        Федеральная архивная служба России
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок применения и внедрения утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.97 ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее по тексту ГОСТ), который вводится в действие 1 июля 1998 года.
1.2. ГОСТ является нормативным документом, устанавливающим требования к бланкам и оформлению реквизитов документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
1.3. Положения ГОСТа распространяются на организационно-распорядительные документы (далее по тексту документы), входящие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности (далее по тексту организаций).
1.4. Классификация конкретных форм документов и их коды установлены Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД, утвержденным Постановлением Госстандарта России #M12291 9035738от 30 декабря 1993 года N 299#S и введенным в действие с 1 июля 1994 года.
1.5. В развитие ГОСТа могут создаваться стандарты отрасли и стандарты предприятия, отражающие специфику оформления организационно-распорядительной документации в них и принятые технологии обработки документов. Положения указанных стандартов не должны противоречить ГОСТ Р 6.30-97.
1.6. Методические рекомендации конкретизируют основные положения ГОСТа и предназначены для внедрения в организациях:
единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
правил проектирования бланков документов;
правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи;
1.7. Методические рекомендации согласованы с положениями Государственной системы стандартизации (ГСС), государственными стандартами на унифицированные системы документации (УСД), правилами по стандартизации Госстандарта России, нормативными и методическими документами в области делопроизводства и архивного дела.
1.8. Методические рекомендации учитывают требования международных и зарубежных стандартов в области документирования управленческой деятельности. Материалы, применяемые при разработке Методических рекомендаций, указаны в "Источниках разработки".
1.9. Методические рекомендации состоят из восьми разделов и приложений.
Раздел "Общие положения" раскрывает назначение и структуру Методических рекомендаций.
Раздел "Основные положения по внедрению государственного стандарта" содержит описание мероприятий, обеспечивающих применение ГОСТа в соответствии с установленными требованиями по стандартизации.
Раздел "Реквизиты документов" конкретизирует требования ГОСТа к реквизитам документов, их оформлению.
Раздел "Тексты документов" содержит рекомендации, применение которых улучшает восприятие содержательной части документа, обеспечивает краткость и ясность изложения управленческого действия.
Раздел "Порядок разработки стандартных бланков" разъясняет требования ГОСТа к различным видам бланков документов.
Раздел "Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств" разъясняет и конкретизирует сформулированные в ГОСТе правила печати документов с помощью пишущих машин, принтеров ЭВТ и т.д.
Раздел "Правила изготовления, учета, использования и хранения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации" излагает основные требования раздела ГОСТа, касающегося бланков и печатей.
Раздел "Правила оформления документов, отправляемых по каналам электросвязи" содержит основные требования к документам, отправляемым по каналам факсимильной связи, сообщениям, отправляемым электронной почтой, телефонограммам.
В приложениях даны: перечень основных реквизитов документов, схемы расположения реквизитов, образцы бланков документов, перечень документации входящей в ОКУД, Примерный перечень документов, подлежащих утверждению. Примерный перечень документов, на которых ставится печать. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009#S), информационно-справочные данные по написанию отдельных наименований слов и словосочетаний.
2. Основные положения по внедрению государственного стандарта
2.1. В соответствии с требованиями по стандартизации внедрение ГОСТ осуществляется путем приведения в организации правил оформления документов в соответствии с положениями, установленными государственным стандартом.
2.2. Внедрение ГОСТа в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением и т.д.).
2.3. В распорядительном документе предусматривается комплекс мероприятий по внедрению стандарта (перечень мероприятий может быть оформлен в виде плана), в которых возможно указать следующие виды работ со сроками исполнения:
разработка, переработка инструкций, правил и рекомендаций по оформлению документов в организации;
разработка бланков документов в соответствии с требованиями ГОСТа;
тиражирование бланков и контроль за их постоянным пополнением (с учетом вносимых предложений по совершенствованию бланков данной организации);
проведение семинаров и совещаний с работниками аппарата управления, а также периодическое проведение практических занятий (семинаров) с работниками, занятыми в сфере документационного обеспечения управления (инспекторами, секретарями-референтами, машинистками, операторами ЭВМ и т.д.);
обеспечение структурных подразделений, занимающихся подготовкой и оформлением документов экземплярами стандарта. Методическими рекомендациями по его применению, инструктивными материалами и др.;
изучение ГОСТа работниками, занятыми подготовкой и оформлением документов;
обобщение и распространение опыта внедрения и применения ГОСТа.
