Руководство пользователя автоматизированной информационной системы учёта и контроля контактов с клиентами аис «Top-crm»

Скачать 271.75 Kb.

Название	Руководство пользователя автоматизированной информационной системы учёта и контроля контактов с клиентами аис «Top-crm»
страница	4/6
Тип	Руководство пользователя

1 2 3 4 5 6

2.4.Добавление или изменение записей справочников-объектов

2.4.1.Основная форма объекта

При нажатии кнопки (Добавить) в дополнительной форме Адреса/Телефоны открывается основная форма соответствующего справочника-объекта (Фирмы-клиенты/Партнеры или Сотрудники) для ввода данных. Эту же форму можно вызвать, нажав правую кнопку на списке записей объектов и выбрав пункт «Добавить». Третий вариант – выбрать пункт Главного меню «Объекты», а затем – пункт «Добавить». Кроме того, для вызова той же формы, можно воспользоваться «горячей клавишей» .

Основная форма для добавления записи объекта.

Варианты вызова формы для добавления записи.

ри нажатии кнопки (Изменить), при выборе пункта «Изменить» в соответствующих выпадающих меню (Рис 17.), а также при «двойном клике» левой кнопкой мышки на записи списка объектов или при нажатии «горячей клавиши» открывается эта же форма, заполненная данными выделенного объекта.

Основная форма для изменения выбранной записи объекта.

Отличие формы для изменения записи от формы для добавления – в наличии закладки «Контакты», поскольку у нового сотрудника или клиента не может быть каких-либо контактов.

Закладка «Контакты» формы для изменения записи объекта.

На панели управления закладки «Контакты» расположены те же инструменты, что и на панелях дополнительных форм (см. п. 2.3.1), с теми же функциональными возможностями – применительно к объекту Контакты/события. Ввод/Изменение информации об объекте осуществляется стандартным способом – заполнением полей формы данными (Рис 18.). Здесь возможны три варианта: ввод произвольной информации (поля ФИО/Название объекта, Инициалы/Краткое название, Код города, WWW, индекс, Дом, e-mail, Уточнение, Примечание оператора), выбор одного варианта из списка возможных (поля Тип, ОПф, Адрес, Головной объект, город, ул.) или перечисление нескольких вариантов (поля с таблицами Список телефонов и Список рубрик). В зависимости от выбранного Типа объекта (персона, юридическое лицо, именованный объект, подразделение, WWW-сайт) меняются названия первых двух полей, иконка рядом с названием закладки «Общие сведения» и изменяется доступность поля с выбором варианта ОПф (Организационно-Правовая форма). Движение по полям форм при нажатии клавиши происходит слева направо и сверху вниз. Можно также перемещаться в произвольном порядке с помощью мышки или «горячих клавиш» - подчеркнутая буква в названии поля>.

2.4.2.Адреса и телефоны

У объекта может быть несколько адресов, а у каждого адреса - несколько телефонов. Для их добавления, изменения и удаления предусмотрена система меню, появляющаяся при выборе пункта “Правка” Главного меню основной формы.

Система меню для добавления, изменения и удаления адресов и телефонов.

Выбор пункта «Добавить объект» () – еще один вариант вызова операции добавления объекта к уже описанным (Рис 17.).

При выборе пункта «Добавить адрес» () осуществляется переход в область формы для внесения информации об адресе объекта: поля город, Код города, WWW, индекс, Дом, e-mail, Уточнение, Примечание оператора. Сохранение данных осуществляется нажатием клавиши .

Область формы для добавления и редактирования адреса.

Перед сохранением во избежание ошибок оператора, могущих привести к дублированию информации (например, два пробела подряд, отсутствие кавычек и т.д.) система требует проверки названий объекта и головного объекта на наличие дублей в базе, т.е. найти названия, содержащие те же слова. Быстрый вызов проверки – нажатие клавиши . Похожие (с точки зрения системы) записи выводятся в нижней части формы, откуда их можно загрузить в форму для просмотра, дважды кликнув мышкой.

Введенный адрес после сохранения добавляется в список вариантов в поле Адрес, причем рядом с названием поля в скобках выводится общее количество адресов. Отредактировать адрес можно выбрав соответствующий вариант и перейдя в область формы для добавления и редактирования адреса (Рис 21.).

Для выбранного адреса можно добавить телефон, выбрав пункт Главного меню основной формы Правка – Добавить – Добавить к телефонам или нажав клавишу . При этом откроется форма

Форма для добавления и редактирования телефона.

Для редактирования телефона нужно выбрать его (дважды кликнуть мышкой) в списке в окне Список телефонов.

Удаление адреса – нажатие клавиши не приведет к физическому удалению данных – адрес можно будет восстановить, выбрав пункт Главного меню основной формы Правка – Восстановить – Восстановить адрес. Так же можно восстановить удаленный объект.

При вводе нового объекта и определении его адреса автоматически подставляется Базовый город, который можно переопределить, нажав соответствующую кнопку Главного меню формы.

Переопределение Базового города.

2.4.3.Определение подчиненности объекта – назначение головного объекта

ля определения подчиненности объектов (установления иерархии) необходимо выбрать в основную форму объект-«подчиненного», очистить поле «Головной объект» нажатием кнопки , расположенной справа, и нажать клавишу . При этом откроется форма, в которой вводится шаблон для поиска названия головного объекта (объекта-“начальника”)

Форма для ввода названия головного объекта.

