10. Учебно-педагогическая документация
10.1. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных.
10.2. Записи в документах должны производится ручкой синего цвета. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью.
10.3. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформившими документ.
10.4. Учебно-педагогическая документация школы состоит из:
алфавитных книг записи обучающихся;
книги движения учащихся;
личных дел учащихся;
классные журналы;
журнал пропущенных и замещенных уроков журналы факультативных занятий;
журналы групп продленного дня;
книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
книги протоколов педагогического совета школы;
книги приказов по учащимся.
В алфавитную книгу записываются все учащиеся Гимназии. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся.
10.4.1.1. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.
10.4.1.2. Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.
10.4.1.3. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».
10.4.1.4. При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве (сквозная).
10.4.1.5. Исправления в книге скрепляются подписью директора Гимназии.
10.4.1.6. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью.
10.5. В книге движения учащихся фиксируется поступление и выбытие учащихся в течение учебного года, с указанием даты прибытия/убытия, № приказа и наименования ОУ.
10.6. Личное дело учащегося ведется на каждого ученика с момента его поступления в Гимназию и до ее окончания.
10.6.1. В личное дело заносятся общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль).
10.6.2. Копии документов в личных делах располагаются в следующем порядке:
свидетельство о рождении (паспорт);
справка о прописке (ф-9) или о регистрации;
заявление родителей (законных представителей) о приеме в гимназию;
договор между гимназией и родителями (законными представителями);
направление из Отдела образования (при необходимости);
при необходимости другие документы;
копия аттестат об основном общем образовании (для обучающихся 10-11-х классах).
10.6.3. В личную карту учащегося при выбытии его из школы заносится запись о выбытии, скрепленная подписью и печатью.
10.6.4. Личные дела учащихся 1-4 классов ведутся учителями начальных классов, 5-11 классов классными руководителями.
10.6.5. Личное дело учащегося имеет номер (состоит из: заглавной буквы алфавита, порядкового номера и номера алфавитной книги, например, А-17/4) соответствующий номеру в алфавитной книге.
10.6.6. по окончанию школы личные дела учащихся хранятся в гимназии.
Классный журнал – государственный документ установленного образца. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
10.7.1. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
10.7.2. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину:
-
1 час в неделю
|
– 2 страницы
|
2 часа в неделю
|
– 4 страницы
|
3 часа в неделю
|
– 5страниц
|
4 часа в неделю
|
– 7 страниц
|
5 часов в неделю
|
– 8 страниц
|
6 часов в неделю
|
– 9 страниц
|
10.7.3. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.
10.8. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).
Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.
11. Организация документооборота
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания (получения) до завершения исполнения (отправки) или до его уничтожения или передачи на архивное хранение.
Документооборот включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри Гимназии, исполнение документов, а также обработку, регистрацию и отправку исходящих документов.
В Гимназии различаются 3 потока документов:
документы, поступающие из других организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в школе и используемые в управленческом процессе (внутренние).
11.1. Прием и регистрация документов
11.1.1. Обработка входящих документов заключается в их приеме, сортировке, регистрации и передаче адресату (исполнителю, руководителю) Обработка входящих документов осуществляется секретарем в течение рабочего дня.
11.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения. Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета.
11.1.3. Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, распорядительные, внутренние и исходящие – в день подписания. В журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
11.1.4. Регистрация документов осуществляется в следующем порядке. Распорядительным документам в пределах каждого вида документа присваиваются порядковые номера, в соответствии с нумерацией, принятой по данному виду документа. При регистрации входящего документа в правом нижнем углу заносится регистрационный номер, дата регистрации. При поступлении оригинала входящего документа, полученного ранее (факсом) и уже зарегистрированного, ему присваивается тот же регистрационный номер.
11.1.5. Документы Гимназии группируются по видам документов. Копии корреспонденции с визами подшиваются в папки, в соответствии с номенклатурой дел.
11.1.6. После рассмотрения руководителем, документы с резолюциями направляются исполнителям через секретаря и доводятся до их сведения под роспись.
12. Контроль исполнения документов
12.1. Передача всех зарегистрированных документов внутри Гимназии производится на усмотрение директора под расписку; факт передачи может фиксироваться в журнале.
12.2. Контроль исполнения распорядительных документов и поручений директора Гимназии устанавливается с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, зафиксированных в документах.
12.3. Контроль исполнения документов включает в себя:
постановку документа на контроль;
сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения поручений (резолюций);
доведение этой информации до руководителей, которыми давались поручения;
принятие необходимых мер по своевременному качественному исполнению документов, а в случае необходимости – внесение предложений о принятии мер дисциплинарного воздействия к нарушителям.
