Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город воронеж
Скачать 1.39 Mb.
|
| (реквизит26) оформляется для свидетельствования верности копии подлиннику документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «подпись», проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например: Верно Инспектор отдела кадров личная подпись Т.С. Левченко Дата Копия документа изготавливается и выдается с разрешения главы городского округа город Воронеж, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Передачу копий документов представителям средств массовой информации осуществляет управление информации администрации городского округа. 2.2.24. Отметка об исполнителе (реквизит 27) документа проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона. Например: А.М. Максимова или Максимова
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения. Реквизит печатается размером шрифта № 8-10 от границы левого поля. 2.2.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 26) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело». Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, контролирующим данный вопрос. Например: Направлен ответ 30.05.2013 № 12503 «В дело» Личная подпись Дата 2.2.26. Отметка о поступлении документа (реквизит 29) Реквизит содержит наименование организации-получателя документа, дату поступления, роспись и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. 2.2.27. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях. 2.2.28. Полное наименование структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж пишется со строчной буквы с обязательным указанием слов «администрация городского округа город Воронеж». Например: «управление строительной политики администрации городского округа город Воронеж». Кроме управ районов городского округа город Воронеж (например: «управа Ленинского района городского округа город Воронеж»). Со строчной буквы также пишутся полные наименования всех должностей сотрудников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж с обязательным указанием слов «администрация городского округа город Воронеж» (исключением являются: глава городского округа город Воронеж, первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации). Например: «руководитель отдела по работе с молодежью администрации городского округа город Воронеж». 3. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов 3.1. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений администрации городского округа город Воронеж 3.1.1. При подготовке и оформлении проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа город Воронеж (далее – правовые акты) структурные подразделения администрации городского округа руководствуются регламентом администрации городского округа город Воронеж и настоящей Инструкцией. 3.1.2. Проекты правовых актов печатаются исполнителями на стандартных листах бумаги формата А4 с пометкой в правом углу верхнего поля: "Проект". На бланках установленного образца проекты правовых актов оформляются отделом регистрации правовых актов правового управления. Использование копий бланков запрещается. При оформлении правовых актов на двух и более страницах, текст второй и последующих страниц печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Номера страниц проставляют со второго листа посредине верхнего поля. Печатный текст располагается на листе таким образом, чтобы слева оставалось поле шириной 35мм, справа -10мм, сверху и снизу - 20мм. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля. 3.1.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты: наименование вида правового акта – постановление, распоряжение; дата акта - отделяется от наименования вида акта 2-мя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля, проставляется после подписания акта; номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа, проставляется после подписания акта. Например: № 153. К порядковому номеру распоряжений через дефис добавляются строчные буквы “р”. “ок”, “л”. Например: № 153-р; № 111-ок; № 527-л. место издания – г. Воронеж, отделяется от реквизитов «дата» и «номер» одним межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом, печатается шрифтом Times New Roman размером шрифта № 10; заголовок печатается в ограничительных отметках с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, без переноса, без кавычек. 3.1.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 на одной стороне листа полуторным межстрочным интервалом. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную). Преамбула в проектах постановлений администрации городского округа завершается словами: «администрация городского округа город Воронеж п о с т а н о в л я е т:», слово «постановляет» печатается полужирным шрифтом, вразрядку, строчными буквами. Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты, пункты - на подпункты и абзацы. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой. Каждый пункт правового акта содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга или обращены к одному субъекту. Если пункт подразделяется на подпункты и в конце его ставится двоеточие, подпункты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками, и начинаются с прописной буквы. При этом между пунктами ставится точка, а подпункты отделяются друг от друга точкой с запятой. Пункт не может состоять из одного подпункта. Если правовой акт состоит из одного пункта, то нумерация его не производится. При оформлении перечней, предваряющее перечень предложение и элементы последующего списка (перечисляются после двоеточия) могут писаться в виде единой строки. Но в длинных и сложных списках допускается располагать каждый элемент с новой строки. При этом используется абзацный отступ или он заменяется на тире. Если части перечня состоят из простых словосочетаний или одного слова, они отделяются друг от друга запятыми. Если части перечня усложнены (внутри есть запятые), их отделяют точкой с запятой. Абзацы в пределах подпункта не нумеруются. 