У правление архивами Свердловской области
Методические рекомендации
по составлению и ведению списков организаций–источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований,
расположенных на территории Свердловской области
|
Составитель:
Стафеева Т.В.,
главный специалист
Управления архивами
Свердловской области
|
Екатеринбург
2014
Содержание
1. Общие положения…………………………………………………………...……4
2. Составление и ведение списка организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива……………………………………….6
3. Этапы работы по определению состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов………………………………………….12
4. Категории организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов ……………………………………………......................16
5. Принципы и критерии определения организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов…………………20
6. Порядок рассмотрения и согласования списков источников комплектования государственного, муниципального архива ………..…………………………….21
7. Список источников и литературы…….…………………………………….…..26
Приложения
Приложение № 1. Примерная классификационная схема построения списка организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива………………………………………………………………………………..28
Приложение № 2. Содержание справки о включении организации в список организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива………………………………………………………………………………..33
Приложение № 3. Содержание справки об исключении организации из списка организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива …………………………………………………………………………….....34
Приложение № 4. Содержание справки к списку организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива……………….......35
Приложение № 5. Форма списка организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива…………..…………………………..36
Приложение № 6. Форма списка возможных источников комплектования государственного, муниципального архива…………………………….………...38
Приложение № 7. Образец заполнения формы списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива…………..………39
Приложение № 8. Образец составления изменений в списке организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива…….41
Раздел 1. Общие положения
1.1. В соответствии с пунктами 1, 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы.
1.2. В соответствии с подпунктом 4.2.2. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила) списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пунктов 4.2 и 4.2.1 Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти.
1.3. Правовой и нормативной основой работы по составлению и ведению списков организаций–источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области (далее – государственные и муниципальные архивы), являются законы и нормативные правовые акты Российской Федерации, нормативные правовые акты Федерального архивного агентства, законы и нормативные правовые акты Свердловской области, нормативные правовые акты Управления архивами Свердловской области, в том числе:
Конституция Российской Федерации;
Гражданский кодекс Российской Федерации;
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;
Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»;
Закон Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области»;
постановление Правительства Свердловской области от 09.08.2011 № 1061-ПП «Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области»;
приказ Управления архивами Свердловской области от 20.06.2007 № 01-07-77 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области»;
приказ Управления архивами Свердловской области от 20.06.2007 № 01-07-78 «Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области».
1.4. Методическую основу формирования и ведения списков организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов составляют разработанные Федеральным архивным агентством методические рекомендации «Определение организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов», согласованные Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее – ЦЭПК) при Росархиве 30 октября 2012 года (далее - Методические рекомендации Росархива).
1.5. Методические рекомендации Росархива отменили ранее действовавшие «Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий–источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (Москва, 1999), на основании которых были составлены «Методические указания по формированию и ведению списков организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов Свердловской области, одобренные экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, протокол от 20.04.2001 № 5 (далее – Методические указания Управления архивами, 2001).
1.6. Нормативно-методическим обоснованием для определения состава организаций–источников комплектования также являются:
ведомственные перечни документов со сроками хранения;
типовые и примерные номенклатуры дел;
отраслевые примерные списки организаций, передающих и не передающих документы в архивы.
1.7. Настоящие Методические рекомендации по составлению и ведению списков организаций–источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области (далее – Методические рекомендации) разработаны в качестве методической основы для проведения работы по составлению и ведению списков организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
1.8. Целью Методических рекомендаций является обеспечение организации работы по составлению и ведению списков организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов в Свердловской области.
Задачи Методических рекомендаций:
оказание помощи государственным и муниципальным архивам в определении этапов составления и порядка ведения списка организаций–источников комплектования государственного, муниципального архива (далее – список источников комплектования);
разработка классификационной схемы построения списка источников комплектования;
оказание методической помощи в организации работы по определению состава организаций–источников комплектования.
