Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела оформление документов
Скачать 1.23 Mb.
|
8. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи 8.1. Телеграммы (телетайпограммы), телексы 8.1.1. Телеграф обеспечивает доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи. Абонентское телеграфирование и телекс предоставляются в пользование на условиях договора между предприятием связи и потребителем. При абонентском телеграфировании потребителем абонентом для приема и передачи информации используется аппаратура, называемая "телетайп": организация-пользователь имеет на своей территории пункт телеграфной связи со своим индивидуальным маршрутным номером кодом, индивидуальным абонентским номером, арендуемым у местного предприятия связи. Такой порядок использования услуг телеграфной связи и определило появление терминов "телетайпная связь" и "телетайпограмма". 8.1.2. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 8.1.3. Телексная связь представляет собой более оперативный способ доставки информации по сравнению с телеграфом, поскольку адресат получает сообщение на своей абонентской установке практически в тот же момент, когда оно посылается отправителем. Телексная связь выполняет те же функции, что и телеграфная связь. Различие состоит в том, что по телексной связи информация передается по сети абонентского обслуживания. Телексная сеть отличается от телеграфной своими оконечными устройствами, станциями коммутации и т.д. 8.1.4. Юридическая сила поступившей телеграммы или телекса определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений. 8.1.5. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с #M12293 0 9048528 3154 24576 4280527620 2392261521 4264994108 106 2391469928 4294960385"Правилами предоставления услуг телеграфной связи"#S, утвержденными Постановлением #M12291 9048528Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 года N 1108#S. 8.1.6. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф. Если телеграммы отправляются в счет внесенного аванса, то они сдаются по отдельным описям, составляемым в двух экземплярах. Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. 8.1.7. В телеграммах содержатся следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя, полный или условный; текст - содержание телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер HP", "Ваш" или "на Ваш". Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например:
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы. Лексические особенности телеграмм: не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации. Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательств, аргументация. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Наименование организации и должность автора указывать не обязательно. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена на пишущей машинке и дополнена заверительной надписью и печатью организации. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации. Исходящий (делопроизводственный) номер документа проставляется на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона. 8.1.8. Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Потребитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме. 8.1.9. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов как в телеграммах; Телеграммы и телексы различаются пунктуацией и использованием различных шрифтов (в телексах употребляются точки (.) и запятые (,)). Телекс передается оператором отделения связи латинскими буквами. Требования к оформлению и написанию реквизитов телекса (адресата, текста, подписи, номера, наименования и адреса отправителя) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам. Требования к тексту телекса аналогичны требованиям к тексту телеграмм. Сочетания из цифр и букв в телексах допускаются только в нумерации: заводских и торговых знаков и марок; домов, квартир; документов; абонементных почтовых ящиков; войсковых частей и полевых почт; поездов и вагонов. Телекс заканчивается знаком "+", если конец сообщения неясен. Знаком "++" заканчиваются последние сообщения. Знак "+?" в конце телекса обозначает ожидание ответа или нового сообщения. В некоторых случаях в конце телекса встречаются цифры и слова, не относящиеся к содержанию телекса. Эти знаки относятся к техническому контролю передачи телексов и смысловой нагрузки не содержат. В телексе, как правило, сохраняются предлоги и временные глагольные формы, облегчающие восприятие информации. 8.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи 8.2.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемую на практике факсом или телефаксом. 8.2.2. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). 8.2.3. В соответствии с #M12293 0 9010486 81 2516333997 2598724692 77 2516333997 2598724692 3808673085 2486840786Федеральным законом об "Об информации, информатизации и защите информации" (ст.5)#S определено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих индентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. В соответствии с #M12293 1 9012506 3154 23947 23946 26771 106 1681450232 4294967274 350789312письмом Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 7 июня 1995 года N С1-7\03-316#S при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений. В соответствии с #M12291 9027690Гражданским кодексом Российской Федерации#S (ч.1, #M12293 2 9027690 7617716 1268324207 1230693900 649707172 77 2762541724 4294967294 382232709ст.160#S) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. 8.2.4. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой или тушью, контрастными черными, темно-синими чернилами. 8.3. Телефонограммы 8.3.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. 8.3.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. 8.3.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). 8.3.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. 8.3.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. 8.3.6. При отсутствии бланков, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму; должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма. 8.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. 8.3.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телексов. 8.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП) 8.4.1. Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. 8.4.2. ЭП используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). 8.4.3. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами и с абонентами международных сетей. 8.4.4. ЭП предоставляет абонентам следующие возможности: взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП; иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций; обмениваться сообщениями с абонентами других сетей; получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию; 8.4.5. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 8.4.6. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например: alecs@munic.msk.rus - имя@домен. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:
8.4.7. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. 8.4.8. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3, 4. #G1Приложение 1 |
Похожие:
 | Разработан федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»... | | Разработан федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»... |
 | Перечень разработан специалистами Отдела нормативного обеспечения охраны труда Федерального государственного учреждения «Всероссийский... | | Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» |
| Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» | | Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» |
| Разработан всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (вниидад) Федеральной архивной службы... | | Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Минтруда России и Всероссийским научно-исследовательским... |
| | Микроб"; фгуз "Противочумный центр Роспотребнадзора"; фгуз "Ростовский-на-Дону научно-исследовательский противочумный институт";... |