При составлении номенклатуры дел в графе "примечания" указывается, что такое дело ведется в электронном виде со ссылкой на перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
4.11.14. Место, а также форматы хранения электронных документов определяются с учетом функционирующих в Службе программно-технических средств СЭД, требований нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.
4.11.15. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого уполномоченным должностным лицом Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
4.12. Обработка документов в структурных подразделениях
центрального аппарата (подразделениях аппарата управления
и структурных подразделениях территориального органа) Службы
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.1. Функция обработки документов в структурных подразделениях центрального аппарата (подразделениях аппарата управления и структурных подразделениях территориального органа) Службы (далее - подразделение) закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.2. Организация работы с документами в подразделениях Службы осуществляется на основании указаний по исполнению документов Директора, его заместителей, руководителей структурных подразделений центрального аппарата, руководителя и заместителей руководителя, начальников отделов аппарата управления, начальников отделов - старших судебных приставов территориального органа Службы.
(п. 4.12.2 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.3. Подразделение, отмеченное Директором Службы или его заместителем, иным должностным лицом, указанным в пункте 4.12.2 Инструкции, в указании по исполнению документа первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем поручения. Руководитель подразделения - головного исполнителя организует работу по исполнению указания и несет ответственность за своевременность и качество его исполнения.
В ЭРК таких документов головной исполнитель указывается первым, а также дополнительно выделяется установленным в СЭД символом. В этом случае в журнале учета движения документа в СЭД отмечается, что головному исполнителю направлен оригинал документа, а соисполнителям - копии.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании решения руководителя, давшего указание.
(п. 4.12.3 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.4. Подразделение - соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на исполнение указания, представляет головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечает за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего указание по исполнению документа.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.5. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения руководством или на следующий рабочий день), срочные документы передаются в подразделение-исполнитель незамедлительно.
В подразделениях Службы устанавливаются в необходимом количестве рабочие станции с доступом в СЭД. ЭРК документа, предназначенного для рассмотрения и исполнения в подразделении, поступает в персональный кабинет соответствующего подразделения в СЭД.
Руководитель подразделения имеет возможность ознакомиться с поступившим документом в СЭД и внести соответствующее указание по исполнению документа непосредственно в его ЭРК. Ввод в ЭРК указания по исполнению документа, вынесенного руководителем подразделения, может поручаться работнику, ответственному за делопроизводство в подразделении.
Документы, поступившие в подразделение, в том числе с указаниями руководства по их исполнению, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
ЭРК с присоединенными электронными документами или с электронными образами документов, исполненных на бумажном носителе, предназначенными для исполнения в соответствующем подразделении, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении центрального аппарата, подразделением документационного обеспечения территориального органа Службы, направляются в персональный кабинет отдела в СЭД и в период исполнения хранятся в нем.
(п. 4.12.5 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.6. При обработке документов в подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство, осуществляются следующие процедуры:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.6.1. С периодичностью не реже 1 раза в течение двух часов рабочего времени проверяется поступление в электронный кабинет структурного подразделения электронных регистрационных карточек документов и получаются в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящие, организационно-распорядительные и иные внутренние документы, адресованные в подразделение, оформленные на бумажном носителе.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.6.2. Поступившие документы посредством СЭД или на бумажном носителе представляются руководителю структурного подразделения.
4.12.6.3. Документы с указаниями руководителя структурного подразделения по их исполнению своевременно по СЭД доводятся до сведения государственных служащих - исполнителей.
4.12.6.4. Ведется учет в СЭД движения документов в структурном подразделении в соответствии с указанием по исполнению документа руководителя структурного подразделения.
4.12.6.5. Контролируется исполнение документов и поручений руководителя структурного подразделения.
4.12.6.6. Регистрируются документы, исполненные в подразделении, путем создания и сохранения в СЭД соответствующих им ЭРК.
ЭРК зарегистрированного исходящего документа, подготовленного во исполнение входящего, присоединяется в СЭД в виде связки к ЭРК входящего документа, послужившего основанием для подготовки ответа (исходящего документа).
После этого ЭРК исходящего документа направляется посредством СЭД в электронный кабинет подразделения документационного обеспечения. Одновременно с направлением ЭРК в подразделение документационного обеспечения по реестру передаются исходящие документы, оформленные на бумажном носителе информации.
