Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город воронеж
Скачать 1.39 Mb.
|
5.2. Работа с отдельными видами обращений 5.2.1. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, областной Думы, городской Думы, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с установлением контрольных сроков рассмотрения и ответов депутату и заявителю. При работе с письмами депутатов в электронной базе данных указывается фамилия и инициалы депутата, исходящий номер письма. 5.2.2. Письма, переданные главе городского округа во время его встреч с жителями города и в ходе теле-радио эфиров, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в установленном порядке. 5.2.3. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации городского округа, главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращений. 5.2.4. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких должностных лиц, оригинал обращения направляется в первый адрес, остальным направляется в электронном виде. 5.2.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, после рассмотрения возвращаются гражданам, направившим обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. 5.2.6. Ответы на обращения не даются и не подлежат направлению в структурные подразделения администрации городского округа для дальнейшего рассмотрения по существу вопроса обращения граждан: а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения; б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии); в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан; г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В случаях, указанных в подпунктах «а», «г» настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом. 5.2.7. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию «в дело» с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации, следующие письменные обращения: а) не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб; б) не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства. 5.2.8. Глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде. 5.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль 5.3.1. Контроль осуществляется: за рассмотрением обращений граждан, поставленных на контроль главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации; за выполнением обращений депутатов Государственной Думы, областной Думы, городской Думы по обращениям граждан; за исполнением обращений, направленных на рассмотрение с контролем из федеральных и региональных органов государственной власти; как правило, за исполнением коллективных и повторных обращений граждан. 5.3.2.Ответы на контрольные обращения анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации. 5.3.3. Рассмотренное обращение передается должностному лицу, осуществляющему контроль, для принятия решения о списании ответа в дело или продлении контроля исполнения письма. Ответ, списанный «в дело», оформляется вместе с письмом, сопроводительными документами в единое «дело» и передается в отдел рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества для отправки ответа. 5.3.4. Отправка законченных рассмотрением обращений в федеральные и региональные органы государственной власти осуществляется почтовой связью и курьерской доставкой через отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. 5.3.5. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан подписывают глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации или лица на то уполномоченные. 5.3.6. Если в письме содержится несколько вопросов, ответственным за подготовку общего ответа считается исполнитель, указанный в списке ответственных исполнителей первым. Соисполнители направляют ему ответы в части их касающейся за 7 дней до окончания срока. 5.3.7. Ответы на отправку передаются в отдел рассмотрения и мониторинга обращений граждан до 14-00. Обработка и отправка этих документов производится в тот же день. Корреспонденция , поступившая после 14-00, отправляется на следующий день. 5.4. Организация работы архива обращений граждан 5.4.1. В отделе рассмотрения и мониторинга обращений граждан хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению, поступившие из вышестоящих организаций списанные «в дело» главой городского округа или его заместителями. Обращения, поступившие от граждан или из вышестоящих организаций, списанные «в дело» руководителями структурных подразделений хранятся у исполнителей по подразделениям. 5.4.2. Законченные рассмотрением обращения граждан личного характера хранятся в течение пяти лет, обращения содержащие сведения о злоупотреблении и коррупции – постоянного хранения. 5.4.3. По истечении сроков временного хранения (пять лет) документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке. 6. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел, формирование и оформление дел 6.1. Составление номенклатуры дел 6.1.1. Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела. 6.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации городского округа с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения. 6.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями и штатным расписанием администрации городского округа, перечнями документов с указанием сроков их хранения. 6.1.4. В администрации городского округа составляются номенклатуры дел структурных подразделений администрации городского округа и сводная номенклатура дел администрации городского округа. Вновь образованное структурное подразделение администрации городского округа обязано формировать в дела документы по номинальному признаку (по видам документов) в соответствии со сроками хранения. 6.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения администрации городского округа составляется ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов подразделения. Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях администрации городского округа возлагается на их руководителей. 6.1.6. Сводная номенклатура дел администрации городского округа составляется специалистами управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества на основе номенклатур дел структурных подразделений. 6.1.7. Сводная номенклатура дел администрации городского округа на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, подписывается руководителем управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) администрации городского округа, экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) департамента культуры и архивного дела Воронежской области и утверждается заместителем главы администрации – руководителем аппарата. Согласованная с ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующая календарного года. Выписки из сводной номенклатуры дел направляются в структурные подразделения администрации городского округа. 6.1.8. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры администрации городского округа разрабатывается новая номенклатура дел. 6.1.9 Разделы сводной номенклатуры дел администрации городского округа расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием администрации городского округа. 