3.1.5. Содержащиеся даты в тексте допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год, или год, месяц, день месяца. Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль. Например: дату 9 февраля 2010 года следует оформлять: 09.02.2010. Календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: в первом полугодии 2010г., в III квартале 2010 г., за 9 месяцев 2010 года, в 2010 году, бюджет на 2010 год. 3.1.6. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и состоит из слов «Глава городского округа город Воронеж», печатается в три строки от левой границы текстового поля и центруется. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. 3.1.7. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги и являются составной частью правового акта. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов. Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы: текстовые приложения; приложения, оформленные в виде таблиц; приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа; графические приложения. В виде текстовых приложений оформляются положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила, устав, перечень, список и т.д. Существует несколько способов оформления приложений. Если в тексте проекта правового акта дается ссылка “согласно приложению”, “прилагается” то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через один межстрочный интервал в четыре строки и центрируются относительно самой длинной строки. Например: Приложение к постановлению администрации городского округа город Воронеж от № При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Например: Приложение № 1 к постановлению администрации городского округа город Воронеж от № При наличии в тексте правового акта формулировки «утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.), на самом приложении, в правом верхнем углу, печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации городского округа город Воронеж от № Слово «Приложение №» в данном случае не пишется. Слова «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО; программа – УТВЕРЖДЕНА. При подготовке правового акта с одним или несколькими приложениями, листы каждого из них нумеруются самостоятельно, начиная со второго. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами, печатается полужирным шрифтом, может быть напечатан вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Строки заголовка печатаются через один межстрочный интервал. Заголовок приложения располагается под реквизитом “Приложение” и отделяется от него двумя межстрочными интервалами. Текст приложения отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов, их заголовки печатаются прописными буквами, центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. В уставах, положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта разделенных точками (2.3.1). Пункты могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1). Если приложение содержит большое количество листов, разделов, то для удобства работы с такими документами составляется содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование документа (например: Концепция развития жилищного строительства) может печататься на отдельном (титульном) листе. Общее количество листов в приложении считается, начиная с титульного листа, но на титульном листе номер страницы не указывается. При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых понятий (терминов) целесообразно раскрыть их в отдельном разделе (подразделе, пункте), при этом понятие может печататься курсивом, а расшифровка к нему печататься строчными буквами. Если текстовое приложение необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма и др.), то оно может оформляться как приложение. В этом случае в текстовом приложении делается ссылка на приложение, которое помещают сразу после текста приложения, при этом листы его нумеруются самостоятельно, начиная со второго. Устав оформляется следующим образом: - на титульном листе Устава в правом верхнем углу проставляется гриф: "Утвержден постановлением администрации городского округа город Воронеж от _________ № ______"; - текст Устава печатается на стандартных листах бумаги формата А4; -Устав сшивается нитью. Концы нити выводятся на оборотной стороне последнего листа. На месте сшива делается наклейка с заверительной подписью: "Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ (прописью) листов", подписывается руководителем структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, ответственного за подготовку постановления, с указанием его должности, ФИО, даты подписания и скрепляется печатью отдела регистрации правовых актов правового управления администрации городского округа город Воронеж. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы размером шрифта № 12. Графы, столбцы таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и столбцов должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и столбцов таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и общепринятые сокращения. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Первое слово каждой строки пишется с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. В конце строк точка не ставится. Текстовые элементы в графах и столбцах равняются по первому слову каждой строки. В ячейках таблицы слова текстов начинаются со строчной буквы, за исключением имен собственных. Одинаковые текстовые элементы, за исключением цифр, заменяются знаком «-“-». Повторяющиеся цифры этим знаком не заменяются. При отсутствии цифр или какой-либо текстовой информации в графах рекомендуется ставить прочерк (знак «-»). Единицы измерений пишутся с учетом общепринятых сокращений и берутся в закрывающие круглые скобки. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. В виде таблицы оформляется план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, характеристика объекта, лимит финансирования, график (работы, приема, поставки и т.д.), состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета) и т.