трудовые книжки, свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;
отдельные процессуальные документы, образующиеся при осуществлении исполнительного производства, в соответствии с примерными формами исполнительных документов, утвержденными приказом ФССП России;
(абзац введен Приказом ФССП России от 31.08.2012 N 355)
другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
9.3.8. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.
В финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).
9.3.9. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Директора (заместителя Директора) изготавливается по решению Директора. Должностное лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, определяется решением Директора (заместителя Директора соответственно).
(в ред. Приказа ФССП России от 03.06.2014 N 280)
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Директора (заместителя Директора) используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.
(в ред. Приказа ФССП России от 03.06.2014 N 280)
9.3.10. В Службе могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (Управление делопроизводства, Управление государственной службы и кадров и другие).
Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
9.3.11. Территориальный орган Службы имеет, как правило, одну гербовую печать территориального органа, а также по одной гербовой печати отдела судебных приставов в каждом районном (межрайонном, городском) отделе судебных приставов. Изготовление второй гербовой печати территориального органа (районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов) Службы в случае служебной необходимости допускается только по разрешению Директора.
Вторая гербовая печать территориального органа Службы хранится у главного бухгалтера территориального органа, вторая гербовая печать районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов - у заместителя начальника отдела судебных приставов - заместителя старшего судебного пристава, курирующего исполнительное производство.
Эскизы гербовой печати территориального органа Службы и гербовых печатей районных (межрайонных, городских) отделов судебных приставов согласовываются с Управлением делопроизводства.
(п. 9.3.11 в ред. Приказа ФССП России от 31.08.2012 N 355)
9.3.12. Заказ на изготовление печатей и штампов для нужд аппарата управления и входящих в состав территориального органа Службы районных (межрайонных, городских) отделов судебных приставов территориальный орган осуществляет централизованно в пределах бюджетных средств, выделенных ему на эти цели.
9.4. Бланки Службы
9.4.1. В Службе применяются официальные бланки в соответствии с подразделом 3.2 Инструкции, которые используются для оформления приказов, распоряжений, указаний, служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.
9.4.2. В центральном аппарате Службы бланки изготавливаются на основании заявок структурных подразделений, направляемых ежеквартально в Управление делами (до 20 числа последнего месяца текущего квартала).
Единый заказ на изготовление бланков на полиграфических предприятиях с нанесением учетной нумерации в нижней части оборотной стороны бланка оформляется Управлением делами.
Изготовленные в необходимом количестве бланки Управлением делами выдаются государственным служащим, материально ответственным в структурных подразделениях, на основании поданных заявок под роспись в соответствующем журнале.
9.4.3. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются государственным служащим под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.
9.4.4. Ответственность за обеспечение сохранности бланков, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений и государственные служащие, за которыми закреплены соответствующие обязанности.
X. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ЦЕНТРАЛЬНОГО
АППАРАТА СЛУЖБЫ
10.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел включает систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке.
10.2. В структурном подразделении центрального аппарата Службы номенклатура дел составляется государственным служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 15 октября текущего года в отдел документационного обеспечения УДП.
Отдел документационного обеспечения УДП оформляет по установленной форме сводную номенклатуру дел центрального аппарата Службы, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Службы (далее - ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение приказом Службы.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Службы об утверждении сводной номенклатуры дел.
В аналогичном порядке разрабатывается сводная номенклатура дел территориального органа Службы.
10.3. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.
10.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Службы в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Службы.
10.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Службы.
10.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности Службы в соответствии с положением о ней (положением о территориальном органе Службы).
10.8. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
10.8.1. Графа 1 "Индексы дел" включает индекс дела, состоящий из кода структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела в разделе и двух последних цифр порядкового номера года, разделенных дефисом. Например: индекс дела 24012-04-13, где 24012 - код ОСП по Советскому району г. Красноярска, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе "ОСП по Советскому району г. Красноярска, 13 - две последние цифры порядкового номера года (2013 год).
(пп. 10.8.1 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
10.8.2. Графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов "ФССП России" или "управления" ("отдела"); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности ФССП России (планы, списки, доклады, информации)".
В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами ФССП России о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Полугодовые статистические отчеты территориальных органов ФССП России".
В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
10.8.3. Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года. В графе указывается количество томов дела, заведенных в течение года.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
10.8.4. Графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный N 18380), или указывается срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.
10.8.5. Графа 5 "Примечание" может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.
10.9. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
10.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
XI. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ,
ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ
11.1. Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляется структурными подразделениями Службы.
11.2. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.
11.3. Работники, ответственные за формирование дел, руководствуются следующими правилами:
11.3.1. В номенклатурные дела, за исключением переходящих дел, помещаются только исполненные документы одного календарного года.
(пп. 11.3.1 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
11.3.2. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату.
11.3.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.
11.3.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
11.3.5. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
11.3.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
11.3.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
11.3.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
11.3.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
11.3.10. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.4. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет УДП (подразделение документационного обеспечения).
11.5. Номенклатурные дела Службы оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.
11.6. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.
11.7. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Службы и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
|