1.9. Методические рекомендации состоят: из общих положений; пяти разделов, последовательно раскрывающих процесс определения организаций–источников комплектования государственных, муниципальных архивов, составление, рассмотрение, утверждение списков источников комплектования; восьми приложений.
Приложения содержат: Примерную классификационную схему построения списка источников комплектования, содержание справок о включении организации в список источников комплектования и справок об исключении организации из списка источников комплектования, содержание справки к списку источников комплектования, форму списка источников комплектования, форму списка возможных источников комплектования, образец заполнения формы списка источников комплектования и образец составления изменений в списке источников комплектования.
Раздел 2. Составление и ведение списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива
2.1. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы.
В соответствии с пунктом 4.2.2. Правил государственный, муниципальный архив составляет и ведет:
список организаций–источников комплектования (далее – список источников комплектования);
cписок граждан (собственников или владельцев архивных документов)–источников комплектования;
список организаций–источников комплектования научно-технической документацией,
список организаций–источников комплектования аудиовизуальными документами.
Списки организаций–источников комплектования научно-технической документацией (далее – НТД) и аудиовизуальными документами составляются и ведутся в государственных и муниципальных архивах, принимающих на хранение различные виды архивных документов.
2.4. Государственный, муниципальный архив составляет и ведет список организаций–источников комплектования (далее – список источников комплектования) по установленной форме.
Форма списка источников комплектования содержит 8 граф (приложение № 5):
графа 1 – порядковый номер (присваивается последовательно по всему списку источников комплектования);
графа 2 – индекс организации (присваивается по Классификационной схеме);
графа 3 – наименование организации (приводится полное и сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами);
графа 4 – подчиненность организации (указывается вышестоящий орган, вышестоящая (головная) организация);
графа 5 – форма собственности (указывается: государственная – федеральная или областная; муниципальная; частная, в том числе, общественных объединений);
графа 6 – форма приема документов (указывается: полная 1, выборочная повидовая 2.1, выборочная групповая 2.2);
графа 7 – прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов (указывается в случае наличия соответствующих документов: при наличии научно-технической документации применяется аббревиатура НТД, при наличии аудиовизуальных документов применяется сокращение фото, фоно, видео);
графа 8 – примечание (указываются реквизиты (вид, дата, номер) документов о включении или исключении организации из списка источников комплектования. Например, исключено, решение ЭПК от 22.10.2010 № 7; включено, договор от 15.05.2011, решение ЭПК от 20.06.2011 № 8).
2.6. Списки организаций–источников комплектования НТД и списки организаций–источников комплектования аудиовизуальными документами составляются и ведутся по форме основного списка источников комплектования (приложение № 5).
2.6. Организации–источники комплектования государственного, муниципального архива группируются в списке в соответствии с Примерной классификационной схемой (приложение № 1), в основу которой положен «Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления» ОК 006-2011 (ОКОГУ).
2.6.1. Разделами Примерной классификационной схемы являются:
представительные и исполнительные органы государственной власти и местного самоуправления;
органы и организации определенных различных сфер деятельности;
многопрофильные негосударственные организации, общественные объединения.
2.6.2. Внутри разделов, подразделов организации располагаются по алфавиту наименований.
Негосударственные организации включаются в отраслевые разделы списка, соответствующие профилю их деятельности, и помещаются в конце раздела.
Общественные объединения можно классифицировать по нескольким уровням (приложение № 1):
1 уровень - на:
общественно-политические партии,
общественные движения,
общественные фонды,
общественные учреждения, организации общественного самоуправления.
2 уровень - по:
целям создания;
уровню представительства (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные);
по предмету деятельности.
2.6.2. Каждой организации присваивается порядковый номер по списку источников комплектования и индекс. Индекс состоит из номера раздела, подраздела и порядкового номера организации внутри раздела, подраздела.
2.7. Новый список источников комплектования формируется и составляется на основании уже имеющегося в государственном, муниципальном архиве с учетом изменений в нем.
Вновь включаемые организации вносятся в соответствующие разделы, подразделы списка источников комплектования. При этом заполняются все его графы.
