Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во томов
|
Срок хранения дела и №№ статей по перечню
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
62.УПРАВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ (УБУ и О)
|
62-01
|
Приказы, распоряжения и инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения, по вопросам бухгалтерского учета и финансового контроля.
Копии
|
|
До минования надобности
ст. 1 б
прим. 1
|
Подлинники в вышестоящих организациях
|
62-02
|
Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности.
Копии
|
|
До минования надобности
ст. 19 а
прим. 1
|
Подлинники в УКиД
|
62-03
|
Приказы ректора по личному составу сотрудников, студентов, аспирантов.
Копии
|
|
До минования надобности
ст. 19 б
прим. 2
|
Подлинники в УКиД
|
62-04
|
Распоряжения ректора и проректоров по административно-хозяйственной деятельности.
Копии
|
|
До минования надобности
ст. 19 в
|
Подлинники в УКиД
|
62-05
|
Положение об Управлении.
Копия
|
|
3 года
После замены новым
ст. 55 б
|
Подлинник в УКиД
|
62-06
|
Должностные инструкции работников Управления.
Копии
|
|
3 года
После замены новым
ст. 77 б
|
Типовые
постоянно в УКиД.
Индивидуальные
- 75 лет, входят в состав личных дел
|
62-07
|
Годовой бухгалтерский отчет (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.)
|
|
Постоянно
ст. 351
|
|
62-08
|
Передаточные акты; разделительные; ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
|
|
Постоянно
ст. 353
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
62-09
|
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств
|
|
5 лет
При условии проведении проверки (ревизии)
ст. 427
прим.1
|
|
62-10
|
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях
|
|
5 лет ЭПК
ст.410
|
|
62-11
|
Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценка стоимости имущества организации
|
|
Постоянно
ст. 429
|
Хранятся в организации
|
62-12
|
Годовой отчет об исполнении смет
|
|
Постоянно
ст. 356 б
|
|
62-13
|
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности
|
|
5 лет
ст. 359
|
|
62-14
|
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные авансовые отчеты, переписка и др.)
|
|
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
ст. 362
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
62-15
|
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)
|
|
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
ст. 361
|
|
62-16
|
Главная книга
|
|
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
ст.361
|
|
62-17
|
Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
|
|
5 лет
После проведения взаиморасчета
ст. 366
|
|
62-18
|
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
|
|
5 лет
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы –
75 лет
ст. 395
|
|
62-19
|
Сведения о доходах физических лиц
|
|
5 лет
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы –
75 лет
ст.396
|
|
62-20
|
Переписка с Фондом Социального Страхования.
Копии
|
|
До минования надобности
ст. 398
|
Подлинники в УКиД
|
62-21
|
Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)
|
|
5 лет ЭПК
ст. 371
|
|
62-22
|
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности
|
|
5 лет ЭПК
ст. 379
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
62-23
|
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним
|
|
5 лет ЭПК
ст. 382
|
|
62-24
|
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования
|
|
Постоянно
ст. 390 а
|
|
62-25
|
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
|
|
Постоянно
ст. 391
|
|
62-26
|
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
|
|
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
ст. 402
|
|
62-27
|
Положения об оплате труда и премировании работников.
Копия
|
|
До минования надобности
ст. 411 а
|
Является приложением к приказу ректора по основной деятельности
|
62-28
|
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
|
|
5 лет
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет. При условии проведения проверки (ревизии)
ст. 412
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
62-29
|
Лицевые карточки, счета работников
|
|
75 лет ЭПК
ст. 413
|
|
62-30
|
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
|
|
5 лет
ст. 415
|
|
62-31
|
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)
|
|
До минования надобности
Не менее 5 лет
ст.416
|
|
62-32
|
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков
|
|
До минования надобности
Не менее 5 лет
ст. 417
|
|
62-33
|
Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации
|
|
Постоянно
ст. 429
|
|
62-34
|
Договоры о материальной ответственности материально- ответственных лиц
|
|
5 лет
После увольнения материально-ответственного лица
ст. 457
прим. 1
|
|
62-35
|
Договоры, соглашения
|
|
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора, соглашения
ст.436
|
|
62-36
|
Договора об обучении в Университете
|
|
5 лет
После истечения срока действия договора, соглашения
ст. 443
прим. 1
|
|
62-37
|
Паспорт зданий, сооружений, оборудования.
