Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город воронеж
Скачать 1.39 Mb.
|
Контроль за надлежащим оформлением исходящей корреспонденции осуществляется консультантами приемных и специалистами структурных подразделений. 3.5. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами 3.5.1. Служебные письма, направляемые руководителям иностранных правительств, парламентов, министерств, дипломатических миссий и городов, оформляются на бланках главы городского округа город Воронеж. Рабочую переписку ведет подразделение, ответственное за международные связи на своем бланке, исполненном на русском или английском языках. При использовании электронной почты бланк не применяется. Переписка с иностранными партнерами по электронной почте сохраняется в памяти компьютера не менее 2-х лет. 3.5.2. Письма на русском языке готовятся в соответствии с настоящей инструкцией по делопроизводству с учетом нижеследующих замечаний. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе. Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы, имени), фамилия, затем почтовый адрес. При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.) их сокращение не допускается. В отдельных случаях перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул (доктор, профессор, инженер и т.п.) вместо слова «господин» и использовать соответствующее обращение, как принято в стране-адресате. Например: Его Превосходительству господину Андресу Мендозе, Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва При написании страны употребляется только официальное название государства, как полное, так и краткое. Например: «Соединенные Штаты Америки, или США», «Федеративная Республика Германия, или ФРГ». Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этого реквизита на бланках документа. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. Отметка о наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала от текста. Подпись включает наименование должностного лица, подписавшего документ, его личную подпись, имя и фамилию и располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на втором экземпляре письма, остающемся в организации на правах подлинника. 3.5.3. Письма на иностранных языках оформляются в соответствии с нормами страны–адресата или общепринятыми нормами Европейского Союза. Письма на иностранных языках готовятся в двух экземплярах и сопровождаются переводом на русский язык. Копия и перевод визируются переводчиком и руководителем ответственного подразделения с указанием иностранного языка и исполнителя. Например: Перевод с английского: А.А.Иванов +7 473 2123456 3.5.4. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа. Регистрацию, отправление служебных писем за рубеж и хранение их копий осуществляет подразделение администрации, ответственное за международные связи. Исходя из срочности документа, определяется порядок отправления писем: по почте, факсом или по электронной почте в сканированном виде. При отправлении письма факсом в реквизите «Адресат» последней строкой указывается номер факса или электронной почты. Номера телефонов и факсов указываются полностью с употреблением знака «+» перед кодом страны. Например: Министерство юстиции Земли Нижняя Саксония господину Паустиану факс +49 511 1205170 paustian@niedersaxen.de. 3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) Служебные (докладные) записки готовятся в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж и используются для информационного обмена между структурными подразделениями администрации городского округа город Воронеж, должностными лицами, специалистами. Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах формата А4 в электронном виде и имеют реквизиты: вид документа; дата документа; регистрационный номер; название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк; адресат; подпись. Образец оформления служебной записки приведен в приложении № 12. 3.7. Подготовка и оформление документов передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы) 3.7.1. Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы передается в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. Второй направляется в дело. При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: в реквизите «Адресат» указывается полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата. В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова «дом», «корпус», «квартира» или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью или сокращенно «ул.». Остальные слова, используемые при написании адреса, такие, как область, район, проспект и т.п. указываются полностью. Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций словами. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации – в именительном. В реквизите «Адресат» не должно быть кавычек. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита «Адресат» указывается «по списку». Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов «номер», «Вам», «на Ваш». Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Конец текста телеграммы заканчивается точкой («тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи. Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом), авансовый счет №. Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона. Входящие телеграммы, адресованные главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, регистрируются в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. Образец оформления телеграммы приведен в приложениях №№ 13, 14. 3.7.2. Телефонограммы. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.). Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. При оформлении телефонограммы указываются: наименование организации-отправителя; регистрационный номер и дата; время приема-передачи; адресат; текст; подпись. В левом верхнем углу печатаются наименование организации – отправителя: наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи). В правом верхнем углу печатается адрес получателя. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку (список прилагается)». Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм. Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял», наименование должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма. Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления. Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело. Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях администрации городского округа. Телефонограммы, адресованные главе городского округа город Воронеж, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, принимаются и регистрируются консультантами, специалистами приемных руководителей и незамедлительно докладываются. Образец оформления телефонограммы приведен в приложениях №№ 15,16. 