Приложение
к постановлению администрации
Юргинского муниципального района
от 04 апреля 2013г. № 328-п
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке работы со служебной информацией ограниченного
распространения в органах местного самоуправления
Юргинского муниципального района
Общие положения
Настоящее Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в органах местного самоуправления Юргинского муниципального района (далее – Положение) определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее – документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в органах местного самоуправления Юргинского муниципального района и подведомственных организациях (далее – организации).
Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемую с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах местного самоуправления Юргинского муниципального района, должны обеспечивать выполнение требований Положения.
Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На этих документах (в необходимых случаях и на их проектах) проставляется пометка «Для служебного пользования».
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры исполнительного органа государственной власти, органа местного самоуправления, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения.
Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
Руководитель организации определяет:
подразделение (должностное лицо), ответственное за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства, организацию учета и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
организацию защиты служебной информации ограниченного распространения и порядок ее передачи другим организациям;
категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
комиссию по проверке наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Снятие с документов «ДСП» пометки «Для служебного пользования» осуществляется должностными лицами, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.
О снятии пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения в учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
Учет, печатание и хранение документов.
Учет входящих, внутренних и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее – документы ДСП), осуществляется по журналам (журнальный учет), карточкам (карточный учет) или автоматизировано (с применением средств вычислительной техники) подразделением (должностным лицом), ответственным за организацию учета и хранения этих документов.
Документы ДСП учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП».
Печатание документов ДСП производится с соблюдением требований по защите информации. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, осуществляющему их учет.
Дополнительно размноженные экземпляры подготовленного документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.
Снятие копий и подготовка выписок из документов ДСП осуществляется по письменному указанию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
Копии документов и выписки из документов учитываются за новыми учетными номерами. При этом на оригиналах документов делается отметка, когда и сколько экземпляров копий или в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены копии или выписки.
На копиях документов в правом верхнем углу первой страницы пишется слово «Копия». На выписках из документов после наименования документа пишется слово «Выписка».
Исполненные документы ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
Уничтожение дел, документов, машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Документы ДСП:
передаются сотрудникам организации или сторонним организациям под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
изготавливаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся отдельно от документов общего делопроизводства в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах, хранилищах).
При смене должностного лица, ответственного за учет документов ДСП, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем организации.
Оформление и отправка документов.
На всех черновиках, проектах и экземплярах подготавливаемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается гриф ограничения доступа к документу. Соответствующая отметка печатается в правом верхнем углу каждого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на оригиналах ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему.
При производстве и рассылке документов ДСП до 5 экземпляров на обороте последнего листа каждого экземпляра указываются учетный номер и дата печатания документа, адреса, в которые направлен документ, фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, фамилия отпечатавшего документ (приложение № 1 к Положению).
Если при разработке документа использовался другой документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, то дополнительно указывается учетный номер этого документа (приложение № 2 к Положению).
На документ, предназначенный для направления в более 5 адресов, составляется список рассылки, который подписывается руководителем подразделения, где готовился документ, а на каждом направляемом экземпляре указывается только фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона (приложение № 3 к Положению).
Каждое приложение к документу, если оно является документом ДСП, учитывается за отдельным номером и должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов или страниц.
При отправке документа с сопроводительным письмом после слова «Приложение» указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, номер (номера) экземпляра (экземпляров), количество листов в экземпляре, пометка «Для служебного пользования» (приложение № 4 к Положению).
Если у отправителя не остается копий пересылаемых приложений, то в сопроводительном письме указывается «Только в адрес».
Документы ДСП могут направляться адресатам за своими номерами без сопроводительных писем, если назначение этих документов не требует пояснений.
Защита информации ограниченного распространения, обрабатываемой с использованием средств
вычислительной техники
Обработка информации ограниченного распространения с использованием средств вычислительной техники осуществляется с разрешения руководителя организации.
Защита информации ограниченного распространения осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Запрещается обработка информации ограниченного распространения с использованием средств вычислительной техники, имеющих выход в открытые телекоммуникационные сети.
Все машинные носители, содержащие информацию ограниченного распространения, предварительно регистрируются в порядке, предусмотренном пунктом 2.1.1 настоящего Положения, с проставлением на них регистрационного номера, номера экземпляра, пометки «Для служебного пользовании». Допускается также проставление других реквизитов, идентифицирующих носитель.
