Инструкция о порядке обращения со служебной информацией
Скачать 407.89 Kb.
|
| Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки ответственному лицу, осуществляющему учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования". Черновики и варианты уничтожаются этим лицом путем измельчения в бумагорезательной машине или сжигания с отражением факта уничтожения в журналах учета. 2.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку. Входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования", а также дела, издания и машинные носители информации ограниченного распространения выдаются исполнителям по карточкам учета выдачи (приложение № 5 к Инструкции). 2.10. Полученные документы, дела, издания, машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" заносятся сотрудниками в опись документов, находящихся у исполнителя (приложение № 6 к Инструкции). 2.11. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного сотрудника другому осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения Администрации или руководителя муниципального предприятия и учреждения города Заречного Пензенской области по описи документов, находящихся у исполнителя. Разрешение на ознакомление с документами с пометкой "Для служебного пользования" представителям сторонних организаций при наличии официального письменного мотивированного запроса организаций, которым такое право предоставлено действующим законодательством, может быть дано в Администрации города Заречного – руководителем аппарата Администрации, в муниципальном предприятии и учреждении города Заречного – руководителем. Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с пометкой "Для служебного пользования" приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов. 2.12. В Администрации города Заречного Пензенской области для рассылки документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются в отдел контроля и управления делами Администрации города Заречного. Отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" в сторонние организации осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочным через должностное лицо, имеющее к этим документам доступ. Передача данного вида корреспонденции осуществляется по реестрам, разносным книгам или распискам. Для отправки документов и машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" используются конверты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне конверта в правом верхнем углу проставляется пометка "Для служебного пользования" (или сокращенно "ДСП"), при необходимости ниже этой пометки проставляется пометка "Лично". На конверте в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, указываются элементы почтового адреса, наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП". Запрещается указывать фамилии и должности руководителей структурных подразделений Администрации, муниципальных предприятий и учреждений города Заречного Пензенской области, муниципальных служащих, а также наименования структурных подразделений. После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета проставляется оттиск мастичной печати "Для пакетов". При направлении нескольких экземпляров одного документа на конвертах после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров. 2.13. Запрещается передача информации ограниченного распространения в электронном виде по незащищенным открытым каналам связи, в том числе посредством локальной вычислительной сети и открытой электронной почты Администрации, муниципальных предприятий и учреждений города Заречного Пензенской области, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также с использованием факсимильной связи. 2.14. Размножение, копирование, ознакомление, передача и отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" производятся только с письменного разрешения должностного лица, в чей адрес был направлен документ, должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего по должности руководителя. Документы и издания с пометкой "Для служебного пользования", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с письменного согласия их руководителей. Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала делается запись о количестве снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), должность, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии, например:
Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой "Для служебного пользования" вносится в журналы учета. 2.15. Допускается изготовление и направление выписок из документов с пометкой "Для служебного пользования". Выписка относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа с пометкой "Для служебного пользования" делается помета "Выписка" и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые специалистом, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты. 2.16. Документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования", съемные машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах, хранилищах). Выданные для работы документы и дела с пометкой "Для служебного пользования" с разрешения руководителя структурного подразделения Администрации города Заречного и руководителя муниципального предприятия и учреждения города Заречного Пензенской области могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой "Для служебного пользования" из одного дела в другое без разрешения лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в журналах учета. Запрещается выносить документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" из служебных помещений для работы с ними на дому. По окончании рабочего дня все документы с пометкой "Для служебного пользования" убираются в шкафы, а сами шкафы и входные двери от этих помещений закрываются на замок и опечатываются номерными печатями ответственных лиц. 2.17. В Администрации, муниципальных предприятиях и учреждениях города Заречного Пензенской области документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования", и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года. Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства. Номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы " с пометкой «Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия). 2.18. Допускается помещать в дело "Документы с пометкой "Для служебного пользования" отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию документов данного дела. 2.19. Сброшюрованные материалы, издания, информационные материалы, планшеты и прочие материалы с пометкой "Для служебного пользования", которые невозможно подшить в дела, хранятся отдельно. Одновременно заводится карточка учета выдачи (приложение № 5 к Инструкции), которая помещается в бумажный карман (конверт), приклеенный к внутренней стороне обложки, или хранится в специальном ящике - картотеке. Все карточки хранятся до уничтожения дела, брошюры, издания. 