4. Организация работы с документами 4.1. Организация документооборота Движение документов в администрации городского округа город Воронеж с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в структурных подразделениях администрации городского округа, определяется действующим законодательством Российской Федерации, регламентом администрации городского округа город Воронеж и настоящей Инструкцией. В администрации городского округа различают три основных потока документации: документы, поступившие из сторонних организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в структурных подразделениях администрации городского округа и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние). 4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 4.2.1. Доставка документов в администрацию городского округа осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи. Сотрудники отдела делопроизводства и документооборота принимают корреспонденцию от юридических лиц, адресованных главе городского округа город Воронеж, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, проставляя от руки на втором экземпляре документа отметку о поступлении документа. Отметка о поступлении содержит дату поступления (при необходимости время), роспись, (расшифровка росписи по требованию). Без отметки на втором экземпляре сотрудники отдела делопроизводства и документооборота принимают документы от юридических лиц в адрес руководителей структурных подразделения для передачи. При приеме корреспонденции проверяется комплектность и наличие приложения, наличие сопроводительного письма обязательно. При несоответствии перечня документов указанных в приложении или их отсутствии документы на регистрацию не принимаются. 4.2.2. Прием, предварительное рассмотрение, распределение и регистрация входящей корреспонденции производится отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, специальной почты – специалистом по защите государственной тайны и информации управления обеспечения деятельности главы городского округа. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации и направляемые непосредственно в структурные подразделения. Предварительное рассмотрение документов и их распределение осуществляется исходя из оценки их содержания в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации. Основным принципом регистрации документов является однократность. 4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению. Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой «лично») вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним. Письменные обращения граждан, полученные по почте, передаются в отдел рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте, документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждений составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается руководителю для принятия решения по данному факту (приложение № 17). Конверты поступивших документов не уничтожаются, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. 4.2.4. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества (приложение № 18). Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения администрации городского округа осуществляется в тот же день, поступившие после 16-00 передаются на следующий день. Регистрация входящих документов и передача в приемные главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, осуществляется в тот же день, если документы поступили в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества до 16.00. Документы, поступившие после 16.00, регистрируются и передаются в подразделения на следующий день. Срочные документы регистрируются и передаются немедленно. 4.2.5. Входящие документы, адресованные главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации регистрируются отделом делопроизводства и документооборота в СЭД (инструкция для пользователей в электронном виде в СЭД). При регистрации осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, заполняется электронная карточка. Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации, приведен в приложении № 19. Структурные подразделения получают документы в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества через ответственных за делопроизводство лиц под роспись в карточке. Ошибочно переданные в структурные подразделения документы немедленно возвращаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. Зарегистрированные документы в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества при передаче в структурные подразделения повторно не регистрируются. В случае поступления документов главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации напрямую, минуя отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, должны быть переданы в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества на регистрацию. Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в администрацию городского округа в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные руководителям структурных подразделений администрации городского округа, внутренние документы за подписью руководителей администрации городского округа на бланке должностного лица, за подписью руководителей структурных подразделений администрации городского округа регистрируются в подразделениях. |
Похожие:
 | Администрации городского округа город Воронеж, их должностными лицами, взаимодействия администрации городского округа город Воронеж... |  | Воронеж", постановлением администрации городского округа город Воронеж от 12. 01. 2012 n 3 "о порядке разработки и утверждения административных... |
| Подразделениями администрации городского округа город Воронеж, их должностными лицами, взаимодействия администрации городского округа... | | Настоящий порядок определяет систему взаимодействия структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж при осуществлении... |
| Воронеж от 23. 11. 2011 n 1013 "Об утверждении перечней муниципальных и государственных услуг, предоставляемых администрацией городского... | | Воронеж от 30. 12. 2011 n 1025-р "Об утверждении перечня муниципальных услуг, предоставляемых администрацией городского округа город... |
| Воронеж" и от 02. 11. 2010 n 260-iii "О пенсионном обеспечении члена Избирательной комиссии городского округа город Воронеж с правом... | | Стерлитамак Республики Башкортостан (да лее – Инструкция) разработана в це лях совершенствования до ку ментационного обеспечения... |
| Порядок открытия и ведения департаментом финансово-бюджетной политики администрации городского округа город Воронеж лицевых счетов... | | И. Б. Потапова – методист муниципального казенного учреждения городского округа город Воронеж «Центр развития образования» |