ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
| |
|
|
Н А Ц И О Н А Л Ь Н Ы Й
С Т А Н Д А Р Т
Р О С С И Й С К О Й
Ф Е Д Е Р А Ц И И
|
ГОСТ Р
-
2016
проект
|
Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Настоящий проект стандарта не подлежит применению до его утверждения
Москва
2015Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от №
4 В настоящем стандарте реализованы нормы
Федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок – в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.
© Стандартинформ, 2016
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
Содержание
Введение
Издание настоящего стандарта обусловлено изменениями в практике оформления документов в условиях применения систем электронного документооборота.
Настоящий стандарт входит в комплекс стандартов по управлению документами, связан со стандартами ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
System of standards on information, librarianship and publishing
SYSTEM ORGANIZATIONAL AND ADMINISTRATIVE DOCUMENTATION
REQUIREMENTS FOR PRESENTATION OF DOCUMENTS
|
Дата введения —
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов и служебных отметок на документе; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов и служебных отметок на документе; образцы бланков; правила изготовления документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячно издаваемого информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный документ, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого документа с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого документа с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный документ, на который дана датированная ссылка внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 реквизит документа: Элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним.
3.2 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа.
3.3 рабочее поле документа: Площадь документа, предназначенная для размещения реквизитов и текста.
3..4 служебное поле документа: Площадь документа, предназначенная для его закрепления в технических средствах, а также для нанесения отдельных реквизитов.
3.5 служебная отметка на документе: Элемент документа, необходимый для включения документа в документооборот, организации исполнения документа и его последующего хранения.
4 Реквизиты документа и служебные отметки на документе
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
02 – эмблема
03 – товарный знак (знак обслуживания)
04 – код формы документа
05 – наименование организации – автора документа
06 – наименование структурного подразделения – автора документа
07 – наименование должности лица – автора документа
08 – справочные данные об организации
09 – наименование вида документа
10 – дата документа
11 – регистрационный номер документа
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13 – место составления (издания) документа
14 – гриф ограничения доступа к документу
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о приложении
19 – гриф согласования документа
20 – виза
21 – подпись
22 – печать
23 – отметка о заверении копии
24 – отметка об исполнителе
25 – ссылка на электронный документ
26 – отметка о поступлении документа
27 – резолюция
28 – отметка об электронной подписи
29 – отметка о контроле
30 – отметка о направлении документа в дело
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитами организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.2 Эмблема органа власти (организации), разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов исполнительной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитами организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается на верхнем поле бланка документа над серединой зоны, занятой реквизитами организации – автора документа, или слева на уровне наименования организации (допускается захватывать часть левого поля).
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора) и цифрового кода, например:
-
5.5 Наименование организации – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
5.6 Наименование структурного подразделения – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем структурных подразделений в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
5.7 Наименование должности лица – автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться юридический адрес, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации – автора документа или под наименованием структурного подразделения – автора документа (наименованием должности лица – автора документа).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2015;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2015 г.
5.11 Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, подтверждающий факт создания документа и состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части (преамбуле) документа.
5.12 |
