Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела оформление документов
Скачать 1.23 Mb.
|
5. Порядок разработки стандартных бланков 5.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. В соответствии с ГОСТом для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации - (01; 02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); код организации по ОКПО - (04); код формы документа по ОКУД - (05); наименование организации - (06); справочные данные об организации - (07); наименование вида документа - (08); текст документа - (19) - используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов); а также отметки для расположения реквизитов: дата документа - (09); регистрационный номер документа - (10); ссылка на регистрационный номер и дату документа (11); место составления или издания документа - (12); адресат - (14); заголовок к тексту - (17); отметка о контроле - (18); текст документа - (19). 5.2. Бланки документов должны разрабатываться на основе состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТом. Размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТе. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1, 2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297х420 мм) и А6 (105х148 мм). 5.3. Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения). 5.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов. 5.5. На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 10 мм. 5.6. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается. Правила по изготовлению, учету, использованию и хранению бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации изложены в разделе 7. Этими правилами могут руководствоваться в своей работе организации, не имеющие гербовых бланков и печатей. 5.7. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица: общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма). Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи. Общий бланк может включать следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации - (01); герб субъекта Российской Федерации - (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); код организации по ОКПО - (04); наименование организации - (06); место составления или издания документа - (07). Кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для следующих реквизитов: код формы документа по ОКУД - (05); дата документа - (09); регистрационный номер документа - (10); заголовок к тексту - (17); отметка о контроле - (18). Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков в общий бланк вносятся реквизиты: код формы документа по ОКУД - (05); наименование вида документа - (08). В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит: "место составления или издания документа" - (12) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации. Бланк письма может включать следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации - (01); герб субъекта Российской Федерации - (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); код организации по ОКПО - (04); код формы документа по ОКУД - (05); наименование организации - (06); справочные данные об организации - (07). Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут размещаться ограничительные отметки для следующих реквизитов: дата документа - (09); регистрационный номер документа - (10); ссылка на регистрационный номер и дату документа - (11); адресат - (14); заголовок к тексту - (17); отметка о контроле - (18). Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "наименование организации". 5.8. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке субъекта Федерации, справа - на русском. В случае если количество национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже - на русском, продлевая строку до границы правого поля. В случае когда реквизиты, печатаемые на местном национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на местном национальном языке, а ниже - на русском языке. 5.9. Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации (далее по тексту - герб), эмблемы организации. Допускается воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, а также его воспроизведение в виде главной фигуры двуглавого орла. Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках: федеральных законов; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; решений Конституционного Суда Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках организаций в соответствии с рекомендациями п.п.3.3. Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации". Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Кроме этого допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", а также на левом поле бланка на уровне реквизита "Наименование организации". 5.10. На бланках, для их учета, рекомендуется проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка. 6. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств 6.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники организации, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТ 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54, межстрочный интервал - 4,24. При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков при использовании различных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной. ГОСТ не дает указаний, какими видами шрифтов следует пользоваться при изготовлении документов при помощи печатающих устройств средств ЭВТ, поэтому основное требование к шрифтам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми. 6.3. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал. 6.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО (межстрочный интервал) Начальник юридического (межстрочный интервал) отдела (межстрочный интервал) А.С.Круглов 6.5. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. 6.6. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите "подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например: Генеральный директор АОЗТ "Мануфактура" О.П.Иванов 6.7. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят. 6.8. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля: 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи Верно, а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ; 5 - для начала абзаца в тексте; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу"; 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "подпись". 6.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд -начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. 6.10. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 6.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. 7. Правила изготовления, учета, использования и хранения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации 7.1. Бланки документов и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее по тексту бланки и печати) являются полиграфической продукцией строгой отчетности. Порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков и печатей определяется в соответствии с требованиями ГОСТа, а также в инструкциях по делопроизводству организаций. 7.2. Изготовление бланков и печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заявкам организаций, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, с изображением гербов субъектов Российской Федерации - по заявкам организаций, определенных соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации, только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. 7.3. Бланки и печати подлежат обязательному учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии. Учет бланков и печатей ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал) по следующим реквизитам: поступление: наименование вида бланка (печати); дата поступления; номер сопроводительного документа; организация-поставщик бланков (печати); количество экземпляров; серия и номера бланков; выдача: наименование вида бланка (печати); получатель бланка (печати) (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего); количество экземпляров; серия и номера бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении, износе печати и т.д.). 7.4. Бланки и печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах). 7.5. Уничтожение бланков и печатей производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. 7.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков и печатей возлагается на подразделения, ответственные за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков и печатей, назначаются распорядительными документами руководителя организации. 7.7. Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел. 7.8. Проверка наличия, использования и хранения бланков и печатей производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. 7.9. Допускается тиражирование документов на гербовом бланке при их рассылке средствами оперативной полиграфии организации. При этом копии рассылаемых документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), следует заверять печатью организации (см. п.п.3.27.). Список рассылки с количеством отправленных экземпляров хранится в деле вместе с подлинником рассылаемого документа или с копией рассылаемого письма. |
Похожие:
 | Разработан федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»... | | Разработан федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»... |
 | Перечень разработан специалистами Отдела нормативного обеспечения охраны труда Федерального государственного учреждения «Всероссийский... | | Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» |
| Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» | | Фгуп «Всероссийский научно-исследовательский институт автоматики им. Н. Л. Духова» |
| Разработан всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (вниидад) Федеральной архивной службы... | | Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Минтруда России и Всероссийским научно-исследовательским... |
| | Микроб"; фгуз "Противочумный центр Роспотребнадзора"; фгуз "Ростовский-на-Дону научно-исследовательский противочумный институт";... |