3. Реквизиты документов
3.1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации"#S определяет понятие "документ" - "документированная информация" как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
3.2. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом. Перечень реквизитов и схемы их расположения даны в приложениях 1, 2.
3.3. В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным:
на бланках и печатях:
Президента Российской Федерации;
палат Федерального собрания;
Правительства Российской Федерации;
Конституционного суда Российской Федерации;
Верховного Суда Российской Федерации;
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Прокуратуры Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека;
Счетной палаты;
Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;
на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;
на бланках иных органов государственной власти.
3.4. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) (далее по тексту нормативными актами) субъектов Федерации.
Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации установленными нормативными актами городов, районов России.
3.5. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (далее по тексту эмблема) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".
Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
3.6. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
Код организации - автора документа (автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
3.7. Код формы документа, входящего в состав УСД, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации.
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие Унифицированные системы документации (УСД):
организационно-распорядительной документации;
банковской документации;
финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
отчетно-статистической документации;
учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
документации по труду;
документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
внешнеторговой документации.
В приложении 10 дан полный перечень документации, входящей в УСД.
3.8. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном - справа, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
Если позволяет техническое и программное обеспечение организации, возможно оформление реквизитов совместных бланков на средствах ЭВТ. Порядок датирования, регистрации и подписания таких документов оговорен в п.п.3.11, 3.12, 3.23.
3.9. Реквизит "Справочные данные об организаций" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).
3.10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. В табель включаются унифицированные формы документов, включенные в ОКУД, и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
3.11. "Дата документа" - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее по тексту - подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому ГОСТ определяет местонахождение даты каждого из них.
Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 июня 1998 года или 5 октября 1998 г.), а в остальных случаях - цифровой (14.06.98 или 05.11.98).
Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.
В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (1998.06.14, или 19981105, или 98.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
3.12. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов не подлежащих регистрации, в соответствии с перечнем документов, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству).
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.13. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (далее по тексту - ссылка на номер) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
3.14. Реквизит "Место составления или издания документа" (далее по тексту - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".
Место издания документа предполагает подготовку: решения, постановления, приказа, договора и т.д., который затем, будет тиражирован и направлен для исполнения или ориентации при принятии решений.
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Московский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте нахождения.
Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением.
Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации.
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
3.15. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (далее по тексту гриф), свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу.
Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной или коммерческой документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу.
Доступ к ней может ограничиваться ее обладателем лишь на законном основании.
Организация - владелец документов принимает меры к охране информации в соответствии с законодательством. Документированная информация с ограниченным доступом по условиям ее правового режима в соответствии с #M12291 9010486законом "Об информации, информатизации и защите информации"#S подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную.
Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с #M12293 4 9004687 4294967274 49560517 2829070079 13 2629698864 2822 82 3033704639Федеральным законом "О государственной тайне" (1993)#S, в котором установлены три степени секретности ("особой важности", "совершенно секретно" и "секретно"). #M12293 5 9014711 1931717806 807147257 163613411 6 49560517 2829070079 101 4092901925Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне#S, определен Указом #M12291 9014711Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года N 1203#S.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом #M12291 9039120Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188#S.
В действующих нормативных актах не отражено конкретное наименование грифов, поэтому их обозначение используют исходя из сложившейся практики организаций. Грифы могут иметь наименования: "Для служебного пользования" ("ДСП"); "Конфиденциально" и т.д.
Гриф ограничения доступа при необходимости может дополняться номером экземпляра документа, например:
Конфиденциально Экз.2.
или
Для служебного пользования
экз.3.
Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.
