Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела оформление документов
Скачать 1.23 Mb.
|
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ Положения об общих принципах сотрудничества
3.25. "Визы согласования документа" (далее по тексту - визы) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием. Документ визируется исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости). Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего, например: Начальник юридического отдела Личная подпись П.А.Сидоров 25.11.99. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Личная подпись А.С.Пикалов 25.08.98. Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 3.26. Реквизит "Печать". В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях: Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации, Конституционного суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с #M12293 0 9033179 24255 615757664 1420600315 980427633 3251282923 980427655 2477786957 477755368Федеральным законом от 28 августа 1995 года N 154-ФЗ (с изменениями от 17 марта 1997 года) "Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации" (ст.11)#S. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами города, района Российской Федерации. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее по тексту - печать), ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в #M12293 1 901749597 2028685173 24256 2471578735 2409966478 3297342578 2822 4106026007 4005431301приложении 12#S. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Порядок хранения и использования печатей и бланков отражен в разделе 7. 3.27. Реквизит "Отметка о заверении копии". Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику следует "Отметку о заверении копии" оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Подпись Верно
Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованием службы Документационного обеспечения управления организации (канцелярия, общий отдел и т.п.). 3.28. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Например: Петров 924 45 67 или Петров Иван Васильевич 924 45 67. При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания. Например: Кузнецов Анатолий Петрович 923 24 56 ОМ 2 01.04.97. 3.29. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова В дело; номер дела, в котором будет храниться документ. Например: Отправлен факс от 01.04.99 N 131 В дело N 0115 Личная подпись 01.04.99 или Издан приказ от 01.04.97 N 12 "О создании экспертной комиссии" В дело N 0101 Личная подпись 12.09.98. 3.30. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты. 3.31. Реквизит "Отметка для автоматического поиска и контроля информации" проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. Отметка может дополняться другими поисковыми данными, в зависимости от особенностей информационных систем организации. 4. Тексты документов 4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение. 4.2. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов, направляемых: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляться на русском языке. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляются на языке страны адресата на русском или английском языке. 4.3. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. 4.4. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. 4.5. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например: В соответствии с #M12293 0 9040696 3154 24258 337309368 2392261521 4264994108 106 7813031 4294960385постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов#S предлагаем Вам... Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения. 4.6. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок. Например: Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения 2. Задачи 3. Функции 4. Права 5. Ответственность 6. Взаимоотношения Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения 2. Должностные обязанности 3. Права 4. Ответственность 5. Взаимоотношения 4.7. В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение и т.д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ). В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе ... В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. ПРИКАЗЫВАЮ:
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например: Срок представления 15.03.97. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М. или 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. 4.8. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.), используется форма изложения текста от третьего лица единственного лица (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ). В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица. Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель - Секретарь - Присутствовали: Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения). 4.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определятся количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр - бухгалтерия, 2-й экземпляр - коммерческий отдел, 3-й экземпляр - покупатель. 4.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Например: Учредительный договор содержит сведения: о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью; о размере и составе уставного капитала; о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале; о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов. Договор (контракт) содержит следующие сведения: наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения; наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работы и порядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов). Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. 4.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. 4.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение вступление основное содержание заключение. Если письмо состоит из в двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемый г-н Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением..., Искренне Ваш... Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например: С уважением,
4.13. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы. 4.14. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:
Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 4.15. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензий, гарантийных писем и т.д.), рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной. 4.16. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа. Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать: не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящий акт составлен, а акт составлен. Особенностью делового стиля является использование широкого употребления устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например: Установлено, что в период с ... по ... В соответствии с ... В целях ... Направляем (представляем, высылаем) Вам ... Считаем целесообразным .... В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например: В связи с крайне низкой эффективностью использования ... , а также в связи с недостаточной загруженностью ... просим Вас решить вопрос о .... В служебных документах неуместно употреблять выражения типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить. В деловой переписке используются местоимения мы и Вы вместо я и он. Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: (СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.); графические: (г-н, ж.-д., кв.м и др.). Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие. Наиболее употребляемые сокращения слов приведены в приложении. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Разработан федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»... | | Разработан федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»... |
 | Перечень разработан специалистами Отдела нормативного обеспечения охраны труда Федерального государственного учреждения «Всероссийский... | | Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» |
| Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» | | Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» |
| Разработан всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (вниидад) Федеральной архивной службы... | | Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Минтруда России и Всероссийским научно-исследовательским... |
| | Микроб"; фгуз "Противочумный центр Роспотребнадзора"; фгуз "Ростовский-на-Дону научно-исследовательский противочумный институт";... |