Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город воронеж
Скачать 1.39 Mb.
|
4.6. Порядок прохождения внутренних документов Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения – с входящими документами. Внутренняя переписка между структурными подразделениями осуществляется с использованием функциональных возможностей системы ЭД. При внутренней служебной переписке используются электронные версии документов, заверенных электронной подписью, кроме случаев, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе. Повторная регистрация документа по месту адресации не допускается. 4.7. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом. Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации городского округа (254-57-97), установлен в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, не должен превышать 5 листов. Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа. Для передачи факсограмм в несколько организаций, составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса. После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью. Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют. Факсограммы, адресованные главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, регистрируются в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой «Подлинник письма», переданного по факсу. Факсограммы, адресованные в структурные подразделения, передаются на регистрацию лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения. Факсограммы, поступившие до 16.30 передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий рабочий день, срочные – немедленно. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. 4.8. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте 4.8.1. В администрации городского округа прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса adm@cityhall.voronezh-city.ru осуществляется управлением делами, учета и отчетности в течение рабочего дня. 4.8.2. С официального адреса электронной почты администрации городского округа служебные письма направляются за подписью главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации. Служебные письма структурных подразделений направляются с официальных адресов электронной почты структурных подразделений за подписью руководителей этих подразделений. 4.8.3. В случае отсутствия в органах государственной власти, органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет, для приема-передачи служебных документов по электронной почте используется система обмена сообщениями органов власти области. 4.8.4. Оператором официального электронного адреса adm@cityhall.voronezh-city.ru является сотрудник информационно-технического отдела управления делами и отчетности (далее специалист), который обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте. 4.8.5. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу – специалист. 4.8.6. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту. 4.8.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на почтовом сервере администрации. 4.8.8. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты администрации городского округа специалист: осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества или структурные подразделения администрации городского округа для регистрации и передачи на рассмотрение руководителю, или пересылает по электронной почте адресату; передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа, уведомляет об этом отправителя; основой для распечатки и передачи в отдел делопроизводства и документооборота является наличие в присылаемом документе обращения к главе городского округа город Воронеж, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации; не рассматриваются электронные сообщения с обезличенным обращением, содержащие обращения «Уважаемые коллеги» и т.п. 4.8.9. Прием электронных обращений юридических лиц по поводу ведения ими хозяйственной и иной деятельности осуществляется через электронную приемную портала администрации городского округа Воронеж htt://www.voronezh-city.ru/ (вкладка «Электронная приемная» на главной странице, подвкладка «Для организаций»). Если заявитель посылает свое обращение на иной электронный адрес, используемый в администрации городского округа город Воронеж, оператор этого электронного адреса должен отправить заявителю соответствующее уведомление: «Прием обращений юридических лиц осуществляется через электронную приемную портала администрации городского округа город Воронеж htt://www.voronezh-city.ru/ (вкладка «Электронная приемная» на главной странице, подвкладка «Для организаций)». 4.8.10. Прием обращений граждан в электронном виде осуществляется через электронную приемную портала администрации городского округа город Воронеж http://www.voronezh-city.ru/ (вкладка «Электронная приемная» на главной странице, подвкладка «Для граждан»). Если заявитель посылает свое обращение на иной электронный адрес, используемый в администрации городского округа город Воронеж, оператор этого электронного адреса должен отправить заявителю соответствующее уведомление: «Прием обращений граждан осуществляется через электронную приемную портала администрации городского округа город Воронеж http://www.voronezh-city.ru/ (вкладка «Электронная приемная» на главной странице, подвкладка «Для граждан»). 4.8.11. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на почтовом сервере администрации. 4.9. Порядок выполнения копировально-множительных работ Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в управлении делами, учета и отчетности. Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации городского округа. Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в структурных подразделениях администрации городского округа (при наличии копировальной техники). Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале. 5. Организация документооборота и исполнения документов по обращениям граждан 5.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан 5.