Приказ от 10 декабря 2010 г. N 682 об утверждении инструкции по делопроизводству в федеральной службе судебных приставов список изменяющих документов
Скачать 3.52 Mb.
|
(п. 11.25 введен Приказом ФССП России от 31.03.2014 N 112) 11.26. Особенности организации работы по оформлению завершенных в делопроизводстве специальных номенклатурных дел, книг учета и их оперативному хранению: 11.26.1. В целях обеспечения сохранности документов специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, создания условий для быстрого их поиска в структурном подразделении (аппарате управления) территориального органа Службы (в Управлении по исполнению особо важных исполнительных производств), в котором осуществлялось производство и учет по данным делам (далее - подразделение), организуется централизованное оперативное хранение указанных документов в отдельном помещении, удовлетворяющем требованиям, предъявляемым к хранилищам документов. По истечении первого года оперативного хранения документов, указанных в первом абзаце данного пункта Инструкции, допускается организация их централизованного хранения в архиве аппарата управления территориального органа Службы (межрайонном хранилище при одном из подразделений судебных приставов). В случае отсутствия в подразделении судебных приставов возможности выделения служебного помещения для централизованного оперативного хранения специальных номенклатурных дел, книг учета руководитель территориального органа Службы принимает меры по организации хранения указанных документов в запирающихся шкафах, размещенных в служебных кабинетах и коридорах, исключающих несанкционированный доступ к документам. Оперативное хранение обычных номенклатурных дел осуществляется в рабочих кабинетах государственных гражданских служащих (работников), которым поручено ведение этих дел. 11.26.2. Обязанности по оформлению специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, и организации их оперативного хранения закрепляются в должностных регламентах работников Службы. 11.26.3. Оформление специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, осуществляется с соблюдением общих требований по оформлению номенклатурных дел, установленных Основными правилами работы ведомственных архивов. В специальное номенклатурное дело группируются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. В том специального номенклатурного дела документы помещаются в хронологическом порядке (по датам поступления (отправки, создания), при этом документ-ответ помещается за документом-запросом). Пересистематизация документов в томах специальных номенклатурных дел при сдаче на централизованное архивное хранения не производится. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов группируются в отдельный том (часть тома), о чем в документе делается отметка. Если объем тома специального дела превышает 250 листов, то он делится на части объемом до 250 листов без деления на части отдельных документов. 11.26.4. После завершения в делопроизводстве тома специального дела исполнитель подготавливает документы данного тома к передаче на централизованное оперативное хранение делопроизводителю: подшивает или иным способом скрепляет документы тома, образовавшиеся или поступившие в ходе его производства. В случае исполнительного производства такими документами являются: заявление взыскателя о возбуждении исполнительного производства или сопроводительное письмо к исполнительному документу, исполнительный документ (в предусмотренных нормативными правовыми актами случаях его копия), постановление судебного пристава-исполнителя о возбуждении (об отказе в возбуждении, об окончании и иные) исполнительного производства, обращения сторон исполнительного производства и другие. В том специального дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, в обязательном порядке помещаются копии документов, подтверждающих оплату задолженности по исполнительному производству в полном объеме: копии платежных поручений, квитанций, расписок и т.п.; нумерует листы документов, подшитых в том специального дела; проверяет том специального дела на соответствие внутренней описи, оформляет итоговую запись к ней; вносит необходимые уточнения в реквизиты обложки тома специального дела (указывает результат исполнения с указанием основания завершения производства с обязательной ссылкой на статью соответствующего нормативно-правового акта, крайние даты дела, количество листов документов в нем); представляет том специального номенклатурного дела начальнику подразделения (его заместителю, который в соответствии с распределением обязанностей курирует исполнительное производство) для проверки. 11.26.4.1. Подшивка документов тома специального номенклатурного дела: 1) в зависимости от объема тома дела, завершенного в делопроизводстве, документы, включенные в его состав, скрепляются степлером либо прошиваются на три прокола в верхней трети левого поля листов с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, а также, при необходимости, их ксерокопирования. Сложенный лист (формата A2, A3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата A4. Лист формата A5 также выравнивается по верхним краям листов дела формата A4. При подготовке к прошивке или скреплению документов тома дела металлические скрепления (скобы, скрепки) из отдельных документов удаляются; 2) в начале тома специального дела перед документами подшивается внутренняя опись документов тома. 11.26.4.2. Нумерация листов документов завершенного в делопроизводстве тома специального номенклатурного дела: 1) в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в завершенный том специального номенклатурного дела, все его листы (кроме внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором; 2) листы внутренней описи документов завершенного тома специального номенклатурного дела нумеруются отдельно; 3) листы частей томов специальных номенклатурных дел нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно; 4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу (листу документа) другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.) подклеены одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 5) в случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дел, допущенных исполнителем при подготовке их к передаче на оперативное хранение, допускается употребление литерных номеров листов, например: 4а, 4б, 4в и т.п. 11.26.4.3. Составление итоговой записи внутренней описи документов завершенного в делопроизводстве тома специального номенклатурного дела: 1) внутренняя опись документов тома специального номенклатурного дела ведется по установленной форме исполнителем; 2) в графы формы заносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов; 3) к внутренней описи документов завершенного в делопроизводстве дела исполнителем составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи; 4) внутренняя опись документов завершенного в делопроизводстве дела подписывается ее составителем (исполнителем); 5) изменения состава документов (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) завершенного в делопроизводстве дела отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи. 11.26.5. После завершения сдачи на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве специальных номенклатурных дел (книг учета) делопроизводителем составляется сводная годовая опись дел, переданных на централизованное оперативное хранение за прошедший год. Основанием для составления сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, служат акты приема-передачи завершенных в делопроизводстве дел и книг учета за каждый месяц прошедшего года, в том числе подготовленные с использованием подсистем АИС ФССП России в электронном виде. Дела и их части по разделам сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, распределяются с учетом зонального принципа, месяца передачи на хранение и присвоенных при передаче порядковых номеров архивного учета. 11.26.6. Сводная годовая опись номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, утверждается начальником подразделения (в аппарате управления - руководителем территориального органа) и хранится в помещении для централизованного оперативного хранения документов вместе с документами соответствующего года (копия - у делопроизводителя). 11.26.7. Особенности оборудования служебных помещений для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета. Противопожарные требования: 11.26.7.1. Для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве дел, книг учета в каждом подразделении судебных приставов, аппарате управления выделяется и оборудуется отдельное служебное помещение, удовлетворяющее требованиям к помещениям хранилищ документов. 11.26.7.2. Служебные помещения, предназначенные для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета, должны обеспечивать сохранность документов, соответствовать санитарно-гигиеническим и противопожарным требованиям к служебным помещениям, исключать возможность проникновения в них посторонних лиц. 11.26.7.3. Служебные помещения, предназначенные для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета, оборудуются стеллажами для хранения номенклатурных дел и обеспечиваются необходимым противопожарным инвентарем. 11.26.7.4. С делопроизводителем проводится инструктаж по вопросам пожарной безопасности, правилам пользования противопожарным инвентарем. 11.26.8. Особенности систематизации завершенных в делопроизводстве дел и книг учета при централизованном оперативном хранении: 11.26.8.1. Делопроизводитель осуществляет систематизацию принятых на хранение томов специальных дел, а также книг учета в связки толщиной 10 - 15 см или в коробки, с учетом сроков их завершения (в пределах месяца, года) и сроков хранения, а в пределах месяца окончания - в порядке следования регистрационных номеров дел, книг учета соответственно. Допускается учитывать в систематизации исполнительных производств зональный признак осуществления исполнительного производства, а также выделение в отдельные группы документов по признаку сводного исполнительного производства, по признаку окончания исполнительного производства по основанию п. 8 ч. 1 ст. 47 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве". 11.26.8.2. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись томов специальных дел (книг учета) и ярлык. Во внутреннюю опись на связку (коробку) включаются графы: N п/п, индекс тома (книги учета), должник, взыскатель, предмет основного документа тома дела (наименование книги учета), примечания. При заполнении внутренней описи на связку (коробку) в графах указывается следующая информация: в графе 1 "N п/п" - порядковые учетные архивные номера томов специальных дел (книг учета), присвоенные им при сдаче в архив подразделения единым счетчиком ПК ОСП АИС ФССП России в пределах календарного года, в котором они окончены; в графе 2 "Индекс документа" - номер тома дела (книги учета); в графах 3 "Должник" и 4 "Взыскатель" - указываются лица, связанные с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа тома дела (должник, взыскатель, правонарушитель, заявитель, должностное лицо, чьи действия (бездействие) обжалуются и др.): фамилия, имя, отчество (наименование организации, предприятия) должника (взыскателя); в графе 5 "Предмет основного документа тома дела (наименование книги учета)" - предмет основного документа тома дела: предмет исполнения (транспортный налог, штраф ГИБДД, госпошлина, алименты и т.п.), объект розыска, категория правонарушения, предмет жалобы и др., либо наименование книги учета; в графе 6 "Примечания" - основания изъятия, сведения о временной выдаче. После составления внутренней описи на связку (коробку) должностным лицом подразделения, ответственным за архив, в соответствии с абзацами вторым и третьим пункта 11.9 Инструкции составляется и подписывается итоговая запись. Внутренняя опись помещается в пластиковом файле перед первым томом дела (книгой учета) в связке (коробке). Ярлык к связке (коробке) выносится на боковую сторону связки (коробки) и содержит информацию о годе и месяце, в пределах которого завершены тома специальных дел (книг учета), сроке хранения документов, а также порядковые учетные архивные номера первого и последнего тома специального дела (книги учета), помещенных в связку (коробку), при необходимости, номер зонального участка и фамилии, инициалы судебных приставов-исполнителей. 11.26.8.3. Внутри связки (коробки) тома дел, книги учета располагаются в порядке их указания во внутренней описи на связку (коробку). 11.26.8.4. Связки (коробки) с томами специальных дел (книгами учета) на стеллажах размещаются по месяцам завершения в пределах года и по порядковым учетным архивным номерам. Допускается также размещение указанных связок (коробок) с учетом зональных участков (для исполнительных производств). 11.26.8.5. В случае служебной необходимости тома специальных дел, тома книг учета, находящиеся на централизованном оперативном хранении, выдаются делопроизводителем исполнителям во временное пользование под подпись в Журнале выдачи документов с письменного разрешения начальника подразделения. 11.26.8.6. В случае возвращения завершенных дел в производство делопроизводитель изымает из связки (коробки) соответствующее дело, находящееся на централизованном оперативном хранении. Об изъятии дела в графе примечания внутренней описи на связку (коробку) по строке на данное дело оформляется запись о дате и причине его изъятия. 11.26.9. Особенности уничтожения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета с истекшими сроками хранения: 11.26.9.1. Сроки хранения документов дел, книг учета устанавливаются приказом ФССП России по согласованию с Федеральным архивным агентством. 11.26.9.2. После завершения календарного года проводится выделение к уничтожению завершенных в делопроизводстве томов специальных дел, книг учета и иных документов, находящихся на оперативном хранении, срок хранения которых истек в прошедшем году. Работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводится специально создаваемой комиссией, численность которой определяется с учетом объема документов, подлежащих уничтожению, и должна составлять не менее трех человек (государственных гражданских служащих, работников). |
Похожие:
 | Об утверждении Инструкции об организации служебных проверок в Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах | | Минюсте России 30. 12. 2005, регистрационный n 7339 и в целях укрепления законности в подразделениях дознания Федеральной службы... |
 | ... | | К. Л. А. к Управлению Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области, Федеральной службе судебных приставов рф, Министерству... |
| Федеральной службе судебных приставов и всех его подразделениях, в том числе в Управлении Федеральной службы судебных приставов по... | | Гуреев Владимир Александрович кандидат юридических наук, заведующий кафедрой организации службы судебных приставов и исполнительного... |
| Фз "О судебных приставах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, n 30, ст. 3590; 2008, n 52, ст. 6235; 2009, n 29,... | | Отке, хранению, использованию образующихся в деятельности Службы документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства),... |
| В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-фз "о судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации",... | | Основы судебной защиты интересов Службы судебных приставов по искам, вытекающим из трудовых правоотношений |