Практикум по Информатике и икт «Microsoft Office»
Скачать 0.85 Mb.
|
| Автоматическое форматирование документа Автоматическое форматирование текста может производится в двух режимах: непосредственно при вводе текста или при выборе команды "Автоформат" в меню "Формат". Последнее позволяет отформатировать весь документ (переключатель "Сразу весь документ"), а также отформатировать с последующим просмотром изменений (флажок "С просмотром каждого изменения"), при котором есть возможность отменить отдельные изменения. Чтобы настроить параметры автоформата можно воспользоваться кнопкой с одноименным названием в диалоговом окне "Автоформат". Там же, на другой вкладке, можно установить параметры автоформата при вводе. Применять автоформатирование можно к: границам (если написано три или более символа "=", "-" или "_" преобразовывает их в границу); таблицам (преобразует последовательность знаков типа "+----+----+" в ячейки таблицы, где каждая пара символов "+" считается столбцом); маркированным и нумерованным спискам (автоматически применяет форматирование маркированного и нумерованного списка к абзацам, в начале которых был введен символ "*", "о", ">", "-" или число, с следующим после них пробелом или табуляцией). Использование разрывов Иногда в работе с документом возникает необходимость начать определенный абзац текста с новой страницы, задать для части текста специфичные параметры и т.д. В этом случае удобнее всего вставлять разрыв, используя команду "Разрыв" из меню "Вставка". Используя диалоговое окно "Разрыв" можно вставить следующие типы разрывов: - начать: новую страницу; новую колонку (размещает текст находящийся после разрыва в следующую колонку, если текст размещается в несколько колонок); - новый раздел: со следующей страницы; на текущей странице; с четной страницы; с нечетной страницы. Расположение текста в несколько колонок Чтобы разместить текст на странице в несколько колонок, можно воспользоваться командой "Колонки" из меню "Формат". В диалоговом окне этой команды можно указать тип, количество и размер колонок, а также размер промежутка между колонками, вставить разделительную черту между ними. Разбиение на колонки может быть применено как ко всему документу, так и к выделенной части или разделу. Создание колонтитулов Колонтитул - верхняя или нижняя часть страницы, повторяющаяся на всех страницах документа (или раздела) в документе, например: номер страницы, название раздела. Для создания и редактирования колонтитулов в Word применяется команда "Колонтитулы" из меню "Вид". Для редактирования уже созданного колонтитула можно просто дважды щелкнуть на нем левой кнопкой мыши. Word позволяет помещать в колонтитул элементы графики и другие объекты, а также таблицы; свободно форматировать и редактировать эти элементы. При создании разных колонтитулов для каждого раздела следует учитывать, что разделом считается текст, расположенный между разрывами раздела. При создании разных колонтитулов для четных и нечетных страниц, а также, когда колонтитул отличается только на первой странице, нужно сделать соответствующие установки в диалоговом окне "Параметры страницы" на вкладке "Макет". Расстановка нумерации страниц Для вставки в документ нумерации страниц используется команда "Номера страниц" из меню "Вставка". Эта команда автоматически проставляет номера страниц в колонтитулы документа и позволяет выбрать нужный формат нумерации. В диалоговом окне "Номера страниц" можно установить с какого номера будет начинаться нумерация, будет ли проставляться номер на первой странице документа, указать положение номера на странице и т.д. 1.10. Вставка символов Чтобы вставить в текст символ из какого-либо шрифта из установленных на вашем компьютере можно воспользоваться командой "Символ" из меню "Вставка". Диалоговое окно команды позволяет настроить сочетания клавиш для быстрой вставки символов в документ, а также вставить специальные символы (символ абзаца, неразрывный пробел и т.