается отметка об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 8.17. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений. На документе и РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 8.18. Управление еженедельно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Университете, на основании которых в установленные сроки формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Университета. Отчеты докладываются вместе с докладными записками руководителей структурных подразделений, допустивших нарушение сроков исполнения документов. Форма отчетов и форма справок приведена в приложении № 6. 9. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД УНИВЕРСИТЕНТА (ведомственный архив) 9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 9.1.1. В Университете разрабатывается номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел структурного подразделения, предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и учета временного (до 10 лет включительно) хранения. 9.1.2. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения следует руководствоваться Положением о структурном подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы. 9.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивным отделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делопроизводства и контроля. Руководитель вновь созданного структурного подразделения обязан организовать работу по разработке номенклатуры дел подразделения и представить в управление делопроизводства и контроля в месячный срок. 9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется Управлением на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) Университета, с экспертной проверочной комиссией (далее – ЭПК) Агентства по делам архивов Архангельской области и утверждается ректором Университета. Сводная номенклатура дел согласовывается с Агентством по делам архивов Архангельской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренных изменений функций и структуры Университета сводная номенклатура дел составляется и согласовывается ежегодно. 9.1.5. Сводная номенклатура дел Университета в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 9.1.6. Сводная номенклатура дел Университета печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел управления делопроизводства и контроля, второй используется в работе управления делопроизводства и контроля, третий - в архиве Университета, четвертый – в Агентстве по делам архивов Архангельской области. 9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел Университета структурные подразделения получают выписки соответствующих её разделов для использования в работе. 9.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Университета. 9.1.9. В номенклатуру дел Университета включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы Университета. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (например: 12-06, где 12- обозначение структурного подразделения, 06 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре). Для переходящих дел индекс сохраняется. В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в разных структурных подразделениях, например: «Приказы, распоряжения ректора. Копии» (01.2-01, 02.1-01,03.1-01). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязь. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например: «Документы к протоколам заседания ученого совета Университета». Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел структурного подразделения следующего года с тем же индексом. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась. В заголовках дел, содержащих переписку c однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются (например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности»). В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним (например: «Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены отчеты (планы), (например: «Годовой отчет о научно-исследовательской работе за 2005 год»). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и др. 9.1.11. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки, они вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные три номера. 9.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. 9.2.Формирование дел и текущее хранение 9.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел. Дела в Университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делопроизводства и контроля. При формировании дел должны соблюдаться следующие основные правила: дела постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; документы в делах систематизируются в хронологическом порядке, документ-ответ (исходящий) помещается за документом-запросом (входящий), приложения присоединяются к документам, к которым они относятся. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «т. 1», «т. 2» и т.д. Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях и др.) формируются в отдельное дело. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам. 9.2.2. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование Университета, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок, начальная и конечная даты, количество листов в деле, срок хранения. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований Университета, структурных подразделений. Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой – дата самого позднего документа. 9.2.3. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. 9.2.4. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела должны хранится в вертикальном положении, корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 9.2.5. Выдача дел подразделениям из архивного отдела производится с разрешения управления делопроизводства и контроля под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Университета. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководства Университета. В деле остается заверенная копия документа и акт о выдаче подлинника. 9.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 9.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. 9.3.2. Для определения ценности документов, сроков их хранения и отбора для включения на государственное хранение проводится экспертиза. С этой целью в Университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК), состав и положение о которой утверждаются приказом ректора Университета. 9.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях совместно с ЭК Университета под методическим руководством архива. 9.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор: дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу для передачи в архив; дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) и дел с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, подлежащих уничтожению. 9.3.5. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Архангельской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел. 9.3.6. Заголовки дел в описи должны соответствовать видам документов, находящихся в деле, с учетом заголовков дел в номенклатуре. В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел. 9.3.7. По завершении делопроизводственного года и результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в установленном порядке. Оформление дел производится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем архивного отдела. 9.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. 9.3.9. Полное оформление дела (см. приложение № 7) предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 9.3.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 9.3.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 9.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 9.4.1. После отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, оформляются акты о выделении документов к уничтожению (приложение № 7). 9.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2009 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2013 года). 9.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела структурных подразделений. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Университета). Согласованные с экспертной комиссией акты утверждаются руководством только после утверждения архивным отделом описей дел постоянного хранения. 9.4.4. После утверждения руководством Университета акта о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и масса макулатуры. После уничтожения дел в акте проставляется соответствующая отметка. 9.5. Экспертиза ценности документов 9.5.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 9.5.2. Экспертиза ценности документов в Университете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Университета. 9.5.3. Функции и права ЭК, а также организация работы определяется положением, которое утверждается ректором Университета. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Агентством по делам архивов администрации Архангельской области. 9.5.4. При проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архивный отдел, отбор документов с временным сроком хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек. 9.5.5. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании Перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Университета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Университета. 9.5.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу работников и студентов, а также акты о выделении к уничтожению (приложение № 7). 9.5.7. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. 9.5.8. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу работников; дела по личному составу студентов; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 9.5.9. В каждом структурном подразделении Университета описи на дела постоянного срока хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива. По этим описям документы сдаются в архив Университета. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки архивным отделом сводной описи дел Университета, по которой он сдает дела на государственное хранение в Агентство по делам архивов Архангельской области. 9.5.10. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 7) и представляются в архивный отдел через три года после завершения дел в делопроизводстве. 9.5.11. Описательная статья описи включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс (тома, части); заголовок; дату; количество листов; срок хранения. 9.5.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям (со ссылкой на необходимый акт), о наличии копий и т.п. 9.5.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 9.5.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом и утверждается руководителем подразделения. 9.5.15. Описи дел структурных подразделений Университета составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Университета, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 9.5.16. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления архивным отделом сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Университета одновременно. Согласованные с ЭК Университета акты утверждаются начальником Управления только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК Агентства по делам архивов Архангельской области. После этого включенные в данные акты дела уничтожаются в установленном порядке. 9.6. Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение 9.6.1. В архивный отдел передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел. 9.6.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архивный отдел не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архивный отдел, как правило, не подлежат. (Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке). 9.6.3. Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику, составленному работниками архивного отдела, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления. 9.6.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архивного отдела проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел заведенных в соответствии с номенклатурой дел Университета. 9.6.5. Прием производится работником архивного отдела в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи, против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела, дата приема-передачи, ставятся подписи работника архивного отдела и лица, передавшего дела. Дела и описи сдаваемых документов доставляются в архивный отдел сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив. (Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы.) 9.6.6. При ликвидации или реорганизации Университета, структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архивный отдел независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел. 10. Изготовление, учет, использование, хранение печатей, штампов и бланков документов 10.1. Обязательному учету подлежат: в управлении делопроизводства и контроля: - все виды печатей и штампов; - бланки Университета с угловым и продольным расположением реквизитов; - бланки структурных подразделений с продольным расположением реквизитов; |
Похожие:
 | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального... |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |  | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
| Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |