1. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке обращения с личными делами (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных
1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок получения, обработки, передачи и любое другое использование персональных данных работников, устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел работников.
1.3. Под персональными данными работника понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле работника либо подлежащие включению в личное дело в соответствии с настоящей Инструкцией.
1.4. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных работников ответственные лица обязаны соблюдать следующие требования:
1.4.1. Обработка персональных данных работника осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия в трудоустройстве, повышении квалификации, обеспечения личной безопасности работника и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества Учреждения при исполнении им должностных обязанностей.
1.4.2. Персональные данные следует получать лично у работника. В случае возникновения необходимости получения персональных данных работника у третьей стороны следует известить об этом работника заранее, получить его письменное согласие и сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
2. Формирование личных дел работников техникума
2.1. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике, переданной им работодателю при поступлении на работу.
2.2. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на инспектора по кадрам и делопроизводства, несущего персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.
2.3. Формирование личного дела производится непосредственно после приема на работу. В личные дела группируются документы, представленные работниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в техникуме, в том числе:
- личный листок по учету кадров или анкета;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- копии документа об образовании;
- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям
- трудовой договор (второй экземпляр);
- характеристики (рекомендательные письма), (по требованию);
- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).
Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работниками конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении работника (присвоении ему почетных званий) и т.п.).
При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:
- личному делу присваивается учетный номер;
- производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
- в личное дело вкладывается внутренняя опись.
3. Ведение личных дел работников
3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого работника в техникуме. Ведение личного дела предусматривает:
- ведение записей в соответствующих разделах личного дела, в т.ч. во внутренней описи;
- помещение заверенных копий документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке, т.е. по мере их поступления;
- изъятие документов, надобность в которых миновала;
- периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
3.2. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с работником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений (запрещается использовать гелиевые ручки, так как написанные ими тексты очень быстро выцветают). В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и делопроизводства и печатью техникума или отдела кадров.
3.3. Работники обязаны своевременно представлять в отдел кадров сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются работнику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
4. Хранение и учет личных дел работников
4.1. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела включаются в номенклатуру дел техникума под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения 75 лет с года увольнения работника.
4.3. Личные дела хранятся в отделе кадров (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел.
4.4. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.
На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только работники отдела кадров.
4.5. Систематизация личных дел производится по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию техникума, а внутри разделов - в прямом алфавитном порядке.
5. Выдача личных дел работников во временное пользование
5.1. Выдача личных дел работникам техникума во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения инспектора отдела кадров и делопроизводства. Ознакомление работника под расписку с личным делом производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).
5.2. Ознакомление работников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом работникам техникума запрещается:
- производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
- вносить в личное дело новые записи;
- извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
- задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.
5.3. При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела работник вправе заявить об этом в отдел кадров техникума. К заявлению необходимо приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).
5.4. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке). Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.
5.5. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения директора техникума на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в отделе кадров до возвращения дела (документа) в место хранения.
5.6. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора техникума с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.
5.7. В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в техникуме производится проверка их наличия и состояния, назначенная приказом директора техникума. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется директору.
6. ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится инспектором отдела кадров и делопроизводства при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:
• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. |