д.). При открытом диалоговом окне "Символ" можно продолжать работу в документе. Вставка в текст текущей даты и времени Word позволяет вставить в документ текущую дату и время командой "Дата и время" из меню "Вставка". При этом можно выбрать формат, в котором они должны быть записаны. Если поставлен флажок "Обновлять автоматически" в диалоговом окне этой команды, то вставленное поле с датой будет автоматически обновляться при каждой печати документа на текущую дату. Вставка в документ текста из другого файла Чтобы вставить в текущее положение курсора текст из другого текстового файла можно воспользоваться командой "Файл" из меню "Вставка". При чем, если указать в поле "Диапазон" диалогового окна "Вставка файла" имя закладки, будет вставлен та часть документа, которая ей отмечена. Использование автотекста Обычно в документах одного назначения много повторяющихся слов и выражений. Например: названия фирмы, в которой вы работаете; фамилии работников; наименования документов, какие-то термины, специфичные выражения и т.д. Для упрощения набора таких повторяющихся выражений можно использовать автотекст. При наборе слова, которое имеется в списке автотекста (так называемого элемента автотекста), Word автоматически предложит вам вариант для быстрого ввода, осуществляемого нажатием клавиши Enter. Если предложенный вариант вам не подходит, нужно просто продолжить набор текста. Чтобы ввести новое выражение в список автотекста, удалить или изменить его, нужно использовать команду "Автотекст" из меню "Вставка", которая позволяет также вставить в документ какой-либо элемент автотекста. Кроме этого вы можете создать элемент автотекста, выделив часть текста из документа и выбрав команду "Создать" из меню "Вставка". Использование примечаний Примечание используется для работы с электронными документами. Примечание может быть текстовым, звуковым (если ваш компьютер имеет средства мультимедиа) или рукописным. Оно состоит из ссылки и сообщения. Ссылка на сообщение делается через определенный пользователем текст в документе и маркируется желтым цветом. Сообщение примечания просматривается наведением курсора мыши на маркированный текст. Ссылка на примечание и его текст не выводятся на печать. Для вставки в текст документа примечаний используется команда "Примечание" из меню "Вставка". Для редактирования примечания используется команда "Примечания" из меню "Вид", которая позволяет удалить примечание, исправить текст сообщения, внести и отредактировать исправления. Добавление сносок в документ Любая сноска состоит из двух частей: символ в тексте документа (обычно звездочка или номер вставленные как верхний индекс) и текст сноски. Word позволяет вставлять в документ два типа сносок: обычные (помещаемые в конце тех страниц, на которых они находятся) и концевые (когда все сноски размещаются в конце документа). Для добавления сносок используется команда "Сноска" из меню "Вставка". В диалоговом окне команды можно указать ее тип, символ для сноски, отформатировать параметры. При вставке сноски курсор должен находится в том месте, куда вы собираетесь ее вставить. Текст сноски можно редактировать и форматировать теми же способами, что и основной текст документа. При наведении курсора мыши на символ сноски появляется подсказка с содержанием данной сноски. Для редактирования текста сноски можно дважды щелкнуть на символ. Для редактирования текста сносок, а также разделителей сносок (черта между текстом сноски и основным текстом документа) можно использовать команду "Сноски" из меню "Вид", которая работает не во всех режимах (например, при режиме разметки страницы или при работе в режиме электронного документа). 1.11. Использование объектов, созданных в других программах В документ Word можно вставлять файлы, созданные в других программах. Такие файлы, внедренные в документ, являются объектами и имеют ряд характеристик специфичных для каждого типа объектов. Кроме этого, вы можете редактировать объекты в тех программах, в которых они были созданы, просто дважды щелкнув на нем. Чтобы вставить в документ какой-либо объект используют команду "Объект" из меню "Вставка". В диалоговом окне "Вставка объекта" нужно указать либо приложение (вкладка "Создать"), в котором нужно создать объект, либо файл, содержащий этот объект (вкладка "Создать из файла"). Установив флажок "Поверх текста" файл будет вставлен в отдельный графический слой, который позволяет свободно перемещать объект на страницах документа. Без этого флажка объект вставится в абзац и вести себя при перемещении будет как обычный символ текста. Флажок "В виде значка" позволяет вставить объект в виде значка того приложения, в котором он был создан. Если вставляется уже существующий файл, то объект может быть связан со своим источником флажком "Связь с файлом", в этом случае объект будет автоматически обновляться при изменении