Подготовка и отправка сообщений
Для того, чтобы отправить сообщение (документ или уведомление) в адрес Минобрнауки России, его сначала нужно создать. Подготовка нового сообщения (документа или уведомления) выполняется в любой папке, но само сообщение сохраняется только в папке «Черновики». Для этого необходимо выбрать команду «Новый» на панели инструментов окна приложения.
Выбор типа сообщения
Во всплывающем окне (Рисунок 3) необходимо выбрать тип создаваемого сообщения (ДОКУМЕНТ, УВЕДОМЛЕНИЕ, КВИТАНЦИЯ), а для сообщения УВЕДОМЛЕНИЕ еще и тип этого уведомления. При этом можно ввести комментарий, передаваемый в заголовке сообщения.
Рисунок 3. Выбор типа создаваемого сообщения
После успешного выбора значений из выпадающих списков будет создан новый документ или уведомление, который будет размещен в папке «Черновики». Размещение документа показано на рисунке 4. Над созданным документом можно производить все действия, включая его просмотр, редактирование, удаление, отправку, выгрузку и т.д.
Работа с папками
В папке «Черновики» созданные документы (уведомления) или уведомления находятся до тех пор, пока они не будут отправлены в адрес Минобрнауки России командой «Отправить» на панели инструментов, в результате выполнения которой они перемещаются в папку «Исходящие», а затем (после успешной отправки) – в папку «Отправленные». Перемещение документов по папкам позволяет контролировать процесс отправки и получения документов. Возможна повторная отправка документов из папки «Отправленные».
При этом папки, содержащие непросмотренные документы, а также сами непросмотренные документы выделяются в списках жирным шрифтом (в папках с указанием количества документов).
Рисунок 4. Создание нового документа
Открытие документа для просмотра или редактирования осуществляется двойным щелчком мыши в таблице или выбором команды «Редактировать» на панели инструментов приложения. Открытый документ выглядит так, как показано на рисунке 5. В том случае, если документ не может быть отредактирован, он открывается в режиме «только чтение», о чем сигнализирует недоступность команды «Сохранить».
Основные операции над полями карточки документа:
изменение текстовых данных в многострочном или текстовом редакторе;
выбор нужного значения в выпадающем списке;
выбор даты из календаря и ввод времени суток (время вводится в текущей зоне);
добавление элементов в список или таблицу выбором элемента из справочника или созданием нового объекта;
добавление файлов или операцией «drag-and-drop», или через диалог проводника.
После завершения редактирования карточки необходимо принять изменения командой «Сохранить» или отказаться от них командой «Закрыть» на панели инструментов диалога. Для нового документа создается регистрационный номер по умолчанию «Новый документ». До отсылки документа его следует изменить на действительный регистрационный номер.
Рисунок 5. Карточка нового документа.
Заполнение карточки документа
Для конкретной карточки документа необходимо заполнить указанные ниже поля, прикрепить необходимые файлы, создать связки на документы и сохранить ее. Описание редактируемых полей:
Рег.№ - текстовое поле, представляющее регистрационный номер исходящего документа в системе документооборота организации. В системе не накладывается никаких ограничений на содержимое этого поля. По смыслу оно должно соответствовать правилам формирования регистрационного номера для исходящих документов.
Дата регистрации - по умолчанию проставляется текущая дата, может быть изменена пользователем.
Тип документа — справочное значение, которое выбирается из выпадающего списка.
Кому — поле заполняется с помощью дополнительной карточки адресата (Рисунок 6) или выбирается из справочника адресатов, формируемого при установке программы. В этом справочнике должны быть указаны адресаты в министерстве, которым могут быть направлены документы. По умолчанию в этом поле проставляется Министерство образования и науки Российской Федерации.
Рисунок 6. Карточка адресата
Поля карточки адресата:
Регион – текстовое поле выбирается из справочника «Регионы» или заполняется с клавиатуры.
Организация - текстовое поле выбирается из справочника «Организации» или заполняется с клавиатуры.
Подразделение - текстовое поле выбирается из справочника «Подразделения» или заполняется с клавиатуры.
Персона текстовое поле выбирается из справочника «Персоналии» или заполняется с клавиатуры.
Контактная информация - текстовое поле заполняется с клавиатуры.
Комментарий - текстовое поле заполняется с клавиатуры.
Далее по полям документа:
Содержание - текстовое поле заполняется с клавиатуры.
Страниц — целое число, заполняется с клавиатуры.
Прикрепленные файлы - Первый способ. Поставить курсор в поле Прикрепленный файл, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать команду Добавить. При этом откроется дополнительное окно — проводник Windows. Выбрать нужный файл и нажать кнопку Открыть.
Второй способ. Открыть проводник Windows, найти нужный файл (или файлы), выделить его (их) и методом «drag-and-drop» переместить в поле Прикрепленный файл. Количество прикрепленных файлов ничем не ограничено, регулируется только техническими возможностями операционной системы. Прикрепленный файл может иметь любое расширение, но по рекомендациям МЭДО следует стремиться к использованию следующих типов файлов (для простоты понимания указаны расширения файлов): doc, pdf, txt, tif.
Подписали - поле заполняется с помощью дополнительной карточки «Подписал» (Рисунок 7). В дополнение к адресату указывается еще и дата подписания документа.
