Средства описания информации. Документы, показатели, реквизиты.
Экономическая информация об объектах формируется в документах. Учитывая огромный объем обрабатываемых документов, возникает вопрос о переносе их в электронную форму, чтобы в дальнейшем использовать в обработке в экономической информационной системе (ЭИС).
Документы могут быть представлены как в бумажном виде, так и в электронной форме. В любом случае документ заносится в базу данных ЭИС, в которой он может существовать в двух форматах хранения:
·свободном – практически по правилам естественного языка, т. е. можно считать базу данных свободного формата как совокупность тематически связанных файлов в свободном формате;
·фиксированном (жестком) – в сообщении данного формата выделяются ключевые характеристики (параметры), указываются их названия и значения (как правило, это табличная форма).
Эти ключевые характеристики или параметры называют реквизитами.
Реквизит – это носитель информации. Синонимами к термину реквизит в информационных технологиях является слово, атрибут, элемент.
Реквизиты могут быть двух видов:
– реквизиты-признаки, характеризующие качественные свойства отображаемых сущностей;
– реквизиты-основания, характеризующие количественную сущность показателя.
Показатель – это качественно-определенная величина, дающая количественную оценку отображаемому объекту, явлению, предмету, процессу. Показатели описывают как простые, так и сложные сущности предметов. Например, общие экономические показатели: объем товаров, объем услуг в размере выручки от их реализации являются показателями экономической деятельности предприятия, средний доход на семью в денежном эквиваленте – показатель благосостояния в обществе. Показатель состоит из реквизитов.
Показатель может иметь множество реквизитов-признаков и только один реквизит-основание. Например, если в унифицированной отчетной статистической форме № П-4 «Сведения о финансовом состоянии организации» заполняется показатель объема прибыли (убытка) отчитывающегося предприятия, то он состоит из одного реквизита-основания (суммы прибыли в рублях) и нескольких реквизитов-признаков: код предприятия, и коды всех признаков предприятия (ОКАТО, ОКОНХ и других классификаторов), даты отчетного периода и т. д. В информационной технологии реквизиты-основания используются для вычислений и сравнений при расче тах количественного характера, а реквизиты-признаки – для поиска, идентификации и выбора показателя в базах данных.
При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками – логические (группировка, сортировка и др.).
Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции – составные единицы информации (СЕИ).
Показатель характеризует количественную и качественную стороны объекта, он обладает информативностью и способен самостоятельно образовать документ. Например, любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и несколько показателей.
При организации системы первичной документации в условиях использования новых информационных технологий руководствуются следующими основными принципами:
– формы первичных документов и их содержание должны в полной мере учитывать особенности и специфику тех предприятий и организаций, где создается ЭИС;
– число используемых документов должно быть оптимальным, т. е. введение в систему любого документа должно быть обосновано и обусловлено производственной необходимостью;
– по каждой форме документа должно быть точно определено ее назначение, содержание и взаимосвязь с другими документами;
– документы не должны дублироваться в различных подразделениях и службах ИС;
– первичные документы должны быть приспособлены как для ручного использования, так и для машинной обработки;
– размеры, расположение и последовательность граф и строк в документе должны обеспечить наименьшую трудоемкость и максимальное удобство при заполнении, обработке и использовании первичного документа;
– все формы документов должны быть машинно-ориентированными и обеспечивать возможность их обработки в автоматизированном режиме;
– в формах, связанных между собой в процессе управления, устанавливается одинаковая последовательность при размещении общих реквизитов;
– последовательность расположения реквизитов в документах должна соответствовать последовательности их представления в электронной форме;
– постоянные показатели, приводимые в документах и не меняющиеся в течение длительного времени, должны заполняться уже при подготовке форм документов;
– должна быть обеспечена автоматизация заполнения и ведения первичной документации с точным учетом количества документов, в том числе документострок, объемов информации, длины реквизитов, частоты их изменений и других необходимых элементов;
– инструкции по заполнению и прохождению документов в процессе их заполнения должны быть четкими, однозначными и максимально простыми.
Информацию, содержащуюся в документе, можно оценивать как на качественном, так и количественном уровнях по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет важное значение при организации хранения информации и технологии ее обработки.
