РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения»
(РГУПС)
С.А. Рухленко
РАЗРАБОТКА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА В СУБД ACCESS
Методические указания к лабораторным работам
Ростов-на-Дону
2004
УДК 681.3.16
Рухленко С.А.
Разработка электронного документа в СУБД Access: методические указания к лабораторным работам. - Ростов н/Д: Рост. гос. ун-т путей сообщения, 2004. - 40 с.
Представлены эффективные приёмы разработки и использования электронных документов в СУБД Access. Определена общая структура базы данных и реализовано построение информационной системы, включающей такие документы.
Методические указания предназначены для студентов экономических и других специальностей, изучающих дисциплины «Информационные системы», «Информационные системы в экономике», «Информационные технологии в экономике», «Автоматизированные информационные технологии в экономике», «АРМ и ЛВС» и выполняющих лабораторные, контрольные и расчётно-графические работы.
Табл. 4. Ил. 13. Библиогр.: 13 назв.
Рецензенты: канд. техн. наук, доц. Э.А. Мамаев (РГУПС); канд. техн. наук, доц. А.В. Охотников (РГУПС)
Учебное издание
Рухленко Сергей Анатольевич
Разработка электронного документа в СУБД Access
Методические указания к лабораторным работам
Редактор Н.С. Фёдорова
Корректура Н.С. Фёдоровой
Подписано в печать 28.11.04. Формат 60х84/16.
Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 2,3.
Уч.-изд. л. 3,15. Тираж 100 экз. Изд. № 202. Заказ № .
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Ризография РГУПС.
Адрес университета: 344038, Ростов н/Д, пл. Народного ополчения, 2.
©Ростовский государственный университет путей сообщения, 2004
Содержание
Введение
Лабораторная работа № 1. Построение таблиц базы данных и схемы данных
Лабораторная работа № 2. Построение запросов на выборку данных. Другие типы запросов
Лабораторная работа № 3. Разработка интерфейса пользователя: построение экранных форм
Лабораторная работа № 4. Создание отчётов – печатных форм для вывода данных
Лабораторная работа № 5. Построение диаграмм
Лабораторная работа № 6. Работа в локальной сети
Лабораторная работа № 7. Разработка и использование подчинённого справочника
Назначение некоторых функциональных клавиш и особые приёмы работы в MS Acces
Темы вариантов индивидуальных заданий
Заключение
Рекомендуемая литература
Приложение 1. Образец оформления титульного листа отчёта
Приложение 2. Образец оформления листа выдачи задания
Введение
Для изучения данных методических указаний к лабораторным работам следует ознакомиться с основными понятиями и принципами построения баз данных (БД) [1, 3, 4, 6, 7, 9,11]. Для усвоения материала необходимы также пользовательские навыки работы с персональным компьютером. В методических указаниях рассматривается технология проектирования и разработки в СУБД Access электронного документа, использования в нём справочников, в том числе и способы применения подчинённых справочников [10, 13].
Система управления базами данных (СУБД) Access в составе пакета Microsoft Office предоставляет широкие возможности по разработке собственных приложений. На примере разработки и использования электронного документа Вы можете самостоятельно научиться проектировать и связывать в единое приложение таблицы, запросы, формы и отчёты, автоматизировать вашу систему с помощью макросов и использовать при необходимости всю мощь языка запросов SQL и встроенного языка Basic. Этот язык автоматизации приложений и среда разработки VBA (Visual Basic for Application, визуальный бейсик для приложений) поддерживаются во многих приложениях Microsoft. VBA используется многими разработчиками. Например, начиная с версии Release 14, язык VBA доступен в AutoCAD. Язык VBA идеально подходит для тех случаев, когда необходим доступ к нескольким приложениям, но он часто незаменим при автоматизации работ и для обеспечения доступа к данным в пределах одного приложения [2-8].
Обычно разработчики имеют дело с базами данных, представляющими собой связанные таблицы. Такие базы данных образуют отдельный тип и называются реляционными. Схематическое представление базы данных называется схемой. Во многих схемах реляционных БД можно выделить таблицу, ссылающуюся на элементы другой таблицы. В этом случае первая таблица связана со второй отношением «многие к одному». Первую таблицу (со стороны многие) можно рассматривать как подчинённый, а вторую (со стороны первичного ключа) как родительский справочник, называемый также основным. Элементы справочника-родителя позволяют разделить элементы подчинённого справочника (ПС) на группы, т. е. осуществлять аналитический учёт единичных объектов ПС.