3.16. Реквизит "Адресат" (далее по тексту - адресат).
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда.
Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, гражданам.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ "Болшевский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
Николаеву А.С.
или
Президенту АОЗТ
"Ломоносовский фарфоровый завод"
Петрову В.И.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "#M12293 6 9049623 584910322 3441251799 191843929 2523446097 1761918974 101 791792389 1126311823Правилами оказания услуг почтовой связи#S", утвержденными Постановлением #M12291 9049623Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 года N 1239#S. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: "Справочные данные об организации"; "Адресат"):
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Б.Черкасский пер., д. 5/2/6,
Центр, Москва, 103012
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевского р-на,
Тульской обл., 301264
В ГОСТе не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа, в силу того, что практика использования в обращении слова товарищ устарела, а новая в настоящее время не является общепринятой.
В соответствии с ГОСТом, при обращении к должностному лицу, указываются только его фамилия и инициалы, например: Смирнову Н.П., без указания товарищ (т.) или господин (г-н).
3.17. "Гриф утверждения документа" - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ "Керамика"
Личная подпись И.С.Михайлов
12.09.99
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Решение общего
собрания акционеров
Протокол от 15.08.98 N17
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Председателя
Правления банка
от 30.09.99 N 182
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" (1994), а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в #M12293 7 901749597 2028685173 24255 2471578735 2409966478 3297342578 13 2089340492 1173896239приложении 11#S.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
В документах, утверждаемых указами Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями Правительства Российской Федерации, гриф состоит из слов УТВЕРЖДЕН (например, состав комиссии), УТВЕРЖДЕНО (положение), УТВЕРЖДЕНЫ (списки) и вида документа в творительном падеже (чем) Указом... от... N; (а не указ). Органы федеральной исполнительной власти в практической работе придерживаются аналогичного порядка оформления выпускаемых документов: постановлений, распоряжений, приказов.
3.18. "Резолюция" - реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др.
Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Зайцевой А.В.
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой "ЕАЛ" к 21.12.99
Личная подпись
05.11.99
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.19. "Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора. Заголовок составляет составитель документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
3.20. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:
типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
В соответствии с ГОСТом отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.21. Правила оформления реквизита "Текст документа" изложены в разделе 4.
3.22. Реквизит "Отметка о наличии приложений" располагается под текстом и может быть оформлен двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N):
-
#G0Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ
|
|
"Ижорские заводы" на 5 л. в 1 экз.
|
|
2. Проект плана поэтапного ввода системы
|
|
информационного обеспечения производства
|
|
на 2 л. в 1 экз.
|
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
-
#G0Приложение: Договор от 31 марта 1997 года N 17 и
|
приложения к нему, всего на 25 л.
|
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы
"Электронная канцелярия " в 2 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к приказу директора Института
от 15.06.98 N 323.
Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.
3.23. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, например:
не на бланке организации:
#G0Исполнительный директор
|
|
|
компании "Пальмира Трейдмарк-89"
|
личная подпись
|
А.Е.Ковальский
|
или при использовании бланка документа:
#G0Исполнительный директор
|
личная подпись
|
А.Е.Ковальский
|
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
#G0Генеральный директор
|
личная подпись
|
А.А.Воробьев
|
Главный бухгалтер
|
личная подпись
|
Е.И.Лонкина
|
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
#G0Председатель комиссии
|
личная подпись
|
Н.В.Кукушкин
|
#G0Члены комиссии
|
личная подпись
|
К.М.Артемьева
|
|
личная подпись
|
С.П.Фатвеев
|
|
личная подпись
|
В.А.Мелов
|
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
#G0Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
|
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
|
Личная
подпись
|
В.М.Степанов
|
Личная
подпись
|
А.П.Миронов
|
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.
Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности.
3.24. "Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.
Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИ документоведения
и архивного дела
Личная подпись M.B.Ларин
23.04.98.
Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Решение заседания
Правления страховой
компании "Юнит"
Протокол от 21.06.99 N 10
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.
Лист согласования оформляется следующим образом:
|