Количество реквизитов в документе характеризует уровень его информативности, что позволяет рассчитать при необходимости объем информации в документе и общий объем информации в исследовании. Документу должно быть дано название, максимально отвечающее его содержанию. Любой документ должен содержать также указание лица, ответственного за содержащуюся в нем информацию.
Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенная для сбора, обработки, хранения и выдачи экономической информации и принятия управленческих решений.
Свойства информационных систем:
любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;
при построении ИС необходимо использовать системный подход;
ИС является динамичной и развивающейся системой;
ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе современных технологий;
выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций;
участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.
Процессы в информационной системе:
ввод информации из внешних и внутренних источников;
обработка входящей информации;
хранение информации для последующего ее использования;
вывод информации в удобном для пользователя виде;
обратная связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.
С учетом сферы применения выделяют: технические ИС, экономические ИС, ИС в гуманитарных областях и т.д.
Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.
В зависимости от сферы применения ЭИС классифицируются:
ИС фондового рынка;
страховые ИС;
статистические ИС;
ИС в налоговой сфере;
ИС в таможенной деятельности;
финансовые ИС;
банковские ИС (БИС);
ИС промышленных предприятий и организаций (в этот контур входят бухгалтерские ИС - БуИС).
ТЕМА 2. ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СФЕРЕ
Свойства экономической информации. Понятие качества экономической информации. Требования к качеству экономической информации. Полнота, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, репрезентативность, устойчивость, целенаправленность и комплексность экономической информации. Адекватность экономической информации: синтаксическая, семантическая, прагматическая. Меры адекватности. Сбор и передача, обработка и хранение информации. Технология автоматизированной обработки экономической информации. Режимы взаимодействия пользователя и ЭВМ: пакетный, интерактивный, диалоговый.
Экономическую информацию получают в процессе реализации функции учета и контроля за деятельностью экономического объекта, т.е. в процессе наблюдения за внутренним состоянием объекта. Результаты наблюдения контролируются (сравнительно с запланированным состоянием) и анализируются величины отклонения. Результаты анализа и являются основанием для принятия решения по управлению работой (поведением) экономического объекта.
Свойства экономической информации:
отражает разностороннюю деятельность предприятий через систему натуральных, стоимостных и др. показателей;
отражается в тех или иных носителях (первичных документах, магнитных, оптических носителях) и представлена в виде конечных результатов;
является цифровой, буквенно-цифровой и алфавитной;
характеризуется большой массовостью и объемностью;
требует группировки, арифметической или логической обработки и сжатия информации при передаче из одного управленческого звена в другой;
характеризуется длительностью хранения (архивы);
характеризуется повторяемостью циклов возникновения обработки в установленных временных интервалах;
для обработки экономической информации характерны сравнительно простые алгоритмы;
преобладание логических операций (выборка, упорядочивание, корректировка) над арифметическими;
табличная форма исходных и результирующих данных;
многообразие источников информации и ее потребителей.
Понятие экономической информации является весьма широким. К области экономики в настоящее время относят не только деятельность по производству и распределению материальных благ, но и любые процессы и явления, связанные с аллокацией и реаллокацией ограниченных ресурсов. Таким образом, под экономической информацией можно понимать все данные, которые способствуют уменьшению степени неопределенности наших знаний об указанных процессах. Экономическая информация часто представляется в виде экономических показателей. В любом экономическом показателе прослеживается бинарная структура, с одной стороны, в нем содержится обозначение свойства экономического объекта, процесса или явления, которое подлежит определению, а с другой стороны - дается характеристика этого свойства. Характеристика может быть как качественной (например, «высокий уровень инфляции»), так и количественной (уровень инфляции - 25% в год). Для получения количественных экономических показателей используются процедуры оценки и измерения, а качественные экономические показатели - всегда результат оценки. В зависимости от используемых измерителей различают натуральные и стоимостные показатели. К натуральным измерителям относятся обычные физические единицы измерений и единицы счета, стоимостными измерителями являются деньги. Кроме абсолютных показателей, используются