Например, 00060/13/12345-АП-ДСП, где:
00060 - код структурного подразделения Службы, подготовившего служебное письмо (в примере соответствует Управлению делопроизводства), по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России;
13 - две последние цифры года, в котором регистрируется документ;
12345 - порядковый номер документа в пределах календарного года при регистрации исходящих документов;
АП - буквенный литер, добавленный при регистрации служебного письма, подписанного Директором, составленный из первых букв его имени и фамилии (А. Парфенчиков). В случаях, когда первые буквы имени и фамилии совпадают с литерами "СС" или "ОВ", используемыми в секретном делопроизводстве, к буквенному литеру регистрационного номера служебного письма добавляется первая буква отчества. Например, для документов, подготовленных за подписью первого заместителя Директора Сазанова С.В. - "СВС" (С.В. Сазанов);
ДСП - литеры отметки о конфиденциальности документа.
(п. 4.7.4 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.7.5. Доверенности на право совершения действий от имени Службы (территориального органа Службы, его структурного подразделения), представления их интересов в государственных, общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии с пп. 3.3.3.11 Инструкции, регистрируются подразделением документационного обеспечения в СЭД.
Структура регистрационного номера доверенности включает: буквенную литеру "Д", отделенную через дефис от разделенных косой чертой пятизначного кода подразделения Службы, подготовившего документ, двух последних цифр года, порядкового номера документа в пределах календарного года. Для документов, подписанных руководством Службы, руководством территориального органа Службы, через дефис указываются литеры, составленные из первых букв имени и фамилии должностного лица, подписавшего доверенность.
Например, Д-00110/13/123-АП, где:
Д - признак группы документов "Доверенности";
00110 - код структурного подразделения Службы, подготовившего проект доверенности (в примере соответствует Управлению информационных технологий), по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России;
13 - две последние цифры года, в котором регистрируется документ;
123 - порядковый номер документа в электронной базе данных по регистрации доверенностей в СЭД;
АП - буквенные литеры, добавленные при регистрации доверенности, подписанной Директором, составленные из первых букв его имени и фамилии (А. Парфенчиков).
(п. 4.7.5 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.7.6. Уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы проверяет правильность оформления ЭРК зарегистрированных исходящих документов, поступивших из структурных подразделений центрального аппарата (подразделений аппарата управления, от исполнителей структурного подразделения территориального органа) Службы соответственно, наличие, при необходимости, указателя рассылки документа.
Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю для доработки.
4.7.6.1. Правильно оформленный исходящий электронный документ передается уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы, для отправки корреспонденту по соответствующей системе электросвязи с использованием функционала АИС ФССП России.
4.7.6.2. Правильно оформленный исходящий документ, исполненный на бумажном носителе информации, уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы с использованием функционала АИС ФССП России включает в СЭД в форме электронного образа документа (наносит на первый лист первого экземпляра исходящего документа штрихкод документа, соответствующий его дате и регистрационному номеру, осуществляет процедуры сканирования документа, верификации полученного электронного образа документа и проверки правильности его присоединения к ЭРК).
После включения электронного образа исходящего документа, исполненного на бумажном носителе информации, в СЭД уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы передает по реестру первый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе информации в экспедицию для отправки корреспонденту, а визовый экземпляр возвращает исполнителю для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Исходящий документ, исполненный на бумажном носителе информации и подлежащий массовой рассылке, возвращается исполнителю для представления указателя рассылки документа на утверждение:
в центральном аппарате Службы - начальнику Управления делопроизводства или одному из его заместителей;
в территориальном органе Службы - руководителю подразделения документационного обеспечения или должностному лицу, исполняющему его обязанности;
в структурном подразделении территориального органа Службы - начальнику отдела - старшему судебному приставу или должностному лицу, исполняющему его обязанности.
После утверждения указателя рассылки документа исполнитель размножает зарегистрированный исходящий документ, исполненный на бумажном носителе информации, в требуемом количестве копий и передает их с утвержденным указателем рассылки документа в экспедицию для отправки корреспондентам.
4.7.6.3. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается представителю (доверенному лицу) под подпись, а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело в подразделении документационного обеспечения.
(п. 4.7.6 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.8. Отправка документов
4.8.1. Отправку исходящих документов производит экспедиция подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы.
Документы, исполненные на бумажном носителе, передаются в экспедицию для отправки уполномоченным работником группы регистрации исходящих документов подразделения документационного обеспечения или работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, или исполнителем по реестрам установленного образца.
