Организация электронного документооборота
Понятие электронного документооборота
Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных и оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Цели, задачи и принципы электронного документооборота.
Цели электронного документооборота:
aвтоматизация процесса разработки и согласования документов;
aвтоматизация процесса согласования и ознакомления с внутренними документами (Служебные записки, Приказы, Протоколы совещаний, Докладные);
aвтоматизация регистрации и обработка Входящей/Исходящей корреспонденции;
cоздание хранилища корпоративных документов и обеспечение коллективной работы над документами;
обеспечение управления и контроля доступа к служебным и коммерческим документам
учет и контроль рабочего времени сотрудников;
контроль поручений и задач;
управление проектами, планирование и контроль работ.
Системы электронного документооборота обеспечивают комплексное решение задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
централизованное безопасное хранение документов;
оперативный доступ к документам с учетом прав;
регистрация входящих и исходящих документов;
просмотр и редактированиедокументов;
контроль версий документов;
работа с документами любых типов: офисными, текстами, изображениями, аудио- и видео файлами, документами систем проектирования, приложениями и т.д.;
полнотекстовыйпоискпосодержанию;
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Системы электронного документооборота обеспечивают комплексное решение задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
централизованное безопасное хранение документов;
оперативный доступ к документам с учетом прав;
регистрация входящих и исходящих документов;
просмотр и редактирование документов;
контроль версий документов;
работа с документами любых типов: офисными, текстами, изображениями, аудио- и видео файлами, документами систем проектирования, приложениями и т.д.;
полнотекстовый поиск по содержанию;
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Принципы электронного документооборота:
однократная регистрация документа;
возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
непрерывность движения документа;
единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов;
эффективно организованная система поиска документа;
развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.
Технология перевода документов в электронную форму
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализацииэлектронного документооборота. Остановимся подробнее на применяемых технологиях и используемой терминологии.
На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.
В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества.
Сканирование
Распознавание текста документа
Бумажный документ форма
Образ документа
Документ в котором можно редактиро-вать текст
Рисунок 5. Технология перевода документов в электронную форму
Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов.
Обычно процесс сканирования - это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).
Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.
Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название - программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.
С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные.(Рисунок 5)
ДОКУМЕНТЫ
НЕФОРМАЛИЗОВАННЫЕ
(письма, договоры…)
СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ
(фотографии, карты, отпечатки пальцев…)
ФОРМАЛИЗОВАННЫЕ
(бланки, анкеты…)
Рисунок 6. Виды документов
Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.
Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.
Ввод формализованных документов
Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.
Например, при выписке из профилактория пациентам предлагается заполнить анкету с целью оценки уровня обслуживания.
Если за месяц накапливается несколько сотен таких анкет, то их обработка представляет собой непростую задачу. Очевидно, что получение образов (электронных изображений) этих анкет хоть и облегчает задачу их хранения, однако не позволяет использовать компьютер для обработки информации.
Чаще всего задача ввода форм (в данном случае анкеты) состоит в превращении образа документа в строчку базы данных, содержащую соответствующую информацию. Когда все анкеты будут введены в базу данных, можно будет их обработать и, например, выяснить, на каком этаже обслуживание ведется лучше.
При заполнении анкеты требуется ответить на вопросы и внести информацию в определенные служебные поля, а задача программы при вводе форм - определять эти специальные поля, распознавать информацию в них и ввести ее в базу данных. При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.
Обычно в том случае, если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным. Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (IntelligentCharacterRecognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу по сравнению с распознаванием печатных, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.
Бумажная
форма
Образ формы
Запись в базе данных
Сканирование
Распознавание формы
Рисунок 7. Схема ввода формализованных документов
Задачи распознавания при вводе форм не обязательно связаны с распознаванием текста. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (OpticalMarkRecognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера - распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.
Офисное программное обеспечение. Программные комплексы MicrosoftOffice и OpenOffice
Офисные программы – это особый вид программного обеспечения, который предназначается для работы с документами. Из названия можно предположить, что данного рода программы предназначены для работы в офисе, однако можно с уверенностью сказать, что такое программное обеспечение можно встретить на всех абсолютно компьютерах, а сегодня и в последних моделях мобильных телефонов. К такому программному обеспечению относят всевозможные программы для работы с документами. Пакет офисных программ включает в себя текстовый редактор для работы с документами, редактор таблиц, графический редактор, программу для работы с электронной почтой и базами данных, «криэйтора» презентаций, а также др. программы.