Подчинённые справочники – неотъемлемая часть многих информационных систем (ИС). Примерами таких справочников являются справочник банковских счетов контрагентов, справочник договоров с контрагентами, нормативы выпуска продукции и др.
Технологии разработки и использования ПС могут различаться и зависят от используемой СУБД. Например, структура метаданных системы 1С:Предприятие предусматривает возможность создания ПС: можно в свойствах объектов «Справочники» путём выбора из списка указать родительский справочник, а для обычного справочника оставить вариант «(не подчинено)». Использование элемента ПС без указания его родительского элемента обычно не допускается. Справочник-родитель содержит записи, по которым группируются элементы ПС. С другой стороны, элемент ПС однозначно определяет единичный объект, являющийся элементом родительского справочника. Например, всегда известно, какому контрагенту принадлежит используемый в организации банковский счёт или договор.
Кроме справочников в информационных системах используются другие объекты: константы, перечисления и электронные эквиваленты обычных документов и журналов документов. На основании данных, хранящихся в документах, при сохранении или проведении документов в таблицы специального вида (регистры учёта) или в особый объект бухгалтерского учёта – план счетов – могут быть добавлены новые записи. Записанные данные могут быть использованы в обработках и расчётах, производящих изменение имеющихся или добавление новых расчётных данных. На основе различных данных могут быть получены содержательные и исчерпывающие отчёты.
Структура лабораторных работ. В лабораторных работах рассматривается построение информационной системы «Реализация ценностей». Используется готовая информационная модель, представленная схемой базы данных по учёту электронных документов. Схема данных является основой для построения модели данных, которая реализована в СУБД Access. Лабораторные работы посвящены различным темам, но в итоге служат одной цели: в них реализован процесс разработки электронного документа по учёту реализации ценностей. В нём используются различные справочники, в том числе описан механизм применения подчинённых справочников. Например, используется ПС клиентов различных типов, улиц различных городов и другие. Так как любые две таблицы, связанные отношением «один ко многим», могут быть рассмотрены как основная и подчинённая, то рассматриваемые методы разработки ИС и использования в ней документов и справочников являются актуальными и имеют большое практическое значение.
Лабораторная работа № 1
Построение таблиц базы данных и схемы данных
Цель. Первый этап реализации приложений. На основе модели информационной системы «Реализация ценностей» разработать нормализованную базу данных (НБД) – задать поля и ключи таблиц БД, построить связи между таблицами и определить свойства этих связей. Подключить поля со списками к указанным внешним числовым полям таблиц.
Порядок выполнения работы
1. Использование информационной модели предметной области. Информационная модель (ИМ) является основой для построения модели данных (МД). Следует отметить, что название каждой отдельной сущности в предметной области обычно записывается в единственном числе. Название каждой таблицы, которая служит для хранения единичных объектов отдельной сущности, записывается ниже во множественном числе. Например, можно утверждать, что таблица Клиенты представляет сущность клиент, является её математической моделью и содержит записи о единичных объектах (экземплярах) этой сущности.
Разрабатывается проект информационной системы (ИС), учитывающей реализацию продукции, материалов, товаров, услуг и других (материальных или нематериальных) ценностей. Пусть построение информационно-логической модели предметной области (ИЛМ ПО), т.е. изучение ПО, выделение сущностей, их свойств и отношений между ними, привело к следующему схематическому представлению связей между отдельными таблицами БД, т.е. к схеме данных, показанной на рис. 1.
Соглашения. Имена полей таблиц базы данных заданы так, чтобы затем в экранных формах вносить наименьшие изменения в текст меток полей. Если формы строятся с использованием мастеров, то имена полей и связанные с ними тексты меток полей формы совпадают. Имена таблиц и полей могут и для удобства работы при необходимости должны содержать пробелы.
Типы используемых связей. В предлагаемой схеме во всех отношениях между таблицами с одной стороны выступает внешнее поле, которое связано с первичным ключом другой таблицы. Эту таблицу называют основной, она будет справочником для первой, которую называют подчинённой таблицей.
