ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от ______________ № _____
г. Ростов-на-Дону
Об утверждении
Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Ростовской области
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора Ростовской области от 26.12.2014 № 135 «О внесении изменения в указ Губернатора Ростовской области от 05.02.2014 № 11»:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.
3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.
4. Признать утратившими силу:
распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 143
«О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области
от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 27.03.2013 № 84
«О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области
от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 16.01.2014 № 1
«О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области
от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 11.07.2014 № 305
«О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области
от 30.09.2011 № 7».
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Губернатор
Ростовской области В.Ю. Голубев
Распоряжение вносит
управление документационного
обеспечения Правительства
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от __________ № _____
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Правительства Ростовской области.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве
Ростовской области применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).
1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится
в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.6. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения). Инструктивные материалы управления документационного обеспечения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемных заместителей Губернатора Ростовской области
(в том числе первых) возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области – на их руководителей.
1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников структурного подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. Должностные обязанности работников структурных подразделений Правительства Ростовской области, совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, устанавливаются должностными регламентами.
1.12. Работники аппарата Правительства Ростовской области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.14. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов указов, распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), протоколов заседаний Правительства Ростовской области, служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения с состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа – получение электронного образа документа.
3. Состав управленческих документов
Правительства Ростовской области
3.1. Деятельность Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства Ростовской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Правительством Ростовской области, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в Правительстве Ростовской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Правовой акт Ростовской области – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятый государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Ростовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер.
Правовыми актами Ростовской области являются:
областные законы;
постановления Законодательного Собрания Ростовской области;
указы Губернатора Ростовской области;
распоряжения Губернатора Ростовской области;
постановления Правительства Ростовской области;
распоряжения Правительства Ростовской области;
распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату);
акты областных органов исполнительной власти.
3.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства Ростовской области, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
3.4. Организационные документы.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Правительства Ростовской области;
правила;
инструкции (методические рекомендации);
планы.
3.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.4.2. План.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
3.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и др.
3.5.1. Протокол.
Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
3.5.2. Служебные письма.
Служебные письма в Правительстве Ростовской области готовятся как:
ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых);
исполнение поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых) в связи с обращениями граждан;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
3.5.3. Акт.
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.
3.5.5. Стенограмма.
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
3.5.6. Отчет.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
4. Документация Правительства Ростовской области.
Общие правила оформления управленческой документации
4.1. Документация Правительства Ростовской области.
Документация Правительства Ростовской области - это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
4.2. Общие правила оформления документов.
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт
(при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.
4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое – не менее 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без точки.
4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.
4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Правительстве Ростовской области и областных органах исполнительной власти используются следующие реквизиты:
а) Герб Ростовской области;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица – автора документа;
г) справочные данные об органе исполнительной власти;
д) подпись должностного лица;
е) вид документа;
ж) место составления или издания документа;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования документа;
р) гриф утверждения документа;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.96 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».
4.3.4. Наименование областного органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием областного органа исполнительной власти указывается наименование высшего органа исполнительной власти Ростовской области – Правительства Ростовской области.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган власти.
4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Правительстве Ростовской области осуществляется лицами, на то уполномоченными.
В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.
Например:
Исполнительный директор
ООО «Аквитал» Личная подпись Н.И. Киреев
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко
Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Заместитель
Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись И.П. Васильев
|
Заместитель
Министра финансов
Российской Федерации
Личная подпись Г.Э. Гришик
|
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии
|
Личная подпись
|
Н.И. Свистунов
|
Члены комиссии:
|
Личная подпись
|
К.П. Федорин
|
|
Личная подпись
|
И.Г. Василенко
|
|
Личная подпись
|
Г.И. Фролов
|
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
4.3.6. Справочные данные об органе исполнительной власти включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).
4.3.7. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).
Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений Правительства Ростовской области, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.
4.3.8. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного органом исполнительной власти Ростовской области, регламентируется положением о соответствующем органе и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом Р 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.
В письме наименование вида документа не указывают.
4.3.9. Место составления или издания документа (г. Ростов-на-Дону) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование органа исполнительной власти» и «справочные данные об органе исполнительной власти».
Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
4.3.10. В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
ЗАО «Торговый мир»
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову
или
Президенту ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой
Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля:
Губернатору
Ростовской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
|