По заданному шаблону может быть найдено несколько объектов – они располагаются в нижней – табличной - части основной формы.

Выбор головного объекта из списка.

Далее необходимо кликнуть правой кнопкой мышки по требуемой записи и в выпадающем контекстном меню выбрать пункт “Сделать объект головным для текущего”.

2.4.4.Сервисные операции

Пункт Обновить объект (клавиша ) служит для синхронизации информации об объекте в форме и в базе.

При выборе пункта Определить актуальность и источник… (клавиша открывается форма с деревом источников информации и полем для определения – актуальна информация или нет.

Форма для определения актуальности и источника информации.

Для просмотра краткой информации служит пункт Главного меню основной формы Правка – Вывести объект в окно () – появляется форма

Форма вывода объекта в окно.

Основное назначение этой формы – вывод второй записи (предполагаемой дублирующей) для сравнения с записью в основной форме при проверке на дубли. Кроме того, непосредственно из этой формы можно осуществлять Изменение объекта (), Добавление адреса (), Передачу объекта (), Передачу адреса () и Передачу рубрики (), выбрав соответствующий пункт меню «Правка».

Меню «Правка» в форме вывода объекта в окно.

Передача объекта – это передача всех адресов объекта-источника объекту-приемнику, Передача адреса – передача лишь текущего адреса. Для выполнения операции передачи необходимо нажать кнопку “OK” в форме

Форма передачи адресов объекта.

При выборе пункта Главного меню основной формы Правка – История изменений объекта… () открывается форма с несколькими закладками: Название, Адреса, телефоны, Рубрики, в которых можно просмотреть предыдущие состояния объекта, включая операции Удаления/Восстановления адресов.

История изменений объекта – Название.

История изменений объекта – Адреса, телефоны.

История изменений объекта – Рубрики.

При выборе пункта Главного меню основной формы Правка – Закрепить за менеджером () открывается форма, в которой можно выбрать Оператора из списка вариантов и закрепить за ним текущий объект. Закрепленный объект можно блокировать от изменений или удаления другими операторами:

Закрепление объекта за Оператором и Блокировка.

2.4.5.Настройка режимов работы

В нижней строке формы для ввода и изменения объекта (Рис 18.) расположен ряд кнопок, управляющих режимами работы:

	- Расширенный поиск
	- Искать удаленное
	- Искать в текущем населенном пункте
	- Выдавать сообщение о неудаче
	- Показать словарь
	- Показ краткой истории
	- Актуальность присваивать автоматически
	- Вывести историю изменения объекта

Настройку этих же режимов работы с объектами и вывод истории изменения объекта можно выполнить выбрав пункт Главного меню основной формы Режим. Переход в Главное меню основной формы может быть выполнен с помощью клавиатуры - нажатем функциональной клавиши , движение по пунктам меню можно осуществлять стрелками, выбор – клавишей , отказ от выбора – клавишей .

Настройка режима работы с объектами с помощью пункта Режим.

2.4.6.Поиск объектов

Выбрав пункт Главного меню формы Поиск, можно осуществить поиск объекта, адресов объекта или дублей объекта. Объект можно искать по следующим признакам: по номеру (), по названию () или по WWW. Адрес можно искать по номеру (), по улице-дому (), по телефону () или по примечанию (). Поиск дубля – записей, содержащих те же слова, что содержатся в названии текущего объекта или в названии его головного объекта – осуществляется по клавише (). Для каждого варианта поиска открывается форма с одним или несколькими полями для ввода шаблонов.

Поиск объекта, адреса или дубля.

Поиск объектов по адресу.

Заданные шаблоны поиска запоминаются в системе – для их повторного использования достаточно нажать кнопку справа от поля для ввода шаблона и выбрать требуемый вариант:

Выбор шаблона для поиска из вариантов, задаваемых ранее.

Найденные объекты выводятся в нижней части формы в виде таблицы, причем каждый из них можно загрузить в форму, дважды кликнув по нему мышкой.

Объекты, найденные по запросу.

Для осуществления быстрого доступа к последним 20 объектам, которые выводились в форму, служит пункт главного меню формы Последние объекты. Записи, появляющиеся при выборе этого пункта, расположены в обратном хронологическом порядке, т.е. последний просмотренный/введенный/измененный объект находится в верхней строке списка.

Быстрый доступ к последним объектам.

Пункт Главного меню формы «Фильтр» предоставляет дополнительные возможности поиска объектов по одному из признаков: по рубрике, по выборке или по менеджеру. Перемещение по сформировавшемуся в результате применения фильтра списку осуществляется или выбором соответствующего пункта меню, появляющегося при выборе пункта Фильтр – Перемещение в фильтре, или нажатием соответствующей «горячей клавиши». Порядок записей в списке может быть установлен с помощью выбора пункта Фильтр – Сортировка в фильтре или по алфавиту, или в порядке ввода. Быстрый доступ ко всем объектам, найденным с помощью фильтра, может быть осуществлен через пункт Главного меню формы «Последние объекты» (Рис 39.).

Использование фильтра для поиска объектов.