файла. В дальнейшем, при необходимости разорвать связь или изменить ее параметры используют команду "Связь" из меню "Правка". Чтобы отредактировать или преобразовать объект используется команда "Объект" из меню "Правка", активная, если выделен объект. Для редактирования объекта открывается то приложение, в котором оно было создано. Преобразовать объект можно например оборвав связь с исходным файлом или из текстового в графический. Чтобы изменить параметры форматирования объекта используется команда "Объект" из меню "Формат". В диалоговом окне команды можно определить его обтекание текстом, размер и расположение на листе объекта, его заливку и т.д. Для каждого типа объектов эти характеристики различны. Для изменения размеров объекта достаточно потянуть его за один из прямоугольников на выделении. Вставка графических изображений Для вставки в документ графических изображений в виде объектов в Word имеются дополнительные средства. Пункт "Рисунок" из меню "Вставка" содержит следующие команды: Команда "Картинки" используется для вставки рисунков из приложения Microsoft Clip Gallery, которая представляет собой сборник векторных рисунков на самые распространенные темы, разделенные на разделы по тематике. Состав тематических групп можно изменить (кнопка "Изменить"). Кроме рисунков приложение может содержать также сборники звуковых файлов, видеоклипов и растровой графики, расположенных на отдельных вкладках диалога. Каждый элемент галереи имеет название и характеристики, изменяемые кнопкой "Параметры клипа", и по которым можно легко осуществлять поиск (кнопка "Поиск"). В галерею можно вставлять новые элементы (кнопка "Импортировать клипы") и удалять их от туда (клавиша Delete). Команда "Из файла" используется для вставки рисунков, файлы которых не зарегистрированы в галерее. Word содержит стандартный набор векторных изображений в виде контуров различных распространенных фигур (автофигур). Например: звезды, выносные элементы, линии, круги и т.д. Все автофигуры распределены по категориям. Для вставки автофигур используется команда "Автофигуры". Она вызывает отображение панели инструментов, на которой расположены кнопки существующих категорий. Команда "Объект WordArt" предназначена для создания объектов фигурного текста в документе. Каждый объект фигурного текста имеет ряд параметров, изменять которые удобнее всего, используя панель инструментов "WordArt" изображенную на рисунке.  1 - добавить новый объект; 2 - изменить текст; 3 - изменение типа объекта; 4 - изменения цвета; 5 - форма изгиба; 6 - поворот надписи; 7 - выровнять буквы по высоте; 8 - изменить направление текста; 9 - изменить выравнивание текста; 10 - изменение межсимвольного интервала Границы и заливка Практически любой элемент документа может иметь фоновый цвет и обрамление (границы) из определенных символов. Для задания этих параметров необходимо выделить нужный элемент и воспользоваться командой "Границы и заливка" из меню "Формат". В диалоговом окне команды можно установить тип рамки (с тенью, объемная и т.д.); тип, толщину и цвет линии (на вкладке "Границы" параметры применяются ко всем элементам кроме страницы, параметры которой устанавливают на вкладке "Страница"); цвет и узор заливки элементов (на вкладке "Заливка"). При работе с электронными документами можно использовать фоновую заливку страницы, которая не выводится на печать и видна только в режиме просмотра "Электронный документ". Задать фоновую заливку можно командой "Фон" из меню "Формат". Фоновая заливка может быть как сплошным цветом, так и в виде градиента, текстуры, узора или рисунка, указанного пользователем. Использование надписей Бывают случаи, когда необходимо вставить часть текста как подпись в виде объекта, для этого удобнее всего использовать вставку надписи. Надпись представляет собой объект позволяющий размещать в нем текстовую и графическую информацию, а также другие объекты. Для вставки в документ надписи используется команда "Надпись" из меню "Вставка". Изменение параметров надписи и изменение ее размеров такое же, как у объектов. Создание буквицы Буквица - заглавная первая буква абзаца, которая имеет существенно больший размер, чем остальные буквы и может находится ниже уровня первой строки абзаца. Буквицы используются как элемент оформления, подчеркивающий начало текста или его подразделов. Для создания буквицы в Word используется команда "Буквица" в меню "Формат", которая активна только при выделенном тексте в абзаце, где вы хотите создать буквицу. В диалоговом окне этой команды вы можете указать тип буквицы; шрифт, которым она будет написана, а также ее размер и расстояние до текста. Редактор формул Для создания формул существует небольшая программа Microsoft Education, которая позволяет вставлять формулы в документы Word как объекты (команда "Объект" из меню "Вставка"). Для вставки в формулу специфичных символов и элементов формулы используется панель "Формула". Из нее можно выбрать: символы равенства/неравенства; буквенные сочетания; векторы; арифметические операции; стрелки; логические функции; объединение/пересечение; математические знаки; греческие буквы; скобки; корни и дроби; индексы; интегралы; подчеркивание; стрелки с надписями; матрицы. При редактировании формул строка меню видоизменяется. Меню "Вид" содержит команды для установки масштаба отображения формул. Проценты устанавливают размер формулы в текущем окне в четыре, три, и т.д. раза больше нормального размера, а также здесь можно убрать/показать панель инструментов, а также обновить (перерисовать) формулу. Меню "Формат" используется для указания выравнивания формулы и установки интервалов между элементами. Меню "Стиль" используется для установки стиля начертания элементов. Меню "Размер" используется для установки размера символов. 1.12. Использование закладок Для удобного перемещения по документу (особенно большому) можно использовать вставку закладок в определенные части документа. Чтобы это осуществить используется команда "Закладка" из меню "Вставка". Диалоговое окно этой команды используется как для добавления закладки в текущее положение курсора (кнопка "Добавить"), так и для перемещения на нужную позицию в документе, помеченную закладкой (кнопка "Перейти"). Автоматическая вставка названий Для многих объектов Word позволяет автоматически расставлять названия. Например: нумерация рисунков, таблиц, графиков и т.д. Для этого используется команда "Названия" из меню "Вставка". Названия состоят из постоянной части и нумерации. Текст постоянной части названия, формат, тип нумерации можно указать в диалоговом окне команды. При вставке названия курсор должен находится под объектом, для которого оно вставляется. При вставке между двумя нумерованными объектами нового названия, названия остальных обновляются. Автоматическое создание оглавлений и указателей После того как закончена работа над документом можно автоматически создать к нему оглавление, указатель и список иллюстраций, используя команду "Оглавления и указатели" из меню "Вставка". Для создания оглавления нужно пометить все заголовки документа, которые необходимо поместить в список оглавления определенными стилями или полями элементов оглавления. Затем в диалоговом окне команды устанавливаются стили, которые использованы для оформления заголовков (используя кнопку "Параметры"). Кроме этого здесь же, нужно установить параметры оформления оглавления. Кнопка "Изменить" позволяет изменить параметры стилей, которые будут использованы для этого. Для создания списка некоторых элементов документа (таблиц, рисунков, приложений и т.д.) необходимо автоматически проставить нумерацию данных элементов в документе или пометить соответствующими полями. После этого устанавливается стиль, который использован для оформления названия этого элемента (используя кнопку "Параметры") или название полей, которыми помечены эти элементы. Затем в диалоге команды нужно установить название элемента, параметры оформления списка. Для создания предметного указателя нужно пометить элементы предметного указателя соответствующими полями в документе, используя кнопку "Пометить". Для автоматической пометки слов указателей создается файл словарь, который должен состоять из таблицы в два столбца, содержащей элементы текста документа и соответствующие им элементы предметного указателя. Затем в диалоговом окне "Оглавление и указатели" необходимо нажать кнопку "Автопометка", которая пометит все элементы указателя в текущем документе. После того как слова были помечены в этом же диалоге указываются параметры оформления списка указателей. Перекрестная ссылка Кроме вышеперечисленных методов, для быстрой навигации в объемных документах удобно использовать перекрестные ссылки. Этот метод рационально использовать для электронных версий документов. Перекрестная ссылка может выглядеть как обычный текст, сноска, рисунок и т.