2.8. В ходе подготовки проекта списка источников комплектования к рассмотрению ЭПК Управления архивами анализу подвергается весь состав организаций, как внесенных в него ранее, так и предложенных впервые.
При этом могут возникнуть предложения: об изменении формы приема документов организации; о переносе организации в другой раздел, подраздел списка источников комплектования; об уточнении сведений, приводимых в графе «примечание»; об исключении организации из списка источников комплектования.
В результате разработки списка источников комплектования составляются следующие документы:
проект списка источников комплектования;
справка к списку источников комплектования;
заключение;
В заключении к справке содержится:
обоснование необходимости составления нового списка источников комплектования;
краткая характеристика списка источников комплектования по количественному и качественному составу организаций, в том числе по формам собственности, формам приема документов;
ссылки на источники выявления информации об организациях, включенных в список источников комплектования;
ссылки на нормативно-методические документы, на основании которых внесены изменения в список источников комплектования;
предложение о согласовании списка ЭПК Управления архивами.
Справка к списку источников комплектования должна содержать следующие сведения (приложение № 4):
количество организаций (в том числе создающих НТД и аудиовизуальные документы);
сравнительный анализ нового и старого списка, перечень организаций подлежащих исключению, перечень организаций подлежащих включению;
соотношение государственной и негосударственной частей списка;
динамика форм приема;
отражение в списке особенностей структуры органов местного самоуправления;
отражение в списке особенностей региональной экономики (доминирование определенных отраслей хозяйства, форм собственности);
- характеристика отраслевых блоков:
- количество и наименование групп организаций, составляющих блок;
- обоснование форм приема 2.1 и 2.2;
- наличие НТД и аудиовизуальных документов;
- возможная дублетность документов в фондах иных организаций.
2.9. Списки источников комплектования ведутся на бумажном носителе и в электронной форме в формате Excel (приложение № 5).
2.10. Процедура уточнения и переутверждения списка источников комплектования государственным, муниципальным архивом проводится по мере накопления изменений (по мере необходимости), но не реже одного раза в 5 лет.
2.11. Изменения в список источников комплектования – включение или исключение организации из списка источников комплектования вносятся на основании справки и заключения, в которых указывается в соответствии с какими законами и иными нормативно правовыми актами Российской Федерации, Свердловской области, муниципальных правовых актов произошли те или иные изменения.
В случае необходимости к справке о включении организации в список источников комплектования, справке об исключении организации из списка источников комплектования прилагаются документы: копии устава, положения, приказы, постановления, решения, определения арбитражного суда и др.
2.12. Организации исключаются из списков источников комплектования в случае:
реорганизации, ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации (без передачи документов правопреемнику) на основании сведений из реестра регистрации юридических лиц и при условии упорядочения и передачи документов в архив. Для общественных объединений могут быть использованы сведения не только из реестра регистрации общественных организаций, но и из Списка ликвидированных общественных объединений, не прошедших регистрацию в соответствующих управлениях Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту Российской Федерации;
передачи по акту приема-передачи документов государственной организации-предшественника, хранящихся у негосударственной организации;
расторжения договора по инициативе организации (не желающей продолжать сотрудничество с архивом), оформленного в виде письма или по инициативе архива, когда условия договора организацией не выполняются;
передачи организации-источника комплектования другому архиву по акту приема-передачи (на основании решения ЭПК Управления архивами о передаче организации в список источников комплектования другого архива);
если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации;
в результате пересмотра ценности образуемых в организации документов путем дополнительного изучения.
При этом в заключении, справке об исключении организации из списка источников комплектования указываются основания исключения (даты, номера соответствующих документов), а также место нахождения документов постоянного срока хранения и по личному составу (приложение № 3).
2.13. В главе 4 Гражданского кодекса Российской Федерации дано понятие юридического лица и организация рассматривается как юридическое лицо.
В соответствии со статьей 48 главы 4 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Организации (юридические лица) должны иметь самостоятельный баланс и (или) смету.