д. План мероприятий, как правило, состоит из следующих граф: порядковый номер, наименование мероприятия, срок исполнения, ответственный за исполнение (или исполнитель) и место проведения. В графе "Наименование мероприятия" указывается содержание мероприятий. Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты (например: 20.10.2010) или периода времени (например: IV квартал, в течение апреля, март - май). Если план мероприятий рассчитан на один год, то в заголовке указывается год, а в графе "Срок исполнения" - даты или периоды времени (без указания года). Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2010 г.; ежегодно, май - июнь; 2010 - 2012 г. г.; постоянно. В графе "Ответственный за исполнение" указывается наименование структурного подразделения администрации городского округа, (муниципального учреждения, предприятия) или фамилия и инициалы должностного лица. Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа. В первой графе указывается фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй - полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.). Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один межстрочный интервал и ограничивается правой границей текстового поля. Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена коллегиального органа разделяют двумя межстрочными интервалами. Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель этого органа, его заместитель (заместители), секретарь органа. Список членов коллегиального органа формируется в алфавитном порядке. Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся работниками органов администрации города, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в круглых скобках указывают: "по согласованию". 3.1.8. При наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте приложения ссылки на сноски, они оформляются надстрочными знаками, в виде звездочки, или арабской цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Например: __________________________________________ * или 1 Только для учреждений культуры. На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски. 3.1.9. Визы согласования проектов правовых актов оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта в нижней его части. Реквизит «виза согласования» печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова «Визирование» после него ставится двоеточие. Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы имени и отчества, фамилия визирующего, и дата. Виза ответственного исполнителя проекта правового акта проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии, и даты и печатается шрифтом размером № 10-12 (приложение № 7). Согласование проекта правового акта может осуществляться с оформлением листа согласования (приложение № 8). Визы согласования проектов правовых актов на бланке оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта в нижней его части. Ниже номера бланка через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы имени и отчества, фамилия визирующего, и дата (приложение № 9). 3.1.10. Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа – «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером №14 , полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля. Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента администрации городского округа город Воронеж. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Ниже подписи руководителя в левом нижнем углу печатается шрифтом размером 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона. Например: Начальник отдела информационных технологий администрации городского округа город Воронеж подпись И.О.Фамилия 15.04.2010 54-55-24 3.1.11. К правовому акту оформляется расчет рассылки, представляющий собой перечень адресов (должностных лиц, структурных подразделений администрации городского округа, организаций), по которым направляется изданный правовой акт. Фамилия должностного лица в расчете рассылки указывается в дательном падеже, наименования структурных подразделений, организаций - в именительном. Наименование организаций допускается указывать с учетом общепринятых сокращений с обязательным указанием почтового адреса. Каждому адресату в списке рассылки присваивается порядковый номер. Образец оформления расчета рассылки приведен в приложении № 10. 3.1.12. Размноженные экземпляры правовых актов администрации городского округа при их рассылке, копии правовых актов администрации городского округа город Воронеж, находящихся на оперативном хранении в отделе регистрации правовых актов правового управления, и уставы муниципальных предприятий и учреждений заверяются печатью отдела регистрации правовых актов правового управления. |
Похожие:
 | Администрации городского округа город Воронеж, их должностными лицами, взаимодействия администрации городского округа город Воронеж... |  | Воронеж", постановлением администрации городского округа город Воронеж от 12. 01. 2012 n 3 "о порядке разработки и утверждения административных... |
| Подразделениями администрации городского округа город Воронеж, их должностными лицами, взаимодействия администрации городского округа... | | Настоящий порядок определяет систему взаимодействия структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж при осуществлении... |
| Воронеж от 23. 11. 2011 n 1013 "Об утверждении перечней муниципальных и государственных услуг, предоставляемых администрацией городского... | | Воронеж от 30. 12. 2011 n 1025-р "Об утверждении перечня муниципальных услуг, предоставляемых администрацией городского округа город... |
| Воронеж" и от 02. 11. 2010 n 260-iii "О пенсионном обеспечении члена Избирательной комиссии городского округа город Воронеж с правом... | | Стерлитамак Республики Башкортостан (да лее – Инструкция) разработана в це лях совершенствования до ку ментационного обеспечения... |
| Порядок открытия и ведения департаментом финансово-бюджетной политики администрации городского округа город Воронеж лицевых счетов... | | И. Б. Потапова – методист муниципального казенного учреждения городского округа город Воронеж «Центр развития образования» |