ЭРК исполненного в подразделении и зарегистрированного внутреннего документа отправляется адресатам в центральном аппарате (аппарате управления, структурном подразделении территориального органа) Службы также посредством СЭД. Внутренние документы, исполненные в подразделении на бумажном носителе, передаются через подразделение документационного обеспечения.
(пп. 4.12.6.6 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.6.7. Составляется и ведется раздел структурного подразделения в сводной номенклатуре дел центрального аппарата (территориального органа) Службы.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.12.6.8. Оформляются номенклатурные дела, завершенные в делопроизводстве.
4.13. Работа исполнителя с документами
4.13.1. Специалисты подразделений Службы в процессе исполнения документа осуществляют:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);
представление в случаях и в порядке, предусмотренном Инструкцией, проекта документа в электронном виде уполномоченному должностному лицу Управления делопроизводства (подразделения документационного обеспечения аппарата управления территориального органа, отдела судебных приставов соответственно) для редактирования;
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
подготовку указателя рассылки документа (при необходимости);
представление проекта документа на подпись (утверждение) уполномоченному должностному лицу Службы;
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточке документа, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа).
4.13.2. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то из их числа руководителем подразделения определяется ответственный исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
Если для исполнения проекта документа привлекаются специалисты различных подразделений, то для работы над ним решением Директора или его заместителя (руководителя, заместителя руководителя территориального органа, начальника отдела - старшего судебного пристава) Службы может создаваться рабочая группа. Состав рабочей группы, порядок и сроки ее работы могут определяться распоряжением ФССП России (территориального органа Службы, отдела судебных приставов соответственно).
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.13.3. Специалисты подразделений Службы, являющиеся соисполнителями поручения, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю свои предложения и отвечают за качество проработки и своевременность представления предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.13.4. Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания, исполнитель может делать пометки на полях документа о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
4.13.5. С документами (проектами документов), содержащими информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
(п. 4.13.5 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.14. Учет и анализ объемов документооборота
4.14.1. Количество документов, поступивших в центральный аппарат (аппарат управления или структурное подразделение территориального органа) Службы и созданных соответствующим подразделением федерального органа исполнительной власти за определенный период времени (месяц, год) составляет объем документооборота этого подразделения <*>.
--------------------------------
<*> Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК). Типография ООО "ИПО "У Никитских ворот", г. Москва, 2010.
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
4.14.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД в центральном аппарате Службы отделом контроля исполнения документов УДП, в аппарате управления и структурном подразделении территориального органа Службы - уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.14.2.1. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
4.14.2.2. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.
4.14.2.3. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
4.14.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
4.14.4. Управление делопроизводства (подразделение документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа Службы) ежемесячно до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15 января на основании данных СЭД подсчитывает объем документооборота структурных подразделений и в целом за центральный аппарат Службы (подразделений аппарата управления и за аппарат управления территориального органа в целом, структурного подразделения соответственно) и представляет справку о документообороте Службы курирующему заместителю Директора (руководителю территориального органа, начальнику отдела - старшему судебному приставу соответственно), а также направляет ее руководителям структурных подразделений центрального аппарата (подразделений аппарата управления территориального органа) Службы.
(п. 4.14.4. в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых Управлением делопроизводства и другими структурными подразделениями центрального аппарата, уполномоченными должностными лицами подразделений аппарата управления и структурных подразделений территориального органа Службы процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения резолюций (поручений) по входящим документам с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Службы.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
5.2. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, предварительный контроль, предупредительный контроль, снятие документа с контроля, аналитический контроль.
5.3. Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому Управлением делопроизводства (уполномоченными должностными лицами подразделений аппарата управления и структурных подразделений территориального органа) Службы, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, коллегии Минюста России, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей, директоров департаментов Минюста России (по документам с конкретными сроками исполнения и документам, об исполнении которых необходимо проинформировать корреспондента), а также исполнение документов, по которым установлены контрольные сроки исполнения Директором (для территориального органа дополнительно исполнение документов, по которым установлены контрольные сроки исполнения руководителем территориального органа, начальника отдела - старшего судебного пристава).
|