д., но при выделении оттеняется фоном и двойной щелчок по ней приводит к перемещению курсора в часть документа, на которую ссылается этот элемент. Для вставки в документ перекрестной ссылки используется команда "Перекрестная ссылка" в меню "Вставка". Быстрое перемещение по элементам документа Иногда, в больших документах, бывает трудно быстро перейти к нужному элементу. В этом случае, можно воспользоваться командой "Перейти" из меню "Правка", которая вызывает диалог "Найти и заменить". На закладке "Перейти" указывается определенный объект в документе, к которому необходимо перейти: страница, раздел, строка, закладка, примечание, сноска, концевая сноска, поле, таблица, рисунок, формула, объект или заголовок. Затем указывается номер или имя элемента, к которому необходимо перейти. Кнопки "Следующий" и "Предыдущий" производят перемещение между указанными элементами в случае, если поле для ввода номера элемента пустое. При открытом диалоге перемещения можно редактировать документ. 1.13. Создание таблиц Создать таблицу в Word можно двумя способами. Можно использовать команду "Добавить таблицу" из меню "Таблица", в диалоговом окне которой указывается количество столбцов и строк, а также ширину столбцов в создаваемой таблице, здесь же указывается автоформат для нее. Если нужно создать более сложную таблицу, лучше использовать команду "Нарисовать таблицу", которая включает инструмент рисования таблицы. При рисовании вначале указывают общую границу таблицы, а затем проводят линии внутренних ячеек. Если в ходе создания таблицы необходимо убрать линии используют инструмент "Ластик". Манипуляции с ячейками Для вставки ячеек в таблицу используется команда "Добавить" из меню "Таблица". В зависимости от того, какая группа ячеек (столбец, строка) таблицы выделена, команда вставляет соответственно столбец, строку или ячейку перед выделенной группой, если вставляется отдельная ячейка, будет предложено выбрать расположение. Для удаления ячеек из таблицы используется команда "Удалить". Процесс удаления подобен процессу вставки ячеек. Смежные ячейки таблицы, находящиеся в одном столбце или строке, могут быть объединены. Для объединения ячеек необходимо их выделить и использовать команду "Объединить ячейки". Если объединяемые ячейки содержат данные, то они будут помещены в новую ячейку как разные абзацы. Ячейка может быть разбита на несколько ячеек. Для этого используется команда "Разбить ячейки". Если разбиваемая ячейка имеет информацию, находящуюся в нескольких абзацах, то абзацы будут разделены между новыми ячейками. Если абзац один, то он будет помещен в первой ячейке, а остальные будут пустыми. Изменение размеров ячеек Для изменения высоты строк и ширины столбца используется команда "Высота и ширина ячейки" из меню "Таблица", которая позволяет указывать точно для каждой строки и столбца размер в сантиметрах, а также указать параметры: для строки: разрешить перенос на следующую страницу (при опущенном флажке вся строка при переходе на следующую страницу будет перенесена, в противном случае будет разделена на две страницы); установить выравнивание относительно полей страницы для каждой строки; осуществить автоподбор ширины для всех столбцов страницы, т.е. установку оптимального размера столбцов в соответствии с данными находящимися в них. Чтобы изменить размер ячеек вручную можно мышкой перетащить нижние границы для строк и правые для столбцов. Чтобы применить изменения размера для определенной ячейки, нужно перед этим ее выделить. Если при изменении размера удерживать клавишу Alt, то на линейках будет отображаться размер в сантиметрах. Word позволяет автоматически выровнять высоту строк и ширину столбцов, используя команду "Выровнять высоту строк" и "Выровнять ширину столбцов". При этом должно быть выделено несколько столбцов или строк. Форматирование таблицы Новая таблица обычно уже имеет обрамление в виде черной линии. Но при желании можно изменить форматирование ячеек. Таблицу можно отформатировать, используя команду "Границы и заливка" из меню "Формат" или команду "Автоформат" из меню "Таблица", которая позволяет применить готовую схему форматирования или использовать какие-либо отдельные элементы форматирования (шрифт, заливка и т.