относительные, которые отражают соотношение между натуральными или стоимостными показателями. Лица, заинтересованные в определенной экономической информации могут получать ее в произвольном или в формализованном виде, например как финансовую, налоговую или статистическую отчетность. Отчетность представляет собой систему взаимосвязанных экономических показателей, относящихся к определенному периоду времени и определенному хозяйствующему субъекту, а также составленных по единым правилам. В статье схематично представлены связи между отдельными видами экономических показателей. Экономическую информацию, зафиксированную в отчетах хозяйствующих субъектов можно считать такой же продукцией, как и товары, работы, услуги. Соответственно к качеству такой информации должны предъявляться аналогичные требования. Считается, что информация, используемая для принятия управленческих решений, должна быть достоверной и надежной. Под достоверностью понимается свойство информации не иметь скрытых ошибок, которые могут быть вызваны как техническими сбоями, или человеческим фактором. Свойство достоверности связывает содержательную сторону информации как отражение некоторой объективной реальности с самой реальностью. Однако информация, ни при каких условиях не может быть полной и точной копией реальности, расхождения между экономическими показателями и экономической реальностью возникают с неотвратимой неизбежностью. Подходы, которые используются в технике и экономике для отражения этих расхождений, существенно отличаются. Значительная часть экономической информации на предприятии регистрируется, обрабатывается и хранится системой бухгалтерского учета. При организации данной системы выдвигается требование эффективности и оптимальности ее функционирования, однако фактически отсутствуют какие-либо методики, позволяющие получить такую объективную оценку.
Адекватность экономической информации выражается в 3 аспектах:
Синтаксический означает исследование информации без анализа смысла и полезности в целом как однородного потока, который измеряется количественно;
Семантический предполагает исследование смысла сообщения (все, что не понимается - отбрасывается);
Прагматический заключается в оценке полезности сообщения для принятия конкретных решений.
Технологический процесс обработки экономической информации по труду – это совокупность взаимосвязанных операций по обработке информации, которые выполняются в определенной последовательности.
Операции в технологическом процессе (ТП) могут сочетаться по-разному, что и определяет тип технологического процесса: операционный, предметный, смешанный.
В операционном технологическом процессе автоматизированной обработки данных по труду по отдельным работниками закрепляется одна или несколько (чаще одна) родственных операций по обработке любых видов информации. Например, за работником закрепляется операция переноса информации на «винчестер» ПЭВМ и операция контроля такого переноса. Этот работник вводить в ПЭВМ информацию из всех используемых документов.
В предметном технологическом процессе по отдельным работниками закрепляется одна или несколько (чаще несколько) операций по обработке информации одного вида или одного документа. Например, за работником закрепляются операции по вводу в ПЭВМ, контроля ввода, обработки и выдачи результата по учету отработанного времени.
При смешанном типе построения технологического процесса автоматизированной обработки экономической информации с УТР часть операций выполняется операционным типом, а часть – по предметным. Например, на АРМ бухгалтера ввода информации о выпуске продукции выполняет один работник, о начислении заработной платы – второй, а обработку информации и выдачу результатов по всем участкам бухгалтерского учета – третий.
Каждый из этих типов организации технологического процесса имеет свои недостатки и свои преимущества. Операционный тип позволяет повысить производительность труда, а предметный – достоверность данных. Смешанный технологический процесс имеет недостатки и преимущества обоих типов. Какие из них доминировать, зависит от объемов информации, перерабатываемой, квалификации работников и т.п.
Операции могут выполняться последовательно и параллельно. При последовательном выполнении следующая операция не начнется, пока не закончится предыдущая. При параллельном выполнении операций несколько из них могут выполняться одновременно.
В технологическом процессе автоматизированной обработки данных по труду выделяют основном три этапа: первичный, подготовительный и основной. На первичном этапе информация собирается, регистрируется и передается на обработку. На подготовительном этапе происходит запись информации на машинном носителе и контроль такого переноса. На основном этапе информация обрабатывается на ЭВМ и выдаются результативные сведения. Статистика показывает, что если трудоемкость всего технологического процесса автоматизированной обработки экономической информации по труду принять за 100%, то на первоначальный этап приходится 50%, на подготовительный – 35%, а в основной – 15%.