6.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации городского округа. 6.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации городского округа цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие правовые акты, после них документы о деятельности коллегиальных органов, положения и должностные регламенты, плановые и отчетные документы, переписка, контрольные карточки или другие учетные документы. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»). В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указывается вид документа и автор. Например: «Постановления администрации городского округа город Воронеж за 2010 год», «Приказы руководителя юридического управления по основной деятельности за 2010 год». В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы (планы, отчеты, информация) о проведении семинаров по охране труда». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и года издания перечня. В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2012 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение. Если в течение года в структурных подразделениях администрации городского округа возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Форма номенклатуры дел структурного подразделения администрации городского округа (приложение № 21), форма сводной номенклатуры дел администрации городского округа (приложение № 22). 6.2. Формирование и оформление дел 6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 6.2.2. Дела администрации городского округа формируются в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство, под методическим руководством специалистов отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. 6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами, если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Постановления, распоряжения администрации городского округа, приказы по основной деятельности администрации городского округа регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Распоряжения (приказы) по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения: распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений (приказов) о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения 5 лет). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом запроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года. 6.2.4. Дела структурных подразделений администрации городского округа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. 6.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных. Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 6.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение № 23). При изменении наименования структурного подразделения администрации городского округа в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации – правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки. Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается. Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами число и год, название месяца пишется полностью словами. Даты дела указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел. Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. В целях обеспечения сохранности закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления. 6.2.7. Проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях администрации городского округа осуществляют специалисты отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. 6.3. Организация оперативного хранения документов С момента заведения и до передачи на хранение в архив администрации или уничтожение документы хранятся по месту их создания. Руководители структурных подразделений администрации городского округа обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В структурных подразделениях администрации городского округа дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся 3 года. По истечении этого срока дела сдаются по описям в архив. Завершенные дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях администрации городского округа для использования в работе. По истечении сроков хранения дел, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях администрации городского округа, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Выдача дел для работы другим структурным подразделениям администрации городского округа производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца, под расписку. По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Изъятие документов производится с ведома руководства администрации городского округа, в присутствии должностных лиц, у которых производится изъятие, с обязательным оформлением протокола и акта об изъятии подлинников документов. В деле остается заверенная копия изъятого документа и акт о причинах выдачи подлинника документа. Изъятые документы должны быть в обязательном порядке возвращены (п.8 ст.26 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004). 7. Порядок передачи документов на хранение в архив 7.1. Экспертиза ценности документов Документы администрации городского округа город Воронеж входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранения в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж». Срок временного хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ органов местного самоуправления, до передачи составляет 5 лет. Хранение документов администрации городского округа, относящихся к Архивному Фонду Российской Федерации, и документов временного (свыше 10 лет хранения), а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в администрации городского округа производиться в отделе делопроизводства и документооборота. Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях администрации городского округа и включает в себя следующие этапы: проведение экспертизы ценности документов; полное оформление дел; составление описи дел; составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Специалисты МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» оказывают методическую помощь структурным подразделениям администрации городского округа в проведении вышеуказанных работ. 7.2. Составление и оформление описей дел 7.2.1. Для обеспечения комплектования архива администрации городского округа, на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются архивные описи. Каждое структурное подразделение администрации городского округа ежегодно составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в отдел делопроизводства и документооборота администрации городского округа через год после завершения дел в делопроизводстве. 7.2.2. Специалисты отдела делопроизводства и документооборота на основе описей дел структурных подразделений администрации городского округа составляют годовой раздел сводной описи дел администрации городского округа по установленной форме. 7.2.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу за соответствующий период. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации городского округа. Описи направляются на утверждение (согласование) ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области. Порядок оформления описей и акта приведены в приложениях №№ 24 – 30. 