п.). При использовании автоформата, форматирование применяется ко всей таблице, не зависимо от того какая часть ее выделена. Если таблица не обрамлена, то на экране сетка ячеек может быть отображена в виде светло-серых линий, которая не выводится на печать. Включение (выключение) отображения сетки на экране осуществляется командой "Скрыть сетку". Изменение направления текста Иногда необходимо чтобы текст в таблице или надписи имел другое направление, например, был расположен перпендикулярно основного текста. Для изменения направления текста используется команда "Направление текста" из меню "Формат". Текст может иметь три направления, выбрать которые вы можете в диалоговом окне команды. Использование заголовка таблицы на каждой странице В случаях, когда таблица располагается на нескольких страницах, бывает необходимо чтобы этот заголовок (первая строка таблицы) присутствовал в начале каждой страницы. Для облегчения этой задачи можно использовать флажок "Заголовки" из меню "Таблица". Эта команда устанавливает строки, которые указаны пользователем выделением как заголовок таблицы и автоматически помещает их в начале каждой страницы в документе, пока продолжается данная таблица. При внесении изменений в строках указанных как заголовок таблицы, заголовок, расположенный на остальных страницах будет автоматически изменяться. Чтобы убрать заголовки со страниц нужно снять флажок "Заголовки" при выделенных строках заголовка. Преобразование таблицы в текст и наоборот Word предоставляет возможность преобразования текста в таблицу. Для этого используется команда "Преобразовать в таблицу" из меню "Таблица", активная, в случае, если есть выделенный текст в документе. При преобразовании указывается число строк и столбцов таблицы, ширина столбцов, автоформат таблицы и разделитель столбцов (символ абзаца, табуляции, точка с запятой, другой указанный пользователем символ). Разделитель указывает, как должен распределяться текст по столбцам ячеек. Разделителем строк всегда является символ абзаца. Например используя разделитель ";" получится следующая таблица:  Возможен и обратный процесс преобразования. При выделенных ячейках таблицы команда меняется на "Преобразовать в текст" и действует по обратным принципам команде "Преобразовать в таблицу". Если необходимо разбить таблицу, т.е. разделить ее на две таблицы и вставить между ними текстовый абзац, используется команда "Разбить таблицу". Сортировка Сортировка - это упорядочивание информации находящейся в ячейках таблицы или абзацах текста в определенной последовательности. При сортировке вначале учитывается первый символ, затем второй и т.д. По умолчанию используются следующие параметры сортировки: - числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа; - для текста (если он содержит в себе числа) имеет преимущества сначала цифры, затем символы верхнего регистра цифровой строки, затем латинские буквы по алфавиту (от А до Z), затем русские буквы по алфавиту (от А до Я); - пустые абзацы и ячейки размещаются всегда в конце списка. Сортировка может осуществляется в обратном порядке указанному выше при соответствующих настройках. Для сортировки используется команда "Сортировка" из меню "Таблица", в диалоговом окне которой можно установить все настройки сортировки. Использование диаграмм Диаграмма - это графическое отображение, поэтому она всегда строится на данных таблицы. Команда "Диаграмма" из меню "Вставка" позволяет вставить в документ диаграмму. Команда создает объект типовой диаграммы и позволяет указать всю необходимую информацию для его создания. Таблица с данными редактируется в отдельном окне, открывающимся вместе с диаграммой. Изменения, вносимые в таблицу, автоматически обновляют диаграмму. При активном режиме редактирования диаграммы появляется дополнительный пункт меню "Диаграмма", в котором содержатся команды для изменения диаграммы. Команда "Тип диаграммы" позволяет указать тип диаграммы. Типы диаграмм располагаются на двух вкладках "Стандартные" и "Нестандартные". Команда "Параметры диаграммы" позволяет установить настройки диаграммы: размещение легенды, настройки осей, заголовков, установить линии сетки, подписи значений.  