Администрация Города Хабаровска Управление делами Архивный отдел упорядочение документов по личному составу (Методические рекомендации)
Скачать 250.04 Kb.
|
1 2
Администрация Города Хабаровска Управление делами Архивный отдел упорядочение документов по личному составу (Методические рекомендации)
г. Хабаровск 2010
Упорядочение документов по личному составу - это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.1 Органы местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия, граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица (далее - организации) обязаны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков их хранения, установленных ст. 22 Федерального Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), ведомственными перечнями и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области архивного дела. Отметка «ЭПК» в сроке хранения означает, что по истечении установленного срока документы должны поступить на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации, так как некоторые из них могут представлять собой научно-историческую ценность и должны быть переданы на постоянное хранение. Документы по личному составу на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются только в случае ликвидации организации в упорядоченном виде. Методические рекомендации разработаны архивным отделом управления Делами администрации города Хабаровска (далее - архивный отдел) в соответствии требованиями, установленными действующим законодательством в области архивного дела на территории Российской Федерации, а также с учетом практики работы архивного отдела с документами по личному составу органов местного самоуправления и организаций, учреждений и предприятий города Хабаровска и др. При подготовке методических рекомендаций использованы нормативные правовые акты Российской Федерации по состоянию на 26 ноября 2010 года. Цель методических рекомендаций - оказать методическую и практическую помощь в упорядочении документов по личному составу ответственным за архив и делопроизводство организаций.
К документам по личному составу в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности относятся: - приказы (распоряжения) о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; обо всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы); дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; - индивидуальные должностные регламенты (инструкции) государственных и муниципальных служащих, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц; - книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и организации контроля распорядительных документов по личному составу; - реестры сведений о доходах физических лиц; - лицевые карточки (счета) работников2; - тарификационные ведомости (списки); - документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности; - списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; - документы, подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда; - акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний; - документы о производственных авариях и несчастных случаях; - документы о тяжелых, вредных, опасных условиях труда и сокращении рабочего дня в связи с этими условиями труда, травматизме и профессиональных заболеваниях; - письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел; - личные карточки (ф. Т-2); - личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, персональные дела, личные дела учащихся, аспирантов, ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем); - трудовые договоры (служебные контракты), соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел; - выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом; - сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел; - командировочные удостоверения (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности); - документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок (при отсутствии приказов); - списки работников; - книги (журналы, карточки) учета приказов по личному составу, личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; - документы к заседаниям аттестационных и квалификационных комиссий (протоколы заседаний, решения аттестационных, квалификационных, экзаменационных, конкурсных комиссий, комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность); - документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел; - документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала; - документы по представлению к награждению (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др. о представлении к награждению) в представляющих организациях; - невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, дипломы, аттестаты, государственные, муниципальные, ведомственные награды (удостоверения) и др.); - ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним; - документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел; - документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций; - в учреждениях образования - основные сведения из классных журналов; - документы по конвертации трудового стажа работников. Специалистами органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, для подтверждения права на льготное (досрочное) пенсионное обеспечение используются следующие документы (при упорядочении научно-технической документации рекомендуется руководствоваться учебно-методическим пособием «Экспертиза ценности, упорядочение и подготовка к передаче на постоянное государственное хранение научно-технической документации» (Самара, 2004): - в представительных органах власти и местного самоуправления – персональные карточки учета депутатов; - на предприятиях сельского хозяйства – книги учета труда и расчетов с работниками; - в организациях, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений - протоколы общих собраний учредителей, акционеров, содержащие сведения по кадровым вопросам; - в органах опеки и попечительства - документы по патронированию и опеке (лицевые счета опекунов); - в центрах занятости населения и миграционных службах - личные дела безработных, карточки учета и обследования беженцев и вынужденных переселенцев; - штатные расписания (расстановки); - маркшейдерские документы; - технологические регламенты производства (карты, режимы и т.