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел. 5.1.2. Письменные обращения граждан, поступающие в администрацию городского округа или должностному лицу администрации городского округа, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. При рассмотрении письменных обращений специалист отдела по работе с обращениями граждан проверяет установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений и вводит информацию в электронную базу данных. Регистрация и работа с обращениями граждан проходит в СЭД согласно инструкции по электронному документообороту. Письменные обращения граждан должны содержать наименование органа власти, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а так же фамилию, имя, отчество, адрес, контактный телефон, по которому должен быть направлен ответ, личную подпись заявителя и фактическую дату подачи обращения. В случае необходимости в подтверждении своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии. Если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается коллективным, регистрируется оно на автора обращения в адрес которого просят направить ответ или на первого автора обращения если не указано кому направлять ответ. Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только пo конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения. 5.1.3. При регистрации на письменном обращении в нижнем правом углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящего номера. 5.1.4. В электронную базу данных: заносится фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется на заявителя, в чей адрес будет направлять ответ; если обращение переслано, то отмечается, откуда оно поступило (из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, от депутатов Государственной Думы и т.п.), регистрируется номер и дата сопроводительного письма; отмечается социальное положение автора обращения; отмечается тема письма; заносится краткое содержание; отмечается получатель запроса и ответа; проставляется срок исполнения. 5.1.5. Обращения граждан, поступившие в администрацию городского округа, ее структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение. 5.1.6. Ответственность за своевременную качественную организацию рассмотрения обращений граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения администрации городского округа, обеспечивающее решение вопросов, затронутых в обращении. 5.1.7. Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения администрации городского округа в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения. 5.1.8. Личный прием граждан осуществляется главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации и уполномоченными на то лицами. 5.1.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. 5.1.10. Организацию приема и запись на прием к главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений и уполномоченным на то лицам осуществляют специалисты отдела рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества в рабочие дни на основании утвержденного главой городского округа графика личного приема граждан и с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. 5.1.11. Содержание устного обращения заносится в карточку учета приема граждан и вводится в электронную базу данных (приложение № 20). 5.1.12. Регистрационный номер в карточке учета приема граждан проставляется в правом верхнем углу и состоит из порядкового номера обращения и букв «спр» с указанием года. Например: 121спр09 5.1.13. Все материалы, о которых заявители считают нужным сообщить, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если это повторное обращение, то специалисты отдела рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества подбирают предыдущие материалы и передают ее должностному лицу за неделю до официального приема. 5.1.14. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 5.1.15. Вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений и уполномоченным на то лицам передаются в приемные руководителей администрации и структурные подразделения администрации для подготовки к личному приему граждан. 5.1.16. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном для письменных обращений порядке. 5.1.17. По итогам личного приема гражданину, обратившемуся с письменным обращением, направляется письменный ответ о принятых мерах по его обращению. Ответ на обращение подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным на то должностным лицом. 5.1.18. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам. |
Похожие:
 | Администрации городского округа город Воронеж, их должностными лицами, взаимодействия администрации городского округа город Воронеж... |  | Воронеж", постановлением администрации городского округа город Воронеж от 12. 01. 2012 n 3 "о порядке разработки и утверждения административных... |
| Подразделениями администрации городского округа город Воронеж, их должностными лицами, взаимодействия администрации городского округа... | | Настоящий порядок определяет систему взаимодействия структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж при осуществлении... |
| Воронеж от 23. 11. 2011 n 1013 "Об утверждении перечней муниципальных и государственных услуг, предоставляемых администрацией городского... | | Воронеж от 30. 12. 2011 n 1025-р "Об утверждении перечня муниципальных услуг, предоставляемых администрацией городского округа город... |
| Воронеж" и от 02. 11. 2010 n 260-iii "О пенсионном обеспечении члена Избирательной комиссии городского округа город Воронеж с правом... | | Стерлитамак Республики Башкортостан (да лее – Инструкция) разработана в це лях совершенствования до ку ментационного обеспечения... |
| Порядок открытия и ведения департаментом финансово-бюджетной политики администрации городского округа город Воронеж лицевых счетов... | | И. Б. Потапова – методист муниципального казенного учреждения городского округа город Воронеж «Центр развития образования» |