Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его


НазваниеИнструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его
страница11/15
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

2.4. Первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата осуществляют в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

2.5. Служба делопроизводства осуществляет в системе электронного документооборота:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

проверку подлинности электронной подписи;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронных документов;

рассылку электронных документов адресатам;

направление исполненных электронных документов в дела.

2.6. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе электронного документооборота:

исполнение электронных документов;

доработку электронных документов;

создание электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

направление исполненных электронных документов в дело.

2.7. Типовые маршруты прохождения электронных документов в системе электронного документооборота с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) для поступающих (входящих) документов:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

рассмотрение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело;

2) для отправляемых (исходящих) документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверку правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

отправку электронного документа;

снятие с контроля электронного документа;

3) для внутренних электронных документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

подписание электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

регистрацию электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело;

4) для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.
3. Порядок обработки электронных документов
3.1. Порядок работы с поступающими (входящими)

электронными документами
3.1.1. Прием, предварительная обработка и регистрация

документов, поступивших в электронной форме
3.1.1.1. Документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области в электронной форме, проверяются службой делопроизводства на наличие в РКК следующих обязательных реквизитов:

регистрационного номера электронного документа;

даты электронного документа;

заголовка (краткого содержания) электронного документа;

вложений (электронного образа документа или вложенного файла, если электронный документ указан в сводной номенклатуре дел с отметкой "Дело ведется в электронном виде");

связанных документов;

электронной подписи.

Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

3.1.1.2. При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии в ней обязательных реквизитов документ возвращается автору электронного документа без регистрации с отметкой о причинах возврата.

3.1.1.3. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ регистрируется и направляется на рассмотрение.
3.1.2. Прием, предварительная обработка и регистрация

документов, поступивших на бумажном носителе
3.1.2.1. Документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных образов документов (сканирования).

При сканировании документов для последующего вложения в системе электронного документооборота необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - черно-белую (либо цветную для страниц, содержащих подпись и печать); разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

3.1.2.2. Документ, поступивший на бумажном носителе, после проведения предварительной обработки регистрируется службой делопроизводства в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа:

регистрационный номер электронного документа;

дата электронного документа;

заголовок (краткое содержание) электронного документа;

вложение (электронный образ документа);

связанный документ (если таковой указан в тексте и зарегистрирован в системе электронного документооборота).

3.1.2.3. После заполнения в РКК обязательных реквизитов формируется маршрут прохождения документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.
3.1.3. Прием, предварительная обработка и регистрация

документов, поступивших по электронной почте
3.1.3.1. Документы могут поступать в аппарат Губернатора Волгоградской области на официальный адрес электронной почты. Участниками обмена информацией по электронной почте являются аппарат Губернатора Волгоградской области, юридические и физические лица.

3.1.3.2. Электронные документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в системе электронного документооборота в установленном порядке.

3.1.3.3. В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения служба делопроизводства вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, документ на бумажном носителе.

3.1.3.4. В системе электронного документооборота производится предварительная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

3.1.3.5. После регистрации электронный документ, поступивший на официальный адрес электронной почты, направляется на рассмотрение.
3.1.4. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного

документа, подготовка резолюций (выдача поручений по его

исполнению), постановка на контроль и направление

электронного документа ответственному

исполнителю (исполнителю)
3.1.4.1. Зарегистрированный в системе электронного документооборота электронный документ направляется на рассмотрение лицу, уполномоченному на рассмотрение электронного документа и подготовку резолюций (выдачу поручений) по его исполнению в системе электронного документооборота (далее именуется - уполномоченное лицо), а также лицу, осуществляющему исполнение обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

Лицо, осуществляющее исполнение обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота, - это лицо, имеющее техническую возможность доступа в систему электронного документооборота с функциональными возможностями замещаемого им лица, которое назначается для занесения резолюций (поручений) замещаемого им лица, выдаваемых в рукописной форме на бумажном носителе, в электронном виде в системе электронного документооборота.

В случаях когда резолюция (поручение) по результатам рассмотрения документа оформляется непосредственно на бумажном экземпляре документа в порядке, установленном настоящей Инструкцией, или на бланке уполномоченного лица [для резолюций (поручений)], соответствующая резолюция вносится в систему электронного документооборота лицом, осуществляющим замещение исполнения обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

Все резолюции (поручения) в системе электронного документооборота в обязательном порядке должны быть подписаны электронной подписью уполномоченного лица либо электронной подписью лица, осуществляющего замещение исполнения обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

3.1.4.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем добавления поручения "На контроль" с указанием данных о работнике, его осуществляющем и имеющем право снять исполненный электронный документ с контроля, сроках исполнения электронного документа.

3.1.4.3. Рассмотренный в системе электронного документооборота электронный документ направляется ответственному исполнителю (исполнителю) на исполнение в соответствии с резолюциями (выданными поручениями по его исполнению) и сформированным маршрутом прохождения электронного документа.

3.1.4.4. Электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.

3.1.4.5. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами, назначенными распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области, внесенными в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.

3.1.4.6. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:

1) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электронной

подписи выдан _____________________________________________________________

(указать фамилию и инициалы лица,

_________________________________________________________________________";

которому выдан сертификат электронной подписи)

2) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;

3) наименование организации, фамилия, инициалы и собственноручная подпись заверившего электронный документ уполномоченного лица.

3.1.4.7. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем электронный документ.

3.1.4.8. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными. Ответственность за идентичность электронного документа его бумажной копии несет лицо, подписавшее отметку о заверении бумажной копии электронного документа.
3.1.5. Исполнение поступившего (входящего)

электронного документа
Исполнение поступившего (входящего) электронного документа включает в себя:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

сбор и обобщение информации от исполнителей поступившего (входящего) электронного документа (для ответственного исполнителя);

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа (для исполнителя);

подготовка ответа на исполненный электронный документ в соответствии с подразделом 3 раздела IX Инструкции (при необходимости ответа);

проставление связи между РКК ответа и РКК поступившего документа (при необходимости ответа);

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений.
3.2. Работа с отправляемыми (исходящими)

электронными документами
3.2.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (создание файла с текстом электронного документа);

создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего) электронного документа, внесение сведений о связанных электронных документах);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправку отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

3.2.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:

согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа заинтересованными лицами аппарата Губернатора Волгоградской области;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на согласование повторно.

3.2.3. Проверка правильности оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления);

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний по оформлению;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.

3.2.4. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

ознакомление с содержанием отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при отсутствии замечаний;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на подписание повторно.

3.2.5. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственный исполнитель (исполнитель) обязан:

доработать электронный документ в соответствии с полученными замечаниями;

повторно сформировать маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

направить проект отправляемого (исходящего) электронного документа на согласование, проверку правильности оформления и подписание повторно.

3.2.6. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется на регистрацию.
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconСтатья 125 кас РФ. Административное исковое заявление
Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, действий (бездействия) Губернатора Волгоградской области...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области...
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области...
Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области...
Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция о составлении, уточнении и использовании списков избирателей...
Настоящая Инструкция разработана в целях реализации конституционных прав граждан Российской Федерации избирать Губернатора Калининградской...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconМинистерство здравоохранения волгоградской области
Волгоградской области"; Положением о комитете здравоохранения Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция разработана в соответствии с действующим законодательством...
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо «обливский район»
Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconВолгоградской области распоряжение
О порядке осуществления органами исполнительной власти Волгоградской области функций и полномочий учредителя государственного учреждения...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск