Управление архивами Свердловской области
Методические указания по составлению и ведению списков организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов в Свердловской области
|
Составитель:
Стафеева Т.В.,
главный специалист
Управления архивами
Свердловской области
|
г. Екатеринбург
2014
Содержание
1. Общие положения…………………………………………………………...……4
2. Категории организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов ……………………………………………........................7
3. Принципы и критерии определения организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов…………………..8
4. Этапы работы по определению состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов………………………………………….11
5. Составление и ведение списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива………………………………………16
6. Порядок рассмотрения и согласования списков источников комплектования государственного, муниципального архива……………………………………………………………………………..…23
7. Список использованной литературы…………………………………………...27
Приложения
Приложение № 1. Примерная классификационная схема построения списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива……………………………………………………………………………….29
Приложение № 2. Содержание справки о включении организации в список источников комплектования……………………………………………………....35
Приложение № 3. Содержание справки об исключении организации из списка источников комплектования государственного, муниципального архива …....37
Приложение № 4. Содержание справки к списку источников комплектования государственного, муниципального архива….………………………….…….....38
Приложение № 5. Форма списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива…………..…………………………..39
Приложение № 6. Форма списка возможных источников комплектования государственного, муниципального архива…………………………….………...41
Приложение № 7. Образец заполнения формы списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива…………..………42
Приложение № 8. Образец составления изменений в списке организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива…………..…………………………………………………………………...44
1.Общие положения
В соответствии с пунктами 1, 2 статьи 20 Федерального закона Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы.
Правовой и нормативной основой работы по составлению и ведению списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов Свердловской области являются законы и нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и нормативные правовые акты Свердловской области, муниципальные правовые акты об архивном деле муниципальных образований в Свердловской области, нормативные правовые акты Федерального архивного агентства и Управления архивами Свердловской области:
Конституция Российской Федерации;
Гражданский кодекс Российской Федерации
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года №5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»;
Закон Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области»;
постановление Правительства Свердловской области от 09.08.2011 № 1061-ПП «Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области»;
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Основные правила работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263);
приказ Управления архивами Свердловской области от 20.06.2007 № 01-07-77 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области»;
приказ Управления архивами Свердловской области от 20.06.2007 № 01-07-78 «Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области» и др.
Методическую основу формирования и ведения списков организаций– источников комплектования государственных и муниципальных архивов в Свердловской области составляют разработанные Федеральным архивным агентством методические рекомендации «Определение организаций– источников комплектования государственных и муниципальных архивов», подготовленных ВНИИДАД, согласованных ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г. (далее - Методические рекомендации).
Методические рекомендации отменили ранее действовавшие «Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования государственных и муниципальных архивов», Москва, 1999, на основании которых были составлены Методические указания по формированию и ведению списков организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов Свердловской области, разработанные Управлением архивами Свердловской области (далее – Управление архивами) и одобренные экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, протокол от 20.04.2001 № 5. (далее – Методические указания Управления архивами, 2001)
Вступление в силу Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», разработка Федеральным архивным агентством Методических рекомендаций вызвали необходимость пересмотреть Методические указания Управления архивами, 2001.
Нормативно-методическим обоснованием для определения состава организаций — источников комплектования также являются:
ведомственные перечни документов со сроками хранения;
примерные номенклатуры дел;
отраслевые примерные списки организаций, передающих и не
передающих документы в архивы.
Методические указания по составлению и ведению списков организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов в Свердловской области (далее – Методические указания) разработаны в качестве методической основы для проведения работы по составлению и ведению списков государственных и муниципальных архивов в Свердловской области.
Целью данных Методических указаний является совершенствование работы по определению организаций – источников комплектования государственных архивов, архивных органов и муниципальных архивов и муниципальных образований в Свердловской области на всех этапах ее проведения, раскрыв положения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
В задачи Методических указаний входит:
- оказание помощи сотрудникам государственных и муниципальных архивов в организации работы по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в составлении и ведении списка организаций-источников комплектования государственного и муниципального архива (далее – Список источников комплектования государственного, муниципального архива);
- разработка классификационной схемы построения списка источников комплектования государственного, муниципального архива.
2. Категории организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов
2.1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных, муниципальных архивов архивными документами.
Организации различаются:
- по роду деятельности (предприятия, учреждения, общественные объединения граждан);
- по видам собственности и полномочиям по распоряжению имуществом (государственные федеральные, государственные областные, муниципальные, частные);
- по подчиненности (федеральные, областные, муниципальные);
- по целям деятельности, организационно-правовой форме (коммерческие (хозяйственные товарищества и общества, кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия), некоммерческие (потребительские кооперативы, общественные или религиозные организации, благотворительные или иные фонды, партнерства, учреждения, ассоциации, союзы).
2.2. Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в список организаций – источников комплектования государственного, муниципального архива (далее – список источников комплектования архива) в обязательном порядке.
2.3. Негосударственные организации, а также граждане включаются в список источников комплектования архива на основании договора.
Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых, являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации.
3. Принципы и критерии определения организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов
3.1. Основными критериями определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов являются:
функционально-целевое назначение организации
научно-историческая ценность документов;
информационная насыщенность документов;
полнота документирования деятельности организации;
полнота отражения информации о деятельности организации в фондах других организаций;
наличие значимой научно-технической и аудиовизуальной документации.
3.2. Организации, в процессе деятельности которых образуются наиболее ценные комплексы документов, отражающие основные функции в ведомстве или являющиеся ведущими в определенной сфере деятельности (отрасли), информация которых повторяется в других организациях в минимальном объёме, относятся к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов.
Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в список источников комплектования в обязательном порядке, так как они осуществляют функции руководства, организации, контроля в установленной сфере деятельности. В их фондах концентрируется информация (документы) других организаций.
3.3. При определении организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов рекомендуется учитывать также:
- особую роль организации (масштаб деятельности; новизну деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческую преемственность приема ее документов в архив);
- место организации среди других организаций в зоне комплектования государственного, муниципального архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации.
При отнесении негосударственных организаций к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, принимается во внимание:
- преемственность профиля деятельности государственной организации-предшественника (при ее наличии);
- многопрофильность деятельности; состав учредителей; является ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.);
- известность среди населения;
- количество членов;
- постановка работы с документами;
- полнота документирования деятельности.
3.4. Организации–источники комплектования государственных, муниципальных архивов делятся на две группы: организации–источники комплектования полного приема и организации-источники комплектования выборочного приема документов (группового или повидового).
Под формой приема документов понимается состав документов, поступающих в архив от организаций-источников комплектования.
- полная (форма 1) – прием на хранение в государственный, муниципальный архив полного комплекса документов постоянного хранения;
- повидовая выборочная форма (форма 2.1) – прием на хранение в государственный, муниципальный архив только отдельных видов документов постоянного хранения;
- групповая выборочная форма (форма 2.2) – прием на хранение в государственный, муниципальный архив полного комплекса документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы.
4. Этапы работы по определению состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов
4.1. Работа по определению организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов для последующего включения в список источников комплектования государственного, муниципального архива осуществляется в три этапа:
1) подготовительный;
2) основной;
3) заключительный
4.2. На первом, подготовительном этапе работы проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования государственного или муниципального архива и определение тех из них, которые могут быть подвергнуты анализу для отнесения к числу источников комплектования.
При выявлении государственных организаций одной отрасли анализируется вся сеть подведомственных организаций в отраслевом органе управления.
Для наиболее полного определения состава источников комплектования выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива.
4.2.1. Источниками выявления информации об организациях являются:
- реестры органов государственной регистрации юридических лиц;
- Статистический регистр хозяйствующих субъектов;
финансовые, налоговые службы, отраслевые органы управления;
- реестр регистрации общественных организаций Министерства юстиции Российской Федерации;
- средства массовой информации, реклама, листовки, брошюры и др.
- органы государственной власти, органы местного самоуправления, имеющие право бесплатного получения информации из реестров;
- законы и иные нормативные правовые акты, содержащие сведения по вопросам структуры управления;
- перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, которые построены с учетом отнесения организаций ведомства к числу источников комплектования.
4.2.2. На первом этапе работы проводится анализ организаций, действовавших ранее, но не включенных в списки источников комплектования государственных, муниципальных архивов по каким-либо причинам, а также организаций, проявивших инициативу по их включению в списки источников комплектования государственных, муниципальных архивов. Большую помощь в выявлении организаций может оказать сотрудничество государственных и муниципальных архивов.
На стадии выявления проводится классификация организаций:
- по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности;
- по организационно-правовой форме;
- по форме собственности (государственная, муниципальная, частная).
Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива, используемый на втором этапе работы.
4.3. На втором, основном этапе работы проводится всестороннее изучение организаций (их документов), которые могут быть отнесены к числу источников комплектования; подготовка комплекса (пакета) документов для включения организаций в список источников комплектования государственного, муниципального архива.
Изучение уставных (учредительных) документов организации уже на первой стадии работы позволяет установить:
- юридическую самостоятельность организации;
- организационно-правовую форму;
- форму собственности;
- профиль деятельности;
- масштаб деятельности;
- подведомственность;
- юридический адрес.
4.3.1. На втором этапе работы подвергается анализу весь комплекс нормативных, распорядительных, организационных документов, образующихся в деятельности организации, уточняются функции организации, ее структура, наличие вышестоящих и подчиненных (подведомственных) организаций.
Функции и структура организации изучаются на основании нормативных документов, регламентирующих ее деятельность: устав, регламент, положение, должностные инструкции, программы развития, правила, штатные расписания, документы собраний акционеров, пайщиков и др.
Изучение состава документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, осуществляется только с согласия собственника.
4.3.2. Осуществляется ознакомление с постановкой делопроизводства для установления полноты и качества документирования деятельности. Анализ инструкций по делопроизводству, номенклатур дел позволит раскрыть состав образующихся в организации документов.
Анализ состава документов, образующихся в деятельности организаций, проводится с учетом перечней, примерных номенклатур дел, типовых номенклатур дел, описей дел и др.
На основе данного изучения уточняется функционально-целевое назначение организаций и возможное повторение информации в других организациях (или других организаций в ней).
4.3.3. При изучении степени повторяемости информации, создаваемой государственной организацией, следует установить степень дублирования планово-отчетной и информационно-аналитической документации в фондах вышестоящего отраслевого органа, вышестоящего органа исполнительной власти путем сравнительного анализа номенклатур дел и состава документов этих организаций.
4.3.4. Особое внимание следует обращать на применение выборочного приема. При наличии в зоне комплектования архива достаточно большого количества однородных (аналогичных) организаций может применяться групповой выборочный прием, т.е. прием документов нескольких организаций, другие же остаются в рабочем Перечне организаций на случай возможной замены. Повидовой выборочный прием применяется, как правило, в сфере образования, здравоохранения, сельского хозяйства, промышленного производства, строительства, коммерческим банкам и др. после изучения документов, образующихся в установленной (профильной) сфере деятельности.
4.3.5. В соответствии с пунктом 3.1.2.2. Методических рекомендаций Росархива в число источников комплектования, как правило, включаются юридически самостоятельные организации.
На основании указанного пункта экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее – ЭПК Управления архивами) принято решение (протокол № 6 от 24.05.2013) рекомендовать государственным архивам, архивным органам и архивным учреждениям муниципальных образований в Свердловской области при составлении списков организаций–источников комплектования включать в списки юридически самостоятельные организации.
Исключение могут составлять, учитывая предшествующие решения архива в этой области:
- органы исполнительной власти;
- органы местного самоуправления, входящие в состав (структуру) администрации, правительства, комитета и т.д.;
- территориальные отделения общественных объединений;
- общественные объединения, создаваемые при государственных органах.
Организации, не имеющие юридической самостоятельности (филиалы, представительства и др.) при взаимоотношениях с архивом действуют на основании доверенности головной (основной) организации или государственного органа, органа местного самоуправления.
4.3.6. Территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Свердловской области, могут включаться в список организаций-источников комплектования соответствующего государственного архива на основании договора.
4.3.7. Вновь созданные или реорганизованные органы государственной власти, органы местного самоуправления включаются в соответствующий список организаций-источников комплектования.
4.4. На третьем, заключительном этапе работы проводится принятие решения о включении организации в число источников комплектования государственного, муниципального архива и о форме приема ее документов.
В результате составляется заключение и справка о включении организации в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива (далее – справка о включении организации в список источников комплектования).
В заключении к справке к списку источников комплектования источники дается краткая характеристика организации, указываются источники выявления информации об организации, основные принципы и критерии отнесения организации к числу источников комплектования, указываются копии документов, прилагаемых к справке о включении организации в список источников комплектования.
В справке о включении организации в список источников комплектования дается более полная характеристика организации и характеристика документов, образующихся в деятельности организации (приложение № 2).
Заключение, справка о включении организации в список источников комплектования согласовываются грифом «согласовано» с организацией.
К заключению, справке о включении негосударственной организации, общественного объединения в список источников комплектования прилагается проект договора о включении организации в состав источников комплектования соответствующего архива, завизированный руководителем организации, объединения.
5. Составление и ведение списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива
5.1. Государственный, муниципальный архив составляет и ведет список организаций-источников комплектования по установленной форме.
Список состоит из 8 граф (приложение № 6):
графа 1 – порядковый номер (присваивается последовательно по всему Списку);
графа 2 – индекс организации (присваивается по Классификационной схеме);
графа 3 – наименование организации (приводится полное и сокращенное наименование организации по учредительным документам);
графа 4 – подчиненность организации (указывается вышестоящий орган, вышестоящая (головная) организация;
графа 5 – форма собственности (указывается государственная – федеральная, областная; муниципальная; частная, в том числе, общественных объединений);
графа 6 – форма приема документов (указывается: полная 1, выборочная повидовая 2.1, выборочная групповая 2.2);
графа 7 – прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов (указывается в случае наличия соответствующих документов: при наличии научно-технической документации применяется аббревиатура НТД, при наличии аудиовизуальных документов - применяется сокращение фото, фоно, видео);
графа 8 – примечание (указываются наименования и даты документов о включении или исключении организации из списка, например, «исключена» решение ЭПК от 22.10.2010 г. № 7; «включена» договор от 15.05.2011, решение ЭПК от 20.06.2011).
5.2. Организации–источники комплектования государственного, муниципального архива группируются в списке в соответствии с Примерной классификационной схемой (приложение № 1), в основу которой положен «Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления» ОК 006-2011 (ОКОГУ).
5.2.1. Разделами Примерной классификационной схемы являются: представительные и исполнительные органы государственной власти и местного самоуправления; органы и организации определенных сфер деятельности; многопрофильные негосударственные организации, общественные объединения.
5.2.3. Каждой организации присваивается порядковый номер по списку источников комплектования и индекс. Индекс состоит из номера раздела, подраздела и порядкового номера организации внутри раздела, подраздела. Негосударственные организации включаются в отраслевые разделы списка, соответствующие профилю их деятельности, и помещаются в конце раздела. Общественные объединения можно классифицировать в соответствии с положениями п. 3.1.1, затем – по предмету деятельности (приложение № 1). Внутри разделов, подразделов организации располагаются по алфавиту наименований.
5.3. В государственных и муниципальных архивах, принимающих на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся:
- списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией (далее – НТД);
- списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.
Списки организаций - источников комплектования НТД и списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами составляются и ведутся по форме основного списка источников комплектования (приложение № 6).
5.4. Новый список источников комплектования формируется и составляется на основании уже имеющегося в государственном, муниципальном архиве с учетом изменений в нем.
Вновь включаемые организации вносятся в соответствующие разделы, подразделы списка источников комплектования государственного, муниципального архива. При этом заполняются все его графы.
5.5. В ходе подготовки проекта списка источников комплектования к рассмотрению ЭПК Управления архивами анализу подвергается весь состав организаций, как внесенных в него ранее, так и предложенных впервые. При этом, могут возникнуть предложения: об изменении формы приема документов организации; переносе организации в другой раздел, подраздел списка; уточнении сведений, приводимых в графе «примечание»; исключении организации из списка источников комплектования.
В результате составляется заключение и справка к списку источников комплектования государственного, муниципального архива.
В заключении к справке к списку источников комплектования государственного, муниципального архива содержится:
- обоснование необходимости составления нового списка источников комплектования;
- краткая характеристика списка по количественному и качественному составу организаций, в том числе по формам собственности, формам приема документов;
- ссылки на источники выявления информации об организациях, включенных в список;
- ссылки на нормативно-методические документы, на основании которых внесены изменения в список источников комплектования;
- предложение о согласовании списка ЭПК Управления архивами.
Справка к списку источников комплектования государственного, муниципального архива (далее – справка к списку источников комплектования) должна содержать следующие сведения (приложение № 4):
- количество организаций (в том числе создающих научно-техническую документацию и аудиовизуальные документы);
- сравнительный анализ нового и старого списка, перечень организаций подлежащих исключению, перечень организаций подлежащих включению;
- соотношение государственной и негосударственной частей списка;
- динамика форм приема;
- отражение в списке особенностей структуры органов местного самоуправления;
- отражение в списке особенностей региональной экономики (доминирование определенных отраслей хозяйства, форм собственности);
характеристика отраслевых блоков:
- количество и наименование групп организаций, составляющих блок;
- наличие отступлений от примерного списка;
- обоснование форм приема 2.1 и 2.2;
- наличие НТД и аудиовизуальных документов;
- возможная дублетность документов в фондах иных организаций.
5.6. Списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов ведутся в традиционной (приложение № 6) и электронной форме в формате Excel (приложение).
5.7. Уточнение и переутверждение списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива проводятся по мере необходимости.
Изменения в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива – включение новой организации в Список источников комплектования, исключение организации из списка источников комплектования вносятся заключением, справкой, в которых указывается на основании каких законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Свердловской области, муниципальных правовых актов произошли те или иные изменения.
В случае необходимости к заключению, справке о включении организации в список источников комплектования, справке об исключении организации из списка источников комплектования прилагаются документы: копии устава, положения, приказы, постановления, решения, определения арбитражного суда и др.
5.8. Организации исключаются из списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов в случае:
- создания, реорганизации, ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации (без передачи документов правопреемнику) на основании сведений из реестра регистрации юридических лиц и при условии упорядочения и передачи документов в архив.
Для общественных объединений могут быть использованы сведения не только из реестра регистрации общественных организаций, но и из Списка ликвидированных общественных объединений, не прошедших регистрацию в соответствующих управлениях Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту Российской Федерации;
- передачи по акту приема-передачи документов государственной организации-предшественника, хранящихся у негосударственной организации;
- расторжения договора по инициативе организации (не желающей продолжать сотрудничество с архивом), оформленного в виде письма или по инициативе архива, когда условия договора организацией не выполняются;
- передачи организации-источника комплектования другому архиву по акту приема-передачи (на основании решения ЭПК Управления архивами о передаче организации в список источников комплектования другого архива);
- если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации;
- в результате пересмотра ценности образуемых в организации документов путем дополнительного изучения.
При этом в заключении, справке об исключении организации из списка источников комплектования указываются основания исключения (даты, номера соответствующих документов), а также место нахождения документов постоянного срока хранения и по личному составу (приложение № 3).
5.9. В случае расторжения договора с негосударственной организацией-источником комплектования государственного, муниципального архива в соответствии с законодательством Российской Федерации все, уже принятые в архив документы, возврату не подлежат. Решение о передаче в архив упорядоченных документов, еще находящихся в организации, принимается по соглашению сторон или в судебном порядке.
5.10. Изменение формы приема документов организаций–источников комплектования государственного, муниципального архива возможно по результатам специального изучения их документов или подобных (аналогичных) организаций. Данные изменения принимаются в установленном порядке на основании соответствующего заключения, справки.
В случае необходимости решение доводится до организации и находит отражение в дополнительных соглашениях к договорам с негосударственными организациями, общественными объединениями.
Изменения в список организаций–источников комплектования государственного, муниципального архива в связи с переименованием организации вносятся объяснительной запиской государственного, муниципального архива, направляемой на ЭПК Управления архивами.
Ежегодно итоговая запись списка организаций–источников комплектования государственного, муниципального архива пересоставляется им по состоянию на 1 января последующего года.
По мере накопления изменений (по мере необходимости) проводится процедура переутверждения списков организаций–источников комплектования государственных, муниципальных архивов, но не реже одного раза в 5 лет.
Работа по контролю за организациями-источниками комплектования государственных, муниципальных архивов и необходимому уточнению Списков должна вестись постоянно и фиксироваться в текущих планах работы архивов.
5.11. В списки организаций–источников комплектования государственных, муниципальных архивов ликвидируемые организации не включаются.
5.12. Государственный, муниципальный архив может вести список возможных источников комплектования (приложение № 7). Рекомендуются следующие графы данного списка:
графа 1 – раздел, подраздел списка организаций-источников комплектования соответствующего архива;
графа 2 – наименование организации;
графа 3 – краткая характеристика организации (форма собственности, вид деятельности);
графа 4 – юридический адрес, телефон;
графа 5 – стадия работы (установление контакта; анализ функций организации и ее документов; переговоры; подготовка к рассмотрению вопроса на ЭПК (заключения, справки, в случае необходимости – договора, соглашения);
графа 6 – принятое решение о включении в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива.
6. Порядок оформления и представления списков источников комплектования государственного, муниципального архива для согласования ЭПК Управления архивами
6.1. Проекты списков источников комплектования государственных, муниципальных архивов, справки о включении организаций в список источников комплектования, справки об исключении организаций из списка источников комплектования представляются на согласование ЭПК Управления архивами в соответствии с Регламентом работы ЭПК Управления архивами, утвержденным приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-78.
6.1.2. Заключения, справки к спискам источников комплектования государственных, муниципальных архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования, справки об исключении организаций из списков источников комплектования на заседании ЭПК Управления архивами представляют руководители государственных, муниципальных архивов, руководители отделов комплектования государственного архива Свердловской области.
6.1.3. Заключение к проекту списков источников комплектования государственного, муниципального архива, заключение к справке о включении организации в список источников комплектования и заключение к справке об исключении организации из списка источников комплектования оформляются на общем бланке государственного архива, органа местного самоуправления, муниципального архива.
Справка к списку источников комплектования государственного, муниципального архива, справка о включении организации в список источников комплектования и справка об исключении организации из списка источников комплектования составляется и подписывается руководителем государственного, муниципального архива, руководителем отдела комплектования государственного архива Свердловской области.
6.1.4. Список источников комплектования государственного, муниципального архива представляется на ЭПК Управления архивами для согласования с необходимым комплектом приложений:
- экспертное заключение – в 1 экземпляре;
- справка к списку источников комплектования архива – в 3 экземплярах;
- проект списка источников комплектования архива – в 3 экземплярах;
- электронная копия списка источников комплектования архива в формате Microsoft Excel по установленной форме (направляется на адрес электронной почты Управления архивами).
6.1.5. Справки о включении организаций в списки источников комплектования представляются на ЭПК Управления архивами с необходимым комплектом приложений:
- экспертное заключение – в 1 экземпляре;
- справка о включении организаций в списки источников комплектования архивов – в 4 экземплярах:
- номенклатура дел организации – в 1 экземпляре;
- документы (копии учредительных документов, копия договора о сотрудничестве и т.д.).
6.1.6. Справки об исключении организаций из списков источников комплектования представляются на ЭПК Управления архивами с необходимым комплектом приложений:
- экспертное заключение – в 1 экземпляре;
- справка о включении организаций в списки источников комплектования архивов – в 4 экземплярах:
- документы (копия решения, определения арбитражного суда, письмо руководителя организации об отказе продолжать сотрудничество с архивом и др.)
6.1.7. Списки источников комплектования государственных архивов, муниципальных архивов, справки о включении организаций в списки, справки об исключении организаций из списков источников комплектования представляются секретарю ЭПК Управления архивами для регистрации не позднее, чем за 10 рабочих дней до заседания ЭПК Управления архивами.
6.1.8. Секретарь ЭПК Управления архивами регистрирует списки источников комплектования государственных, муниципальных архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования, справки об исключении организаций из списков источников комплектования, проверяет необходимое количество экземпляров и комплектность представленных документов.
6.1.9. В случае представления на ЭПК Управления архивами неполной комплектности и недостающих экземпляров списков источников комплектования государственных, муниципальных архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования, справок об исключении организаций из списков источников комплектования секретарь ЭПК Управления архивами имеет право вернуть их составителям.
6.1.10. Для экспертной оценки списков источников комплектования государственных, муниципальных архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования, справок об исключении организаций из списков источников комплектования секретарем ЭПК Управления архивами назначается эксперт из членов ЭПК Управления архивами.
6.1.11. После проведения экспертной оценки и получения положительной оценки от эксперта вопрос о рассмотрении списков источников комплектования государственных, муниципальных архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования, справок об исключении организаций из списков источников комплектования включается в повестку дня заседания ЭПК Управления архивами.
6.1.12. Решение о согласовании списка источников комплектования государственного, муниципального архива, решения о включении организаций в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива, решение об исключении организаций из списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива после утверждения начальником Управления архивами протокола заседания ЭПК Управления архивами оформляется выпиской и доводится до сведения руководителя данной организации.
6.1.13. В соответствии с принятым решением справки о включении организации в список источников комплектования, решение об исключении организации из списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива по одному экземпляру направляются:
- в наблюдательное дело организации;
в наблюдательное дело архива (в Управлении архивами);
в делопроизводство ЭПК Управления архивами;
руководителю организации (вместе с выпиской из решения ЭПК Управления архивами о включении в список источников комплектования архива);
6.1.14. Решение ЭПК Управления архивами о согласовании списка
источников комплектования государственного, муниципального архива является основанием для его утверждения руководителем государственного архива или муниципального архива, постановлением главы администрации муниципального образования.
6.1.15. Изменения в списке источников комплектования (включение новых организаций в список источников комплектования, исключения организаций из списка источников комплектования, изменения в названии организации, подчиненности и др.) после согласования их ЭПК Управления архивами, оформляются по форме списка (приложение 8) и утверждаются директором государственного архива или постановлением главы органа местного самоуправления в конце года и присылаются в Управление архивами вместе с годовыми отчетами.
6.1.16. В случае большого количества правок и дополнений листовой экземпляр списка перепечатывается и переутверждается руководителем государственного архива или муниципального архива, постановлением главы администрации муниципального образования.
|