Рисунок 7. Карточка информации о подписи
Поля карточки.
Регион - текстовое поле выбирается из справочника «Регионы» или заполняется с клавиатуры.
Организация - текстовое поле выбирается из справочника «Организации» или заполняется с клавиатуры.
Подразделение - текстовое поле выбирается из справочника «Подразделения» или заполняется с клавиатуры.
Персона - текстовое поле выбирается из справочника «Персоналии» или заполняется с клавиатуры.
Контактная информация - текстовое поле заполняется с клавиатуры.
Комментарии - текстовое поле заполняется с клавиатуры.
Дата подписи - заполняется автоматически, по умолчанию текущая дата.
Связанные документы – список заполняется посредством контекстного меню выбором команды Добавить. Следует выбрать документ, с которым связан создаваемый.
Пример полностью заполненной карточки приведен на рисунке 8. Следует обратить особое внимание на правильное заполнение вышеуказанных полей, так как это существенно ускорит прием и обработку документов в Минобрнауки России.
Рисунок 8. Пример заполнения карточки документа
Обмен документами
Для обеспечения обмена документами необходимо последовательно подготовить их нужное количество в папке «Черновики. Чтобы отправить документы или уведомления, необходимо их выделить в таблице и выбрать команду «Отправить» на панели инструментов окна приложения.
После отправки документы из папки «Черновики» перемещаются в папку «Исходящие», и при этом запускается процедура обмена с почтовым сервером.
Чтобы получить документы, находящиеся на почтовом сервере, необходимо воспользоваться кнопкой «Обмен» панели инструментов окна приложения. По команде принимаются все документы, находящиеся на этом сервере, а также передаются все не отправленные в предыдущих сеансах документы.
После успешной отправки все отправленные документы размещаются в папке «Отправленные».
Поступившие от Минобрнауки России карточки документов размещаются в папке «Входящие», а уведомления и квитанции прикрепляются к отправленным ранее документам.
Чтобы удалить карточку документа, необходимо выделить ее и нажать кнопку «Удалить» панели инструментов. Удаленные карточки размещаются в папке «Удаленные». Удаление карточек документов из папки «Удаленные» позволяет удалить их навсегда.
Отправка уведомлений
Чтобы отправить Уведомление о совершении событий, связанных с поступившим документом, необходимо выбрать тип сообщения Уведомление, а также его тип. Для всех видов уведомлений следует указать документ, являющийся основанием для создания документа организации в поле Уведомление к. В настоящее время поддерживаются следующие типы уведомлений:
документ зарегистрирован – требуется указать номер и дату зарегистрированного документа (рисунок 8.1);
Рисунок 8.1. Пример заполнения уведомления о регистрации документа
отказано в регистрации – указывается причина отказа в регистрации (рисунок 8.2);
Рисунок 8.2. Пример заполнения уведомления об отказе в регистрации документа
назначен исполнитель – указываются ответственный, исполнитель и секретарь (рисунок 8.3);
Рисунок 8.3. Пример заполнения уведомления о назначении исполнителя
отчет подготовлен – указывается, кем подписан подготовленный документ (рисунок 8.4);
Рисунок 8.4. Пример заполнения уведомления о подготовленном докладе
отчет направлен – указывается номер и дата исходящего документа (рисунок 8.5);
Рисунок 8.5. Пример заполнения уведомления о направленном докладе
документ отправлен на исполнение – указывается, куда направлен документ для исполнения, а также номер и дата самого отправленного документа (рисунок 8.6).
Рисунок 8.6. Пример заполнения уведомления о направлении документа на исполнение по принадлежности
Выгрузка и загрузка сообщений (документов)
Для того, чтобы передать или принять сообщения (документы) из внешней среды обработки (например, из системы электронного документооборота) можно воспользоваться командами «Выгрузить» и «Загрузить» на панели инструментов. При выполнении команды «Выгрузить» нужно в списке документов выделить те, которые следует выгрузить и вызвать команду. Появится диалог, предлагающий выбрать директорию для выгрузки документов (рисунок 8.7). Для каждого выбранного документа в выбранной директорию появится своя папка с именем, соответствующем идентификатору документа.
Рисунок 8.7. Выбор директории для выгрузки документов
Содержимое папки каждого выгруженного документа полностью совпадает с содержимым прикрепленных файлов, переданных в операции обмена или готовых к передаче (рисунок 8.8).
Рисунок 8.8. Пример содержимого выгруженной папки
В таком виде папка может быть передана как импортируемый элемент в любую внешнюю программу.
Для загрузки документов можно воспользоваться командой «Загрузить» на панели инструментов и указать директорию, в которой будут находиться папки с документами, содержимое которых должно соответствовать выгруженным папкам (см. операцию «Выгрузить»). При этом загрузка документов производится в папки, соответствующие характеру загружаемых сообщений (документов). Документы Минобрнауки России следует ожидать в папке «Входящие», а созданные в организации документы - в папке «Черновики», с тем, чтобы их можно было откорректировать и отправить в Минобрнауки России. Выбор папки для загрузки документов показан на рисунке 8.9.
Рисунок 8.9. Выбор директории для загрузки документов
|