1.14. Проверка правописания и расстановка переносов Команда "Правописание..." из меню "Сервис" используется для проверки синтаксических и орфографических ошибок в документе. Верхнее поле диалогового окна команды отображает предложение с ошибкой, которая выделяется цветом. В списке "Варианты" перечислены возможные варианты исправления данного предложения. Выбрав нужный вариант из этого списка или введя его вручную в верхнее поле, нужно нажать кнопку "Изменить". Кнопка "Пропустить" пропускает ошибку не заменяя ее и переходит к следующей. Кнопка "Пропустить все" используется, если на листе более одного раза повторяется данная ошибка, и вы не хотите их изменять. Кнопка "Добавить" добавляет текущее слово, если его нет в словаре. Кнопка "Автозамена" используется для автоматической замены всех слов, которые не содержатся в словаре программы на слова наиболее близкие по написанию к нему. Кнопка "Вернуть" возвращает к исправлению предыдущего слова. Кнопка "Параметры" вызывает диалог установки настроек проверки правописания для автоматической проверки при вводе (в этом случае ошибки подчеркиваются волнистой линией), для проверки в диалоге, устанавливается набор словарей и язык проверки, а также устанавливаются правила проверки грамматики. Этот же диалог вызывается командой "Параметры" из меню "Сервис". Язык, для которого проверяется правописание, устанавливается для текста через команду "Выбрать язык". Для разных частей документа можно устанавливать разные языки проверки. Если языка, на котором написан документ (фрагмент документа) нет в словарях Word, для него устанавливается значение "Без проверки". Используя команду "Тезаурус" вы можете подобрать к слову синоним, антоним или близкое по значению слово. Автоматическая расстановка переносов в документе осуществляется командой "Расстановка переносов", диалоговое окно которой позволяет также установить параметры этого действия. Автозамена при наборе документа Программа позволяет корректировать ваши ошибочные действия при наборе документа функцией автозамены, установки параметров которой можно сделать, используя команду "Автозамена" из меню "Сервис". Здесь вы можете установить в каких случаях следует производить автозамену (например: исправлять первые две прописные буквы слова на одну прописную, введенное "жизнь" на "жизнь" и т.д.) и добавить свои условия автозамены сочетаний символов. Работа с исправлениями Для более удобной совместной работы с документами используется учет внесенных исправлений каждого пользователя. Для установки параметров отображения исправлений используется команда "Выделить исправления" в меню "Сервис" команды "Исправления". Чтобы установить цвет и вид выделения различных исправлений в документе используйте кнопку "Параметры" (или команду "Параметры" из меню "Сервис"). Для просмотра, поиска и отмены исправлений в документе используется команда "Принять/отклонить исправления". Для сравнения версий документа в других файлах с открытым документом используется команда "Сравнить версии". Чтобы объединить исправления сделанные в двух документах используется команда "Объединить исправления". Если необходимо запретить делать определенные исправления в документе другим пользователям или установить пароль на это действие используется команда "Установить защиту". Создание конвертов и наклеек Для более удобного создания конвертов и наклеек для конвертов, дискет, визиток и т.д., используется команда "Конверты и наклейки", которая позволяет автоматически формировать эти элементы, менять их параметры и печатать, а также вставлять их в документ. Кроме этого вы можете создать новые виды наклеек. Настройка параметров работы с программой Большинство настроек работы программы делаются в диалоговом окне команды "Параметры" меню "Сервис". Некоторые вкладки этого окна мы рассматривали выше ("Сохранение", "Печать", "Правописание", "Исправления", "Вид", "Общие"). Кроме этого здесь указывается информация о пользователе, расположение файлов необходимых для работы с программой и установки совместимости для работы с файлами в формате отличном от Word. 1.15. Вычисления в таблицах. Таблица может содержать максимум 31 столбец и произвольное количество строк. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (А, В, С…) и номером строки (1, 2, 3…), например, А1, С4 и т.д. Word позволяет выполнять вычисления записывая в отдельные ячейки таблицы формулы с помощью команды «Формула» из меню «Таблица». Формула задается как выражение в котором использованы: абсолютные ссылки на ячейки таблицы в виде списка (разделяемые знаком «;» - А1; В5; Е10 и т.