Тема 2. Основные технологические операции, производимые с данными Выделение
Табличный процессор представляет собой инструмент, с помощью которого можно производить различные действия над объектами электронной таблицы (ячейками, блоками ячеек, листами). Основные технологические операции, производимые с ячейками и блоками ячеек – это заполнение (ввод данных), перемещение, копирование, вставка, удаление. Чтобы выполнить какое-либо действие над объектом ЭТ, его надо сначала выделить.
Выделение является важнейшим действием, производимым с объектами таблицы. Выполнение какого-либо действия над объектом Excel осуществляется только после его выделения. Выделенная ячейка называется текущей (активной) ячейкой.
Выделение ячейки осуществляется переходом в нее с помощью клавиатуры или щелчком по ней левой клавишей мыши. Ячейка окажется выделенной жирной линией с маленькой квадратной точкой в ее правом нижнем углу, называемом маркером заполнения.
Выделение строки произойдет, если щелкнуть левой клавишей мыши по имени (заголовку) строки. Вся строка окрасится в темный цвет, кроме первой ячейки, которая становится активной.
Выделение столбца произойдет, если щелкнуть левой клавишей мыши по его имени (заголовку) столбца. Весь столбец окрасится в темный цвет, кроме первой ячейки, которая становится активной.
Выделение всего листа таблицы осуществляется щелчком левой кнопкой мыши по кнопке Выделить все, находящейся в левом верхнем углу таблицы, или, нажав одновременно кнопки Ctrl+A.
Выделение блока ячеек можно осуществить двумя способами.
Первый способ:
установить указатель мыши на ячейку, находящуюся в одном из углов блока;
нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащить в противоположный угол блока. Курсор при этом должен сохранять вид белого перекрестия.
отпустить левую кнопку мыши. Блок будет выделен целиком.
Второй способ:
щелкнуть левой клавишей мыши в одном из углов блока;
нажать кнопку Shift и, не отпуская ее, щелкнуть левой клавишей мыши в противоположном углу блока. Блок будет выделен целиком.
Выделение нескольких блоков ячеек можно выполнить следующим образом:
Выделить первый блок (любым способом).
Нажать и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить остальные блоки.
Отпустить Ctrl.
Для отмены любого выделения необходимо щелкнуть в любом свободном месте таблицы.
Ввод и редактирование
Ввод данных может осуществляться как в текущую ячейку, так и в строку формул. Чтобы ввести число, надо:
выделить ячейку,
набрать число, текст или формулу (курсор будет иметь вид вертикальной черты),
нажать клавишу Enter.
Набираемое число будет отображаться как в текущей ячейке, так и в строке формул, как показано на рисунке 9. Отменить ввод можно нажатием кнопки Esc.
Рисунок 9
По умолчанию при вводе после нажатия клавиши Enter курсор перейдет на строку вниз (или вправо в зависимости от настройки). Если при нажатии Enter курсор переходит вниз, а ввод требуется производить вправо по строке, такое перемещение курсора оказывается неудобным. Тогда для завершения ввода следует нажимать не клавишу Enter, а клавишу со стрелкой (вправо). Ввод считается незаконченным, если курсор не покинул ячейку, в которую производился ввод.
Другое перемещение активной ячейки можно задать, выбрав команду:
Сервис — Параметры — вкладка Правка — установить флажок Переход к другой ячейке после ввода, в направлении – в поле ввода раскрыть список и выбрать нужное перемещение.
Для редактирования данных, записанных в ячейку, необходимо:
активизировать эту ячейку;
нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть по ней мышью; таблица перейдет в режим редактирования (в ячейке появится курсор ввода в виде вертикальной черты);
исправить данные или ввести новые;
нажать Enter или клавишу со стрелкой.
Редактирование или ввод данных можно производить как в текущей ячейке, так в строке формул.
Задания.
1. Выделите ячейку В5. Отмените выделение.
2. Выделите строку 7. Отмените выделение.
3. Выделите столбец В. Отмените выделение.
Ввод данных в ячейку
Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Адрес текущей ячейки указывается в поле Имя (Name), на рисунке 10 в нем отображен адрес ячейки D7. Символы можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите (Enter). В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, и формулы.
Рисунок 10
Ввод чисел. По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнять по левому краю или по центру. Вводимые в таблицу числа могут включать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: ‘ $, %, +, –, /, Е, е.
При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца.
При ширине ячейки, недостаточной для показа всех цифр, число может отображаться в экспоненциальной форме или символами ###### (решетка), свидетельствующими о том, что для отображения данных надо увеличить ширину ячейки.
Если в ячейке установлен числовой формат не Общий (General), то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный (Fraction), то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.
Форматы отображения чисел. Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например, количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е·10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени –10, числа 2,3·1013 может принять вид 2,3Е+13 (см, ячейку А6).
Запомните. Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Число (Number). В списке Числовые форматы (Category) выберите формат отображения числовых данных; Общий (General), Числовой (Number), Денежный (Currency) и т.д.
Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правильного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) в списке Числовые форматы (Category) выбрать Даты (Date). Числовые форматы, используемые в Excel, и их описание даны ниже в таблице 3.
Таблица 3. Числовые форматы, используемые в Excel.
Числовой формат
|
Описание
|
Пример
|
Общий (General)
|
Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые данные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится.
|
123
|
Числовой (Number)
|
Является наиболее общим способом представления чисел.
В поле Число десятичных знаков (Decimal places) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells) введите число, показывающее количество цифр, отображаемых с права после запятой.