Электронные документы передаются для отправки посредством СЭД.
(п. 4.8.1 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.8.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Документ, являющийся результатом предоставления государственной услуги, а также ответ на жалобу на решения, действия (бездействие) ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, а также их должностных лиц при предоставлении государственной услуги передаются исполнителем в подразделение документационного обеспечения для направления заявителю в день их вынесения и направляются заявителю не позднее рабочего дня, следующего за днем их вынесения.
(абзац введен Приказом ФССП России от 29.08.2014 N 467)
4.8.3. Экспедиция с учетом действующих государственных контрактов на оказание услуг производит сортировку документов, исполненных на бумажном носителе информации, по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие оправке фельдъегерской связью, международная почта):
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.8.3.1. Документы, подписанные Директором или заместителями Директора, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), в министерства и ведомства Российской Федерации, служебные письма и организационно-распорядительные документы, направляемые в территориальные органы Службы, документы, имеющие отметку о конфиденциальности "Для служебного пользования", отправляются фельдъегерской связью.
Из территориального органа Службы с использованием фельдъегерской связи направляются документы, имеющие отметку о конфиденциальности "Для служебного пользования", а также иные служебные документы в центральный аппарат Службы, в территориальные органы иных органов государственной власти и в иные территориальные органы Службы, в органы власти субъектов Российской Федерации.
(абзац введен Приказом ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.8.3.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в Отдел по защите государственной тайны, мобилизационной подготовке и гражданской обороне.
4.8.3.3. Документы, не предусмотренные пп. 4.8.3.1 и 4.8.3.2 Инструкции, в центральном аппарате, территориальном органе Службы и его структурных подразделениях отправляются почтовой и электросвязью.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).
4.8.3.4. Регистрируемым почтовым отправлением направляются автору жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Службы, поданной в порядке подчиненности, копия постановления уполномоченного должностного лица Службы с сопроводительным письмом.
Регистрируемым почтовым отправлением с уведомлением о вручении адресату направляется должнику постановление о возбуждении исполнительного производства.
По решению уполномоченных должностных лиц Службы регистрируемыми почтовыми отправлениями, в том числе с уведомлением о вручении адресату, могут направляться иные документы.
4.8.4. Документы, отправляемые фельдъегерской или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи.
Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При направлении документа более чем в 4 адреса его адресование осуществляется в соответствии с указателем рассылки документа. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.
4.8.5. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.
Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.
Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле Управления делопроизводства, подразделения документационного обеспечения территориального органа Службы, его структурного подразделения.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.8.6. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
4.8.7. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений электронной почты, электронных документов.
(п. 4.8.7 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.8.8. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимается структурным подразделением - исполнителем документа по согласованию с подразделением документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые работниками ФССП России проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.
4.9.2. Регистрация внутренних документов производится в разделе СЭД "Внутренние документы" по видам документов. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель и другие), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется его прохождение.
4.9.3. Зарегистрированный внутренний документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к ЭРК с использованием функционала СЭД электронного образа внутреннего документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа.
(п. 4.9.3 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.9.4. Регистрация, учет и движение внутренних документов в Службе, оформленных в порядке, предусмотренном разделом III Инструкции, осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, а также по отдельным видам документов (приказы, распоряжения, указания, государственные контракты на оказание услуг, доверенности и др.) уполномоченными должностными лицами Управления делопроизводства, Управления государственной службы и кадров, Управления делами путем создания и сохранения электронных регистрационных карточек регистрируемых внутренних документов в СЭД.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.9.5. Приказы (распоряжения, указания) представляются исполнителями для регистрации вместе с оформленными указателями рассылки документа:
1) Приказы (распоряжения, указания) по основной деятельности (в том числе и по кадровым вопросам), а также приказы о заграничных командировках и по административно-хозяйственным вопросам - в отдел документационного обеспечения УДП.
2) Приказы (распоряжения) по личному составу, в том числе о командировках государственных служащих на территории Российской Федерации - в Управление государственной службы и кадров.
4.9.6. Подлинные экземпляры приказов (распоряжений, указаний) по основной деятельности, а также приказы о заграничных командировках и по административно-хозяйственным вопросам, копии приказов (распоряжений) по личному составу помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в Управлении делопроизводства, подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по личному составу - в номенклатурные дела Управления государственной службы и кадров.
4.9.7. Копии приказов (распоряжений, указаний) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с разделом III Инструкции, заверенными печатью Управления делопроизводства (Управления государственной службы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения, указания).
|