Эффективное использование подчинённых справочников. На рис. 1 видно, что при построении подчинённого справочника (например, улиц различных городов) создаются: 1) таблица ПС; 2) таблица групп элементов ПС, т. е. справочник-родитель; 3) одна или несколько таблиц, ссылающихся на элементы ПС. Перед выбором объекта ПС обычно выбирают объект учёта из родительского справочника, сужающий список выбора элементов ПС. Например, в схеме данных (рис. 1) для ввода данных в справочник клиентов используется служебное поле Город. Затем в специальной экранной форме выбор улиц ограничивается списком улиц конкретного города, для этого в лабораторной работе № 7 разрабатывается форма Справочник клиентов. Однако сохранение поля Город в таблице Клиенты не является обязательным. При наличии поля Город в таблице Клиенты связи в схеме базы данных образуют своеобразный связанный треугольник между таблицами Клиенты, Города и Улицы. В предлагаемой схеме таблицу Клиенты можно также рассматривать как ПС любой из трёх связанных с ней таблиц: Типы клиентов, Города и Улицы. Следует также отметить, что во многих случаях требуется одновременное использование нескольких уровней подчинённости, а это может значительно усложнить разработку и использование ИС. Например, в справочнике улиц можно использовать ПС городов различных регионов, а в таблицу Клиенты перед полем Город можно добавить служебное поле Регион.
Рис. 1. Схема данных информационной системы «Реализация ценностей»
Избыточность данных. Следует сразу отметить, что если база данных удовлетворяет требованиям третьей нормальной формы, а таблицы в схеме данных образуют иерархическую (древовидную) структуру подчинённости, то такая база может не содержать избыточных данных. А вот если связи между таблицами образуют хотя бы один треугольник с таблицами вместо вершин, то в этом случае можно говорить о наличии избыточных или, лучше сказать, служебных полей и избыточных связей. Некоторые из них можно было бы исключить из схемы БД в целях повышения эффективности БД: вырезать из схемы одну из сторон логического треугольника. В рассмотренных выше примерах служебные поля удобны при вводе данных и без них можно было бы обойтись. Но полное исключение избыточных данных не всегда целесообразно. В этом случае может усложниться логика работы со схемой БД, исчезнет контроль, который реализовывался благодаря так называемым «избыточным» связям. Например, при удалении поля Город из таблицы Улицы пропадает возможность ведения учёта улиц в разрезе городов.
Типы используемых связей. В предлагаемой схеме во всех связях между таблицами с одной стороны выступает внешнее поле, которое связано с первичным ключом другой таблицы, которую называют основной, справочником для первой – подчинённой таблицы. Типы и размеры полей в составе связи обычно совпадают. В работе используются отношения с контролем ссылочной целостности типа «многие к одному» (∞:1). Это означает:
1) нельзя ввести значение внешнего поля, пока не определена запись с таким же значением ключа в связанном с ним справочнике;
2) недопустимо удаление элемента справочника (записи о единичном объекте), пока есть ссылки на него в других (подчинённых) таблицах, и если не установлено свойство связи каскадное удаление связанных записей.
Задание. Выполняя лабораторные работы и разделы индивидуальных заданий, для всех связей в схеме данных установите контроль целостности.
Внимание! Типы и размеры полей в составе связи с контролем ссылочной целостности не могут не совпадать. При их отличии после попытки сохранить установленные свойства связи выдаётся сообщение об ошибке.
Если для внешнего поля, например, Тип клиента, убрать значение по умолчанию «0», то это позволит при вводе данных оставить поле пустым и не определять значение типа клиента. Связующая таблица Составы заказов обеспечивает межу заказами и ценностями отношение «многие ко многим».
2. Для программной реализации ИС работы с заказами клиентов «Реализация ценностей» запустите Access, входящий в состав пакета Microsoft Office. Выбрав вариант «Новая база данных», создайте в каталоге своей группы собственный проект с именем файла базы данных Реализация ценностей (Ваша фамилия и имя).mdb (расширение добавляется по умолчанию). Ваша фамилия и имя в имени файла указываются для удобства работы с файлами на диске, при их резервном копировании и архивировании.
3. При открытии СУБД имеется возможность работать со следующими объектами: Таблицы, Запросы, Формы, Отчёты, Страницы, Макросы, Модули. Выберите объект и просмотрите окно для работы с этим объектом.
4. Для создания таблицы в Access опишите и в дальнейшем корректируйте её структуру в режиме конструктора. Имя каждой создаваемой таблицы запрашивается либо после выполнения команды меню Сохранить (на Панели инструментов «База данных» ей соответствует кнопка с изображением дискеты), либо по запросу системы после попытки закрытия окна конструктора. Создайте 10 таблиц: каждая таблица создаётся в отдельном окне. Прежде всего ознакомьтесь с описанием полей таблиц и пунктами 5-10 данной лабораторной работы. Структура таблиц задаётся согласно схеме данных в режиме Конструктор или путём копирования и изменения уже созданных таблиц. Например, таблицу Улицы удобно создать путём копирования структуры таблицы Города: Ctrl-C – копировать в буфер памяти, Ctrl-V – вставить из буфера, в отдельном окне указать имя новой таблицы. Затем в таблицу Улицы можно добавить поле Город. Для создания таблицы нажмите кнопку Создать и в режиме Конструктор опишите все поля отдельной таблицы согласно пунктам 5-10 и структуре, заданной в табл. 1.