Самым распространенным подобным пакетом офисных программ является MicrosoftOffice, который включает в себя все выше перечисленные редакторы. По умолчанию в этот пакет программ, разработанный компанией Била Гейтса, включаются такие программы:
MicrosoftOfficeWord – самый популярный в мире редактор для работы с текстом, который по своим возможностям позволяет создавать, редактировать, форматировать текстовые файлы;
MicrosoftOfficeExcel – мощная программа для создания таблиц данных, в которой можно форматировать данные, строить диаграммы, выводить формулы, классифицировать значения и т. д.;
MicrosoftOfficeOutlook – офисное приложение для работы с электронной почтой, с помощью которого можно создавать, получать, отправлять сообщения из интернета, переписываться с другом или с деловым партнером. Также эта программа позволяет вести электронный органайзер событий и таким образом ты никогда не пропустишь день рожденье друга или важную встречу с клиентом;
MicrosoftOfficeAccess - программа для работы с базами данных. С ее помощью можно создавать, редактировать базы данных, извлекать из них необходимую информацию, а также вести учет необходимых значений и цифр;
так же есть еще огромное множество офисных приложений и программ. К примеру есть бесплатный аналог MS Office это OpenOffice.
OpenOffice.org — распространяемый бесплатно полнофункциональный пакет офисных приложений. Ранее назывался просто «OpenOffice», (в описаниях и интернет-ссылках пакета часто применяется сокращение «Ooo» или «OO.o»). OpenOffice.org достойный конкурент MicrosoftOffice из мира открытого программного обеспечения.
Состав пакета OpenOffice
текстовый процессор Writer
Самый популярный компонент пакета, обладающий большинством возможностей платных текстовых редакторов. Работает с файлами, созданными в MicrosoftWord. Кроме всего прочего, позволяет корректно преобразовывать тексты в HTML или экспортировать в PDF.
Редактор электронных таблиц. Позволяет работать, как в «родном» формате ODF (.ods), так и в форматах MicrosoftExcel (XLS, XLT, XML), а также во многих других. Помимо этого, результаты работы можно экспортировать в PDF или сохранить в виде HTML.
программа подготовки презентаций Impress
Совместима с форматом файлов MicrosoftPowerPoint (PPT, POT), также может сохранять презентации во многих других форматах, включая AdobeFlash (SWF).
векторный графический редактор Draw
Поможет создать, как простые визитки, логотипы, диаграммы или блок-схемы, так и сложные векторные изображения. Возможна вставка видео или звука. Созданные в Draw рисунки можно внедрить в любой другой компонент OpenOffice.
редактор формул и уравнений Math
Инструмент для создания сложных уравнений, которые включают знаки или символы, недоступные в стандартных шрифтовых наборах. Возможно применение Math, как для создания формул в документах Writer или Impress, так и использование этого редактора автономно.
Компонент для работы с базами данных с помощью простого интерфейса. В качестве механизма реляционной базы данных по умолчанию использует HSQLDB. Также можно использовать dBASE, MicrosoftAccess, MySQL, Oracle или любую другую, ODBC или JDBC совместимую базу данных.
Преимущества OpenOffice
Это бесплатно. Качайте, устанавливайте и используйте OpenOffice.org на своём компьютере, не заплатив при этом ни копейки.
Это легально. OpenOffice.org можно использовать абсолютно законно на компьютерах организаций и предприятий, без ограничений.
Если до этого вы работали в MS Office 2003 или более раннем офисном пакете от Microsoft, то интерфейс OpenOffice.org покажется вам знакомым.
Поддерживает файлы MicrosoftOffice (DOC, XLS, XLT, XML, PPT, MDB), а так же открытый формат OpenDocumentFormat (ODF).
Пакет позволяет сохранять файлы в формате PDF без установки дополнительных программ.
Поддерживает Flash (SWF).
Есть версии для Linux, OS X, FreeBSD. При переходе на эти операционные системы вам не придётся изучать новый пакет офисных программ.
Интерфейс, проверка орфографии и поддержка на русском и многих других языках.
Существует большое количество литературы об OpenOffice на русском языке.
Имеется мобильная (portable) версия пакета.
OpenOffice изучают даже в школах.
Недостатки:
Несмотря на то, что интерфейс пакета напоминает MS Office 2003, работать в OpenOffice.org не очень привычно.
При работе со сложными электронными таблицами MS Excel в OpenOffice.org могут возникнуть проблемы.
Не сохраняет тексты в формате MicrosoftWord «DOCX».
Для открытия и печати документов в новых форматах MicrosoftOffice, которые плохо поддерживаются бесплатными офисными пакетами (файлы с расширениями docx, docm, xlsx, xlsm, xlsb, pptx, pptm, potx, potm, ppsx, ppsm), можно использовать средства просмотра, бесплатно распространяемые Microsoft. Это программы WordViewer (Средство просмотра Word), ExcelViewer (Средство просмотра Excel) и PowerPointViewer (Средство просмотра PowerPoint). Однако изменение открытого документа, его сохранение, а также создание нового документа в этих программах невозможно.
Для работы с файлами этих форматов пользователям офисных пакетов MicrosoftOffice XP и 2003 можно установить бесплатный «Пакет обеспечения совместимости MicrosoftOffice для форматов файлов Word, Excel и PowerPoint».
|
