Инструкция по организации комплексного тестирования абитуриентов Общие положения

19. Контроль за состоянием БД «Абитуриент»

1. 
   сверяет журнал регистрации с информацией о базе данных, что позволяет проследить за движением каждого бланка заявления;
   
2. 
   отмечает в журнале регистрации результат сканирования бланков в графе «Результат сканирования» одним из признаков: «внесен», «изменен», «аннулирован»;
   
3. 
   проверяет в скоросшивателе «Бланки заявлений» наличие принятых бланков заявлений, принятых в базу абитуриентов;
   
4. 
   проверяет в скоросшивателе «Аннулированные и испорченные» наличие бланков заявлений, удаленных из БД абитуриентов;
   
5. 
   при наличии пропущенных ИКТ, выясняет причину и вносит соответствующие исправления.
   

1. 
   заявление зарегистрировано в журнале регистрации, но в БД не внесено и пропуск не выписан;
   
2. 
   заявление зарегистрировано как аннулированное, но в БД не аннулировано;
   
3. 
   заявление в БД аннулировано, но не отмечено как аннулированное в журнале регистрации;
   
4. 
   заявление внесено в БД, но в журнале регистрации отсутствует.
   

20. Внесение изменений в данные абитуриента

93. 
    При изменении данных об абитуриенте, внесенных в БД, его заявление изменяется или аннулируется. При изменении языка сдачи экзамена или ИКТ абитуриента заявление аннулируется и вводится заново. Исправление ошибок путем изменения производится в следующих данных: Ф.И.О., пол, вид и номер документа, гражданство, национальность, год рождения, сведения об образовании.
    
94. 
    При аннулировании данных абитуриента технический секретарь:
    

1. 
   в графе «Подпись абитуриента при возврате документов» журнала регистрации заявлений абитуриент ставит подпись;
   
2. 
   изымает пропуск абитуриента, делает в нем отметку «аннулирован» и складывает его в личную папку абитуриента;
   
3. 
   закрашивает в бланке заявления абитуриента кружок «аннулирован», передать на повторное сканирование и после сканирования складывает его в скоросшиватель «Аннулированные и испорченные»;
   
4. 
   после сканирования старого бланка, аннулирования данных абитуриента из БД, в графе «Результат сканирования» журнала регистрации вносится запись «аннулирован»;
   
5. 
   в свободной строке журнала регистрации вносит данные абитуриента с изменениями, присвоением нового ИКТ;
   
6. 
   выдает абитуриенту новый бланк заявления, после заполнения предоставляет его на сканирование;
   
7. 
   после сканирования нового бланка и повторного внесения в БД с другим ИКТ абитуриенту выдается новый пропуск.
   

21. Закрытие журнала регистрации

1. 
   программист базового вуза распечатывает журнал технического секретаря, информацию о БД и предоставляет техническому секретарю для сверки;
   
2. 
   технический секретарь сличает журнал регистрации с журналом технического секретаря, информацией о БД. В случае обнаружения ошибок принимаются меры по исправлению;
   
3. 
   после сверки и внесения имеющихся изменений технический секретарь перечеркивает несколько строк журнала регистрации знаком «Z» после последнего принятого заявления, подписывается ответственным секретарем;
   
4. 
   программист базового вуза получает от НЦТ пароль для закрытия БД «Абитуриент»;
   
5. 
   программистом базового вуза отправляется итоговый файл БД «Абитуриент» по телекоммуникационной сети в НЦТ;
   
6. 
   после закрытия БД все бланки заявлений сшиваются стороной, где нет синхронной дорожки, в скоросшиватель «Накопление» в разрезе технических секретарей;
   
7. 
   журнал регистрации и скоросшиватель «Накопление» сдается ответственному секретарю и хранятся до указаний НЦТ.