Чтобы создать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа (Negative numbers) выделите необходимый вариант. Флажок Разделитель групп разрядов (Use 1000 Separator ()) позволяет отделять группы тысячных разрядов в числах.
|
123,45
1,24
|
Денежный *
(Currency)
|
Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделяются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата – возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минуса.
|
1 234,00р.
|
Финансовый *
(Accounting)
|
Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части.
|
123р.
|
Процентный
(Percentage)
|
Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соответствии с установленным количеством десятичных знаков и знаком % (процент). Числа больше 1 автоматически вводятся как проценты; а числа, меньше 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода числа 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234.
Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат (Percent Stile) на панели инструментов Форматирование.
Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и на вкладке Правка (Edit) сбросьте флажок Автоматический ввод процентов (Enable automatic percent entry).
|
12,34%
|
Дробный
(Fraction)
|
Отображает числа в виде обыкновенной долби.
|
3/10
|
Экспоненциальный
(Scientific)
|
Используется, как привило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел.
|
2,3E+0,7
|
Дата (Dale)
|
Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.01. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с 1 января 1900г. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты.
|
14. 03.04.
|
Время (Time)
|
Отображается в любом из часто отображаемых форматов. В России используется 24-часовая система. 12-часовая система содержит обозначения АМ или РМ, где «АМ» или «А» указывает на время суток от полуночи до полудня, а «РМ» или «Р» указывает на время суток от полудня до полуночи. Время Excel хранит в виде дроби, определяемую, как доля суток, отсчитываемую от 0 часов.
|
1:30 РМ
|
Текстовый (Text)
|
Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содержания.
|
|
Дополнительный
(Special)
|
Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.
|
123456
|
Все форматы
(Custom)
|
Формат определяется пользователем.
|
|
*Отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определяется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.
Ввод текстовых данных
Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (буква «А» в ячейке В2 на рисунке 10), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить расположение текста в ячейке путем ее форматирования.
Если введенный в ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отображается в соседних справа пустых ячейках (см. Стоимость продажи в ячейке В4). Если расположенная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размешена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.
При вводе числа, которое должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде ‘4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отображается зеленый индикатор. С апострофа надо начинать вводить текст, перед которым стоит знак «—».
Ввод даты и времени
Даты и время могут быть представлены в различных форматах. Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквы AM или РМ. В случае отсутствия указаний на 12-часовой формат время воспринимается в 24 часовом формате. Поэтому 7:55 воспринимается как 7 часов 55 минут утра (AM). Для 7:55 вечера надо после цифр указать РМ или ввести 19:55. Чтобы ввести дату и время суток в одну и туже ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел. С данными типа дата и время можно выполнять различные арифметические и логические операции.
Формат для текущей даты и времени и символы, использующиеся в качестве разделителей, например, двоеточие «:» или точка «.» в стандарте России устанавливаются с помощью значка Язык и стандарты (Regional settings) панели управления. Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel все даты сохраняются как последовательные числа, время сохраняется в виде десятичной дроби.
Запомните. Чтобы показать дату в виде числа или время в вид дроби выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат, а затем на вкладке Число (Number) из списка Числовые форматы выберите элемент Общий (General).
По существу, типа Дата в Excel не существует. Для представления дат используются обычные числа, отображенные в формате дат. Целая часть числа соответствует дням, месяцам, годам, а дробная – часам, годам, минутам, секундам. Основная единица времени в Excel – один день. Каждый день имеет порядковый номер, начиная с 1, которой соответствует 1 января 1900 г (начало отсчета дат в Excel). Такой способ хранения дат позволяет обрабатывать их как обычные числа, например, находить дату, отстоящую от любой другой даты на желаемое число дней в будущем или прошлом, находить промежуток времени между двумя датами и т.д. Такое сопоставление чисел датам хранится во внутренних таблицах. Форматы даты позволяют отображать их в одном из привычных видов.
Ввод данных в блок ячеек
Ввод данных можно производить не только в текущую ячейку, но и в блок ячеек. Для ввода данных в блок ячеек надо:
выделить блок ячеек,
ввести очередное число,
нажать Enter.
Ввод чисел осуществляется до тех пор, пока не будут заполнены все ячейки блока. После ввода числа в последнюю ячейку блока, активной снова станет первая ячейка блока.
Пусть надо заполнить числами 10, 20,…, 90 блок ячеек А1:С3. Для этого следует:
выделить блок ячеек А1:С3,
установить курсор в ячейку А1,
набрать число10,
нажать Enter. Курсор перейдет в ячейку В1,
набрать число 20,
нажать Enter. Курсор перейдет в ячейку С1,
набрать число 30 рисунок 11, и т.д.
Рисунок 11
Множественный ввод
Часто возникает необходимость ввести во все ячейки блока или во все выделенные несмежные ячейки одинаковые данные. Для этого следует ввести в одну текущую ячейку данные и одновременно нажать клавиши Ctrl+Enter. Содержимое клетки будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.
Задания
1. Введите число 23 записав в строку формул с отображением его в ячейке В3.
2. Введите в ячейку С3 число 100000000. Войдите в меню Формат ячеек и просмотрите как отображается это число в различных числовых форматах.
3. Отобразите число 5555 в текстовом формате.
4. Введите в ячейки А1 и В1 время в 12-ти часовом формате. Посмотрите как отобразится время в строке формул.
5. Отобразите время в ячейке А1 в виде дроби.
6. Введите в блок ячеек D2:F4 числа от 10 до 100. Очистите блок и введите число 10 во все ячейки.
|
