Комиссию по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения возглавляет начальник подразделения. Персональный состав комиссии определяется его решением. В состав комиссии по согласованию с руководством территориального органа Службы включается представитель экспертной комиссии территориального органа. В состав комиссии также включается специалист аппарата управления территориального органа Службы, осуществляющий функции по обеспечению информационной безопасности.
11.26.9.3. Работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения завершается оформлением акта по установленной форме о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
11.26.9.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем территориального органа Службы.
11.26.9.5. В акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, книги учета, находящиеся на централизованном оперативном хранении, указываются отдельным разделом в начале акта.
11.26.9.6. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются механическим способом. После уничтожения документов завершается оформление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и полностью оформленные акты помещаются в номенклатурное дело соответствующего подразделения с актами.
(п. 11.26 введен Приказом ФССП России от 31.03.2014 N 112)
11.27. Ведение специальных номенклатурных дел в электронном виде
11.27.1. Отдельные категории специальных номенклатурных дел, ведение которых осуществляется в электронном виде, помечаются в номенклатуре дел отметкой "(ведется в электронном виде)".
11.27.2. Электронное дело представляет собой ЭРК дела в подсистеме АИС ФССП России, содержащую внутреннюю опись, в которую включены ЭРК документов дела с привязанными к ним электронными документами или электронными образами документов, исполненных на бумажном носителе.
11.27.3. При ведении в подразделении специальных номенклатурных дел в электронном виде для всех дел указанной категории должны выполняться следующие требования:
ведение электронных дел производится в автоматизированной системе, содержащей единую базу данных электронных дел подразделения;
делопроизводителем (при оформлении дела) и исполнителем (при производстве дела) обеспечивается актуальность информации о деле, содержащейся в карточке электронного дела в подсистеме АИС ФССП России;
карточки всех документов, сформированных или поступивших на бумажном носителе, включаются в состав электронного дела вместе с электронными образами данных документов и с указанием должности, инициалов и фамилии работника, сформировавшего электронный образ документа;
оригиналы документов, оформленных или поступивших на бумажном носителе, после их сканирования и привязки к электронному делу, включаются в состав обычного номенклатурного дела, сформированного для данного вида документов ("исполнительные документы", "заявления и ходатайства сторон исполнительного производства", "ответы на запросы кредитных организаций" и др.);
операции над электронным делом (формирование, передача в другое подразделение, проверка начальником подразделения, завершение, передача на оперативное хранение, возврат в производство, уничтожение и др.) регистрируются в подсистеме АИС ФССП России с указанием даты операции, инициалов и фамилии работника, который ее произвел.
11.27.4. Внутренняя опись электронного дела ведется автоматически на основании карточек документов, включенных в состав электронного дела. При необходимости формирование карточки электронного дела и внутренней описи электронного дела на бумажном носителе производится с помощью соответствующей подсистемы АИС ФССП России.
11.27.5. Местом хранения завершенных в делопроизводстве дел является подсистема АИС ФССП России подразделения. Уничтожение дел после истечения срока хранения производится с использованием функционала подсистемы АИС ФССП России по процедуре, аналогичной для дел на бумажных носителях.
(п. 11.27 введен Приказом ФССП России от 31.03.2014 N 112)
XII. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ СЛУЖБЫ В ПРОЦЕССЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ФУНКЦИЙ
ФССП РОССИИ
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
12.1. Регистрация исполнительных документов
и иных документов, образующихся в процессе осуществления
функций ФССП России, заведение тома специального
номенклатурного дела, передача специальных
номенклатурных дел
12.1.1. Прием, обработка входящих документов, регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль их исполнения осуществляется в порядке, предусмотренном разделами IV и V Инструкции.
12.1.2. После регистрации документов, указанных в пункте 11.25.2 Инструкции, уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения заводится соответствующий том специального номенклатурного дела (за исключением тома специального номенклатурного дела предварительной проверки сообщения о преступлении).
