регистрацию отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.
6.4. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
6.5. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, несут руководители и сотрудники структурных подразделений аппарата.
6.6. Исполненные в установленный срок документы передаются в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.
7. Организация работы с отправляемыми
(исходящими) документами
7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на головного исполнителя документа (структурное подразделение аппарата или должностное лицо).
7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
7.3. До представления на подпись руководителю ответственный исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.
7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.
Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК.
Регистрация исходящих писем, подписанных Губернатором Волгоградской области, осуществляется работниками сектора организации документооборота аппарата Губернатора Волгоградской области.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)
Регистрация исходящих писем, подписанных вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, осуществляется работниками приемных вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области.
Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений аппарата, осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений аппарата.
Не допускается регистрация исходящих служебных писем при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.
7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
7.6. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения аппарата.
7.7. Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи лица, наделенного данными полномочиями, дата" и подшивается в дело (входящий документ передается в канцелярию на хранение в дело вместе с документом-ответом).
7.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет канцелярия. При получении документов для отправки работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
7.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.
7.10. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в канцелярию с распиской работников почтового отделения связи.
Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
7.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.
8. Переписка с иностранными корреспондентами,
дипломатическими и торговыми представительствами Российской
Федерации, Министерством иностранных дел
Российской Федерации
8.1. Переписка с органами власти, дипломатическими и торговыми представительствами зарубежных стран, посольствами, торговыми представительствами Российской Федерации за рубежом и с другими иностранными корреспондентами осуществляется по согласованию с комитетом экономики Волгоградской области (далее именуется - облкомэкономики).
8.2. Проект обращения к корреспондентам, перечисленным в пункте 8.1, разрабатывается органом исполнительной власти Волгоградской области или структурным подразделением аппарата, согласовывается с первым заместителем Губернатора Волгоградской области, заместителем Губернатора Волгоградской области согласно сфере ведения и представляется на согласование в облкомэкономики с приложением материалов, свидетельствующих о необходимости направления такого обращения.
8.3. Облкомэкономики в течение трех дней рассматривает проект обращения и согласовывает его, либо указывает на необходимость его доработки, либо отказывает в согласовании с указанием причин отказа.
8.4. В случае согласования проекта обращения облкомэкономики исполнитель обеспечивает оформление обращения, его подписание и направление в установленном порядке адресату. Копия такого обращения направляется в облкомэкономики одновременно с направлением обращения адресату.
8.5. В случае необходимости доработки проекта обращения исполнитель обеспечивает его доработку и представляет проект обращения на повторное рассмотрение в облкомэкономики.
8.6. Официальный перевод на иностранный язык документов, отправляемых иностранным корреспондентам, и перевод на русский язык документов, получаемых от иностранных корреспондентов, осуществляет уполномоченная в установленном порядке организация.
8.7. Корреспонденция, поступающая в аппарат Губернатора Волгоградской области на иностранном языке, передается для предварительной оценки в облкомэкономики.
9. Использование штампов с факсимильным воспроизведением
подписи (факсимиле)
9.1. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) могут иметь Губернатор Волгоградской области, вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области, первые заместители Губернатора Волгоградской области, заместители Губернатора Волгоградской области.
9.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться для заверения следующих документов:
Почетных грамот Губернатора Волгоградской области и Благодарностей Губернатора Волгоградской области;
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)
поздравительных, приветственных писем;
приглашений;
информационных писем, извещений и уведомлений.
9.3. В целях оперативного рассмотрения документов штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться при оформлении резолюции указанных должностных лиц.
В этом случае заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющий координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области, руководитель соответствующего секретариата используют штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области для заверения резолюции к документу после согласования (в том числе по телефону или путем использования иных средств связи) с указанными должностными лицами кандидатуры ответственного исполнителя и соисполнителей, содержания поручения и сроков его исполнения.
9.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться руководителями соответствующих секретариатов только при оформлении резолюции по документу с отметкой "Срок!" после согласования (в том числе по телефону или путем использования иных средств связи) с заместителем Губернатора Волгоградской области кандидатуры ответственного исполнителя и соисполнителей, содержания поручения и срока его исполнения.
10. Учет и анализ объема документооборота
10.1. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в аппарат Губернатора Волгоградской области и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
10.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются общим отделом в виде справок (отчетов).
10.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в канцелярии.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным сотрудников общего отдела, осуществляющих данную работу, для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
V. Рассмотрение обращений граждан
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл.
от 30.09.2016 N 734)
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 06 июля 2015 г. N 608 "Об утверждении Положения о работе с обращениями граждан, поступающими в аппарат Губернатора Волгоградской области, адресованными Губернатору Волгоградской области, вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора Волгоградской области, первым заместителям Губернатора Волгоградской области и заместителям Губернатора Волгоградской области".
Поступившие обращения граждан регистрируются и обрабатываются в автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области.
VI. Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляется в соответствии с порядком осуществления контроля за исполнением поручений Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской области от 14 октября 2013 г. N 1036 "О порядке осуществления контроля за исполнением поручений Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области".
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)
VII. Техническое обеспечение работы с документами
1. Печатание документов
1.1. Печатание документов осуществляется работниками общего отдела, структурных подразделений аппарата с использованием компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований Инструкции.
1.2. В первую очередь в общем отделе печатаются проекты правовых актов, материалы к совещаниям у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Волгоградской области.
1.3. В случае если документ первоначально готовился в структурном подразделении аппарата или в органе исполнительной власти Волгоградской области с использованием компьютера, исполнитель представляет его в общий отдел в электронном виде.
1.4. Документы в электронном виде принимаются в формате текстового редактора Microsoft Word.
1.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.
На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла специалиста, печатавшего документ.
1.6. В общем отделе, других структурных подразделениях аппарата черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются.
2. Копирование (тиражирование) документов
2.1. Копировально-множительные работы в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляются сотрудниками общего отдела. Для копирования сдаются только служебные документы и материалы.
2.2. Ответственность за размножение документов возложена на начальника общего отдела. Заказы на размножение документов принимают и исполняют сотрудники общего отдела, которые несут персональную ответственность за копирование документов.
Учет копируемых документов ведется на основании заказов, оформляемых в соответствии с приложением 10, которые хранятся в общем отделе в течение года, после чего уничтожаются.
2.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
Документы, материалы передаются на размножение в несброшюрованном виде.
2.4. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.
|