7.2.4. Историческая справка и предисловие к описи. Историческая справка составляется к архивному фонду администрации городского округа и состоит из информации по истории органа местного самоуправления и истории фонда администрации городского округа город Воронеж. Первый раздел - история фондообразователя - включает: данные о создании администрации городского округа, хронологическая последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты, распорядительные документы; задачи, функции и их изменения; состав исполнительных органов государственной власти. Второй раздел - история архивного фонда включает: дату первого поступления документов фонда в архив и крайние даты; степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда. Третий раздел включает: обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов. Справка подписывается составителем. Историческая справка печатается в четырех экземплярах, три из них передаются в муниципальный архив при первой передаче документов, один хранится в деле фонда. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций администрации городского округа. Историческая справка представляется в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» вместе с описью. Предисловие к описи включает сведения о структуре администрации городского округа за период, который охватывают дела описи, дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел. Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи. 7.3. Подготовка и передача документов в архив администрации городского округа 7.3.1. В архив передаются полностью оформленные дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу. 7.3.2. Прием дел производится по описям. При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подпись специалиста отдела делопроизводства и документооборота и специалиста структурного подразделения администрации городского округа, передавшего дела на хранение в отдел делопроизводства и документооборота. 7.3.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации городского округа, ответственным за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив, независимо от сроков хранения документов. До решения вопроса о передаче, документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с Правилами. 7.3.4. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата (составление исторической справки, предисловия к описи), их использование, подготовка к передаче на постоянное хранение в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» осуществляется в соответствии Правилами. 7.3.5. По истечении предельных сроков хранения в архиве администрации городского округа, документы постоянного хранения передаются на хранение в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж». Прием дел на постоянное хранение в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» проводится поединично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составленным в двух экземплярах. 7.4. Использование документов архива администрации городского округа 7.4.1. Основными формами использования документов архива являются: исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки, ответа об отсутствии документов на хранении; выдача заверенных архивных копий документов; исполнение тематических запросов. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива администрации городского округа не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения. 7.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, подписываются руководителем управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, во время отсутствия руководителя – заместителем руководителя, и начальником отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, заверяются малой печатью с изображением Герба городского округа город Воронеж. 7.4.3. Архивные копии и выписки из документов. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок подтверждается заверительной надписью, которая в обязательном порядке содержит указание на место хранения подлинника копируемого документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию (руководитель управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества и начальник отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества), личную подпись, расшифровку подписи, дату выдачи копии, малую печать с изображением Герба городского округа город Воронеж. 7.4.4. Архивные выписки изготавливаются на бланке управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества с обозначением названия документа: «Архивная выписка». После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки, при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. 7.4.5. Дела, находящиеся на хранении в архиве администрации городского округа, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений в помещении архива или во временное пользование (не более одного месяца) под роспись в журнале регистрации выдачи дел. При работе с подлинными документами, в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов из дел не допускается. 7.4.6. Органами правопорядка из архива администрации городского округа могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов. 8. Порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей и штампов 8.1 Порядок изготовления печатей и штампов 8.1.1. Размещение заказов на изготовление печатей с изображением Герба городского округа город Воронеж должно осуществляться только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия. Печати с изображением Герба городского округа город Воронеж изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей с изображением Герба городского округа город Воронеж и о их количестве принимает глава городского округа. 8.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации определяется главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации соответственно. 8.1.3. Письма-заявки структурных подразделений администрации городского округа с эскизами печатей и штампов направляются в управление делами учета и отчетности на согласование и оформление заказа на изготовление. 8.1.4. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет управление делами, учета и отчетности на основании заявки. 8.2. Использование печатей и штампов 8.2.1. Большой печатью с изображением Герба городского округа город Воронеж удостоверяются документы, отражающие информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договоры, соглашения); права организации или отдельных лиц, финансовые документы. 8.2.2. Большую печать с изображением Герба городского округа город Воронеж проставляют на документах, подписанных главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации. Перечень документов, заверяемых большой печатью с изображением Герба городского округа город Воронеж представлен в приложении № 31. 8.2.3. Малая печать с изображением Герба городского округа город Воронеж применяется для внутреннего пользования. Ее оттиск ставится на документы, подписанные первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями управлений городского округа город Воронеж (приложение № 32). 