Учет несъемных носителей информации ограниченного распространения осуществляется в составе средств вычислительной техники, в которых они установлены. Такие средства вычислительной техники подлежат опечатыванию работниками, ответственными за обеспечение безопасности информации.
Учет всех видов носителей информации ограниченного распространения производится в журнале учета машинных носителей информации и машинных документов (приложение № 5 к Положению).
Проверка наличия документов
Проверка наличия документов, дел и изданий, машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом руководителя организации.
Ответственный за организацию учета и хранения документов ДСП включается в состав комиссии.
Результаты проверки оформляются актом.
При выявлении фактов утраты дел, документов, машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования» либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю организации.
На утраченные дела, документы, машинные носители информации с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
Приложение № 1
к Положению
Уч. № 1 дсп 01.03.2010
Отп. 5 экз.
Экз. № 1 – в дело
Экз. № 2 – департамент финансов ТО
Экз. № 3 – отдел строительство и ЖКХ
Экз. № 4 – отдел муниципального имущества и градостроительной политики
Экз. № 5 – МУП «Юргинское ЖКХ»
Исп. Иванова Светлана Ивановна т. 88-88-88
Печ. Сидорова Т. В.
Приложение № 2
к Положению
Уч. № 1 дсп 01.03.2010
Отп. 5 экз.
Экз. № 1 – в дело
Экз. № 2 – департамент финансов ТО
Экз. № 3 – отдел строительство и ЖКХ
Экз. № 4 – отдел муниципального имущества и градостроительной политики
Экз. № 5 – МУП «Юргинское ЖКХ»
Исп. Иванова Светлана Ивановна т. 88-88-88
Печ. Сидорова Т. В.
С уч. № 1дсп
Приложение № 3
к Положению
Список
рассылки к уч. № 3дсп от 02.03.2010
1 – в дело
2 – департамент финансов Т О
3 – отдел строительства и ЖКХ
4 – отдел муниципального имущества и градостроительной политики
5 – МУП «Юргинское ЖКХ»
6 – Управление по социальным вопросам
Руководитель личная подпись И. О. Фамилия
Исп. Иванова Светлана Ивановна т. 88-88-88
Приложение № 4
к Положению
Для служебного пользования
экз № ____
Штамп организации
Руководителям
структурных подразделений
администрации района
(по списку)
О хранении документов
Текст письма……………………………………………………………….
Приложение: 1. Информация…, уч. № 4дсп, экз. № ___, на 2 листах,
для служебного пользования.
Руководитель личная подпись И. О. Фамилия
Исп. Иванова Светлана Ивановна т. 88-88-88
Приложение № 5
к Положению
Журнал
учета машинных носителей информации и машинных документов
(образец заполнения)
Дата,
регистрационный номер
|
Шифр заказа, задачи, учетный номер, откуда поступил
|
Тип машинного носителя информации, машинного документа
|
Количество экземпляров
|
Номер экземпляров
|
Количество в экземпляре (штук, лент, листов, МБ (Кб)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
02.03.2010
1дсп
|
23дсп
ГУСМ ТО
|
СD-R диск
|
1
|
4
|
1
|
02.03.2010
2дсп
|
Внутренний
|
Съемный носитель информации
(флеш-накопитель)
|
1
|
1
|
1
|
02.03.2010
|
Внутренний
HF000S9028L
|
Несъемный жесткий магнитный диск (HDD)
|
1
|
1
|
1
|
02.03.2010
4дсп
|
Внутренний
с уч. № 11дсп
|
Файл.doc
«Копия плана»
|
4
|
1-4
|
31Кб
|
|
|
|
|
|
|
Расписка в получении
(Ф. И. О., подпись, дата), отметка об отправке
|
Расписка в обратном приеме
(Ф. И. О., подпись, дата)
|
Место хранения машинного носителя информации, машинного документа
|
Отметка об уничтожении (складирование в урну) бракованных машинных носителей информации, машинных документов (подпись, дата)
|
Отметка об уничтожении машинных носителей информации, носителей информации, машинных документов, стирание информации (номер и дата акта)
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
Каб. № 210
|
|
|
|
|
Каб. № 210
|
|
|
|
|
Каб. № 210
|
|
|
Реестр № 1 от 05.03.2010
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