д.) или блока (начало и конец блока ячеек – А1: А10); ключевые слова для ссылки на блок ячеек: LEFT – ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой; RIGHT – ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой; ABOVE – Ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой; BELOW – ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой; константы – числа, текст в двойных кавычках; закладки, которым соответствует определенный текст документа (например, числа). встроенные функции Word, например, SUM (), AVERAGE (). знаки операции (+, -, *, /, %, ^, =, >, <, >=, <=). 1.16. Динамический обмен данными. Создание серийных писем. Word предоставляет эффективный механизм работы с серийными (шаблонными) письмами, т.е. с письмами, имеющими одинаковое содержание, рассылаемыми различным адресатам. Принцип созданий серийных писем заключается в выполнении следующей последовательности действий: создания основного текста; создания данных для постановки или открытия готового файла в формате базы данных с данными для подстановки; вставки в основной текст полей, которые будут заменяться в процессе слияния на ненужные слова, например, на имена и фамилии; проверки, правильно ли работает подстановка, т.е. замена полей на реальное содержание; осуществления слияния документов. Создание основного содержания письма. Выберите пункт меню Сервис\Слияние. В появившемся окне Слияние активизируйте кнопку Создать под заголовком Основной документ. Выберите из открывшегося списка строку Документы на бланке…После этого появится диалоговое окно, в котором спрашивается: использовать активное окно для создания документа или создать новое. Примечание. Если перед выбором окна Слияние был открыт заготовленный для письма документ, например, со вставленным графическим оформлением, то следует нажать кнопку Активное окно. Нажмите кнопку Создать основной документ. Нажать кнопку Правка\Выбрать свой документ. После этого введите основное содержание письма, оставив пустые абзацы или пропуски в тех местах, где будут стоять имена, фамилии, адреса – все то, что будет подставляться (при этом на экране появится новая панель инструментов). Сохраните свое письмо. Создание структуры источника данных.
Примечание. Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начинаться с цифры. В имени поля можно использовать буквы, цифры, знаки подчеркивания «_». Пробелы в имени не допускаются.
Вставка полей слияния.
Осуществление слияния. Для слияния можно использовать несколько вариантов.
А. слияние с проверкой ошибок – кнопка Поиск_ошибок. Б. Слияние в новый документ. В. Слияние при печати, если необходимо сразу выводить на печать. Г. Слияние (варианты слияния). 2. Использовать меню Сервис\Слияние\Объединить Примечание. В окне Слияние можно выбрать перед слиянием кнопку Отбор записей, если не нужны все записи, т.е. осуществить выбор записей. Например, выбрать список только жителей Красноярска или выбрать список записей только мужского пола и т.п. Задания для самостоятельного выполнения. Практическая работа № 1 Тема: Создание и форматирование документа Цель: знакомство с основными приемами редактирования текста, набор текста по образцу с помощью текстового редактора. Ход работы. Задание №1.
Задание №2. Напечатайте фразу: Я изучаю текстовый редактор Microsoft Word. Скопируйте данную фразу и вствьте еще 5 таких же. Указания:
Выделение фрагментов текстаСуществуют различные способы выделения:
|
Похожие:
 | Установлен пакет программ Microsoft Office (ms office 97, ms office 2000, ms office xp) с возможностью использования макросов |  | Примерной программы среднего (полного) общего образования по информатике и информационным технологиям |
| Данный документ предназначен для использования в самостоятельной работе студентов с приложением Microsoft Office Access при выполнении... | | С годами набор программ и их функциональность значительно расширились. Теперь это программное обеспечение используется повсеместно.... |
| Изучить основные приемы по проектированию баз данных и работе с субд для персонального компьютера на примере пакета офисных приложений... | | Настоящее пособие предназначено для студентов Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения и ориентировано... |
| Примерной программы основного общего образования и требований федерального компонента государственного стандарта общего образования... | | ... |
| Организаторами в аудитории ппэ при подготовке и проведении экзамена по информатике и икт (2 организатора на аудиторию) являются работники... | | Создать рабочую книгу Microsoft Excel – меню Пуск – Программы – Microsoft Office Microsoft Excel 2010 |