Копии
|
|
До минования надобности
ст.802
ст. 803
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
62-38
|
Ставки почасовой оплаты преподавателей и консультантов
|
|
3 года
После замены новыми
ст. 727
|
|
62-39
|
Кассовые планы, отчеты по кассовым планам
|
|
5 лет
ст. 349 а
ст. 350
|
|
62-40
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполнения работ по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности организации
|
|
5 лет ЭПК
После истечения срока действия договора, соглашения
ст. 456 а
|
|
62-41
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполнения работ по трудовым договорам, договорам подряда
|
|
5 лет
ст. 456 б
При отсутствии лицевых счетов – 75л.
|
|
62-42
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполнения работ по хозяйственным операционным договорам, соглашениям
|
|
5 лет
После истечения срока действия договора, соглашения
ст. 456 в
|
|
62-43
|
Образцы подписей материально ответственных лиц
|
|
До минования надобности
Не менее 5 лет
ст. 458
|
|
62-44
|
Журналы учета договоров, контрактов, соглашений
|
|
5 лет
После истечения срока действия договора, соглашения
ст. 459 г
|
|
62-45
|
Журнал учета основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств
|
|
5 лет
После ликвидации основных средств
ст. 459 д
|
|
62-46
|
Журнал учета договоров, актов о приеме-передаче имущества
|
|
5 лет
После ликвидации основных средств
ст. 459 е
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
62-47
|
Журнал учета расчетов с организациями
|
|
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
ст.459 ж
|
|
62-48
|
Журнал учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
|
|
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
ст.459 з
|
|
62-49
|
Журнал учета подотчетных лиц
|
|
5 лет
ст.459 н
|
|
62-50
|
Журнал учета депонированной заработной платы
|
|
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
ст.459 р
|
|
62-51
|
Журнал учета доверенностей
|
|
5 лет
При условии проведения проверки (ревизии)
ст.459 т
|
|
62-52
|
Журнал учета покупок; учета продаж
|
|
4 года
ст.459 у
|
|
62-53
|
Годовые бухгалтерские отчеты филиалов
|
|
Постоянно
ст. 465 б
|
Хранятся в организации
|
62-54
|
Листки нетрудоспособности
|
|
5 лет
ст. 896
|
|
62-55
|
Командировочные удостоверения
|
|
5 лет
После возвращения из командировки
ст.668
|
|
62-56
|
Табели учета рабочего времени работников университета
|
|
5 лет (1)
ст. 586
|
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда-75 лет
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
62-57
|
Переписка с организациями и учреждениями по основным направлениям деятельности
Копии
|
|
До минования надобности
ст. 35
|
Подлинники в УКиД
|
62-58
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения
|
|
1 год (1)
ст. 203
|
(1) После снятия с контроля
|
62-59
|
Акты приема-передачи, составленные при смене должностных, ответственных за делопроизводство и материально ответственных лиц университета
|
|
5 лет
После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица
ст. 79 б
прим. 1
|
|
62-60
|
Журнал регистрации и контроля поступающих документов
|
|
5 лет
ст. 258 г
|
|
62-61
|
Журнал регистрации и контроля отправляемых документов
|
|
5 лет
ст. 258 г
|
|
62-62
|
Журнал инструктажа по технике безопасности
|
|
10 лет
ст. 626 б
|
|
62-63
|
Описи на дела, переданные в архив ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» , акты об уничтожении дел временного срока хранения
|
|
3 года
После уничтожения дел
ст. 248 в
|
В архиве ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» - постоянно
|
62-64
|
Номенклатура дел УБУиО.
Копия
|
|
До замены новой и не ранее
3 л.
после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
ст. 200 а
прим. 1
|
Сводная номенклатура дел в УКиД
|