д.); - приказы (распоряжения) о закреплении за определенными участками работ и оборудования; - должностные (рабочие) инструкции; - карты аттестации рабочих мест по условиям труда; - журналы индивидуального дозиметрического контроля; - карты индивидуального учета дозы облучения; - планировки цехов, участков; - карты горных отводов; - планы горных работ; - табеля учета рабочего времени; - инвентарные списки основных средств (оборудования); - паспорта на оборудование; - наряды на выполнение работ, нормированное задание; - операционные журналы; - списки работников, работающих во вредных условиях труда.3 Упорядочение дел по личному составу проводится самостоятельно организацией под непосредственным методическим руководством архива организации или на договорной основе. 1.1. Формирование дел 1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и копийные экземпляры документов. 1.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела по личному составу постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (кроме невостребованных подлинных личных документов). Полное оформление дел предусматривает: - реставрацию листов дела; - нумерацию листов дела; - составление листа-заверителя; - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; - подшивку или переплет дела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела по личному составу временного (до 10 лет включительно) хранения, за исключением документов дающих право на льготное (досрочное) назначение трудовой пенсии, подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, лист-заверитель не составлять. Дела по личному составу временного (до 10 лет включительно) хранения, дающие право на льготное (досрочное) назначение трудовой пенсии, подлежат полному оформлению и включаются в описи дел по личному составу долговременного хранения. Например: журналы учета работников, совмещающих профессии, табели (графики), журналы учета рабочего времени и др. 1.1.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - документы по личному составу с разными сроками хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; - группировать в дело документы одного календарного года. Исключения составляют: личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, журналы регистрации приказов, распоряжений по личному составу и т.п.; - дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. 1.1.4. Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, целесообразно определить основные виды работ и порядок их проведения. При формировании дел из россыпи документов сначала определяются структурные подразделения организации, к которым должны быть отнесены документы. При отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения на основе определенных признаков систематизации, а если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы россыпи включаются в единицы хранения, к которым они относятся. При систематизации листовой россыпи и формировании из нее единиц хранения необходимо обращать внимание на содержание документов, регистрационные записи на документах, внешние особенности документов (цвет и качество бумаги, шрифт текста документа, почерк и др.), помогающие установить связь между отдельными документами россыпи. 1.1.5. Внутри дела документы располагаются с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности. Исключение составляют лицевые счета, трудовые договоры (не вошедшие в состав личных дел), индивидуальные должностные инструкции (при отсутствии в организации личных дел), личные карточки (ф. Т-2). 1.1.6. Документы - приложения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты. 1.1.7. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации группировать в отдельные дела, например: «Приказы предприятия о приеме на работу работников»; «Приказы предприятия об увольнении работников» и т.п. 1.1.8. Лицевые счета, расчетные ведомости, личные карточки (ф.Т-2) формируются по следующим принципам: - по алфавитному принципу, например: «Лицевые счета работников треста на буквы А-К», «Лицевые счета работников треста на буквы Л-П» - по категориям работников, например: «Лицевые счета инженерно-технических работников завода», «Лицевые счета временных работников завода» и т.п. - по хронологическому принципу, например: «Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам завода за январь-июнь 1991 г.», «Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам завода за июль-декабрь 1991 г.» - по дате увольнения и по алфавиту, например: «Личные карточки (ф.Т-2) работников завода, уволенных в 1991 году на буквы А-К», «Лицевые счета работников, уволенных в 1991 году завода на буквы А-М» 1.1.9. В том случае, если даты единицы хранения определяются приблизительно, то они заключаются в квадратные скобки. Например: «Личные карточки (ф. Т-2) работников предприятия, уволенных в [1991 году] на буквы А-К» Полные или отдельные элементы дат, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительными знаками. Например: «Неполные личные дела работников предприятия, уволенных в [1956 году ?] на буквы А-Н» 1.1.10. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). 1.1.11. При утрате в организации оригиналов, каких либо видов документов по личному составу, розыск которых положительного результата не дал, на хранение передаются копии этих документов, при этом в заголовках дел указывается их копийность после заголовка с прописной буквы, например: «Приказы предприятия по личному составу. Копии» Если данные о копийности относятся к части документов или одному документу, то они вносятся в заголовок вслед за указанием видов этих документов или одного документа в скобках со строчной буквы, например: «Документы (автобиографии, ходатайства (копии), представления) к награждению почетным званием «Лучший учитель года» работников школы» 1.1.12. Протоколы аттестационных комиссий в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 2
Похожие:
 | Приложение Примерный перечень документов по личному составу, подлежащих включению в опись дел по личному составу | | Виды документов по личному составу и нормативно-правовая база, регламентирующая их учет и сохранность 3 |
 | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Содержание и правила оформления трудового договора.... | | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу |
| Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки | | ... |
| Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки. Постановление... | | Цель занятия: ознакомить обучающихся с видами документации по личному составу, научить составлять и оформлять резюме, заявления,... |
| Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки. Постановление... | | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки. Постановление... |