Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
В РКК заполняется поле "Дело по номенклатуре" в соответствии с номенклатурой дел, регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа.
После регистрации в системе электронного документооборота документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки адресату.
3.2.7. Для бумажной версии электронного документа, отправляемого адресату(ам), не имеющему(им) доступа к системе электронного документооборота, дополнительно производятся следующие действия:
на этапе регистрации производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись лицу, выполнившему процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;
после завершения процедуры регистрации и подписания отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование;
на этапе сканирования осуществляется создание электронного образа отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление к РКК;
после завершения процедуры сканирования отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на отправку адресату.
3.3. Направление электронного документа в дело
3.3.1. Направление исполненного электронного документа в электронное дело (службой делопроизводства либо лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях аппарата) заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел аппарата.
3.3.2. На этапе направления исполненного электронного документа в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.
3.4. Хранение электронных документов
3.4.1. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
3.4.2. Хранение исполненных электронных документов осуществляется в модуле "Архив" системы электронного документооборота.
(п. 3.4.2 в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)
3.4.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронной подписи и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронной подписи хранимых электронных документов.
3.4.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
3.4.5. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота службой делопроизводства.
3.4.6. Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.
3.4.7. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.
3.4.8. После истечения установленного срока хранения электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению. Электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3.4.9. Исключен с 30 сентября 2016 года. - Постановление Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734.
3.5. Работа с внутренними документами
3.5.1. В аппарате Губернатора Волгоградской области могут создаваться внутренние документы. Участниками внутреннего электронного документооборота являются Губернатор Волгоградской области, вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области, первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата и иные работники аппарата Губернатора Волгоградской области.
3.5.2. Обработка внутренних документов осуществляется посредством системы электронного документооборота в порядке, предусмотренном подразделами 3.1.2, 3.1.4, 3.1.5, 3.3, 3.4 настоящего раздела Инструкции.
3.5.3. Прохождение внутренних электронных документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.
X. Изготовление, учет, хранение и уничтожение
печатей, штампов
Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов в аппарате Губернатора Волгоградской области устанавливается распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области
ОБРАЗЦЫ
оформления бланков, используемых в аппарате Губернатора
Волгоградской области
1. Образец оформления бланка постановления
Губернатора Волгоградской области
Герб
Волгоградской
области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
___________________________________________________________________________
от _________________________ N __________
2. Образец оформления бланка распоряжения
Губернатора Волгоградской области
Герб
Волгоградской
области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
___________________________________________________________________________
от ________________________ N __________
3. Образец оформления бланка постановления Администрации
Волгоградской области
Герб
Волгоградской
области
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
___________________________________________________________________________
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от _________________________ N __________
4. Образец оформления бланка распоряжения аппарата Губернатора
Волгоградской области
Герб
Волгоградской
области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
___________________________________________________________________________
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _________________________ N __________
5. Образец оформления бланка письма Губернатора
Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)
Герб
Волгоградской
области
ГУБЕРНАТОР
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098.
Тел. (8442)......... Факс (8442).........
E-mail: .....................
________________ N _____________
6. Образец оформления бланка письма Губернатора
Волгоградской области (продольное расположение реквизитов)
Герб
Волгоградской
области
ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442)............
Факс (8442)..............
E-mail: ...............................
__________________________________________________________________________
__________________ N ______________
7. Образец оформления бланка письма Администрации
Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)
Герб
Волгоградской
области
АДМИНИСТРАЦИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098.
Тел. (8442)............ Факс (8442)............
E-mail:............................
ОКПО ............, ОГРН .................,
ИНН/КПП ............/..............
________________ N _______________
8. Образец оформления бланка письма Администрации
Волгоградской области (продольное расположение реквизитов)
Герб
Волгоградской
области
АДМИНИСТРАЦИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442)..............
Факс (8442)............
E-mail: ..............................
ОКПО ..........., ОГРН ............, ИНН/КПП ............/...............
___________________________________________________________________________
_________________ N ___________________
9. Образец оформления бланка письма вице-губернатора -
руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области
(угловое расположение реквизитов)
Герб
Волгоградской
области
ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР -
РУКОВОДИТЕЛЬ
АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098.
Тел. (8442).......... Факс (8442)........
E-mail: ........................
________________ N _______________
10. Образец оформления бланка письма вице-губернатора -
руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области
(продольное расположение реквизитов)
Герб
Волгоградской
области
ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР - РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА
ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442)...............
Факс (8442)...............
E-mail: .....................................
___________________________________________________________________________
_________________________ N __________
11. Образец оформления бланка письма аппарата Губернатора
Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)
Герб
Волгоградской
области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098.
Тел. (8442)........... Факс (8442)................
E-mail: .....................
ОКПО ................., ОГРН .................,
ИНН/КПП ................./..............
______________ N ________________
12. Образец оформления бланка письма структурного подразделения
аппарата Губернатора Волгоградской области
Герб
Волгоградской
области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
НАИМЕНОВАНИЕ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098.
Тел. (8442) ............ E-mail: .............
______________ N ______________
13. Образцы оформления бланков Губернатора Волгоградской области,
вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской
области и первого заместителя Губернатора Волгоградской области
для резолюций и поручений
Герб Герб
Волгоградской Волгоградской
области области
ГУБЕРНАТОР ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР -
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
_____________________________
_________ N _____ _________________________________
_________ N _____
Герб
Волгоградской
области
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
______________________________________
_________ N _____
Примечание. Бланки заместителей Губернатора Волгоградской области для
резолюций и поручений оформляются аналогично бланку первого
заместителя Губернатора Волгоградской области.
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области
ФОРМЫ ЖУРНАЛОВ
учета поступления и выдачи гербовых бланков
1. Форма журнала учета поступления гербовых бланков
N п/п
|
Наименование вида бланка
|
Дата поступления
|
Дата и номер сопроводительного документа
|
Наименование организации - поставщика бланков
|
Количество экземпляров бланков
|
Серия и номера гербовых бланков
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
2. Форма журнала выдачи гербовых бланков
N п/п
|
Дата выдачи бланков
|
Наименование вида бланков
|
Получатель бланка (структурное подразделение аппарата)
|
Фамилия, имя, отчество получателя бланков
|
Должность получателя бланков
|
Количество бланков, серия и номера бланков
|
Подпись получателя бланков и дата
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Губернатора
Волгоградской области
СХЕМЫ
расположения реквизитов и границ зон на бланках документов
1. Схема расположения реквизитов и границ зон
углового бланка на листе формата А4
│ 2,75 │ 73 │ │ 88 │ 2,25 │
│<──────>│<───────────────>│ │<────────────────>│<────>│
│ │ │ │ │ │
──────┌─────────────────────────────────────────────────────────┐─────────
/\ │ │ /\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
──────│ ──────┌─────────────────┐ ┌──────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │ 02 │ │ 32 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │ │ │
│ │ ──────├─────────────────┤ ├──────────────────┤ │ │
51 │ │ │ 08 31 09 10 │ │ 15 16 │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
──────│ ├─────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │ 11 12 │ │ 17 │ │ │
22 │ │ │ 13 │ │ │ │ │
\/ │ │ 14 │ │ │ │ │
──────│ ├─────────────────┤ ├──────────────────┤ │ │ 297
/\ │ │ 18 │ │ │ │ │
18 │ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
──────│ ├─────────────────┴────┴──────────────────┤ │ │
│ │ 20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
──────│ ├─────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │ 21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
──────│ ├─────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │ 23 24 26 │ │ │
│ │ │ 27 │ │ │
│ │ │ │ │ │
40 │ │ ──────├─────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │ 28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
──────│ ──────└─────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
|
