Требования к функциям КФЗ «Формирование описи электронного архива актовых записей»
КФЗ «Формирование описи электронного архива актовых записей» должен включать в себя следующие функции:
автоматизированное формирование описей электронного архива записей актов гражданского состояния, сгруппированных по органу ЗАГС, году регистрации, признаку «восстановленная»;
поиск, подсчет и фиксация дублированных и пропущенных номеров актовых записей в электронном архиве записей актов гражданского состояния;
поиск, подсчет и фиксация номеров, измененных и восстановленных актовых записей в электронном архиве записей актов гражданского состояния;
поиск и сортировка актовых записей в описи по типу актовой записи (акту гражданского состояния), году регистрации, органу ЗАГС;
печать описей электронного архива записей актов гражданского состояния.
Требования к функциям КФЗ «Фондирование архива»
КФЗ «Фондирование архива» должен включать в себя следующие функции:
формирование и печать сводной описи архива актовых книг;
печать описей архива актовых книг в разрезе органов ЗАГС, периода регистрации;
просмотр, корректировка, удаление описи, пересчет номеров книг в описи архива актовых книг;
режим интерактивного ввода ретроспективной информации по описям актовых книг – режим массового добавления строк;
режим закрытия/открытия описи архива актовых книг для корректировки;
фондирование архивного фонда, включая выполнение автоматической классификации документов (формирование архива актовых книг) за заданный календарный год в точном соответствии с реализуемым при ручном формировании архива алгоритмом формирования хронологически-структурной схемы систематизации, определение фондовой принадлежности и хронологических границ фонда, крайних дат документов фонда;
составление и оформление годовых разделов сводной описи книг, составляющих архивный фонд актовых записей;
автоматизация учета и оформления актовых книг, включая печать титульных листов и листов заверения по каждой книге.
Требования к подсистеме учета поступающей и отправляемой корреспонденции Требования к подсистеме в целом
Подсистема учета поступающей и отправляемой корреспонденции должна обеспечивать учет, регистрацию и обработку всей корреспонденции, отправляемой из органов ЗАГС и поступающей в органы ЗАГС от граждан посредством почты или в виде электронных запросов, ответов от органов ХМАО, МФЦ.
Требования к функциональному составу подсистемы
Подсистема учета поступающей и отправляемой корреспонденции должна состоять из следующих КФЗ:
КФЗ «Прием и обработка запросов граждан и организаций»;
КФЗ «Регистрация поступивших документов»;
КФЗ «Прием и обработка электронных запросов на выдачу повторных документов, поступивших с МФЦ»;
КФЗ «Прием и обработка заявлений на истребование документов с территории иностранных государств»;
КФЗ «Прием и обработка поступающей корреспонденции»;
КФЗ «Формирование отправляемой корреспонденции».
|