Современные средства вычислительной техники позволяют совмещать отдельные этапы (например, при функционировании АРМ мастера отсутствует подготовительный этап). Печатая на ПЭВМ наряд, мастер одновременно формирует массив учета выработки, т.е. первоначальный этап технологического процесса автоматизированной обработки данных совмещается с подготовительным. Рассматривая технологию составления бухгалтерского баланса, можно обнаружить отсутствие первичного и подготовительного этапов технологического процесса. Это объясняется тем, что бухгалтерский баланс составляется на основании результатов обработки информации на ЭВМ, которые уже записаны на машинном носителе.
Процесс обработки экономической информации и операции каждого этапа технологического процесса могут рассматриваться как отдельный процесс. Традиционно различают два технологических процесса – технологический процесс сборки, регистрации и передачи данных на обработку и технологический процесс обработки данных. Это объясняется тем, что информация по труду основном обрабатывается не в местах ее возникновения. Такие технологические процессы отделены друг от друга территориально и во времени.
Режимы взаимодействия пользователя
Различают следующие режимы взаимодействия пользователя ЭВМ: пакетный и интерактивный (запросный, диалоговый). Сами ЭВМ могут функционировать в следующих режимах: одно и мне программном, разделении времени, реального времени, телеобработки. При этом предусматривается цель удовлетворения потребностей пользователей в максимально возможной автоматизации peiuei разнообразных задач.
Пакетный режим был наиболее распространен в практике централизованного решения экономических задач, когда большой удельный вес занимали задачи отчетности о производственно-хозяйственной деятельности экономических объектов разного уровня управления.
Организация вычислительного процесса при пакетном строилась без доступа пользователя к ЭВМ. Его функции ограничивались подготовкой исходных данных по комплексу информации взаимосвязанных задач и передачей их в центр обработки, где сформировался пакет, включающий задание для ЭВМ на обработку, граммы, исходные, нормативно-расценочные и справочные данные. Пакет вводился в ЭВМ и реализовывался в автоматическом режиме без участия пользователя и оператора, что позволяло минимизировать время выполнения заданного набора задач. При этом работа ЭВМ могла проходить в однопрограммном или многопрограммном режиме, что предпочтительнее, так как обеспечивалась параллельная работа основных устройств машины. В настоящее время пакетный режим реализуется применительно к электронной почте.
Интерактивный режим предусматривает непосредственное взаимодействие пользователя с информационно-вычислительной системой, может носить характер запроса (как правило, регламентированного) или диалога с ЭВМ. Запросный режим необходим пользователям для взаимодействия с системой через значительное число абонентских терминальных устройств, в том числе удаленных на значительное расстояние от центра обработки. Такая необходимость обусловлена решением оперативных задач справочно-информационного характера, какими являются, например, задачи резервирования билетов на транспорте, номеров в гостиничных комплексах, выдача справочных сведений и т.п. ЭВМ в подобных случаях реализует систему массового обслуживания, работает в режиме разделения времени, при котором несколько независимых абонентов (пользователей) с помощью устройств ввода-вывода имеют в процессе решения своих задач непосредственный и практически одновременный доступ к ЭВМ. Этот режим позволяет дифференцированно в строго установленном порядке предоставлять каждому пользователю время для общения с ЭВМ, а после окончания сеанса отключать его.
Диалоговый режим открывает пользователю возможность непосредственно взаимодействовать с вычислительной системой в допустимом для него темпе работы, реализуя повторяющийся цикл выдачи задания, получения и анализа ответа. При этом ЭВМ сама может инициировать диалог, сообщая пользователю последовательность шагов (представление меню) для получения искомого результата.
Обе разновидности интерактивного режима (запросный, диалоговый) основываются на работе ЭВМ в режимах реального времени и телеобработки, которые являются дальнейшим развитием режима разделения времени. Поэтому обязательными условиями функционирования системы в этих режимах являются, во-первых, постоянное хранение в запоминающих устройствах ЭВМ необходимой информации и программ и лишь в минимальном объеме поступление исходной информации от абонентов и, во-вторых, наличие у абонентов ответствующих средств связи с ЭВМ для обращения к ней в любой момент времени.
Рассмотренные технологические процессы и режимы работы пользователей в системе «человек-машина» особенно четко проявляются при интегрированной обработке информации, которая характерна для современного автоматизированного решения задач в многоуровневых информационных системах.
|