8.2.4. Печати с изображением Герба городского округа город Воронеж ставятся на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов главы городского округа, администрации городского округа, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы. Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом «м.п.» без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым. 8.2.5. Для структурных подразделений администрации городского округа, в зависимости от целевого назначения, изготавливаются круглые печати и штампы. В этих случаях, в печати, вместо изображения Герба городского округа город Воронеж размещается название конкретного структурного подразделения. 8.2.6. Для структурных подразделений администрации городского округа, имеющих статус юридического лица, изготавливаются печати с изображением в центре Герба городского округа город Воронеж и названием конкретного структурного подразделения, размещенного по кругу. 8.2.7. Для проставления отметок о регистрации, применяется «Регистрационный штамп» (на входящие документы). 8.2.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, при подготовке поздравительных адресов, открыток и иных документов в случаях, когда один и тот же документ направляется более чем в четыре адреса. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается. 8.3. Учет и хранение печатей и штампов 8.3.1.Изготовленные печати и штампы администрации городского округа город Воронеж учитываются в управлении обеспечения деятельности главы городского округа город Воронеж и выдаются для использования в работе под роспись руководителю структурного подразделения либо лицу, которому руководитель структурного подразделения приказом передал эти функции (приложение № 33). 8.3.2. Пришедшие в негодность и не действующие в настоящий момент печати и штампы возвращаются в управление обеспечения деятельности главы городского округа город Воронеж, где уничтожаются по акту комиссией по проверке секретных документов. 8.3.3. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность управление обеспечения деятельности главы городского округа город Воронеж. 8.3.4. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации городского округа. 8.3.5. Сотрудник, которому были выданы печати или штампы, при оставлении должности обязан сдать их в управление обеспечения деятельности главы городского округа город Воронеж. 8.3.6. Печати и штампы хранятся в структурных подразделениях администрации городского округа в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах. 8.3.7. Проверку наличия и контроль за хранением печатей и штампов в структурных подразделениях администрации городского округа осуществляет управление обеспечения деятельности главы городского округа город Воронеж. Результаты проверок рассматриваются комиссией по проверке секретных документов и оформляются актом. Заместитель главы администрации- руководитель аппарата С.А.Глазьев Приложение № 1 к Инструкции ЖУРНАЛ учета выдачи бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж
Образец журнала учета и выдачи бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж Приложение № 2 к Инструкции У Т В Е Р Ж Д А Ю Руководитель управления (отдела) __________________________ (подпись, И.О.Фамилия) «___»________________ ______г. АКТ НА СПИСАНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ «___»_______ ____г. Произведена проверка израсходованных бланков строгой отчетности ответственным лицом ________________________________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество) за___________ _____ г. (месяц) Проверкой установлено:
Всего подлежит списанию _________________________________ бланка (ов) _________________________ __________ (должность, подпись (И.О.Фамилия) лица составившего акт) Образец оформления акта на списание бланков строгой отчетности Приложение № 3 к Инструкции210 297 30 20 40 35 73 88 10 22 3 51 18 01 02 03 08 09 10 04 05 06 07 11 12 13 14 16 19 15 17 17 Приложение № 4 к Инструкции ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). Инструкции (должностные; по делопроизводству; технике (правила) безопасности; трудового распорядка и т.д.) Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования и т.д.). Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.). Перечни (типовых документов, образующихся в деятельности администрации, с указанием сроков хранения и т.д.). Планы, графики (мероприятий, ответственных дежурных в выходные и праздничные дни). Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.). Сметы расходов (на содержание аппарата управления, зданий, помещений, использования средств, на строительство и т.д.). Структура и штатная численность. Штатное расписание и изменения к нему. Приложение № 5 к Инструкции Глава городского округа город Воронеж К № 17-27-0012 от 04.05.2013 И.О. Фамилия Для организации исполнения. срок 15.06.2013 на контроль: И.О. Фамилия И.О. Фамилия «04» мая 2013 г. 16 мм 7 мм 30 мм 40 мм 6 мм 6 мм 7 мм 20 мм Верхнее поле 8 мм Правое поле 8 мм Левое поле 8 мм исьма главы городского округа город Воронеж Приложение № 6 к Инструкции 20 мм ГЛАВА ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ Плехановская ул, 10, г. Воронеж. Воронежская область, Россия, 394018, тел./факс (473) 228-33-69 / (473) 254-57-97, e-mail: adm@cityhall.voronezh-city.ru ОГРН 1023601575733, ИНН/КПП 3650002882/366601001 Губернатору Воронежской области И.О. Фамилия Почтовый адрес 18.04.2013 № 2180562 1,5 интервала На № 03-15/1799 от 28.03.2013 1,5 интервала О реализации национального |
Похожие:
 | Администрации городского округа город Воронеж, их должностными лицами, взаимодействия администрации городского округа город Воронеж... |  | Воронеж", постановлением администрации городского округа город Воронеж от 12. 01. 2012 n 3 "о порядке разработки и утверждения административных... |
| Подразделениями администрации городского округа город Воронеж, их должностными лицами, взаимодействия администрации городского округа... | | Настоящий порядок определяет систему взаимодействия структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж при осуществлении... |
| Воронеж от 23. 11. 2011 n 1013 "Об утверждении перечней муниципальных и государственных услуг, предоставляемых администрацией городского... | | Воронеж от 30. 12. 2011 n 1025-р "Об утверждении перечня муниципальных услуг, предоставляемых администрацией городского округа город... |
| Воронеж" и от 02. 11. 2010 n 260-iii "О пенсионном обеспечении члена Избирательной комиссии городского округа город Воронеж с правом... | | Стерлитамак Республики Башкортостан (да лее – Инструкция) разработана в це лях совершенствования до ку ментационного обеспечения... |
| Порядок открытия и ведения департаментом финансово-бюджетной политики администрации городского округа город Воронеж лицевых счетов... | | И. Б. Потапова – методист муниципального казенного учреждения городского округа город Воронеж «Центр развития образования» |