12.4. Обязательному контролю подлежит исполнение служебных документов, в которых определены сроки исполнения, либо имеются поручения или указания о подготовке и представлении докладов, ответов, предложений, заключений и выполнений других конкретных мероприятий.
12.5. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ, жалоба, заявление должны быть исполнены – в течение месяца.
12.6. Контроль за исполнением всех видов документов, содержащих поручение от руководителя осуществляет ответственное лицо, назначенное директором гимназии.
12.7. Ответственный за контроль исполнения обязан:
вести учет всех документов (или их отдельных пунктов), по которым даны поручения и установлены сроки исполнения;
иметь всю необходимую информацию о ходе исполнения контролируемых документов;
периодически напоминать исполнителям о приближении и истечении сроков исполнения документов и принимать все необходимые меры по обеспечению своевременного исполнения документов (поручений) или продлении срока в установленном порядке;
осуществлять предварительный анализ содержащейся в ответе (отчете, заключении) информации, проверять ее полноту и соответствие тому поручению, которое находиться на контроле, а также проверку правильности оформления и визирования подготовленного документа;
своевременно докладывать директору о фактах нарушения сроков исполнения;
представлять директору справку (устно или письменно) о неисполненных документах (поручениях) с указанием причин, при необходимости готовить соответствующие аналитические записки.
12.8. Снятие документа с контроля.
12.8.1. Приказ, поручение (или их отдельный пункт) считаются выполненными при условии, если:
выполнены все установленные задания;
оформленная по всем правилам справка (отчет, ответ) со всеми необходимыми визами и за подписью ответственного исполнителя представлена соответствующему руководителю;
результаты рассмотрения контрольных документов должностным лицом, которому давалось первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;
заинтересованным организациям и лицам сообщены результаты рассмотрения.
12.9. Решение о снятии документа с контроля принимается тем должностным лицом, которым было дано поручение по его выполнению.
12.10. Техническую процедуру снятия документа с контроля осуществляет сотрудник, ответственный за контроль документа (на документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата).
13. Составление номенклатуры и формирование дел
13.1. В целях правильного формирования дел Гимназии, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов
13.1.1. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения
13.1.2. Номенклатура дел гимназии включает 6 блоков:
01 – канцелярия
02 – учебно-воспитательная работа
03 – кадры
04 – охрана труда
05 – хозяйственная часть
06 – платные образовательные и дополнительные услуги
13.1.3. Номенклатура дел составляется на каждый календарный год.
13.2. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
13.2.1. Формирование дел осуществляется в канцелярии Гимназии.
13.2.2. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.
13.2.3. В деле группируются документы одного календарного (01.01. – 31.12.)года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).
13.2.4. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
13.2.5. Систематизация отдельных категорий документов
Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу и кадрам.
Протоколы педсоветов располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09.-31.08.) года.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.
14. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив
Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описи.
14.1.Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.
14.1.1. Экспертизу ценности документов в учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
14.1.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают работника канцелярии.
14.1.3. Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
14.2. Оформление дел
14.2.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками.
14.2.2. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250.
14.2.3. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
14.2.4. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи дела. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
14.2.5. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу. Описи составляются работниками канцелярии.
14.2.6. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении.
15. Обеспечение сохранности дел
15.1. Документы могут храниться в бумажном и электронном виде.
15.1.1. В бумажном виде документы должны быть разложены по папкам, с соответствующим названием, а также с обязательным реестром документов в папке. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
15.1.2. В электронном виде документы должны быть разложены по электронным папкам, с соответствующими названиями, а так же с обязательным реестром в электронном виде.
15.2. Сроки хранения документов:
стратегические, организационные, распорядительные и стандартизирующие хранятся до момента аннулирования, после аннулирования хранятся в архиве не менее 2-х лет;
операционные документы хранятся не менее 1 года. Далее анализируются и не актуальные документы уничтожаются.
15.3. Учет и хранение бланков строгой отчетности.
15.3.1. Бланки выдачи аттестатов об окончании школы, а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.
15.3.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение бланков, назначаются приказом директора Гимназии.
15.3.3. Учет бланков выдачи аттестатов ведется в книге учета. Выдача бланков выдачи аттестатов производится под расписку в соответствующих книгах.
15.3.4. Книга учета бланков выдачи аттестатов об окончании школы включаются в номенклатуру, их листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.
15.4. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
15.5. Ответственность за сохранность документов учреждения несет руководитель.
|