5. Атрибуты каждого поля устанавливаются в отдельной строке конструктора и задаются в отдельных его колонках. Атрибутами поля являются: 1) признак ключа, который устанавливается в узкой левой колонке конструктора, 2) Имя поля, 3) Тип данных, 4) Описание и 5) набор Свойства поля, задаваемый внизу в отдельном подокне. В частности, в качестве свойств устанавливаются Размер поля и Формат поля, шаблон ввода данных (Маска ввода), начальное значение при вводе записи (Значение по умолчанию), индексировано поле или нет, для индекса − является ли он уникальным (Допускаются совпадения или Совпадения не допускаются). Нажав кнопку на панели инструментов Ключевое поле с изображением ключа, можно установить или отключить признак ключевого поля.
В таблице Составы заказов для установки составного ключа надо, удерживая клавишу Shift и щёлкая мышкой в позиции признака ключа, выделить две первые строки и затем нажать кнопку с ключом. Выделить несколько полей можно также, нажав левую кнопку мыши в столбце с признаком ключа и перемещая указатель мыши к соседним полям.
6. Для ускорения ввода данных описание можно не вводить. Описание задаётся в произвольной словесной форме и представляет собой текст, который будет высвечиваться в строке статуса при заполнении полей таблиц. Размер полей типа счётчик так же, как и связанных с ними внешних полей таблиц, равен длинному целому.
Для внешних числовых полей Город и Улица таблицы Клиенты можно удалить значение по умолчанию, равное нулю. Эти поля при вводе новой записи в таблицу будут выглядеть «пустыми» и не будут содержать нулей. После подключения к ним полей со списками, даже если связи этих полей будут с контролем ссылочной целостности, города и улицы можно будет не указывать (значения этих полей могут быть пустыми), а нулевые значения, введённые по умолчанию и оставленные без изменения, будут вызывать сообщения об ошибке. Удалите также значение по умолчанию «0» для полей Дом и Квартира.
Таблица 1
Структура данных некоторых таблиц базы данных
Таблица
| Ключ | Имя поля | Тип данных | Описание | Размер поля | Типы ценностей |
К
| Код
Тип ценности
|
Счетчик
Текстовый
|
Автоматический нумератор типов
Название типа ценности
|
20 (символов)
| Единицы измерения |
К
| Код Название
Базовая
Вес
|
Числовой
Текстовый
Числовой
Числовой
|
Код классификации ЕИ
Название единицы измерения
Базовая (расчётная) ЕИ
Отношение к базовой ЕИ
|
Длинное целое
10
Длинное целое Действительное
| Ценности |
К
| Код
Тип ценности
Название
Основная ЕИ
Цена
|
Счетчик
Числовой
Текстовый
Числовой
Денежный
|
Автонумератор (ключ таблицы)
Выбор типа ценности (числ. код)
Название ценности (товара/услуги)
Осн. (по умолчанию) ЕИ кол-ва
Плановая цена или тариф
|
Длинное целое
30
Длинное целое
| Типы клиентов |
К
| Код
Тип клиента
|
Счетчик
Текстовый
|
Автонумератор (ключ таблицы)
Введите название типа клиента
|
20
| Города |
К
| Код Название |
Счетчик
Текстовый
|
Ключ таблицы
Введите название города
|
20
| Улицы |
Получить путём копирования таблицы Города и добавления поля Город (Длинное целое)
| Клиенты |
К
| Код
Тип клиента
Название
Телефон
Город
Улица
Дом
Квартира
|
Счетчик
Числовой
Текстовый
Текстовый
Числовой
Числовой
Числовой
Числовой
|
Автонумератор (ключ таблицы)
Выбор типа клиента (числ. код)
Введите название клиента
Введите телефон клиента
Выбор города (вн.поле, числ. код)
Выбор улицы (вн.поле, числ. код)
Введите № дома клиента
Введите № квартиры
|
Длинное целое
30
15
Длинное целое
Длинное целое
Целое
Целое
| |