2.13.1. В соответствии со статьями 57, 58 главы 4 Гражданского кодекса Российской Федерации реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) организации (юридического лица) может быть осуществлена по решению учредителей (участников) либо органа организации (юридического лица), уполномоченного на то учредительными документами.
2.13.2. Организация (юридическое лицо) считается реорганизованной, за исключением случаев реорганизации в форме присоединения, с момента государственной регистрации вновь возникших организаций (юридических лиц).
2.13.3. При реорганизации организации в форме присоединения к ней другой организации, первая из них считается реорганизованной с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенной организации.
2.14. Правопреемство при реорганизации организаций (юридических лиц).
2.14.1. При слиянии организаций права и обязанности каждой из них переходят к вновь возникшей организации (юридическому лицу) в соответствии с передаточным актом.
2.14.2. При присоединении организации (юридического лица) к другой организации (юридическому лицу) к последней переходят права и обязанности присоединенной организации (юридического лица) в соответствии с передаточным актом.
2.14.3. При разделении организации (юридического лица) его права и обязанности переходят к вновь возникшим организациям (юридическим лицам) в соответствии с разделительным балансом.
2.14. 4. При выделении из состава организации (юридического лица) одной или нескольких организаций (юридических лиц) к каждой из них переходят права и обязанности реорганизованной организации (юридического лица) в соответствии с разделительным балансом.
2.14.5. При преобразовании организации (юридического лица) одного вида в организацию (юридическое лицо) другого вида (изменении организационно-правовой формы) к вновь возникшей организации (юридическому лицу) переходят права и обязанности реорганизованной организации (юридического лица) в соответствии с передаточным актом.
2.15. В случае расторжения договора с негосударственной организацией–источником комплектования государственного, муниципального архива в соответствии с законодательством Российской Федерации все, уже принятые в архив документы, возврату не подлежат. Решение о передаче в архив упорядоченных документов, еще находящихся в организации, принимается по соглашению сторон или в судебном порядке.
2.16. Изменение формы приема документов организаций–источников комплектования государственного, муниципального архива возможно по результатам специального изучения их документов или подобных (аналогичных) организаций. Данные изменения принимаются в установленном порядке на основании соответствующего заключения, справки.
В случае необходимости решение доводится до организации и находит отражение в дополнительных соглашениях к договорам с негосударственными организациями, общественными объединениями.
2.17. Изменения в список источников комплектования государственного, муниципального архива в связи с переименованием организации вносятся на основании объяснительной записки государственного, муниципального архива, направляемой в адрес ЭПК Управления архивами.
Ежегодно итоговая запись списка источников комплектования пересоставляется по состоянию на 1 января последующего года.
Работа по уточнению списков источников комплектования государственными, муниципальными архивами должна вестись постоянно и фиксироваться в текущих планах работы архивов.
2.18. В случае необходимости внесения изменений в действующие утвержденные списки источников комплектования заполняется графа «примечание» (см. пункт 2.4). При пополнении списка новые организации носятся в конец соответствующего раздела, подраздела действующего списка. При пересмотре списков для нового утверждения ЭПК Управления архивами организации расставляются уже в соответствии с алфавитом наименований и заново нумеруются.
2.19. Ликвидированные организации, и организации, находящиеся в стадии ликвидации, в списки источников комплектования не включаются.
2.20. Государственный, муниципальный архив может вести список возможных источников комплектования (приложение № 6). Рекомендуются следующие графы данного списка:
Графа 1 – порядковый номер;
графа 2 – раздел, подраздел списка источников комплектования государственного, муниципального архива;
графа 3 – наименование организации;
графа 4 – подчиненность организации;
графа 5 – краткая характеристика организации (форма собственности, вид деятельности);
графа 6 – юридический адрес, телефон;
графа 7 – стадия работы (установление контакта; анализ функций организации и ее документов; переговоры; подготовка к рассмотрению вопроса на ЭПК (заключения, справки, в случае необходимости – договора, соглашения);
графа 8 – принятое решение о включении в список источников комплектования государственного, муниципального архива.
|