2.20. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" с целью отбора их на государственное хранение, установления сроков хранения, возможного снятия с них пометки "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными для служебных документов. 2.21. Уничтожение документов и дел с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах. После уничтожения материалов с пометкой "Для служебного пользования" в учетных формах проставляется отметка: "Уничтожено. Акт №____ от __________ (дата)". Акты об уничтожении дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении документов – 10 лет. Допускается уничтожение не определенных в дела документов с проставлением отметок об уничтожении и даты уничтожения в графе "Отметка об уничтожении" журнала учета документов. Отметки об уничтожении заверяются подписями двух специалистов соответствующего структурного подразделения Администрации, муниципального предприятия и учреждения города Заречного Пензенской области. 2.22. При смене в структурном подразделении Администрации, муниципального предприятия и учреждения города Заречного Пензенской области специалиста, отвечающего за учет и хранение документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов, носителей информации, который утверждается руководителем структурного подразделения Администрации города Заречного или руководителем муниципального предприятия и учреждения города Заречного Пензенской области. 2.23. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением (приказом) соответствующего руководителя. В состав такой комиссии обязательно включается сотрудник, ответственный за учет и хранение этих документов. В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом, копия которого передается в отдел защиты информации и секретного делопроизводства Администрации города Заречного. В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель структурного подразделения Администрации, муниципальных предприятий и учреждений города Заречного Пензенской области информирует об этом руководителя аппарата Администрации города Заречного Пензенской области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю аппарата Администрации города. На утраченные документы, дела и издания, съемные машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в отдел защиты информации и секретного делопроизводства Администрации города Заречного Пензенской области. 3. Порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения 3.1. Снятие пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения осуществляется: - по решению должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего по должности руководителя; - по решению экспертной комиссии Администрации города Заречного Пензенской области, оформленному в виде акта о проведении экспертизы ценности документов; - по решению экспертной комиссии муниципального предприятия или учреждения города Заречного Пензенской области, оформленному в виде акта о проведении экспертизы ценности документов. 3.2. Снятие с документов ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с указанием даты и номера акта или распоряжения (приказа, решения) о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку. 3.3. О снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись. 4. Требования, предъявляемые к автоматизированной обработке служебной информации ограниченного распространения 4.1. Автоматизированная обработка служебной информации ограниченного распространения производится на объектах информатизации с использованием учетных (в Администрации города Заречного Пензенской области - отдел защиты информации и секретного делопроизводства, в муниципальных предприятиях и учреждениях города Заречного Пензенской области – ответственные за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования») машинных носителей информации. К машинным носителям информации относятся: - несъемные жесткие магнитные диски; - съемные жесткие магнитные диски; - гибкие магнитные диски; - оптические и магнитооптические диски; - флэш-накопители. 4.2. Машинные носители информации ограниченного распространения учитываются по Журналу учета машинных носителей информации (приложение № 7 к Инструкции). Учетные реквизиты (учетный номер, пометка "дсп", номер экземпляра, дата регистрации, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие этот носитель), проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте любым доступным способом. 4.3. Учет машинных носителей информации ограниченного распространения в Администрации города Заречного Пензенской области осуществляет отдел защиты информации и секретного делопроизводства, в муниципальных предприятиях и учреждениях города Заречного Пензенской области данную функцию осуществляет лицо, ответственное за учет служебных документов ограниченного распространения. 4.4. Машинные носители информации ограниченного распространения, непригодные для дальнейшего использования, уничтожаются комиссионно по акту путем их физического разрушения (разрушение рабочей поверхности носителя любым возможным способом) с отражением факта уничтожения в Журнале учета машинных носителей информации (приложение № 7 к Инструкции). Перед уничтожением с машинных носителей информации ограниченного распространения должна быть стерта (уничтожена) информация, если это позволяют физические принципы работы носителя. Приложение №1 к Инструкции |
Похожие:
 | Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Министерстве... |  | Юргинского муниципального района и подведомственных организациях (далее – организации) |
| Управления Минюста России по Калининградской области; порядка работы со служебной информацией; основ делопроизводства; правил охраны... | | Российской Федерации, а также «Положения о персональных данных работников и обучающихся Государственного образовательного учреждения... |
| «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с последующими изменениями), в целях выработки единого подхода... | | Уведомление о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений, за исключением случаев, когда по данным... |
| Настоящие методические рекомендации (далее Рекомендации) определяют порядок организации и проведения служебной проверки (служебного... | | Настоящие методические рекомендации (далее Рекомендации) определяют порядок организации и проведения служебной проверки (служебного... |
| Письменные обращения в Генеральную прокуратуру Российской Федерации необходимо направлять по адресу | | Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом... |