12.1.3. Делопроизводитель при заведении дела включает в него обложку дела установленного образца, напечатанную на листе бумаги формата A4 с частично заполненными реквизитами. На обложке тома дела указывается:
номер номенклатурного дела и номер тома;
дата поступления основного документа;
срок хранения;
инициалы и фамилия исполнителя, которому передается дело с основным документом для исполнения (для исполнительного производства, в т.ч. сводного, - судебного пристава-исполнителя с учетом зонального принципа обслуживания территории, для разыскного дела - судебного пристава-исполнителя, уполномоченного осуществлять разыскные мероприятия, отдельные исполнительные действия и (или) отдельные меры принудительного исполнения и т.д.);
N зонального участка (для исполнительного производства, в т.ч. сводного);
предмет основного документа:
для исполнительного производства, в т.ч. сводного, - предмет исполнения;
для разыскного дела и для дела по розыску гражданина - ответчика по гражданскому делу и (или) ребенка - объект розыска;
(в ред. Приказа ФССП России от 29.08.2014 N 467)
для дела по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения - вид поручения судебного пристава-исполнителя;
для дела по жалобе, поступившей в порядке подчиненности, - предмет жалобы;
для дела об административном правонарушении - категория правонарушения;
для дела по предварительной проверке сообщения о преступлении - основной состав;
сведения о лицах, связанных с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа дела (должник, взыскатель, правонарушитель, заявитель, должностное лицо, чьи действия (бездействие) обжалуются, разыскиваемое лицо и др.).
Делопроизводитель при заведении тома специального номенклатурного дела включает в него:
печатный образ бланка внутренней описи тома дела установленного образца на бумажном носителе, ведущейся в электронном виде и являющейся неотъемлемой частью ЭРК основного документа, с записью в нем основного документа и иных поступивших с ним документов (заявление, сопроводительное письмо, доверенность и др.);
основной документ (подлинник или копия) и иные поступившие с ним документы.
Для исполнительного производства такими документами могут являться заявление взыскателя или его представителя о возбуждении исполнительного производства, сопроводительное письмо к акту уполномоченного органа, надлежащим образом оформленная доверенность стороны исполнительного производства, лист ознакомления с материалами дела.
12.1.4. Поступивший (созданный) основной документ, на основании которого заведен том специального номенклатурного дела, учитывается в соответствующей книге учета под присвоенным ему регистрационным номером.
Исполнительные документы учитываются в книге учета исполнительных документов, постановления судебного пристава-исполнителя о розыске - в книге учета постановлений о розыске, судебные акты о розыске гражданина - ответчика по гражданскому делу и (или) ребенка - в книге учета судебных актов о розыске граждан - ответчиков по гражданскому делу и (или) детей и т.п.
(в ред. Приказа ФССП России от 29.08.2014 N 467)
Книги учета включаются в номенклатуру дел подразделения Службы в качестве номенклатурных дел.
12.1.5. Том специального дела после его заведения делопроизводителем передается исполнителю в трехдневный срок со дня поступления (создания) основного документа в подразделение Службы, а по исполнительным документам, подлежащим немедленному исполнению, - после поступления в подразделение судебных приставов и регистрации немедленно.
Том специального дела после его получения из другого подразделения Службы (например, исполнительное производство, передаваемое в соответствии с ч. 7 ст. 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве") делопроизводителем передается исполнителю в трехдневный срок со дня его поступления в подразделение Службы.
Факт получения исполнителем основного документа (тома специального дела с основным документом), поступившего из другого подразделения Службы тома специального дела, удостоверяется в соответствующей книге учета (в распечатке книги учета при ведении ее в электронном виде) или в реестре на передачу документов установленного образца его подписью с расшифровкой и указанием даты получения.
12.1.6. Документы (их копии в случаях, предусмотренных законодательными или нормативными правовыми актами), созданные или полученные при рассмотрении основного документа тома специального дела (его обработки, производства по нему), исполнитель приобщает к материалам соответствующего тома дела и заносит сведения о приобщенных документах во внутреннюю опись документов тома в день их создания или получения.
Обращения, заявления, ходатайства (за исключением жалоб, поданных в порядке подчиненности), поступившие в подразделение и связанные с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа тома специального дела, а также копии результатов их рассмотрения передаются после их регистрации делопроизводителем исполнителю, ведущему производство, для приобщения к материалам соответствующего тома специального номенклатурного дела.
12.1.7. При ознакомлении сторон исполнительного производства, их представителей с документами исполнительного производства судебным приставом-исполнителем на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.
12.1.8. Передача тома специального дела между исполнителями внутри подразделения Службы оформляется актом приема-передачи, утверждаемым начальником структурного подразделения. В акте отражается N тома, его комплектность с указанием количества листов, дата передачи, инициалы и фамилия исполнителя, передавшего и принявшего, при необходимости, другая информация.
Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых помещается в переданный том дела, второй - в номенклатурное дело подразделения с актами. При передаче всех дел от одного исполнителя другому в связи с увольнением, отпуском, изменением должностных обязанностей и др. помещение копии акта в переданные тома дел не обязательно.
12.1.9. Передача специальных номенклатурных дел по исполнительным производствам, в т.ч. сводным, между подразделениями Службы осуществляется в порядке, определенном статьей 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве".
Том специального дела направляется в другое подразделение судебных приставов с сопроводительным письмом нарочно или заказной почтой.
При массовой передаче дел между подразделениями Службы в случае реорганизации подразделений Службы (создании, расформировании, изменении их функций, зоны обслуживания) оформляется акт приема-передачи, утверждаемый начальниками этих структурных подразделений.
В акте отражаются N специальных номенклатурных дел и их томов, их комплектность с указанием количества листов, дата передачи, инициалы и фамилия исполнителя, передавшего и принявшего дело, при необходимости, другая информация (например, новый номер дела, присвоенный при его регистрации в подразделении-получателе).
Акт оформляется в двух экземплярах, помещаемых в номенклатурное дело с актами в соответствующих подразделениях.
12.1.10. Дела, не завершенные по состоянию на 31 декабря текущего года, учитываются в заведенной на новый календарный год книге учета без перерегистрации с сохранением присвоенных им ранее уникальных регистрационных номеров.
12.2. Особенности ведения Книги учета
арестованного имущества
12.2.1. В подразделении судебных приставов территориального органа (Управлении по исполнению особо важных исполнительных производств) Службы старшим судебным приставом или иным государственным служащим, на которого возложена эта обязанность, ведется Книга учета арестованного имущества, оформленная в соответствии с разделом XI Инструкции.
12.2.2. В указанную книгу вносятся сведения о подлежащем передаче взыскателю или реализации имуществе, арестованном для обеспечения его сохранности, а также при исполнении судебных актов: о конфискации имущества (обращения его в собственность государства); о наложении ареста на имущество, принадлежащее должнику и находящееся у него или у третьих лиц (арестованное в целях обеспечения иска).
12.2.3. Записи о процессуальных действиях, совершенных судебным приставом-исполнителем, вносятся в Книгу учета арестованного имущества в течение двух рабочих дней с момента совершения действия.
12.2.4. Старший судебный пристав ежемесячно, а главный судебный пристав субъекта Российской Федерации ежеквартально проверяют правильность ведения Книги учета арестованного имущества (Директор или его заместитель, курирующий Управление по исполнению особо важных исполнительных производств, - Книги учета арестованного имущества Управления по исполнению особо важных исполнительных производств соответственно) и делают запись о результатах проверки, которую заверяют личной подписью.
12.2.5. Ежемесячно в Книгу учета арестованного имущества включается запись баланса с указанием:
1) общей стоимости арестованного имущества;
2) общей стоимости арестованного и переданного на реализацию имущества;
3) суммы денежных средств, полученных от реализации указанного имущества, зачисленных на счет структурного подразделения;
4) стоимости нереализованного и отозванного с реализации имущества;
5) стоимости имущества, переданного взыскателю;
6) стоимости имущества, возвращенного должнику;
7) суммы денежных средств, перечисленных взыскателю (должнику).
Баланс подводится в Книге учета арестованного имущества нарастающим итогом с учетом остатка на начало года и заверяется личной подписью старшего судебного пристава (начальника Управления по исполнению особо важных исполнительных производств), а также печатью соответствующего структурного подразделения. Баланс подводится в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным.
12.2.6. Книга арестованного имущества хранится в металлическом шкафу (сейфе) в соответствии с правилами хранения документов строгой отчетности.
12.2.7. Ежегодно заводится новая Книга учета арестованного имущества, в которую переносятся сведения:
1) об имуществе, подлежащем реализации, которое не реализовано,
не передано взыскателю и не возвращено должнику;
2) об имуществе, подлежащем передаче взыскателю, которое не передано взыскателю;
3) об имуществе, подлежащем передаче в собственность государства, которое не передано государственным органам или организациям для обращения в государственную собственность;
4) об имуществе, арестованном в обеспечение иска, о чем ставится соответствующая отметка в графе 26 Книги учета арестованного имущества.
|
